Estruturar um cargo significa identificá-lo, traçar seus limites em termos de suas atribuições e responsabilidades, para efeito de defini-lo, elaborar sua descrição, fazer sua especificação e, por fim, fazer sua avaliação. Tais atividades, veremos em detalhes a seguir.
Definição de Cargos
Para se definir um cargo, isto é, determinar suas atribuições, verificar suas responsabilidades, estabelecer seus limites em relação a outros cargos, é necessário proceder à sua análise, o que comumente se faz com a utilização de um dos seguintes métodos ou de uma combinação deles:
a) Observação direta: feita diretamente pelo especialista em Gestão de Pessoas, mediante acompanhamento do trabalho de um ou de vários ocupantes de cargos que executam tarefas iguais ou semelhantes.
b) Questionário: elaborado pelo especialista, com a colaboração dos gerentes de área ou não, que deve ser respondido por todos os servidores ou empregados. Os questionários podem ser formulados por atividades, nível de escolaridade requerido pelo trabalho ou outros critérios. O importante é que contenham perguntas ou questões diretamente relacionadas ao que se deseja obter para definir os cargos.
c) Chek-list: como o próprio nome indica, consiste numa lista de atribuições e responsabilidades, organizada pelo especialista, na qual o empregado assinala as que ele desempenha e assume no seu trabalho.
d) Entrevista: deve ser efetuada pelo especialista, mediante um roteiro previamente determinado.
Os quatro métodos apresentam vantagens e desvantagens. A observação direta, por exemplo, permite ao observador o conhecimento imediato de detalhes e nuances do trabalho, que não podem ser apreciados através das respostas a um questionário. Mas, por outro lado, é um método demorado e custoso, o que pode se refletir sobre o trabalho do especialista.
O questionário tem a seu favor a rapidez, desde que as chefias colaborem nesse sentido. A desvantagem principal do método consiste na possível subjetividade dos respondentes, agravada pelo desconhecimento da linguagem adequada para gerar descrições de cargos consistentes e apropriadas.
O check-list pode ser um bom método para aplicação em ocupações que, praticamente, são iguais nas atividades a que se vinculam, independente das organizações. Exemplo disto é o ferramenteiro, o torneiro-mecânico e outras profissões definidas pelos órgãos nacionais e internacionais das ocupações. Sua aplicação em contexto adequado geralmente dá bons resultados.
Finalmente, a entrevista tem sua principal vantagem no contato pessoa a pessoa, durante o qual o entrevistador pode não só obter respostas sobre o trabalho, mas observar outras reações do entrevistado, que não se expressam em palavras. As desvantagens são semelhantes às apontadas na observação direta.
Gestão de Pessoas no Setor Público
Para conhecimento mais detalhado sobre os métodos de análise de dados para estruturação de cargos, incluindo modelos de questionário e de entrevista, consultar o livro:
PONTES, Benedito Rodrigues. Administração de Cargos e Salários - carreira e remuneração.15. ed. São Paulo: LTR, 2011.
P.: 51-76.
Descrição de Cargos
A descrição de um cargo consiste em definir, por escrito, suas atribuições e responsabilidades.
Quando a organização utiliza o modelo da gestão estratégica de pessoas, define-se, na descrição, a missão do cargo.
Antes do surgimento e da adoção do modelo estratégico, as descrições de cargos eram bastante minuciosas, elaboradas em termos de um número infindável de tarefas, o que as tornavam excessivamente longas. Hoje, as descrições contêm somente as atividades essenciais e críticas que são próprias do cargo e caracterizam seu conteúdo.
Especificação de Cargos
O terceiro componente da estruturação do cargo, propriamente dito, é a sua especificação, a qual consiste em determinar o que é necessário se exigir do ocupante para desempenhar a função a contento, em termos de conhecimentos, escolaridade, determinadas habilidades, e habilitação profissional, quando se trata de profissão legalmente regulamentada, como técnico de enfermagem, administrador etc.
Na Gestão de Pessoas com foco em competências, se mantém a especificação apenas para indicação do nível de escolaridade e registro da habilitação profissional. Habilidades, aptidões e conhecimentos não vinculados ao
nível de escolaridades são objeto de um perfil de competências requeridas para o desempenho eficaz do cargo.
Nada impede que os cargos de uma Organização sejam estruturados mediante o uso das duas sistemáticas, desde que essa opção seja a mais adequada à situação. Caberá sempre ao especialista e aos gerentes de Gestão de Pessoas, decidirem qual a melhor alternativa para a Organização e para os servidores/empregados.
