Gestão do Portafólio

Os processos de gestão do portafólio são base para engrenagem do MGIPE na consolidação integrada das informações. Por suas incumbências de análise transversal das iniciativas para balanceamento do portafólio estratégico de todos os projetos das unidades de negócio, esta estrutura tem papel de suma importância para a gestão estratégica. Também, por este motivo, o portafólio é o grupo de processos com maior quantidade de interações externas (ou integradas).

Figura 15 – Portfolio Management Processes (PMI, 2006)

A dinâmica dos processos de portafólio estruturada no MGIPE esta fundamentada no estudo do PMI (2006), que explana sobre como se relacionam as partes desta máquina em prol de melhores resultados na estratégia corporativa. A Figura 15 ilustra as etapas do subprocesso do MGIPE, e destaca sua aplicabilidade nas organizações como um padrão de mercado.

A exceção dos processos de monitoramento e controle, todas as demais etapas são representadas no MGIPE, tal como sugere a estruturação do PMI (2006). Isso lhe confere a mesma credibilidade gozada pelo modelo de gestão de portafólio no mercado corporativo e acadêmico. O processo de monitoramento e controle é mantido em separado e será base para integração do MGIPE, após sua consolidação com todos os demais processos de monitoramento e controle dos demais grupos de processos da gestão estratégica. A solução do processo de Monitoramento & Controle será bem compreendida no item 4.5.5, no qual seu funcionamento em cada uma das máquinas principais será mais bem detalhado.

A Figura 16 a seguir, representa os tipos de eventos que dinamizam os processos do portafólio em cada uma das suas etapas de evolução (estados). Os grupos de eventos que transitam entre os estados significam marcos de encerramento de uma etapa para início da fase seguinte, trazendo informações que contextualizam os resultados do processo até um dado momento de análise.

Figura 16 – Processo da Gestão do Portafólio (fonte: o autor)

A máquina principal de gestão do portafólio conta com o auxílio de três outras submáquinas que fazem parte da solução do MGIPE. Aqui aparece uma submáquina ainda não mencionada anteriormente, denominada “Tratamento Restrição”. A razão de ser destes processos é permitir que os processos de portafólio, negócio e componente tenham condições de resolver suas restrições de dependência mútua sem interferir no fluxo normal dos seus processos. A seguir a máquina que representa o processo gestão do portafólio será detalhada a partir da sequência normal de seus eventos.

4.5.3.1 Dinâmica dos Eventos

A partir da definição do PMI (2006, p. 4), o portafólio de projetos significa uma coleção de projetos e/ou programas e outro trabalho que juntos se agrupam para facilitar o gerenciamento efetivo do esforço para consecução dos objetivos estratégicos do negócio. Por este motivo, o portafólio tem início no instante em que uma estratégia é definida para a organização, para a qual

se faz necessário, compor as iniciativas com maior potencial para alavancar a estratégia de forma sustentável, ou seja, considerando os riscos inerentes.

Este processo tem seu início pelo evento proveniente dos processos estratégia, denominado evtIniciarPortafólio, que passa anteriormente pela Orquestração. Nesta ocasião, todo o processo de planejamento da estratégia está definido e maduro o suficiente para iniciar sua implementação, considerando que eventualmente alguma contribuição (feedback) dos processos de portafólio pode demandar ajustes. Nesta fase, são levantadas informações para a criação de uma lista atualizada dos componentes em curso e dos novos componentes que serão considerados pelo portafólio. Este é o primeiro passo para a composição da carteira de projetos corporativos que darão sustentação para a estratégia.

Neste e nos demais estados desta máquina principal estão previstas ocorrências do evento evtInformarStatus originados nos demais processos de gestão, representando a requisição de informações sobre este processo. A resposta imediata para este estímulo é a composição do evento evtIntegrarGestãoRsp para a Orquestração que encaminha a resposta diretamente ao processo solicitante, com informações pertinentes sobre o processo de gestão do portafólio em curso.

Outro evento que pode acontecer neste estado é o evtCategorizaComponentes, que marca a finalização da etapa de identificação para início da fase de categorização. O estado denominado de Categorização busca agrupar os componentes identificados por sua relevância para o negócio, com a finalidade de equilibrar investimentos e riscos entre todos os objetivos e categorias estratégicas.

A partir do estado Categorização, o evento evtRevisarPortafólio pode acontecer a qualquer momento e em qualquer estado. Este estímulo, independentemente da etapa em que ocorra, indica a necessidade de retroceder à etapa inicial da gestão do portafólio (Identificação), para promover ajustes na carteira de iniciativas. O intuito é que o evento traga consigo informações que permitam que os executivos tenham condições de se orientarem nesta revisão.

