Ocorrências que influenciam a qualidade dos documentos comprobatórios

Como visto na seção anterior, os fluxos informacionais são os responsáveis pela distribuição das informações entre os diversos atores envolvidos no processo. Porém, não são capazes de fornecer, por si mesmos, alta qualidade às informações produzidas, posto que segundo (Barboza, 2019), a qualidade da informação, depende, apenas em parte, da qualidade do fluxo informacional estabelecido.

Nesse sentido, e tendo em conta que para Beal (2004, p. 38) “a informação, para ser útil, precisa ser, além de relevante, oportuna e livre de ambiguidade e erro”, esta seção analisa e discute as ocorrências que podem influenciar a qualidade dos documentos comprobatórios apresentados em cada fiscalização, com base nos aspectos que incorporam qualidade à informação, agrupados por Paim, Nehmy e Guimarães (1996).

Como já descrito, os autores dividem tais aspectos em atributos intrínsecos à informação e em propriedades contingenciais ou práticas, cujo enfoque está no usuário da informação. Considerando as similaridades entre tais atributos, o presente estudo incorporou em sua análise quatro deles (validade, completeza, abrangência e atualidade), além de três propriedades contingenciais (valor percebido, eficácia e redundância).

A validade da informação pressupõe a integridade da fonte e a forma de registro fiel ao fato que representa. No âmbito das fiscalizações, a integridade das fontes é legalmente instituída, pois as informações e documentos gerados por coordenadores e fiscais, no exercício de suas funções, possuem a presunção de veracidade, devendo ser reconhecidos como fidedignos. Já a forma fiel de registro dos fatos ocorridos está diretamente relacionada ao modo como são produzidos e compilados os documentos comprobatórios inerentes às entregas do projeto, e a maneira que esses produtos são conectados às informações inseridas nos relatórios de fiscalização.

Por seu turno, a completeza “implica a inclusão de todos os dados necessários, relativos a um determinado problema” (PAIM; NEHMY; GUIMARÃES, 1996, p. 116). Nas ações de monitoramento, é imprescindível que todos os produtos gerados por determinado projeto sejam devidamente registrados, a fim de serem posteriormente disponibilizado ao fiscal da PROPLAN. Assim, o não registro de um determinado produto ou serviço, mesmo que produzido, compromete o alcance integral do objeto pretendido, pois com base no princípio da verdade material, tal resultado não poderá ser avaliado como efetivamente cumprido.

Nessa sequência, a abrangência refere-se ao volume de dados (nem muito, nem pouco) necessários para que a informação se torne eficaz. Dessa forma, no contexto das fiscalizações, a quantidade de dados e informações acerca de determinado resultado deve conter elementos mínimos, baseados no princípio da verdade material, que conduza o fiscal, ou qualquer outro individuo, a concluir que de fato aquela entrega foi realmente produzida. Além disso, na outra margem, o volume de dados disponibilizados ao fiscal, pertencente a um determinado produto, não deve ser excessivo, pois dificultará sua análise.

A atualidade encerra os atributos intrínsecos à informação. Segundo os autores ela implica consonância com o ritmo de produção da informação, opondo-se à obsolescência. Tendo em vista que cada fiscalização retrata o que foi produzido pelo projeto em um determinado lapso temporal, é primordial que as informações e documentos fornecidos ao fiscal correspondam a este período. Para mais, a produção coleta de dados em tempo real pode contribuir para esta delimitação temporal, assim como a construção continua do relatório de fiscalização ao longo do período de abrangência da fiscalização.

Ante o exposto, o quadro a seguir relaciona as ocorrências relevantes encontradas nas práticas informacionais dos entrevistados e nos relatórios de fiscalização analisados com os atributos intrínsecos à informação, indicando se tal evento atua de maneira positiva ou negativa na validade, completeza, abrangência e atualidade dos documentos comprobatórios apresentados.

Quadro 28: Ocorrência que influenciam a validade, completeza, abrangência e atualidade dos documentos comprobatórios apresentados

Atributo Ocorrências Atuação

V al id ad e

Registro das ações de extensão realizadas pelo projeto nos sistemas integrados de gestão da UFRN (C1, C2 e RF19).

