Coleta e compartilhamento das informações

O capítulo anterior também evidenciou que a coleta e o compartilhamento das informações, no âmbito das ações de monitoramento, são totalmente interdependentes, uma vez que sua obtenção para o coordenador e para o fiscal representa, respectivamente, sua distribuição por parte dos membros do projeto e da coordenação. Por isso, tais etapas precisam ser trabalhadas de forma conjunta. Além disso, foram apontados por C7, C8, C9, C10 e F2 como as etapas mais árduas a serem executadas durante as fiscalizações.

Destarte, a coleta e compartilhamento de informações e documentos em tempo real, visa mitigar os problemas evidenciados nestas etapas do processo de gestão da informação, responsáveis diretos por entraves no fluxo informacional e pela baixa qualidade de alguns documentos comprobatórios, promover práticas informacionais que assegurem maior fluidez às comunicações internas do projeto e melhor qualidade à documentação produzida, bem como atender a legislação pertinente ao processo investigado.

O referencial teórico desta pesquisa defende que a obtenção da informação seja realizada de forma contínua e ininterrupta, já que a eficácia desta atividade reside na incorporação de um sistema de aquisição continuada (DAVENPORT, 1998).

Nessa perspectiva, o Art. 10, § 7º do Decreto nº 6.170/2007, determina que a prestação de contas deve ser iniciada concomitantemente com a liberação da primeira parcela dos recursos financeiros. De acordo com o Art. 53 da Portaria Interministerial nº 424/2016, este acompanhamento simultâneo visa garantir a regularidade dos atos praticados e a plena execução do objeto.

Para o TCU, a implantação dos mecanismos de acompanhamento dos projetos acadêmicos deve abarcar, se possível, a coleta de informações e documentos em tempo real, conforme retrata o item 9.2.17 do Acórdão nº. 2.731/2008:

Estabeleçam sistemática de controle e análise das prestações de contas dos contratos correlatos a cada projeto em parceria com fundações de apoio, que abranja, além dos aspectos contábeis, os de legalidade, efetividade e economicidade, com possibilidade de acompanhamento em tempo real da execução físico-financeira da situação de cada projeto e com atesto final da prestação de contas, respeitando a segregação de funções e de responsabilidades.

Em complemento, o Art. 17 do Decreto nº 10.426/2020 estipula o prazo de vinte dias, contado da data da celebração do TED12, para que as unidades concedentes e recebedoras dos recursos designem os agentes públicos federais que atuarão como fiscais titulares e suplentes do TED, exercendo a função de monitoramento e de avaliação da execução do objeto pactuado.

Vale destacar, que atualmente o fiscal responsável pelo acompanhamento do contrato/projetos tipo “B”, firmado junto à FUNPEC, já é designado logo após a assinatura do instrumento. Ademais, um número considerável de projetos executados na Universidade deriva da celebração de TED com outros órgãos do Governo Federal. Assim, no que couber, os normativos inerentes à avaliação e acompanhamento desses instrumentos também poderão ser utilizados como base para melhoria das ações de monitoramento realizadas pela DFPA.

Ainda nesse sentido, Pinto et al. [201-, p. 01], afirmam que:

O pensamento de que a Prestação de Contas deve ser preparada somente após o término do projeto é um equívoco que induz a erros, inconsistências e retrabalhos. Entenda a Prestação de Contas como um processo que começa no exato momento em que se inicia a realização do projeto, devendo ser prevista no planejamento de

12 _{Instrumento por meio do qual a descentralização de créditos entre órgãos e entidades integrantes dos} Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União é ajustada, com vistas à execução de programas, de projetos e de atividades, nos termos estabelecidos no plano de trabalho e observada a classificação funcional programática (Art. 2º, inciso I do Decreto nº 10.426/2020).

suas atividades. Portanto, a elaboração da Prestação de Contas deve ser iniciada no momento em que se começa a efetivar o pagamento das despesas pertinentes ao projeto, sendo desenvolvida ao longo da execução do mesmo.

