Ocorrências que influenciam o curso das informações

Após a exposição dos fluxos informacionais do processo, esta seção aborda as condicionantes que podem interferir na fluidez das informações de cada ação de monitoramento dos projetos acadêmicos. Para tanto, valeu-se dos aspectos que influenciam o fluxo informacional, que segundo Inomata, Araújo e Varvakis (2015) compreendem: barreiras, escolha e uso da informação, necessidades informacionais e velocidade.

 Barreiras

As barreiras constituem, segundo Inomata, Araújo e Varvakis (2015, p. 221), “entraves ocasionalmente encontrados no caminho que a informação deve percorrer”. Assim, as práticas e comportamentos informacionais dos atores, a escolha dos canais, das fontes e das TIC a serem utilizadas, podem influenciar na mitigação ou no aumento dos bloqueios pertinentes aos processos organizacionais.

No quadro a seguir, é possível observar, com base nas falas dos coordenadores e fiscais, e nos achados documentais dos relatórios de fiscalização, as principais ocorrências responsáveis pelos obstáculos, ainda presentes, no fluxo informacional das fiscalizações. De forma adicional, correlaciona-se cada um dos elementos pertencentes ao fluxo das informações (atores, canais, fonte de informação e tecnologias da informação e comunicação), com os eventos trazidos pelas mencionadas fontes.

Quadro 25: Barreiras presentes no fluxo informacional das fiscalizações

Ocorrências Elementos

Eles dizem assim (coordenadores): a gente vai prestar contas. Nunca ninguém deixou de prestar contas, mas não é isso. Às vezes eles dizem isso, mas tá subentendido: vou prestar contas quando eu quiser (F2).

Atores A relação entre o fiscal e a coordenação pode se dar de uma forma maravilhosa ou

pode se dar daquela maneira que o coordenador sempre vai olhar o fiscal como um inimigo (C5).

A gente tem de obter informações dos mais diversos cantos da universidade (C7).

Fontes de informação Outras fontes de informação documental desse relatório de fiscalização foram: o

Portal da Transparência da FUNPEC, os Sistemas SIG-UFRN, o processo nº 23077[...]/2018-96, de submissão e acompanhamento do projeto, autuado em pasta própria na PROPLAN nº[...], sobretudo o contrato, o plano de trabalho, e os documentos e respostas enviadas pela coordenação (RF1; RF54).

Hoje, alguns (membros do projeto) já enviam de forma proativa, mas muitos deles têm de ser cobrado (C1).

Atores / fontes de informação Hoje eu tenho mais 400 pessoas trabalhando comigo, e não tenho como conversar

com os 400 de uma vez (C1).

Este projeto tem muitas atividades em paralelo, muitos pesquisadores envolvidos e algumas das soluções são de altíssima complexidade. Essas características dificultam o processo de recuperação de todas as informações relevantes para este relatório (RF44).

Uns respondem de imediato, outros demoram uma semana, outros demoram um mês ou dois. Provavelmente esse que demorou um mês ou dois, não tinha feito o relatório e tá correndo atrás pra entregar (C9).

A gente não poder dar a resposta porque alguém não passou a informação é uma coisa muita chata (C2).

Na última fiscalização que tivemos, eu tive que ir no Whatsapp® de cada um (professores responsáveis pelos subprojetos): você tá lembrado que a gente tinha

dito, o comprometimento que a gente tem? (C2). Atores / fontes

de informação / canais Eu tenho um curso que o professor fez um projeto de extensão num lugar errado, em

projeto e não em curso. O professor foi pra outra instituição, perdi o contato desse professor (C8).

E às vezes são arquivos e comprovações muito grandes, até que a gente viu que às vezes a forma de ir (envio a fiscalização) torna difícil, porque a gente não tratou essa

informação do jeito que deveria ser (C2). informação / Fontes de Canais Porque hoje a gente trabalha com planilhas, vai e volta, e coisas que não cabem nas

planilhas são feitas nas ligações (C2).

Os sistemas não se conversam, ainda é muito mecânico esse processo. Ainda falta uma conversa, uma integração entre partes do sistema, entre a mesa virtual que é utilizada pra assinar os relatórios e o SIPAC (F1).

Canais / TIC O SIPAC ele deveria ser, além de um sistema de cadastro do projeto, um sistema de

gerência de projetos (C1).

A capacidade do e-mail não suporta. Então algumas vezes eu gravei em pendrive e fui deixar na PROPLAN, porque não consegui enviar por e-mail (C11).

