6 PROPOSTA DE INTERVENÇÃO
6.8 Produtos e serviços informacionais propostos
Considerando o novo formato de fiscalização sugerido e a ausência de guias, manuais de procedimentos operacionais e de modelos documentais unificados para apresentação dos documentos comprobatórios; os produtos e serviços desenvolvidos pelo presente estudo visam institucionalizar práticas laborais, preencher, na medida do possível, eventuais lacunas de conhecimento, proporcionar maior fluidez às informações ao longo do processo, melhorar a qualidade dos documentos comprobatórios apresentados, aprimorar a
transparência ativa da Instituição, e por fim, agregar valor à tomada de decisão da coordenação do projeto, do fiscal e dos gestores da UFRN.
O quadro a seguir relaciona todos os produtos e serviços propostos, descrevendo suas principais características e contribuições mais relevantes para a evolução das ações de monitoramento. Destaca-se que os modelos documentais foram elaborados conforme as diretrizes estabelecidas para identificação visual dos documentos produzidos pelo SIPAC, e as demais contribuições observam, no que couber, à legislação reunida durante a 2ª pesquisa documental desta investigação (quadro 16, p. 71).
Porém antes, vale mencionar que apenas a modelagem do novo fluxo é exposta no corpo desta dissertação, uma vez que os demais produtos e serviços são parte dos seus apêndices. Além disso, ressalta-se que eles foram concebidos com base na nova configuração operacional pretendida para as fiscalizações, sendo sua incorporação ao processo apenas sugestiva e não vinculante, pois caberá à gestão da PROPLAN decidir se irá aplicá-los às rotinas laborais da unidade.
Quadro 29: Produtos/serviços criados/aprimorados e suas principais contribuições14
Produto/serviço Principais características e contribuições
Atualização do modelo de Relatório de Fiscalização
(APÊNDICE D)
Reúne informações e documentos comprobatórios em um único documento, por meio de links de acesso às subpastas de armazenamento dos arquivos;
Registra as informações em tempo real, ao longo do período de abrangência da fiscalização;
Salva as alterações de forma automática, exibindo os usuários responsáveis por elas;
Apresenta as informações relativas à execução dos resultados acadêmicos de forma cumulativa;
Inclui a redundância na medida certa para algumas informações; Liga os materiais permanentes adquiridos com os resultados físico-
acadêmicos alcançados;
Expõe de forma separada os eventos promovidos pelo projeto daqueles que contaram apenas com a participação de seus membros; Registra o número sequencial dos eventos de forma cumulativa ao
longo da execução do projeto;
Exclui campos não essenciais às atribuições dos fiscais da PROPLAN;
Acrescenta o cronograma de entregas ao quadro de metas, proporcionando um monitoramento mais efetivo;
Atualiza os normativos utilizados como base para o processo de fiscalização, descritos na introdução do documento;
Proporciona maior facilidade de preenchimento por parte dos coordenadores e fiscais.
14 Os formatos atuais dos produtos aprimorados pela pesquisa estão disponíveis no link:
https://drive.google.com/drive/folders/1hgWMR-EQ2D-bROAwM9xbFScd2MJ6spYZ?usp=sharing.
