Portais e intranets empresariais

A inclusão dos conceitos de portal e intranet empresarial neste ponto do trabalho deve-se ao facto de estas ferramentas serem uma das plataformas existentes para gerir conteúdos empresariais. Além disso, este é o tipo de plataforma que se pretende implementar na Peoples Conseil, de modo a garantir a agregação e integração dos seus processos organizacionais numa única plataforma.

A bibliografia científica sobre este assunto não é muito vasta. Assim sendo, foram analisados alguns artigos que abordam estes assuntos através de uma visão mais prática, destacando as principais características e potencialidades destas plataformas. Alguns autores falam de portais empresariais, outros falam de intranets, mas na

realidade os dois termos fazem parte de uma mesma estrutura e complementam-se. De qualquer modo, os conceitos foram analisados separadamente com o intuito de percebermos aquilo que tem sido escrito e desenvolvido em relação aos dois termos.

Portais empresariais

Os termos portal empresarial e intranet são dois termos completamente interligados e muitas vezes confundidos. Assim sendo, como refere Casais (2010), um portal empresarial pode ser visto como a porta de entrada de uma intranet, com o objectivo de oferecer e facilitar o acesso à informação aos utilizadores, através de uma estrutura pré-definida de acordo com as suas necessidades (Casais 2010).

Neste contexto, Gates (2000) identificou dois tipos de portais, os portais de consumo e os portais empresariais. O yahoo, por exemplo, é um tipo de portal de consumo. Estes portais têm por objectivo oferecer serviços que atraiam as pessoas e recolher informação sobre essas pessoas de forma a melhorar e personalizar o relacionamento com os clientes (Gates 2000).

Os portais empresariais, que são os que nos interessam neste contexto de trabalho, têm por objectivo oferecer serviços que permitam aos utilizadores aceder a informações e aplicações empresariais. Assim sendo, Gates (2000) definiu três tipos de portal empresarial:

o Enterprise Application Portal (EAP): tem por objectivo dar acesso às diferentes aplicações existentes na empresa;

o Enterprise Information Portal (EIP): integra, agrega e apresenta vários tipos de informação que está disponivel em vários recursos internos e externos;

o Enterprise Expertise Portal (EEP): capta e reutiliza o capital humano da empresa;

O problema da utilização destes três tipos de portal na mesma empresa traz consigo a necessidade de gerir cada um deles em separado. Sendo assim, actualmente a solução ideal é aquela que consegue integrar num único produto as características de cada um dos tipos de portal acima descritos. O verdadeiro portal colaborativo é aquele que fornece uma estrutura que permita organizar uma série de coisas que se encontram desarticuladas numa organização (Gates 2000).

A classificação de portais aqui apresentada é apenas uma entre várias que podiam ser salientadas. No entanto, esta reúne as condições essenciais para a projecção de um portal empresarial, motivo pela qual foi salientada.

Neste sentido, olhando para um portal empresarial como uma ferramenta de agregação e integração de informação vital para qualquer organização, há que saber organizar e utilizar esta informação de forma coerente, de modo a que esta organização permita tomar melhores decisões, assim como uma melhor gestão de processos de negócio. Com efeito, Woodson (2010) identificou uma série de características essenciais que um portal deve conter para atender às necessidades de uma organização:

• Single entry point: existência de um único ponto de entrada no portal, ou seja,

cada utilizador tem um login que lhe permite entrar no portal e que lhe garante o acesso aos outros sistemas, o que faz com que só tenha de se autenticar uma vez.

• Integration: navegação integrada entre funções e dados de múltiplos sistemas;

• Federation: integração de conteúdo que é fornecido por outros portais;

• Customization: os utilizadores devem ter a possibilidade de customizar alguns

dos componentes do portal, como, por exemplo, a aparência e algumas ligações e aplicações;

• Personalization: com base no perfil de utilizador, a personalização usa regras

que cruzam serviços, ou conteúdos, de um utilizador específico. Enquanto que a customização está nas mãos do utilizador, a personalização não. Em termos práticos a personalização é baseada na função do utilizador no contexto do portal;

• Access Control: consiste na gestão de acessos a um portal, baseada nas funções

de determinado perfil de utilizador;

• Enterprise Search: consiste na possibilidade de pesquisar conteúdos

empresariais através das opções de pesquisa disponíveis no portal.

Intranets

O conceito de intranet foi algo que só começou a estabelecer-se em meados dos anos 90 (Chaffley, 1998). Chaffley diz que uma intranet é uma rede dentro de uma qualquer organização, que permite o acesso a informação da organização através de ferramentas familiares da internet, como, por exemplo, os navegadores web.

De facto, a leitura de bibliografia relacionada com o termo intranet, analisada de um modo geral, permitiu perceber que hoje em dia este termo é usado para definir as redes de trabalho internas, ligadas à web, existentes em diferentes tipos de organizações.

Actualmente, as empresas, organizações ou instituições, olham para as intranets, não só como meio para gerir e agregar a sua informação e conteúdo interno e externo, mas também como uma forma de se relacionarem com parceiros e clientes.

Deste modo, uma intranet empresarial pode ser definida como algo que consiste numa página ou ferramenta web interna, a partir da qual o trabalho que se desenvolve numa organização se pode iniciar. Estas redes de trabalho ligadas à Web combinam, na generalidade, o acesso a toda a informação relevante sobre a actividade de uma organização, num único local web (Szuprowick, 2000).