Antes de passarmos à parte de avaliação de cargos, apresentamos exemplos de descrições de cargos (amplo e específico). O exemplo de um perfil de competências será dado quando tratarmos de carreira.
EXEMPLOS DE DESCRIÇÕES DE TRÊS CARGOS AMPLOS a) Cargo de carreira de nível superior
Cargo: Analista de Suporte à Gestão
Missão: Contribuir com trabalhos de nível superior para o desempenho do suporte administrativo às atividades da Organização, atuando de forma interdependente nas áreas de: planejamento, acompanhamento e controle, orçamento e finanças, recursos humanos, informática, informação e documentação.
Atribuições:
1. Atendimento aos clientes internos e externos, disponibilizando informações e/ou orientações quanto a assuntos relacionados à área de conhecimento;
2. Elaboração, acompanhamento, fiscalização e controle de projetos administrativos inerentes às atividades gerais da Organização;
3. Execução de atividades de projetos, controles, estatísticas, relatórios, pareceres e análises quantitativas e qualitativas na sua área de conhecimento;
4. Elaboração de projetos, análises, pareceres e estatísticas na área de suporte administrativo;
5. Analisar dados, de forma a produzir informações para a melhoria de processos e o suporte às decisões gerenciais;
6. Assessoramento, elaboração e análise de processos, pareceres, normas e procedimentos administrativos em sua área de conhecimento;
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7. Elaborar relatórios, demonstrativos, gráficos, planilhas, pareceres e outros documentos técnicos de sua área de atividade;
8. Assessoramento às distintas áreas administrativas na execução de ações, assegurando uma abordagem integrada e estratégica da Organização e sua eficácia no desempenho de suas atividades;
9. Executar outras atividades inerentes ao cargo.
b) Cargo de carreira de nível médio Cargo: Técnico de Suporte à Gestão
Missão do Cargo: Contribuir para a qualidade dos processos e procedimentos de trabalho pertinentes à sua área de atuação, por meio do controle de atividades, dados e documentos, visando garantir o cumprimento de prazos e a fidedignidade e confiabilidade das informações.
Atribuições essenciais do cargo:
1. Prestar suporte e acompanhar as atualizações e alterações referentes aos processos e procedimentos relativos à sua área de atuação, orientando serviços e equipes auxiliares necessárias ao desenvolvimento das tarefas em seu campo de trabalho.
2. Identificar e solicitar recursos materiais, documentos, ferramentas e/
ou equipamentos essenciais à execução adequada dos processos de trabalho da sua área de atuação, visando contribuir para as devidas ações de melhoria.
3. Receber, conferir e arquivar documentos, informações, dados e materiais sob sua responsabilidade.
4. Prestar suporte a clientes e fornecedores internos e/ou externos, zelando pela prevenção e correção de situações de não conformidade em seu âmbito de atuação, com base em orientações técnicas e nas normas e procedimentos vigentes.
5. Atualizar e monitorar os sistemas e a movimentação de documentos e relatórios técnicos contendo dados e informações pertinentes à sua área de atuação.
6. Apresentar relatórios técnicos contendo dados e informações coletados, a fim de subsidiar ações futuras para o constante desenvolvimento do Instituto.
7. Enviar, receber e/ou arquivar documentos e materiais pertinentes à sua área de atuação.
8. Executar outras atividades inerentes ao cargo.
c) Cargo de nível fundamental
Cargo Auxiliar Ambiental
Grupo Carreira de nível fundamental
Objetivo:
Contribuir para o cumprimento da missão da Organização X, mediante a realização de trabalhos vincula-dos aos assuntos relativos às atividades de proteção, conservação e recuperação do ambiente.
Atribuições específicas:
Atuar, sob supervisão, em trabalhos auxiliares na manutenção em geral, nos serviços operacionais, nas tarefas de campo, no apoio operacional, no plantio, estercagem e cultivo de mudas, no apoio à defesa florestal e nos serviços de entrega, interna e externa, de documentos e objetos.
Formação: Nível Fundamental Incompleto
Fonte: As autoras.
Observem que as três descrições apresentam formatos diferentes e, isto não se deve ao fato de um cargo ser de nível superior, o outro de nível médio e o último de nível fundamental. O formato é uma escolha do profissional. O importante é que a descrição contenha os elementos identificadores do cargo.