No caso específico dos projetos desenvolvidos pela UFRN com apoio da FUNPEC, a liberação dos recursos ocorre, normalmente, de forma integral e logo após a assinatura do contrato. Logo, um plano sistemático de registro precisa ser elaborado junto aos atores que participam direta ou indiretamente do processo de fiscalização, de modo a atender os preceitos legais estabelecidos.

Para C1, C2, C5, C6, C8, C10, C13 e C14, encontros da coordenação do projeto com o seu fiscal, realizados entre os períodos semestrais de fiscalização, podem contribuir para sistematização do mencionado plano. Nesses encontros pode-se estabelecer conformidades para apresentação dos documentos comprobatórios, dirimir dúvidas e questionamentos, assim como proporcionar conhecimento mínimo, ao fiscal da PROPLAN, acerca do ambiente organizacional onde o projeto está sendo executado.

Tal aproximação, segundo C13, dará uma visão mais completa ao fiscal sobre as particularidades do projeto em desenvolvimento, pois ele passará a conhecer o projeto não apenas por meio dos relatórios e documentos apresentados pela coordenação.

Além disso, C2, C9, C14 e F1, entendem que o preenchimento do Relatório de Fiscalização pode ser realizado de forma contínua, ao longo do período de abrangência da fiscalização (normalmente um semestre). Momento em que não apenas as informações seriam atualizadas, mas também documentos comprobatórios já estariam sendo disponibilizados.

A respeito dessa nova dinâmica, F1 expõe o seguinte ponto de vista:

A fiscalização poderia ser uma coisa contínua no decorrer do projeto. Quanto mais autonomia de poder inserir as informações num tempo mais próximo do real a coordenação tiver, melhor será pra eles, pra todos. Fica mais fácil de controlar, de não ter que guardar informações por muito tempo, e que poderia ocasionar a perca de informações (F1).

Ante o exposto, infere-se que uma maior aproximação entre coordenadores e fiscais, e uma readequação na maneira de preenchimento do Relatório de Fiscalização podem contribuir para que a coleta e o compartilhamento de informações e documentos, inerentes à dimensão físico-acadêmica dos projetos, sejam realizados em tempo real, evitando assim, possíveis problemas decorrentes da realização dessas atividades apenas em momentos pontuais.

Considerando a ausência de um sistema de informações institucional direcionado às ações de monitoramento, o distanciamento geográfico entre coordenadores e fiscais e o elevado número de documentos produzidos, que inviabilizam o compartilhamento das

informações apenas por e-mail ou pelo contato pessoal, estas mudanças podem ser efetivadas mediante o uso de canais como os aplicativos de troca de mensagens (comunicações informais e rápidas) e dos serviços online de armazenamento em nuvem (comunicações oficiais e upload de documentos).

Portanto, a definição dos canais para comunicações rápidas e pontuais e do ambiente virtual, online, único e comum aos coordenadores e fiscais, logo no início de execução do projeto, será o meio pelo qual ocorrerá uma maior interação entre eles, e que ao mesmo tempo fomentará a organização e armazenamento das informações e documentos, imediatamente após serem gerados.

No mesmo sentido, considerando que os membros das equipes dos projetos representam a principal fonte de informações para a sua coordenação, é fundamental que estes sejam informados acerca dos canais internos de comunicação que devem utilizar, tanto para interações formais quanto informais, de modo que sempre estejam em contato com a coordenação o longo de sua participação no projeto.

A vista disso, a realização das atividades de coleta e compartilhamento de informações e documentos em tempo real, também atende ao disposto no Art. 4º, inciso VI do Decreto nº 9.203/2017, que traz como diretriz da governança pública a implementação de controles internos fundamentados na gestão de risco, que privilegie ações preventivas antes de processos disciplinares e sancionadores.