Produção de evidências documentais variadas que atestem a consecução dos resultados programados para o projeto (C1, RF1, RF19, RF40 e RF41). Indicação precisa dos produtos pertinentes a determinado projeto, e apresentação clara das interseções ocorridas na execução de atividades que envolvem mais de um projeto acadêmico (C1, C2, C9, F1 e RF29).

Geração, registro e organização de produtos e serviços em consonância com as metas e resultados propostos no projeto acadêmico (C10, C11, RF21 e RF24).

Revisão por parte da coordenação, das informações e documentos a serem enviados ao fiscal do projeto (C10 e C2).

Formulação de metas não mensuráveis e de resultados acadêmicos mal dimensionados (C6, C11, F1, F2, RF1, RF11, RF39 e RF40).

Preenchimento do Relatório de Execução Físico-Financeira (REFF) por parte dos coordenadores sem consulta aos relatórios de fiscalização já consolidados (C2, RF11 e RF26).

Ausência de atualização no SIPAC de eventuais mudanças no cronograma de execução ou nos resultados acadêmicos esperados (F2).

Uso de editores de texto para elaboração dos relatórios de fiscalização (F2). Identificação equivocada dos diretórios eletrônicos (pastas) e dos documentos comprobatórios apresentados ao fiscal (C6, RF11, RF15, RF16 e RF28). Inconsistência entre as informações inseridas no relatório de fiscalização e os documentos comprobatórios apresentados ao fiscal (RF11, RF20, RF24, RF28, RF30, RF32, RF35, RF37, RF39, RF42, RF50 e RF51). C om p le te

za Acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas pelos membros do projeto (C1 e C2). Ausência de parecer financeiro para o período abrangido pela fiscalização (RF29 e RF38).

Ausência de registro de um ou mais resultado auferido por meio do projeto (F2, C1, RF13, RF19 e RF51). A br an gê nc ia

Junção de dados e informações não estruturadas, e de diferentes fontes e formatos em um único documento (C1, RF1, RF8, RF9, RF14, RF16, RF17, RF47, RF50 e RF54).

Adição de notas explicativas, por parte dos coordenadores e fiscais, ao longo do retório de fiscalização (C1, C9, RF7, RF9, RF13, RF14, RF15, RF17, RF18, RF19, RF41, RF47, RF 50, RF53 e RF54).

Utilização de modelos documentais para registro dos produtos e serviços desenvolvidos pelo projeto (F1, C1, C2, C9, C10, C11, C13, C14, RF4, RF19 e RF34).

Elaboração incompleta de evidências documentais que atestem a consecução de produtos e serviços desenvolvidos pelo projeto (C1, C8, RF2, RF3, RF4, RF6, RF8, RF 11, RF15, RF18, RF19, RF20, RF24, RF25, RF28, RF30, RF33, RF34, RF35, RF33, Rf43, RF46 e RF51).

Ausência de manifestação por parte da coordenação acerca de dificuldades e problemas enfrentados durante o desenvolvimento do projeto (RF7, RF11, RF21, RF22, RF26, RF30, RF33, RF34, RF38, RF42, RF43, RF48 e RF51). Envio ao fiscal de grande volume de dados acerca de um mesmo resultado alcançado (F2). A tu al id ad e

Envio de documentos comprobatórios apenas dos resultados concebidos ou finalizados no período de abrangência da fiscalização (RF10 e RF43).

Informes pontuais da coordenação do projeto acerca dos produtos e serviços ainda em desenvolvimento (RF29).

Coleta de dados e informações em tempo real (C4, C10, C13 e 14).

Sites e repositórios do projeto desatualizados quanto às informações relativas à sua execução físico-acadêmica (RF54).

Preenchimento do relatório de fiscalização somente a cada semestre (C2). Fonte: Elaborado pelo autor (2020).