Atualização do Manual de fiscalização de projetos
acadêmicos (APÊNDICE E)
Alinha e atualiza a atuação dos fiscais da PROPLAN ao monitoramento dos projetos acadêmicos tipo “B”;
Atualiza os normativos e as definições dos termos pertencentes ao cenário atual das ações de monitoramento;
Padroniza as atividades operacionais dos fiscais, com vistas à uniformidade de procedimentos por parte da DFPA;
Estabelece o padrão de identificação/organização de pastas, subpastas e arquivos/documentos;
Atualiza o modelo de apresentação formal do fiscal à coordenação do projeto;
Formaliza a participação da DFPA no processo de submissão dos projetos, por meio da criação do modelo que valida o cronograma de execução dos projetos e os resultados acadêmicos propostos;
Cria o roteiro para o primeiro contato com a coordenação do projeto e visitas in loco;
Atualiza a organização dos cartões no Trello®;
Apresenta a relação de documentos aceitos pela DFPA para fins de comprovação dos resultados acadêmicos auferidos pelo projeto; Atualiza o checklist das tarefas operacionais do processo de
fiscalização. Guia de melhores práticas
– coordenação (APÊNDICE F)
Reúne as melhores práticas acerca da elaboração de metas e resultados mensuráveis e de como executar, no contexto das fiscalizações, as atividades relativas à coleta, organização, armazenamento, formatação, distribuição, uso e descarte de informações e documentos.
Especificações para uso de um serviço online de
armazenamento (APÊNDICE G)
Relaciona as especificações para uso dos serviços de e-mail, armazenamento, edição de documentos, reuniões online, e comunicação via Chat, oferecidos pelo G Suite15 (versão: Google for
Education16);
Descreve os procedimentos que mitigarão dificuldades relacionadas à comunicação entre os agentes que participam do processo e à edição, armazenamento, organização e compartilhamento das informações e documentos gerados durante a execução do projeto;
Reúne os principais documentos inerentes a execução do projeto em um único ambiente virtual (contrato, plano de trabalho, pareceres técnico e financeiro, documentos comprobatórios da dimensão físico- acadêmica e dados financeiros extraído do portal da transparência da FUNPEC);
Fortalece a irretratabilidade das comunicações entre a coordenação do projeto e seu fiscal;
Possibilidade de uso imediato, enquanto aguarda-se a implantação do novo sistema integrado de gestão de projetos acadêmicos.
Modelos documentais para
apresentação de resultados Padroniza os modelos documentais para apresentação de resultados que possuem informações não estruturadas, como ações de extensão,
15 O G Suite (antigo Google Apps) é um serviço do Google que oferece versões de vários produtos Google que podem ser personalizados de forma independente com o nome de domínio do cliente. Ele oferece vários aplicativos da web com recursos similares aos de pacotes de escritório tradicionais. Disponível em: https://pt.wikipedia.org/wiki/G_Suite. Acesso em: 18 set. 2020.
16 Google for Education é um serviço do Google que fornece variados produtos da empresa, personalizáveis de forma independente, através de um nome de domínio fornecido pelo cliente.O conjunto inclui uma versão específica do G Suite. Disponível em: https://pt.wikipedia.org/wiki/Google_for_Education. Acesso em: 18 set. 2020.
sem formatação acadêmica específica (APÊNDICES H
e I)
produtos sem formatação acadêmica específica e demais atividades realizadas pelos pesquisadores/bolsistas. São eles:
o Modelo de registro para eventos;
o Modelo de capas para relatórios e produtos sem formatação acadêmica específica;
o Modelo de relatório semestral para registro das atividades executadas pelos membros do projeto (pesquisador/bolsista); Associa os documentos comprobatórios ao seu respectivo relatório
de fiscalização. Atualização do modelo de
Relatório de Execução Físico-Financeira - REFF
(APÊNDICE J)
Apresenta os dados e as informações qualitativas do quadro de metas do relatório de fiscalização associado, eliminando possíveis divergências entre as informações contidas nos dois relatórios; Relaciona, com base em evidência materiais, as informações da
execução financeira com o desempenho físico-acadêmico do projeto por meio do relatório de fiscalização associado.
Tabela de temporalidade para documentos gerados
durante processo (APÊNDICE K)
Apresenta critérios temporais para o armazenamento definitivo ou temporário dos documentos, relativos à execução físico-acadêmica, gerados pelos projetos acadêmicos, promovendo economia de espaço físico e virtual ao se eliminar documentos cujos prazos de guarda já foram superados.
Requisitos para o novo sistema integrado de gestão
de projeto acadêmicos17.