Fonte: Elaborado pelo autor (2020).

O quadro evidencia que a maior parte das potenciais barreiras identificadas no curso das informações do processo, está diretamente relacionada aos atores e as fontes de informação. Segundo Inomata, Araújo e Varvakis (2015), os atores são todos os envolvidos no fluxo e responsáveis, em certa medida, por sua operacionalização. Já as fontes, constituem

os insumos para obtenção das informações que darão suporte às atividades onde o fluxo informacional está inserido.

No presente estudo, a maioria dos atores e as principais fontes de informação possuem uma ligação quase inseparável. A primeira seção deste capítulo revelou tal conexão ao constatar que os membros do projeto, aqui compreendidos também como atores, representam a principal fonte de informação das ações de monitoramento. Consequentemente, na seção atual, suas práticas informacionais foram identificadas como fatores cruciais na formação de barreiras que dificultam o curso das informações.

Dessa forma, na mitigação das barreiras identificadas, os atores e as fontes de informação devem ser gerenciados de maneira conjunta. Do mesmo modo, deve-se considerar a grande quantidade e a variedade desses elementos, pois se essa multiplicidade não for adequadamente sistematizada, pode ampliar as barreiras já existentes.

Para mais, é preciso considerar que os atores fazem parte e são influenciados pela cultura organizacional da instituição. Starec (2003) entende que se a cultura da organização não respaldar o fluxo de informações proposto, as comunicações entre os atores serão fortemente afetadas, prejudicando assim o desempenho das atividades pertinentes ao processo.

As demais barreiras envolvem a escolha dos canais de comunicação e a utilização das TIC atualmente disponíveis. Nessa linha, nota-se que as TIC influenciam fortemente os canais utilizados pelos atores, pois concedem o suporte tecnológico necessário para sua operação. Assim, da inadequação dos sistemas informativos que dão suporte às atividades laborais no âmbito das fiscalizações, bem como da má utilização das TIC à disposição, decorrem o restante das barreiras e dificuldades identificadas no quadro 25.

Entretanto, é válido ressaltar que as TIC possuem um limite bem definido na mitigação das barreiras existentes em um determinado fluxo de informação. Conforme pontua Davenport (1998, p. 11), “o aumento da largura de banda dos equipamentos de telecomunicações será inútil se os funcionários de uma empresa não compartilharem a informação que possuem”. Portanto, segundo Starec (2003), as TIC devem ter seu valor mensurado com base no papel que a informação representa para a organização.

 Escolha e uso da informação

De acordo com o quadro 05 (p. 28), geralmente a definição das fontes formais, confiáveis e informais a serem consultadas ocorre na etapa de coleta das informações. No contexto das fiscalizações, os requisitos que interferem nessa escolha estão atrelados

principalmente ao papel exercido pelos atores envolvidos no processo. O quadro abaixo exemplifica tal dinâmica.

Quadro 26: Requisitos para escolha das fontes de informação

Fonte consultada Ator/demandante Requisitos atendidos

Membro do projeto Coordenador do projeto

Agente executor das atividades do projeto (fonte primária); contato pessoal mais próximo; acesso a informações já formatadas; dever de entrega dos resultados acordados em seu plano de trabalho; dentre outros.

Sistemas Integrados de Gestão da UFRN

Coordenador do projeto Repositório institucional das atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas na Universidade.

Fiscal da PROPLAN Plataformas de

pesquisas científicas

Coordenador do projeto Repositórios digitais que disponibilizam legalmente diversas produções científicas. Fiscal da PROPLAN

Coordenador do

projeto Fiscal da PROPLAN

Agente legalmente responsável pela apresentação das prestações de contas técnicas.

Plano de trabalho do projeto

Coordenador do projeto Documento que delimita as ações a serem executadas e os resultados a serem entregues. Fiscal da PROPLAN

Contrato firmado entre a UFRN e a FUNPEC

Coordenador do projeto _{Instrumento jurídico que estabelece os} direitos e obrigações das partes.

Fiscal da PROPLAN Relatório de

fiscalização

Coordenador do projeto Documento que atesta a regular execução do objeto contratual e o cumprimento das metas e resultados acadêmicos do respectivo projeto.

Fiscal da PROPLAN Pró-reitor de Planejamento

Reitor da UFRN Fonte: Elaborado pelo autor (2020).