Vejamos agora, os modelos de 3 cargos específicos, de nível superior, de nível médio e de nível fundamental:
Cargo: Contador
Descrição sintética: compreende os cargos que se destinam a planejar, coordenar e executar os trabalhos de análise, registro e perícias contábeis, estabelecendo princípios, normas e procedimen-tos, obedecendo às determinações de controle externo, para permitir a administração dos recursos patrimoniais e financeiros da Administração Municipal.
Requisitos para provimento:
Instrução - curso de nível superior em Ciências Contábeis e registro no respectivo conselho de classe.
Outros requisitos - conhecimentos básicos de informática em especial de editor de texto, planilhas eletrônicas e internet.
Recrutamento:
Externo - no mercado de trabalho, mediante concurso público.
Perspectiva de desenvolvimento funcional:
Progressão - para o padrão de vencimento imediatamente superior no cargo que ocupa.
Promoção - da classe I para a classe II.
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Atribuições típicas:
• planejar o sistema de registro e operações, atendendo às necessidades administrativas e legais, para possibilitar controle contábil e orçamentário;
• supervisionar os trabalhos de contabilização dos documentos, analisando-os e orientando o seu processamento, adequando-os ao plano de contas, para assegurar a correta apropriação contábil;
• analisar, conferir, elaborar e assinar balanços e demonstrativos de contas e empenhos, observan-do sua correta classificação e lançamento, verificanobservan-do a observan-documentação pertinente, para atender a exigências legais e formais de controle;
• controlar a execução orçamentária, analisando documentos, elaborando relatórios e demonstrati-vos;
• coordenar as atividades inerentes a execução orçamentária, registro e classificação de receitas e despesas, conforme plano de contas vigente;
• executar análises e deliberações referentes ao orçamento público, PPA, LDO e LOAS, bem como as atividades relacionadas ao controle e registro patrimonial;
• controlar a movimentação de recursos, fiscalizando o ingresso de receitas, cumprimento de obri-gações de pagamentos a terceiros, saldos em caixa e contas bancárias, para apoiar a administra-ção dos recursos financeiros da Administraadministra-ção Municipal;
• analisar aspectos financeiros, contábeis e orçamentários da execução de contratos, convênios, acordos e atos que geram direitos e obrigações, verificando a propriedade na aplicação de re-cursos repassados, analisando cláusulas contratuais, dando orientação aos executores, a fim de assegurar o cumprimento da legislação aplicável;
• analisar os atos de natureza orçamentária, financeira, contábil e patrimonial, verificando sua cor-reção, para determinar ou realizar auditorias e medidas de aperfeiçoamento de controle interno;
• planejar, programar, coordenar e realizar exames, perícias e auditagens, de rotina ou especiais, bem como orientar a organização de processos de tomadas de contas, emitindo certificado de auditoria, com a finalidade de atender a exigências legais;
• analisar e emitir parecer sobre a prestação de contas relativas a convênios de recursos repassa-dos a organizações atuantes nas áreas de assistência social, educação e saúde;
• auxiliar na sistematização e realização das prestações de contas relativas aos recursos recebidos e captados;
• orientar os servidores que o auxiliam na execução das tarefas típicas do cargo;
• executar outras atribuições afins.
Cargo: Secretário Escolar
Descrição sintética: desempenhar procedimentos de cunho administrativo nos estabelecimentos de ensino.
Requisito para provimento:
Instrução – Ensino Médio completo, acrescido de curso de curso de Secretário Escolar, realizado em instituição oficial.
Recrutamento:
Externo – no mercado de trabalho, mediante concurso público.
Perspectivas de desenvolvimento funcional:
Progressão - para o padrão de vencimento imediatamente superior no cargo que ocupa.
Promoção – da classe I para a classe II e da classe II para a classe III, observado o interstício de 3 (três) anos na classe em que se encontra.