(APÊNDICE L)
Compila as necessidades informacionais dos seus potenciais usuários;
Apresenta as principais funcionalidades que os usuários esperam encontrar nesse novo ambiente virtual;
Relaciona os padrões mínimos de automação para as etapas de identificação, organização, tratamento e distribuição das informações.
Fluxograma do novo
processo de fiscalização Sistematiza e demonstra o fluxo das informações e principais atividades ao logo do processo. Fonte: Elaborado pelo autor (2020).
A seguir, por meio da figura 16, expõe-se a representação do novo fluxograma processual, recurso que condensa visualmente a proposta de intervenção descrita ao longo deste capítulo.
17 O novo sistema integrado de gestão de projeto acadêmicos (SIGprojetos) refere-se a uma das entregas do contrato/projeto acadêmico nº 6904/2018, desenvolvido na Superintendência de Informática da UFRN. Conforme seu cronograma de execução estima-se que até o final de 2023 este novo SIG esteja em operação.
Figura 16: Novo processo de fiscalização dos projetos acadêmicos
A figura mostra que o novo processo de fiscalização tem início logo após a assinatura do contrato e não somente após seis meses de sua execução. Assim, durante os primeiros 10 dias de vigência do novo instrumento, o coordenador da DFPA indicará o fiscal responsável pelo monitoramento da execução físico-acadêmica do respectivo projeto.
Conforme a linha do tempo do novo fluxo, o fiscal indicado terá até o 30º dia, a partir da assinatura do contrato, para iniciar uma nova ação de monitoramento. O mês seguinte será reservado para customizar o relatório de fiscalização e o ambiente virtual a ser compartilhado. Desse modo, até o 60º dia de vigência do projeto, o fiscal apresentará à sua coordenação o formato atual de coleta, compartilhamento, organização, armazenamento, formatação e uso das informações e documentos gerados durante o período de abrangência daquela fiscalização.
Essa nova configuração permitirá que a coordenação, junto com sua equipe, inicie imediatamente o preenchimento do relatório de fiscalização, bem como realize o upload dos documentos comprobatórios logo após serem produzidos.
Durante os 120 dias seguintes, o fiscal estabelecerá uma rotina de monitoramento das novas informações inseridas no relatório de fiscalização, de acordo com as características do projeto. Ao mesmo tempo analisará se os documentos comprobatórios disponibilizados pela coordenação estão devidamente identificados, organizados e compatíveis com os modelos documentais homologados.
Este acompanhamento simultâneo visa fornecer uma reposta negativa à pergunta presente no 4º gateway do fluxograma, de maneira que após 180 dias de execução, o relatório de fiscalização correlato ao período receba apenas as considerações finais da coordenação e seja formatado pelo fiscal, seguindo rapidamente para coleta virtual de assinaturas. Caso a mencionada reposta seja afirmativa, ocorrerá um retorno às atividades já comuns ao formato atual do processo, onde o fiscal aciona o coordenador para que este envie as informações e documentos requeridos.
Portanto, a diligência da coordenação do projeto, no tocante ao envio proativo e ininterrupto de informações e documentos, durante os 120 dias que antecedem o fim de cada período semestral de monitoramento, é o principal elemento a ser trabalhado nesse novo formato do processo, pois este comportamento irá definir se a resposta ao 4º gateway do fluxograma será negativa ou positiva.
Até 200 dias após o início da vigência do projeto ou do ciclo semestral de execução, espera-se que o relatório de fiscalização esteja devidamente assinado. Os 10 dias seguintes serão destinados às tarefas pertinentes à conclusão do procedimento, que agora incluí o envio
imediato do relatório de fiscalização à PROAD, para prosseguimento da prestação de contas, e o uso adicional de suas informações para o preenchimento do REFF pela própria FUNPEC.