O quadro aponta que os requisitos legais delimitam a maior parcela das exigências a serem observadas durante a escolha das fontes consultadas. Por ser desenvolvido em uma instituição pública, o processo de fiscalização necessariamente dispõe de fontes legalmente estabelecidas, fato que pode ocasionar dificuldades de acesso a informações por um demandante específico, pois normalmente tais fontes são únicas e suas substituições obedecem a uma série de procedimentos legais.

No tocante ao uso das informações geradas durante cada ação de monitoramento, na seção anterior foi possível aferir como normalmente elas são empregadas. Nesta seção merece destaque os seguintes usos: a) introduzir práticas mais assertivas na produção das informações; b) orientar o planejamento para o período subsequente; c) dirigir o planejamento de novos projetos; e d) promover recomendações de possíveis ajustes nas metas ou resultados pactuados.

Tais aplicações podem influenciar positivamente no curso das informações do processo, uma vez que visam promover adequações direcionadas ao melhoramento do fluxo

informacional e ao comportamento adaptativo, de modo que as falhas apontadas nos relatórios de fiscalização sejam devidamente saneadas e os acertos promovidos e replicados. Sobre esses aspectos destacam-se as recomendações a seguir:

Recomendamos que nas próximas prestações de contas a coordenação adote um modelo de organização para comprovação dos eventos, metas ou etapas, de forma que cada comprovação seja inserida na pasta específica do evento ou da meta que se pretende comprovar. Essa forma de organização facilita a análise e a correta ligação entre as comprovações enviadas e as informações presentes neste relatório (RF15). Observamos que a coordenação atendeu à recomendação de readequar as metas do projeto, possibilitando assim que seu cronograma de execução contemplasse apenas atividades que foram ou serão realizadas mediante a utilização dos recursos financeiros destinados ao projeto (RF24).

Ademais, segundo Davenport (1998), a maneira como as informações são utilizadas é fortemente influenciada pelo comportamento informacional de cada indivíduo. A esse respeito, C1 relata a percepção de alguns pesquisadores sobre o dever de prestar contas dos seus resultados: “Ele acha que um documento, um arquivo desse não serve pra nada, que é só burocracia. Mas não é burocracia, é importante porque lá na frente alguém pode lhe cobrar”.

Tal concepção pode afetar o fluxo de informações interno ao projeto, que por sua vez refletirá no compartilhamento das informações por sua coordenação. Logo, torna-se fundamental que os atores do processo sejam instruídos acerca da responsabilidade que possuem em relação à adoção de comportamentos informacionais adequados, a fim de torná- los parte da cultura organizacional da UFRN.

 Necessidades informacionais

As necessidades informacionais, segundo Inomata, Araújo e Varvakis (2015), representam o fator responsável pelo início do processo e do fluxo de informação. Na presente pesquisa, tais necessidades foram identificadas no começo do capítulo anterior. Desse modo, esta seção abordará como elas influenciam o fluxo informacional das fiscalizações, com foco na definição, por parte dos coordenadores, dos produtos e/ou serviços a serem entregues mediante a execução de cada projeto acadêmico.

Durante a análise da etapa de identificação de necessidades e requisitos de informação, observou-se que o correto estabelecimento das metas e dos resultados acadêmicos a serem alcançados, é uma necessidade informacional anterior ao processo de fiscalização, mas que influencia fortemente suas atividades, pois são os parâmetros que conduzem a execução do projeto, e em certa medida, os processos atrelados ao seu desenvolvimento. Este cenário é ratificado pelas recomendações relatadas a seguir, as quais foram registradas pelos fiscais da PROPLAN nos RF1, RF6 e RF11:

Recomenda-se que aproveite também para revisar as metas a fim de que elas fiquem ajustadas conforme as respectivas entregas nelas esperadas. Reitera-se que essa recomendação decorre do desalinhamento ainda percebido, por exemplo, entre a unidade de medida e a descrição estabelecida para a meta (RF1). De novo, a unidade de medida, “unidade”, que foi definida, também para a meta 06, dificulta saber com certeza qual a entrega pretendida pela coordenação com a execução dessa meta (RF6). Na possibilidade de submeter outro projeto acadêmico para coordenar com o auxílio administrativo financeiro da FUNPEC atente-se no estabelecimento de metas que reflitam amplamente as intenções possíveis de serem comprovadas conforme o que foi definido ou ajustado (RF11).

