Tendo em vista os objetivos estipulados para o presente estudo, foi possível, a partir da combinação do estudo de caso em uma agência digital, com a teoria a respeito das áreas de conhecimento em gestão de projetos, detectar as necessidades de estrutura e boas práticas de gestão que fundamentam uma posterior escolha de ferramentas pela empresa em questão. Desta maneira, foi possível atingir a finalidade global do estudo, consistindo na identificação das necessidades da gestão de projetos em uma agência digital analisando as áreas de conhecimento apresentadas no Guia PMBOK® (PMI, 2004).
Como primeiro objetivo específico do trabalho, foram identificadas boas práticas quanto às estruturas de gestão de projetos no Guia PMBOK® (PMI, 2004) e em literatura complementar. Os resultados da revisão bibliográfica foram classificados nas dez áreas de gerenciamento; da integração, do escopo, do tempo, dos custos, da qualidade, dos recursos humanos, das comunicações, dos riscos, das aquisições, e das partes interessadas dos projetos.
Baseado no Quadro 2 (Principais problemas identificados por área de conhecimento do Guia PMBOK®), apresentado na Seção 2.2.1, das dez áreas de conhecimento da gestão de projetos acima, as áreas de gerenciamento do escopo, do tempo, dos custos, das comunicações e dos
recursos humanos apresentaram maior índice de citação nas pesquisas consultadas na revisão bibliográfica e foram, portanto, analisados com maior atenção.
Conforme o segundo objetivo específico, os conhecimentos obtidos a partir da revisão bibliográfica, foram levados a um estudo de caso prático em uma agência digital desenvolvedora de lojas do comércio eletrônico e serviços relacionados, e, por meio da realização de entrevistas, observações e análises documentais, foi revisada a estrutura de gestão de projetos existente na empresa objeto de pesquisa.
Em seguida, e de acordo com o terceiro objetivo específico do presente estudo, os dados levantados foram analisados dentro das dez áreas de conhecimento em gestão de projetos fundamentados na Seção 2 e levantadas as necessidades específicas da gestão de projetos dentro de cada uma destas áreas.
Os principais desafios citados pelos colaboradores são comunicação, tempo, registro de informações e custos dos projetos. Durante todo o período de pesquisa observou-se que, embora as boas práticas em gestão de projetos e as deficiências de estruturas e ferramentas no setor sejam conhecidas, uma atualização das mesmas é despriorizada pela falta de um levantamento explícito das necessidades justificando um investimento na otimização do setor.
O presente estudo propõe sanar esta deficiência e portanto, os resultados obtidos do estudo de caso foram traduzidos em requisitos à estrutura e boas práticas de gestão.
Visando uma maior validação destes requisitos, e objetivando uma comparação entre a teoria e a prática, foi realizado, na Seção 5, um cotejamento sistemático entre os resultados da pesquisa e as contribuições referentes de autores da fundamentação teórica. Desta forma foi atingido o último objetivo específico consistente do confronto dos requisitos identificados na prática, com a literatura revisada.
As recomendações resultantes desta pesquisa, e a respeito da estrutura de gestão de projetos na agência, são, de forma resumida:
● Padronizar as ferramentas utilizadas para a gestão dos diferentes projetos, mantendo, no entanto, flexibilidade para customização de etapas e atividades, assim como seus tempos projetados;
● Considerar os requisitos identificados para as ferramentas escolhidas, sendo estes a integração entre as diferentes áreas de planejamento e controle, a visibilidade para todos os envolvidos e a fácil atualização;
● Incluir, nos cronogramas e demais ferramentas de gestão do tempo e escopo utilizados, não somente as tarefas internas, mas também as responsabilidades do cliente, e auxiliar no controle das mesmas, uma vez que atrasos podem impactar o projeto como um todo; ● Otimizar a ferramenta atual de visualização de todos os projetos em conjunto (Painel),
automatizando a mesma conforme possível ou escolhendo uma alternativa que evite atualizações muito manuais;
● Avaliar a possibilidade de contratação de recurso de atendimento ao cliente, treinar alguém interno ou redistribuir tarefas micro, possibilitando uma atuação mais estratégica do gestor de projetos, uma vez que a estrutura de gestão deve acompanhar o crescimento em projetos no setor;
● Instituir o registro dos tempos de atividades relacionadas ao desenvolvimento dos projetos, utilizar para tal fim ferramentas inteligentes que evitem um custo (temporal) elevado desta informação;
● Manter um alinhamento constante entre os setores comercial e de projetos onde são trocadas informações sobre recursos, custos, tempos e necessidades e desejos de clientes; ● Valorizar os momentos de alinhamento com o cliente, como kickoff do projeto,
apresentação de Layout e Homologação, e garantir um registro, assim como um repasse confiável das informações levantadas à equipe interna;
● Incentivar momentos e locais de registros da comunicação e troca de conhecimentos entre os diferentes membros da equipe;
● Instituir uma ferramenta que possibilite o planejamento flexível da (re-)alocação de recursos facilitando assim a gestão das pautas da equipe de projetos e a previsão dos prazos de entrega;
● Fomentar insumos (registros), ferramentas e costumes de mensuração dos resultados e aprendizados dos projetos.
Analisando estas recomendações, especificadas nos Requisitos 1A - 8A, apresentados nos Quadros 7 e 8, em conjunto, é possível afirmar que, por mais que possuam origem empírica, a grande maioria destas necessidades de GP identificadas pode ser embasada por meio de fontes da literatura científica e pesquisa de mercado. Isto também vale, quando realizada uma análise ao contrário; a situação encontrada na agência digital objeto do estudo de caso realizado, valida muitas das recomendações feitas na literatura revisada. O que muda ocasionalmente é o foco em exigências específicas à estrutura de GP e a intensidade com a qual certas necessidades são percebidas em determinado momento - aspectos que dependem de diversos fatores como maturidade em gestão de projetos, tamanho do setor, características dos projetos, entre muitos outros, e podem ser analisados e correlacionados em futuros estudos.
Desta forma, as recomendações explicitadas nos requisitos apresentados podem servir como base para orientar uma posterior escolha de ferramentas e mapeamento de processos e estruturas de GP na agência estudada.
Futuramente seria interessante, para poder realizar constatações conclusivas a respeito dos requisitos aqui levantados, acompanhar e validar os resultados das análises na prática.
Também é recomendável, visando uma generalização das recomendações para sua aplicação em outras agências digitais ou empresas de base tecnológica, que, no contexto de pesquisas de natureza mais ampla, seja realizado uma verificação dos mesmos objetivos do presente estudo em uma amostra de outras empresas, possibilitando, assim, um tratamento quantitativo e mais representativo para a população.
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