Atribuições típicas:
• estabelecer as normas operacionais de seu setor, definindo as responsabilidades funcionais e submetendo-as à aprovação da direção;
• organizar, orientar e distribuir entre seus auxiliares, serviços de protocolo, escrituração, mecano-grafia, repromecano-grafia, arquivo e estatística escolar;
• cumprir e fazer cumprir as determinações legais e as ordens do diretor ou de quem o substitua;
• manter, sob sua guarda ou responsabilidade, o arquivo e o material de secretaria;
• manter atualizados os dados estatísticos necessários à pesquisa educacional;
• elaborar relatórios e instruir processos exigidos por órgãos da Administração Pública;
• manter e fazer manter atualizada a escrituração de livros, fichas e documentos relativos à vida da instituição, dos professores e à vida escolar dos alunos;
• redigir e fazer expedir toda a correspondência, submetendo-a à assinatura do diretor;
• atender aos profissionais de educação, em suas solicitações, dentro do prazo estabelecido;
• manter atualizada e ordenada toda legislação de ensino;
• assinar, juntamente com o diretor, os documentos referentes à vida escolar dos alunos e à vida profissional dos membros do Magistério;
• lavrar e subscrever todas as atas;
• rubricar todas as páginas dos livros de anotações escolares;
• promover incineração de documentos, de acordo com a legislação vigente;
• atender o público em geral, nas questões pertinentes a sua função;
• executar outras atribuições afins.
Cargo: Jardineiro
Descrição sintética: compreende os cargos que se destinam a preparar áreas e recipientes para plantio de sementes e mudas, executando tarefas relativas à sua reprodução.
Requisito para provimento:
Instrução - Ensino Fundamental.
Recrutamento:
Externo - no mercado de trabalho, mediante concurso público.
Perspectiva de desenvolvimento funcional:
Progressão - para o padrão de vencimento imediatamente superior no cargo que ocupa.
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Atribuições típicas:
• preparar as áreas para o plantio de cultivos diversos, procedendo à limpeza do terreno, bem como covear e abrir valas, observando as dimensões e características estabelecidas;
• proceder à limpeza de áreas cultivadas, tais como canteiros, jardins e viveiros, e fazer as podas necessárias;
• preparar recipientes para o plantio de sementes e mudas, coletando terriço em locais determi-nados, peneirando-o, retirando impurezas, adicionando material orgânico, adubos ou corretivos, colocando-os nos recipientes adequados;
• plantar sementes de plantas ornamentais, arbóreas ou frutíferas e hortaliças em sementeiras ou áreas preparadas, recobrindo-as com material adequado e regando-as para germinação;
• observar as instruções preestabelecidas quanto a alinhamento, balizamento e coroamento de mudas;
• auxiliar em experiências que visem a germinação e o melhoramento de espécies de vegetais;
• demarcar, sob supervisão, pomares, hortas e outros cultivos visando o espaçamento adequado a cada tipo de cultura;
• aplicar defensivos agrícolas, mediante orientação superior;
• distribuir sementes e mudas de plantas, procedendo ao registro de dados quanto à espécie, qualidade e destinação, bem como identificando o beneficiário, a fim de que possa ser feito o acompanhamento técnico da evolução do cultivo;
• operar motosserra para podar árvores, sob orientação e de acordo com instruções recebidas;
• operar equipamentos destinados à irrigação do solo, de acordo com instruções recebidas;
• zelar pelo material, equipamentos e ferramentas colocados sob sua guarda e solicitar, quando necessário, a aquisição ou manutenção dos mesmos;
• executar outras atribuições afins.
Atividade de Estudos:
1) Se você já trabalha, tome como exemplo, um cargo do qual conhece suas atribuições e responsabilidades e faça sua descrição, tomando por modelo um dos três exemplos apresentados neste capítulo. Se ainda não trabalha, tome, por exemplo, um cargo de professor ou de um estudante universitário, como você.
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Titulação dos Cargos
O uso de nomes genéricos, comum em cargos amplos, deve indicar áreas multifuncionais de conhecimento ou de atuação. Como exemplos, a área ambiental, que agrega profissionais de diferentes formações ou Analista e Especialista para indicar cargos com atuação para atividades-meio e finalísticas.
Em contrapartida, cargos específicos devem dar uma ideia imediata dá área específica de conhecimento por eles abrangida. Em ambos os casos é importante observar o respeito as profissões regulamentadas.
Avaliação de Cargos
A avaliação de cargos, que é efetuada depois que esses são estruturados, e consiste em determinar seu valor em relação a seu conteúdo, isto é, suas atribuições e responsabilidades; aos outros cargos da mesma Organização; e a cargos iguais ou semelhantes do mercado de trabalho.
a) Métodos de avaliação
Cinco são os métodos mais conhecidos de avaliar cargos:
• Escalonamento.
• Graus predeterminados.
• Avaliação por pontos.
• Avaliação por comparação de fatores.