O quadro evidencia que a algumas ocorrências relacionadas à validade, completeza, abrangência e atualidade das informações também estão ligadas ao desempenho do fluxo informacional do processo. Assim, a formulação de metas e resultados mensuráveis, a classificação, organização e disponibilização dos produtos e serviços por meta e/ou resultado acadêmico correspondente e sua correta identificação, a produção e coleta constante de documentos comprobatórios, e a utilização de modelos documentais, apresentaram-se como ocorrências capazes de influenciar positivamente tanto a velocidade de resposta como a qualidade dos documentos comprobatórios enviados ao fiscal.

Por outro lado, a ausência de um sistema eletrônico de informação centralizado para coleta, armazenamento, tratamento, uso e distribuição de informações e documentos inerentes aos resultados físico-acadêmicos dos projetos, acarreta atividades manuais e repetitivas que não agregam valor ao processo, são suscetíveis a erros e demandam retrabalhos das coordenações dos projetos e dos fiscais da PROPLAN.

Ademais, observou-se que a abrangência e a atualidade estão fortemente ligadas à validade das informações, pois quando os documentos comprobatórios são constituídos por uma variedade de dados e informações correspondentes a um determinado período temporal e notas explicativas são adicionadas ao longo do relatório de fiscalização, formar-se um conjunto robusto de evidências que fornece o registro fiel ao fato que representam.

No campo das propriedades contingenciais ou práticas da informação, representado por elementos menos tangíveis, o valor percebido, segundo Paim, Nehmy e Guimarães (1996), refere-se à compreensão do sujeito a respeito do valor da informação, estando ligado ao significado subjetivo atribuído à informação. Assim, a imagem que as ações de monitoramento possuem junto aos coordenadores dos projetos, quanto ao valor que podem agregar à execução do objeto, exerce forte influência sobre a importância atribuída às informações e documentos gerados durante esta atividade. Comumente, tal atribuição de valor reflete-se nas seguintes ocorrências:

 Atendimento (ou não) das recomendações do fiscal direcionadas à repactuação de metas e resultados acadêmicos não mensuráveis, e ao aprimoramento da produção, organização e compartilhamento das informações e documentos inerentes à execução físico-acadêmica dos projetos (RF13, RF24 e RF47).

 Elaboração (ou não) de notas explicativas acerca dos resultados alcançados, dificuldades e problemas enfrentados durante o desenvolvimento do projeto (C1, C9, RF7, RF9, RF11, RF13, RF14, RF15, RF17, RF18, RF19, RF21, RF22, RF26, RF30, RF33, RF34, RF38, RF41, RF47, RF42, RF43, RF48, RF 50, RF51, RF53 e RF54).

Destarte, caso a coordenação enxergue a atividade de prestar contas apenas como algo meramente burocrático, incapaz de agregar valor à execução do projeto, ocorrências que prejudicam o curso das informações e a qualidade dos documentos serão mais frequentes. Em oposição, quando a coordenação observa na fiscalização aspectos capazes de contribuir para consecução do objeto, ocorrências que favorecem o fluxo informacional e a qualidade dos documentos comprobatórios serão mais constantes.

Logo, diferentes dos atributos anteriores, infere-se que o valor percebido atua como fomento para futuras ocorrências que poderão interferir na qualidade dos documentos comprobatórios disponibilizados pela coordenação, não recebendo delas influência sobre seu desempenho.

Por sua vez, a eficácia reflete o uso da informação, pois para os autores a informação para ser eficaz precisa contribuir com o processo decisório dos gestores, entregando assim, resultados positivos à organização. Como já demonstrado, as informações geradas a cada fiscalização visam contribuir para a tomada de decisão dos agentes que atuam de forma direta ou indireta no monitoramento dos projetos acadêmicos.

Do ponto de vista dos fiscais, as ocorrências que influenciam a eficácia dos documentos comprobatórios disponibilizados pela coordenação estão fortemente atreladas à maneira como eles são organizados, identificados e conectados às informações inseridas no relatório de fiscalização, como atestam as seguintes considerações positivas:

 Parabenizando, por último, a forma organizada, atenciosa e diligente da coordenação em atender a esta fiscalização, deixa-se a recomendação de que mantenha essa prática exemplar (RF6).