Ao longo do desenvolvimento deste capítulo, o que se pretende é abordar esta questão das intranets do ponto de vista empresarial, analisando as motivações que levam as empresas a apostar neste tipo de tecnologias, a forma de as implementar, as funcionalidades que estas podem adquirir, e, principalmente, a forma de como uma intranet pode apoiar uma empresa a desenvolver o seu negócio, apoiando as suas estratégias e a gestão dos seus processos numa ferramenta baseada numa intranet.

Da motivação à implementação

Neste ponto, irá ser abordado todo o processo que se inicia com as motivações que levam uma empresa a apostar numa ferramenta de trabalho baseada numa intranet, passando pela fase de planeamento deste sistema, que irá culminar com a sua implementação.

Como qualquer sistema baseado em tecnologia, uma intranet também acarreta custos de investimento. Sendo assim, qualquer empresa, antes de investir num sistema deste tipo, deve, à priori, levantar uma série de questões, para analisar até que ponto deve ou não tomar a decisão final de implementar uma intranet.

Algumas das questões que podemos colocar numa fase de planeamento de um sistema deste tipo são, por exemplo, qual deve ser o foco destas tecnologias e os métodos que irão utilizar. Como é que uma empresa pode construir uma mudança no

seu negócio utilizando estas tecnologias? Quais as ferramentas que podem gerar conteúdo para ser usado pelos utilizadores? Que problemas podem os desenvolvedores destes sistemas esperar durante a sua implementação? (Burns, 1997)

Antes de passar à fase de planeamento, primeiro é preciso analisar as motivações que levam uma empresa a adoptar uma intranet. Sendo assim, as motivações podem ser abordadas de duas perspectivas: a interna e a externa. Internamente, um dos grandes motivos para a adopção de uma intranet tem a ver com o facto de as empresas olharem para estes sistemas como algo que lhes permite melhorar a comunicação interna e os seus processos de coordenação (Bansler et, al. 2000).

Por outro lado, como refere Bansler et, al 2000, as Intranets são atraentes para as organizações, por causa das oportunidades que elas oferecem para melhorar a comunicação e colaboração na relação com os seus clientes.

Lyytinen et, al. 1998, refere-se à tecnologia intranet como algo polivalente, que potencia o trabalho em rede e que oferece uma maneira perfeita para integrar texto, gráficos, som e vídeo. A tecnologia intranet é vista como uma ferramenta unificadora, que integra diferentes sistemas existentes numa organização, com uma nova interface gráfica, podendo assim ser muitas vezes referida como glueware ou middleware (Lyytinen et, al, 1998).

Ao longo dos anos, as intranets têm vindo a tornar-se populares, pois são sistemas que ajudam as empresas a facilitar a comunicação e a colaboração nos seus negócios. Outros benefícios que lhe são comummente associados são a rapidez e o custo que está associado à sua montagem (Chaffey, 1998).

Através das intranets, é ainda possível efectuar uma série de tarefas que são essenciais em qualquer negócio, como, por exemplo, publicar informação, email, documentos de autoria partilhada, texto e video-conferências, reuniões electrónicas e workflows (Chaffey, 1998)

Neste momento, torna-se importante perceber como é que as organizações planeiam a implementação deste tipo de sistemas, e responder a questões básicas, como o porquê de implementar uma intranet, para quê implementar e para quem

Sendo assim, o planeamento de uma intranet depende obrigatoriamente das necessidades da organização que a pretende implementar. Uma intranet pode ganhar diversas modalidades dentro de uma organização:

o Pode ser vista como um meio para melhorar a colaboração e comunicação interna;

o Pode ser vista como algo que permite gerir os processos organizacionais de uma forma mais ágil e sistemática (workflows);

o Pode ser vista como algo que permitirá ter um contacto mais próximo com parceiros e clientes

o Pode ser uma forma de agregar no mesmo espaço web uma série de conteúdos relevantes para o trabalho dos colaboradores de uma organização

o Pode agregar todas estas modalidades, ao mesmo tempo, no mesmo sítio web.

As empresas partem para a aposta no desenvolvimento de intranets, pois vêem nelas algo que lhes permite trazer valor acrescentado aos seus negócios. Já em 1998, Lyytinen et. al, dizia que as intranets iriam provocar mudanças no modo como as empresas disponibilizam os seus serviços, garantindo:

o Ubiquidade de serviços, ou seja, serviços disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar;

o Velocidade de mudança nos serviços, desenvolvida a um ritmo sem precedentes, abarcando novas áreas, como estrutura web, tecnologias push, soluções baseadas em aplicações, formatos XML, etc;

o Desenvolvimento baseado em aplicações, ou seja, intranets baseadas na utilização de aplicações que permitem o desenvolvimento de negócios e serviços via web.

Implementação

A implementação de uma intranet deve obedecer a alguns requisitos técnicos. Em termos práticos, uma intranet é um sistema web que utiliza estruturas de rede já existentes numa organização, utilizando os mesmos serviços de acesso à web e à Internet, não tendo custos adicionais para a organização em termos de infra-estruturas, sendo também possível utilizar intranets a partir de diferentes sistemas operativos e tipos de máquinas (Fernandes 2006)

Em termos de software, normalmente também não será requerido nenhum componente extra para além daqueles que normalmente se encontram disponíveis na maioria das empresas, podendo utilizar-se somente um servidor com o Windows xp profissional, no caso de tecnologias microsoft, ou por exemplo, o apache para uso em servidores com sistema operativo linux.

Quanto ao interface disponibilizado aos utilizadores, ele deve ser visualizado a partir de qualquer navegador web (Fernandes 2006).