• Curva de maturidade.
Os dois primeiros métodos são relativamente simples. No primeiro, três técnicos ou conhecedores dos cargos a serem avaliados fazem, separadamente, o ordenamento hierárquico dos mesmos, comparam as ordenações pessoais e chegam ao posicionamento final dos cargos em questão. Por sua simplicidade, o método tem aplicação restrita a pequenas empresas de cargos pouco diversificados.
O segundo método, de graus predeterminados, é semelhante ao de escalonamento, porém, no caso, os cargos são comparados com uma escala de graus previamente organizada. Cada grau tem uma descrição e exemplos de cargos representativos que nele se enquadram. Os cargos que servirão de parâmetro de comparação, em cada grau, são escolhidos com base na dificuldade e complexidade de suas atribuições e nas responsabilidades
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por eles envolvidas. O uso do método é mais adequado para organizações de grande porte, com grande contingente de cargos, como as organizações públicas.
Os métodos de comparação de fatores e o de pontos são quantitativos e utilizam medidas e procedimentos estatísticos na avaliação.
Para saber mais sobre métodos de avaliação de cargos recomenda-se a leitura dos Capítulos 8 e 9 do livro:
PONTES, Benedito Rodrigues, Administração de Cargos e Salários: carreiras e remuneração. 15. ed. São Paulo: LTR, 2011.
Quanto à curva de maturidade, também chamada curva de carreira, parte da premissa de que as pessoas se desenvolvem como profissionais de uma área pelo tempo de experiência. “O pressuposto do método é que, a cada ano que passa, o indivíduo cresce como resultado da experiência acumulada e, portanto, o seu vencimento também deve aumentar” (PONTES, 2011, p. 226).
Modelagem da Estruturação das Carreiras
A carreira é uma categoria de suma importância na modelagem de um sistema de cargos, carreiras e salários conforme se poderá verificar pelo desenvolvimento dos itens a seguir.
A carreira é a superposição de cargos ou classes de cargos, hierarquizados segundo a natureza de suas atribuições ou atividades, a complexidade e dificuldade que as revestem e os requisitos exigidos para o desempenho eficaz dos ocupantes dos cargos que a compõem.
O elemento característico da carreira é a classe que, por sua vez, pode ser definida como um conjunto de cargos cujas atribuições têm natureza igual ou semelhante e igual complexidade e grau de responsabilidade.
As classes de Cargos
As classes são conjuntos de cargos da mesma denominação que apresentam o mesmo grau de dificuldade e complexidade. Quando essas classes apresentam entre si complexidade e dificuldades crescentes, são organizadas hierarquicamente, formando carreiras.
As carreiras podem ser organizadas em classes vinculadas a um mesmo cargo ou se vincularem a mais de um cargo. O número de classes varia em função da complexidade dos cargos considerados.
Carreiras com um número maior de classes presumem que suas atividades, atribuições e responsabilidades demandam dos ocupantes um tempo mais longo para amadurecerem seus conhecimentos e sua experiência profissional, a fim de se desincumbirem de trabalhos mais complexos. Em geral, se enquadram nesta hipótese os ocupantes de carreiras de nível superior, vinculadas ao magistério, à magistratura, à pesquisa e outros campos dos conhecimentos superiores.
Já as atribuições/atividades de cargos que requerem pouca ou nenhuma experiência, não exigem um tempo grande para serem desempenhadas com autonomia, nem escolaridade acima do nível fundamental completo ou incompleto, as carreiras correspondentes não precisam ter mais do que duas classes.
O que o especialista deve evitar, a todo custo, é a estruturação de cargos em classe única. Esta prática é bastante desmotivadora para o ocupante e sabemos que a motivação é um dos impulsores na realização de um bom trabalho.
As classes são divididas em padrões de salários/vencimentos (também denominados referências ou graus). Estes padrões correspondem às variações dos salários/vencimentos e recebem o nome de faixa salarial ou faixa de vencimentos.
O número de padrões salariais/vencimentos nas classes não é obrigatoriamente igual, como se pode verificar pelo exemplo seguinte, de uma carreira do serviço público federal elaborada com 4 classes (A, B, C e Especial), onde se verifica que as três primeiras classes têm 4 padrões cada uma e a classe especial apenas 3 padrões.
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Quadro 2 - Carreira X
CLASSE PADRÃO
ESPECIAL
III II I
C
IV III II I
B
IV III II I
A
IV III II
IV III II