Como informado no capítulo anterior, atualmente o relatório de fiscalização é enviado à PROAD somente quando o macroprocesso de prestação de contas tramita junto à DFPA. Neste novo formato, os processos de prestações de contas, já abertos no SIPAC, seguirão diretamente para o gabinete do Reitor, não sendo mais enviados a DFPA, já que o monitoramento da execução físico-acadêmica do projeto independe de consulta aos pareceres financeiros da PROAD, como demonstraram 85% dos 54 relatórios de fiscalização analisados.
Esta proposta de mudança na ordem de apresentação dos pareceres financeiro e técnico, como já mencionado, deriva dos novos usos das informações presentes no relatório de fiscalização por parte dos técnicos da PROAD e da FUNPEC, e do entendimento de que só é possível a observância do princípio da economicidade de posse do parecer técnico, o qual evidencia materialmente o nível de desenvolvimento das metas e dos resultados pactuados.
Ressalta-se que para os projetos sem processo de prestação de contas registrado no SIPAC, a própria DFPA poderá cadastrá-lo no sistema, enviando-o à PROAD logo após a inserção do relatório de fiscalização correspondente.
Por fim, após o fechamento do ciclo de 210 dias, reinicia-se o processo, quando em um primeiro momento o fiscal irá atualizar o ambiente virtual compartilhado, comunicando à coordenação do projeto o início de um novo ciclo. Logo, o novo processo de fiscalização encerra-se apenas quando ocorrer o último semestre de execução, e terá como parâmetro de eficiência e eficácia os seguintes indicadores:
Quadro 30: Indicadores de desempenho do processo
Indicadores Fórmula de cálculo Meta
Índice de projetos acadêmicos tipo B ativos sem fiscal designado.
(Número de projetos sem fiscal designado / Número
de projetos ativos) x 100. 0%
Índice de fiscalizações iniciadas somente após 60 dias da assinatura do contrato, ou do início de um novo ciclo semestral de execução.
(Número de fiscalizações iniciadas após os 60 dias /
Número total de fiscalizações realizadas) x 100. 0% Índice de fiscalizações concluídas
somente após 30 dias do término do ciclo semestral de execução.
(Número de fiscalizações concluídas após os 30 dias / Número total de fiscalizações realizadas) x 100.
0% Índice de não conformidades
inerentes aos padrões documentais.
(Número de fiscalizações que apresentaram não conformidades / Número total de fiscalizações
realizadas) x 100. 0%
Tempo médio de conclusão das fiscalizações a partir do término dos ciclos semestrais de execução.
Número total de dias abrangidos pelas fiscalizações / número total de fiscalizações realizadas no período.
30 dias Fonte: Elaborado pelo autor (2020).
Além da eficiência e eficácia do processo de fiscalização, a elaboração dos indicadores relacionados no quadro também considerou uma iniciativa estratégica do Plano de Gestão 2019-2023 da UFRN, que visa reestruturar os instrumentos normativos e o sistema de submissão, gestão e encerramento dos projetos acadêmicos.
Tal iniciativa está atrelada ao indicador global nº 28 do mencionado Plano, o qual busca melhorar o índice de parcerias firmadas para financiamento de projetos acadêmicos de ensino, pesquisa, extensão, empreendedorismo e inovação, em relação ao número total de projetos executados na Universidade. Por sua vez, este indicador advém do objetivo estratégico que abarca a articulação das competências da UFRN com a sociedade.
Ante o exposto, infere-se que a proposta de intervenção apresentada possui potencial para melhorar os atuais níveis de eficiência, eficácia e efetividade do processo de fiscalização, uma vez que as mudanças formuladas podem contribuir com a pronta disponibilidade das informações e documentos, não só para o seu ambiente intraorganizacional ou para os órgãos de controle externo, mas, sobretudo para os cidadãos que patrocinam a execução dos projetos acadêmicos, favorecendo assim a articulação das competências da UFRN com a sociedade brasileira.