A fase seguinte dos processos de gestão do portafólio é a Avaliação, que é transacionada pelo evento evtAvaliarComponente. Durante a avaliação são definidos critérios de informações para dar pesos para cada componente, permitindo a comparação entre eles. As informações coletadas podem ser quantitativas ou qualitativas e têm origem em diversas fontes dentro da

organização. Esta etapa tem a responsabilidade de consolidar os dados utilizados na avaliação até que estejam com o nível de confiabilidade adequado. O evento evtRevisarPortafólio pode acontecer nesta etapa e também direcionar o fluxo deste processo para a etapa de Identificação.

A etapa Seleção segue pelo estimulo do evento evtSelecionarComponentes, e tem como objetivo apoiar a priorização dos componentes por meio da geração de uma lista curta baseada nas recomendações de avaliação e nos critérios organizacionais de seleção.

O evento evtPriorizarComponentes indica o encerramento do processo de seleção de componentes e início do processo de priorização no estado Priorização. Neste estado, o subprocesso que o representa tem a responsabilidade de ranquear os componentes em cada estratégia e orçamento de acordo com o tempo de investimento, perfil de risco e retorno, foco organizacional e outros critérios estabelecidos.

A partir deste ponto se inicia o processo contínuo de balanceamento de componentes, aqui representado pelo estado Balanceamento. Sua finalidade é desenvolver uma combinação de componentes com maior potencial de, coletivamente, suportarem as iniciativas estratégicas da organização na consecução dos seus objetivos. Seu benefício principal é planejar e alocar adequadamente os recursos, de acordo com o direcionamento estratégico e com o perfil de risco da organização. Neste estado acontece a revisão dos componentes identificados e selecionados nas etapas anteriores, ponderando as métricas de desempenho do portafólio, limitações de capacidade e critérios predefinidos do portafólio.

A última etapa deste processo é representada pelo estado Autorização, na qual é formalizada a alocação dos recursos financeiros e humanos necessários para executar cada componente. Aqui as decisões de balanceamento do portafólio são comunicadas, podendo acontecer desde a desativação, encerramento dos componentes em curso e autorização dos componentes selecionados. Deste estado o processo prevê interação com o estado anterior de balanceamento pela transição do evento evtBalancearComponente que representa a necessidade de uma revisão de ajuste. E nos casos mais críticos, assim como os demais estados, o evtRevisarPortafólio redireciona o fluxo para a primeira etapa do processo de gestão do portafólio.

O processo de gestão do portafólio, da mesma forma que a estratégia corporativa, é um processo cíclico, contínuo e adaptativo, por este motivo, a representação de encerramento desta

máquina apenas seria aplicável caso a organização optasse por não mais gerenciar, de forma integrada, as iniciativas estratégicas corporativas. Caso contrário, o processo prevê feedbacks que transacionam para as etapas anteriores da gestão do portafólio para ajustes dos critérios e alinhamento com a estratégia em curso.

4.5.3.2 Etapas do Modelo

A seguir serão apresentadas algumas das tarefas de cada um dos estados apresentados na Figura 16, necessárias para a gestão do portafólio de componentes. Com base nas atividades e necessidades de controle de cada submáquina do processo principal é possível prevê alguns eventos deste modelo.

4.5.3.2.1 Identificação

Estabelece as iniciativas com características de componente do portafólio. Como resultado, ou produto desta etapa, tem-se uma lista com a relação de iniciativas que foram definidas como componentes e que são classificados como projeto, programa ou subportafólio (PMI, 2006).

Nesta submáquina estão previstas algumas tarefas que dão início ao processo de gestão do portafólio, ou representam a necessidade de revisão de algumas definições de critérios. Para o PMI (2006, p. 26), as atividades principais deste processo incluem:

• Comparação dos componentes em cursos e novos componentes propostos com a definição de componentes e descritores chaves relacionados, predefinidos;

• Rejeição de componentes não aderentes às definições predeterminadas;

• Classificação de componentes identificados dentro das classes predefinidas, como projeto, programa, portafólio, e outros trabalhos.

4.5.3.2.2 Categorização

Identifica as categorias estratégicas com base no plano estratégico, em seguida confronta cada um dos componentes identificados quanto aos critérios definidos e os agrupa em uma das categorias. O resultado desta fase é uma lista categorizada de componentes (PMI, 2006).

