NECESSIDADES DA ESTRUTURA DE GESTÃO DE PROJETOS NA EMPRESA ESTUDADA

Foram, a partir das análises realizadas nas seções anteriores, identificados 24 requisitos a respeito das necessidades de uma estrutura de gestão de projetos na empresa objeto do presente estudo de caso. Estes requisitos estão relembrados, em ordem de ocorrência nas análises, e de acordo com as áreas de conhecimento em gestão de projetos do Guia PMBOK® (PMI, 2004)

referentes, no Quadro 7. Estão listados também os requisitos elaborados a partir de uma análise do setor de projetos em geral, em alguns casos isolados da área de conhecimento referente.

Quadro 7 - Lista de requisitos elaborados a partir das análises e de acordo com as áreas de conhecimento em gestão de projetos

Área(s) de conhecimento

do PMBOK® referente(s) Requisito Descrição Gestão de Projetos em

Geral 1A

É positivo possuir uma área específica de projetos, com equipe dedicada.

Gestão de Projetos em

Geral, Recursos Humanos 1B

Na agência, a equipe de projetos deve ser composta por pessoas mais experientes do que a dos setores de suporte e evolução.

Gestão de Projetos em

Geral, Tempo, Riscos 1C

A estrutura de gestão de projetos precisa prever o apoio consultivo às tarefas do cliente.

Gestão de Projetos em

Geral 1D

Recomenda-se o uso de uma estrutura de gestão padronizada que possa sustentar as atividades gerenciais e que evite a necessidade de reconstrução dos instrumentos de gestão a cada projeto.

Gestão de Projetos em

Geral 1E

É importante que a estrutura para a gestão dos projetos na agência ofereça um certo grau de flexibilidade ao ponto de considerar as variações pequenas em principalmente escopo, tempo e

características do cliente.

Gestão de Projetos em

Geral, Partes Interessadas 1F

Os registros do andamento do projeto precisam estar visíveis aos interessados a qualquer momento, portanto a ferramenta escolhida para o acompanhamento precisa ser acessível a todos sem necessitar de reportes adicionais do lado da gestão de projetos.

Gestão de Projetos em

Geral 1G

Atividades micro devem ser realizadas por liderados e somente distribuídos e controlados pela gerência, para possibilitar uma gestão macro da mesma. Assim, a estrutura de GP deve auxiliar em uma comunicação eficiente tanto interna quanto com os clientes para evitar desgaste da gestão em atividades de pouco impacto estratégico. Isto pode significar a contratação de assistentes ou funcionários de atendimento ao cliente.

Gestão de Projetos em

Geral, Escopo 1H

As etapas de alinhamento dos interesses do cliente, o kickoff do projeto e a apresentação de um Layout em prototipagem, necessitam de uma atenção especial e a estrutura de projetos deve apoiar o registro dos resultados destes alinhamentos.

Gestão de Projetos em

Geral 1I

Os principais desafios citados pelos colaboradores são comunicação, tempo, registro de informações e custos dos projetos.

Integração, Tempo, Partes

Interessadas 2A

Para a gestão dos projetos são necessários cronogramas de fácil visualização e atualização por todas as partes interessadas. Precisa ser de clara compreensão a etapa atual, seu prazo e as próximas etapas. Adicionalmente, uma visualização de todos os projetos em conjunto facilita a comunicação interna, assim como um

Integridade 2B

Requisito para o controle integrado da tripla restrição (escopo, tempo e custos) é ter o suficiente de conhecimento a respeito de cada um destes fatores. Para tal, as ferramentas de gestão utilizadas devem facilitar o registro, acompanhamento e a interligação do escopo, tempo e dos custos acordados e reais do projeto. Um conhecimento destas variáveis a nível de atividade e funcionalidade favorece este alinhamento.

Escopo, Partes

Interessadas 3A

É fundamental para o sucesso dos projetos um alinhamento

constante entre os setores comercial e de projetos onde são trocadas informações sobre recursos, custos, tempos e necessidades e desejos de clientes.

Escopo, Partes

Interessadas 3B

Como complemento do Requisito 1H, é ainda importante que a estrutura de gestão de projetos facilite o repasse das informações coletadas no momento de kickoff com o cliente à equipe interna.

Escopo 3C

O alinhamento de escopo interno deve ocorrer de tal maneira que evite alocação de recursos para o desenvolvimento de atividades ou entregáveis que não são do interesse do projeto.

Tempo 4A

As ferramentas de gestão utilizadas, e as comunicações internas devem auxiliar a evitar o atraso nas entregas sinalizando os diferentes prazos de maneira clara e em tempo hábil para todos os interessados.

Tempo, Recursos Humanos, Partes

Interessadas

4B

É importante que seja criado uma rotina de atualização das ferramentas de gestão dos prazos e tempos do projeto, como cronogramas e pautas, e que todo o uso seja acompanhado de reuniões frequentes entre o gestor e a equipe.

Custos 5A

A estrutura de gestão para os projetos da agência precisa oferecer locais para o registro eficiente e eficaz dos tempos gastos para cada atividade possibilitando assim a melhor mensuração dos custos do projeto.

Qualidade 6A

Uma estrutura baseada na transparência para com todos os lados, e um registro completo de todos os pontos alinhados com o cliente são importante fator para a satisfação do mesmo.

Qualidade 6B A estrutura deve contemplar a elaboração, mensuração e o

acompanhamento de indicadores da qualidade dos projetos.

Qualidade, Comunicações,

Partes Interessadas 6C

É importante que haja momentos de validações parciais das entregas do projeto para diminuir os esforços com retrabalho e garantir a satisfação do cliente. Neste contexto, os acordos tomados devem ser devidamente registrados.

Recursos Humanos 7A

A estrutura de gestão deve acompanhar o crescimento em projetos no setor, ou o aumento na quantidade de pessoas e funções a gerenciar.

Recursos Humanos 7B

A compatibilidade social na estrutura do setor de projetos, impacta positivamente os resultados do mesmo e deve ser considerada na composição dos recursos humanos.

Recursos Humanos 7C

Estruturas flexíveis que possibilitam o planejamento da (re- )alocação de recursos facilitam a gestão das pautas da equipe de projetos e assim a previsão dos prazos de entrega.

Comunicações 8A

É importante que além das ferramentas de comunicações do dia a dia existam as de registro e acompanhamento de boas práticas, aprendizados e sugestões. Estes aspectos devem ser pautados frequentemente nas reuniões de equipe sugeridas no Requisito 4B.

Fonte: Elaborado pela autora.

Os Requisitos 1A a 8A serão, na Seção 5, relacionados aos conhecimentos obtidos na revisão bibliográfica para possibilitar uma validação de acordo com os procedimentos metodológicos propostos e garantindo, assim, uma abordagem de valor científico.