Tais ocorrências dificultam a transmissibilidade das informações, na medida em que provocam ruídos na comunicação entre o fiscal e a coordenação do projeto, conforme descreve F2:

Aconteceram algumas situações que na hora de prestar contas o que ele (coordenador) definiu como indicador não era aquilo que ele queria apresentar. E aí, ele passava muito tempo justificando o que ele queria apresentar com aquele indicador.

Isto posto, nota-se uma lacuna de conhecimento dos coordenadores relacionada especificamente a como definir metas e resultados factíveis de comprovação, mensuráveis e que ao mesmo tempo contribuam para o alcance do objeto pretendido. Nesse sentido, como já exposto, McGee e Prusak (1994) abordam que uma das lições-chave a serem assimiladas, a fim de que as necessidades informacionais dos membros da organização possam ser devidamente supridas, versa exatamente sobre o preenchimento da lacuna intelectual dos colaboradores. Para os autores produtos e serviços informacionais adequados podem preencher os hiatos de conhecimento ainda existentes.

Ademais, diante do papel fundamental que os membros do projeto possuem no fluxo das informações, outra lacuna de conhecimento foi apontada por C1, ao afirmar que “o pesquisador tem de saber da responsabilidade dele na produção dos documentos, porque isso é cultural”.

Portanto, a elaboração de produtos e serviços informacionais direcionados ao preenchimento dessas lacunas de conhecimento, podem contribuir para uma definição mais assertiva de metas e resultados, bem como para a mudança de percepção dos pesquisadores acerca da produção de artefatos documentais, que posteriormente serão utilizados como evidências do seu trabalho.

Outro fator determinante para a fluidez das informações relaciona às necessidades informacionais do fiscal ao modo como as comprovações são organizadas pela coordenação antes do seu compartilhamento. Durante a análise da etapa de classificação e armazenamento da informação, F2 relatou que o desarranjo das informações e documentos disponibilizados,

dificulta sobremaneira a aferição dos resultados efetivamente alcançados pelo projeto em um determinado período.

Assim, os fiscais normalmente tecem recomendações (RF15, RF21, RF33, RF 34 e RF50) no sentido de ajustes na sistematização dos documentos probatórios gerados pelo projeto, como resumem as solicitações a seguir:

Recomendamos novamente que todas as informações e produtos assim que gerados sejam devidamente organizados e separados por meta, para que por ocasião das futuras prestações de contas eles possam ser apresentados de maneira pontual, ordeira e em formato digital (RF21). Recomendamos que todas as informações e produtos assim que gerados sejam devidamente organizados e separados por etapa, meta e resultado acadêmico correspondente, para que por ocasião das futuras fiscalizações possam ser rapidamente enviados ao fiscal (RF50).

Percebe-se uma nova lacuna de conhecimento, ou até mesmo a ausência natural de boas práticas informacionais que envolvem a sistematização das informações e documentos desenvolvidos pelo projeto, pois como expões o RF21, a recomendação já havia sido enviada à coordenação do projeto, porém não foi capaz de induzir o comportamento adaptativo em seu destinatário.

Mais uma vez, a oferta de produtos e serviços informacionais que preencham esta lacuna e promova comportamentos informacionais adequados mostra-se fundamental, visto que segundo Choo (2003), eles visam suprir as necessidades de informação dos membros da organização não apenas para responder perguntas, mas, sobretudo para promover ações que resulte na resolução dos mais variados problemas.

Outro fator que perpetua alguns procedimentos inadequados é apresentado por C5. Quando questionado sobre a consulta aos relatórios de fiscalização já elaborados para o projeto, ele assim respondeu: “confesso para você que muito raramente eu consulto”. Assim, a leitura acurada dos relatórios já finalizados, pelas coordenações dos projetos, pode contribuir com a organização dos documentos comprobatórios, contribuindo dessa forma para uma análise mais célere e assertiva das informações disponibilizadas ao fiscal da PROPLAN.

Nessa linha, o conhecimento e o domínio dos demais documentos que norteiam as necessidades informacionais das fiscalizações, identificados no início deste capítulo, durante a identificação das necessidades e requisitos de informação do processo, também são essenciais para a fluidez das informações do processo, pois delimitam as solicitações do fiscal e estabelecem os períodos das entregas por parte dos coordenadores.