No estado de categorização são recebidos os insumos da etapa de identificação para o desenvolvimento das seguintes tarefas relacionadas, segundo PMI (2006, p. 28):

• Identificação das categorias estratégicas com base no plano estratégico;

• Comparação dos componentes identificados com os critérios para categorização; • Agrupamento dos componentes numa categoria específica.

4.5.3.2.3 Avaliação

A análise dos componentes baseia-se no modelo de pontuação com base nos critérios ponderados. Produz representações gráficas que facilitam a tomada de decisão e fazem recomendações para a etapa de seleção. O produto resultante é uma lista de componentes categorizados avaliados, valor de pontuação para cada componente, representações gráficas e recomendações do processo de avaliação (PMI, 2006).

Esta etapa é crítica pela necessidade de avaliação dos componentes segundo critérios qualitativos e quantitativos. Neste estado são capturadas todas as informações disponíveis sobre os componentes como forma de definir parâmetros que permitam compará-los e, posteriormente, facilitar sua seleção. Para o PMI (2006, p. 30), a síntese das tarefas desta submáquina é a seguinte:

• Avaliação dos componentes com base num modelo de pontuação ponderada segundo alguns critérios chaves;

• Produção de representações gráficas para facilitar a tomada de decisões no processo de seleção;

4.5.3.2.4 Seleção

A seleção é a etapa na qual os componentes são selecionados em conformidade com a avaliação dos resultados e comparação com os critérios de seleção. O resultado é uma lista seleta com um número limitado de componentes a serem priorizados na etapa seguinte (PMI, 2006).

Esta etapa gera uma lista priorizada dos componentes com base na avaliação da etapa anterior e critérios organizacionais. Para o PMI (2006, p. 31), suas atividades podem ser resumidas pela função de selecionar componentes baseados nos resultados da avaliação e comparando-os com os critérios de seleção.

4.5.3.2.5 Priorização

Confirma a classificação dos componentes de acordo com as categorias estratégicas pré- definidas, atribui pontuação para os componentes por ordem de prioridade e determinam quais componentes receberão a mais alta prioridade no portafólio.

A priorização é uma etapa que suporta análises subsequentes requeridas para validação e balanceamento do portafólio. Os componentes são classificados quanto suas características de investimento (inovação, redução de custos, operação, manutenção), tipo de retorno (curto, médio e longo prazo), risco contra perfil de retorno e foco organizacional (cliente, fornecedor, e interno). As atividades relacionadas são as seguintes:

• Confirmação da classificação dos componentes em conformidade com as categorias estratégicas predefinidas;

• Associação de critérios de pontuação e peso por classe de componente; • Definição dos componentes com alta prioridade dentro do portafólio.

4.5.3.2.6 Balanceamento

Adiciona novos componentes que tenham sido selecionados e priorizados para autorização dos recursos. Além disso, identifica os componentes que não serão autorizados, elimina componentes que são suspensos, repriorizados ou descartados com base no processo de revisão. A meta é atingir o equilíbrio otimizado dos componentes do portafólio, com vistas ao potencial para suportarem coletivamente as iniciativas e os objetivos estratégicos. O produto desta etapa é uma lista de componentes aprovados do portafólio, uma lista-mestra de componentes aprovados, inativos e descartados e uma lista atualizada com os componentes aprovados do portafólio (PMI, 2006).

O estágio de balanceamento traz consigo a responsabilidade pela composição de uma carteira mesclada com maior potencial para atingir os objetivos estratégicos. Dentre as atividades principais desta submáquina, o PMI (2006, p. 33) elenca os seguintes:

• Adição de novos componentes que precisam ser selecionados e priorizados para autorização;

• Identificação de componentes não autorizados, com base na revisão dos processos;

• Eliminação de componentes para suspensão, repriorização ou encerramento com base no processo de revisão.

4.5.3.2.7 Autorização

Divulga as decisões de portafólio para os interessados, com informações sobre componentes incluídos no portafólio, autoriza os componentes selecionados ou descarta os componentes do portafólio. Realoca orçamento e recursos dos componentes inativos e descartados transferindo-os para os componentes selecionados do portafólio. Além disso, promove a comunicação dos resultados esperados por cada componente selecionado.

Este estado final do processo de gestão portafólio tem como função a formalização dos componentes autorizados para os quais todo o investimento será direcionado, bem como divulga os critérios que levaram a composição do portafólio. Para o PMI (2006, p. 34), as atividades principais deste processo seriam:

• Comunicação das decisões de balanceamento do portafólio para os stakeholders e para os componentes incluídos e excluídos no portafólio;

• Autorização dos componentes selecionados e inativação ou encerramento de componentes do portafólio.