 Informamos que a sua coordenação disponibilizou os documentos comprobatórios que balizam o parecer do fiscal de forma organizada, fato que facilitou sobremaneira a ligação entre as informações dispostas neste relatório e os documentos disponibilizados (RF44).

E negativas:

 Em relação à apresentação e envio, ao fiscal, dos produtos gerados pelo projeto, recomendamos que a coordenação individualize-os, de forma que cada documento represente um resultado, ou um conjunto de resultados da mesma natureza. A organização pode ter como base uma estrutura de árvore (RF18).  O avanço apresentado neste período, em um primeiro momento, não é

perceptível, embora explicado como ocorreu pela coordenação do projeto. Dessa forma, recomendamos que nas próximas fiscalizações, tal evolução seja demonstrada de forma mais clara, visto que o objetivo da prestação de contas técnica é demonstrar materialmente o progresso do projeto, mesmo a pessoas alheias à área (RF27).

Já para os coordenadores, as ocorrências que interferem na eficácia dos documentos produzidos, e em particular dos relatórios de fiscalização, estão conectadas principalmente à repactuação de metas e resultados acadêmicos não mensuráveis, à leitura do desempenho atualizado do projeto e à elaboração do planejamento para os períodos subsequentes, que normalmente tem como parâmetro o citado desempenho físico-acadêmico, aferido pela fiscalização no período anterior, como demonstram as falas a seguir:

Então a gente aprendeu muito durante este processo fazendo isso, tendo a resposta desse acompanhamento, do que a gente precisava fazer pra que a gente não tivesse

nenhum problema depois (C2). A recomendação do fiscal tava lá e eu vi. E aí eu tentei nos próximos (relatório de fiscalização) modificar, inclusive pedindo um aditivo, ajeitando todo o projeto, colocando as metas de uma forma que fosse mais fácil de fazer a fiscalização, pra aprimorar os próximos relatórios e para aprimorar também a gestão do projeto (C11).A gente usa ele (relatório de fiscalização) para redefinir metas, objetivos, usa como indicadores da própria equipe, daquilo que a gente pode aperfeiçoar, melhorar (C14).

Por fim, a redundância retrata o último elemento deste campo. Paim, Nehmy e Guimarães (1996), argumentam que a repetição de dados e informações para um determinado usuário pode ser desnecessária, enquanto para outro, essencial. Desse modo, deve-se buscar o equilíbrio entre as informações que precisam ser reforçadas e aquelas que se repetidas podem comprometer a qualidade documental.

Considerando que as ações de monitoramento abrangem um período de tempo pré- determinado e são cumulativas, os documentos comprobatórios apresentados necessariamente devem corresponder a este período. Assim, as ocorrências relevantes inerentes à redundância das informações estão relacionadas ao envio de comprovações já disponibilizadas em fiscalizações anteriores, e à presença de notas explicativas ao longo do relatório de fiscalização, produzidas por coordenadores e fiscais.

Quando ocorre, o envio de comprovações já disponibilizadas pode induzir o fiscal a considerar a consecução de um mesmo resultado em diferentes ocasiões, provocando erro na soma dos produtos e serviços efetivamente realizados pelo projeto, como esclarece a recomendação a seguir:

Para os resultados alcançados pelo projeto, recomendamos que nas próximas fiscalizações a coordenação atenha-se aos resultados informados anteriormente, de modo a não mencionar novamente sua realização, posto que as ações de monitoramento são cumulativas e buscam retratar a evolução do projeto ocorrida em um determinado período temporal. Para isso, é fundamental que antes de preencher o relatório de fiscalização atual, a coordenação analise minuciosamente os relatórios de fiscalização anteriores, pois dessa forma terá condições de selecionar os produtos que realmente foram alcançados dentro do período analisado pela fiscalização (RF51).