Sobre a periodicidade de acesso ao contrato assinado junto à FUNPEC, constatou-se que ele é o menos consultado pelos coordenadores, conforme demonstram as falas de C2 (“esse é um que eu não uso praticamente. A gente só usa se a gente tiver alguma necessidade,

mas fora isso, não usamos”); C9 (“o contrato só quando é um detalhe mais especifico”); e C11 (“O contrato eu nunca consultei. O contrato, esse aí eu nunca precisei buscar não”).

Tal documento, também conhecido como instrumento jurídico, é o lastro que sustenta legalmente a execução do projeto junto à FUNPEC, pois contém os direitos e obrigações das partes, incluindo as do gestor do projeto na figura da sua coordenação, além de firmar os resultados acadêmicos a serem entregues e os períodos que cada ação de monitoramento deverá ocorrer.

Como visto, alguns coordenadores não possuem o hábito de consultá-lo regulamente, ou não conhecem o teor do documento, ocasionando situações como a relatada por F2: “chegou uma situação de uma vez a professora perguntar: de onde você tirou isso, que você tá pedindo isso pra mim? Aí eu disse: a senhora mesmo colocou isso como resultado e foi ratificado na cláusula do contrato tal”. Esta ocorrência, quando advém, afeta o curso natural das informações, visto que a coleta, ou a produção dos documentos que atestam o desenvolvimento físico-acadêmico do projeto será iniciada somente após a coordenação receber as demandas enviadas pelo fiscal.

Finalmente, destaca-se que o mínimo conhecimento da Resolução nº 061/2016- CONSAD/UFRN poderia minimizar tais episódios, já que ela define de forma clara quais são as responsabilidades dos coordenadores dos projetos acadêmicos. Todavia, durante as entrevistas, apenas C10 referiu-se a ela como sua “bíblia acadêmica”, a despeito das limitações informacionais do documento apontadas por C1 e C11.

 Velocidade

Durante a análise dos 54 relatórios de fiscalização que subsidiaram a discussão dos resultados desta seção, verificou-se, como já informado na introdução do estudo, que 20 ações foram concluídas em até 30 dias e 34 em mais de 30 dias, das quais 15 ultrapassaram 60 dias. Isso resultou em uma média de 44 dias para conclusão de uma fiscalização em 2020 (janeiro a junho). Assim, mais de 60% das ações não foram concluídas dentro do período de 30 dias, atual parâmetro de eficiência estabelecido para o processo. Observou-se que a demora em responder aos fiscais, seguida da solicitação de várias dilatações de prazo, por parte dos coordenadores, representaram aproximadamente 90% desses casos.

Destarte, considerando que o termo velocidade, empregado por Inomata, Araújo e Varvakis (2015), refere-se ao tempo de resposta entre a necessidade da informação e a resposta obtida pelo demandante, este tópico faz um compêndio das análises e discussões já

apresentadas neste capítulo, expondo assim, as ocorrências que influenciam a velocidade de retorno da coordenação às solicitações do fiscal. O quadro a seguir mostra tais eventos.

Quadro 27: Ocorrências que influenciam a velocidade dos fluxos informacionais

Ocorrências Influência

Diligência da coordenação no atendimento às solicitações do fiscal (RF1, RF5, RF6, RF7, RF8, RF9, RF10, RF11, RF13, RF14, RF16, RF17, RF18, RF19 e RF36).

Clareza no momento da coleta das informações direcionadas às prestações de contas técnicas (C1, C10 e C13).

Utilização de uma assessoria responsável pela coleta, organização e distribuição de dados, informações e documentos probatórios (C1, C2, C4, C6, C8, C9, C13 e C14). Classificação e organização dos documentos probatórios com base nas metas e resultados acadêmicos pactuados (C1, C4, C7, C8, C9, C10, C13, C14, F1, F2, RF5, RF6, RF8, RF9, RF10, RF11, RF13, RF17, RF19 e RF36).

Produção, coleta e armazenamento contínuos de dados, informações e documentos probatórios (C1, C2, C4, C10, C13 e C14).

Implantação de melhorias continua na coleta e no registro das atividades desenvolvidas pelos membros do projeto (C1 e C10).

Utilização de modelos documentais para formatação dos documentos probatórios (C1, C9, C10, C11, C13 e C14).

Utilização de canais de comunicação capazes de distribuir informações a todos os membros do projeto (C1, C10, C13 e C14).

Preenchimento do RF realizado em editores de textos e de forma manual a cada nova fiscalização (F1).

Identificação, classificação e organização manual de dados, informações e documentos