Destaca-se que para produtos ou serviços cujo desenvolvimento abarcou mais de um período, o mesmo deverá ser apresentado apenas por ocasião de sua conclusão, sendo realizados, ao longo das fiscalizações parciais, os devidos apontamentos pela coordenação do projeto. Entretanto, nem sempre tais esclarecimentos são fornecidos, levando os fiscais a tecerem recomendações nesse sentido: “Recomendamos nas próximas fiscalizações utilizar o espaço destinado às notas explicativas no quadro 8.1, que se refere à meta pactuada, detalhando seu cumprimento ou estado atual” (RF26).

Como visto, as ocorrências relacionadas às notas explicativas, também estão ligadas ao atributo da abrangência das informações, pois se confeccionadas contribuem para o entendimento do fiscal acerca do desenvolvimento dos produtos ainda não finalizados, ao mesmo tempo em que proporcionam um espaço valioso para que a coordenação do projeto discorra sobre avanços, dificuldades e medidas tomadas durante o período de abrangência da fiscalização, complementando os dados numéricos com informações qualitativas.

Ao final desta seção e diante do exposto ao longo deste capítulo, constata-se que os dados relativos ao primeiro e ao segundo objetivos específicos da pesquisa foram minuciosamente analisados e discutidos. Desse modo, o diagnóstico informacional do processo foi apresentado, possibilitando as seguintes constatações:

1. A proposição dos objetivos, metas e resultados acadêmicos a serem alcançados pelo projeto (no processo de gestão da informação, entendida como identificação de necessidades e requisitos de informação) interfere diretamente na produção, coleta, organização, compartilhamento e uso das informações e documentos de cada fiscalização;

2. As etapas de coleta e distribuição estão conectadas e abrangem a maior parte dos fluxos informacionais do processo, influenciando o ritmo de transmissão das informações;

3. A etapa de classificação e armazenamento também influencia o fluxo das informações e a de tratamento pode interferir na qualidade dos documentos comprobatórios apresentados;

4. O uso das informações e documentos gerados pelo processo auxilia a tomada de decisão de coordenadores, fiscais e dirigentes dos níveis tático e estratégico da UFRN;

5. Os atores do processo desconhecem os parâmetros legais de guarda e destinação dos documentos gerados ou apresentados em cada ação de monitoramento;

6. As principais barreiras ao fluxo de informações estão associadas a ocorrências que envolvem os atores e as fontes de informação do processo;

7. Existem necessidades informacionais anteriores ao início das fiscalizações, decorrentes de algumas lacunas de conhecimento;

8. A velocidade do fluxo informacional das ações de monitoramento depende em grande medida da diligência por parte da coordenação do projeto;

9. Algumas ocorrências relacionadas à validade, completeza, abrangência e atualidade das informações também influenciam no desempenho do fluxo informacional do processo;

10. A ausência de um sistema eletrônico de informação centralizado para produção, coleta, armazenamento, uso, distribuição e destinação de informações e documentos acarreta atividades manuais e repetitivas que não agregam valor às fiscalizações;

11. A imagem que as ações de monitoramento possuem, junto aos coordenadores dos projetos, exerce forte influência sobre a importância atribuída às informações e documentos gerados durante esta atividade;

12. A redundância de informações e documentos, se excessiva, pode induzir a erros na análise realizada pelo fiscal.

Tais achados evidenciam a necessidade de melhorias capazes de mitigar práticas e ocorrências informacionais que prejudicam a eficiência e a eficácia das ações de monitoramento, e ao mesmo tempo impulsione comportamentos e eventos que colaborem com a velocidade de resposta e qualidade dos documentos produzidos.

Nessa perspectiva, a oferta de uma mistura equilibrada de produtos e serviços informacionais pode contribuir para este fim, visto que segundo Choo (2003) eles proporcionam o atendimento das necessidades informacionais dos colaboradores, além de produzirem ações que resolvem problemas, passando de simples repostas para soluções significativas.

Destarte, o próximo capítulo expõe a proposta de intervenção formulada por esta pesquisa. Proposta que sugere significativas alterações na execução das atividades inerentes às etapas do processo de gestão da informação aplicado às fiscalizações, sustentadas operacionalmente por produtos e serviços informacionais criados/aprimorados para o procedimento investigado.