Subprocesso de Monitoramento e Controle

Esta máquina tem suma importância dentro do conceito adotado pelo MGIPE para viabilizar a integração de todos os grupos processos de gestão e alinhamento estratégicos, por intermédio do processo de Orquestração. A ideia que rege esta máquina é que os quatro grupos de processos envolvidos no modelo de integração se utilizem de critérios inter-relacionados para monitorarem seus resultados. Se o resultado final da estratégia depende da harmonia e coerência entre estes grupos de processos, porque manter critérios distintos e dissociados para avaliar os resultados das partes?

O desenvolver deste trabalho segue um fio lógico, relativamente simples, para propor o monitoramento centralizado dos resultados de todos os grupos de processos, fundamentado no princípio de que tudo está intimamente relacionado. Ora, se a estratégia corporativa estabelece metas e objetivos para as áreas de negócio que o portafólio é capaz de traduzir em iniciativas

(projetos), com base em uma infinidade de métodos, a única forma de promover o alinhamento da estratégia é monitorando as relações entre os eventos das partes.

Neste contexto, o grupo de processos de monitoramento e controle traz uma simplificação das etapas relevantes necessárias para atender, de forma centralizada, todos os grupos de processos de gerenciamento do MGIPE. Porém, sua efetividade está restrita à capacidade da organização para compreender as relações de causa e efeitos dos seus eventos principais, ou seja, se são desconhecidos os impactos dos eventos entre as partes, não faz sentido monitorar resultados.

O Monitoramento & Controle do MGIPE parte do pressuposto que cada grupo de gestão tenha ciência das expectativas da organização sobre os resultados dos seus esforços. Tendo isso em mente, se os resultados em curso apresentam não-conformidades com o planejamento inicial, além de um limite de tolerância que pode ser pré-estabelecido, aquele evento precisa ser escalado e analisado nível a nível até chegar ao topo (nos casos mais críticos), obedecendo a um plano de comunicação corporativo. O MGIPE traz a proposta de monitoramento e controle (de alto nível) ilustrada na Figura 22, reconhecendo que estas etapas podem não atender plenamente às necessidades específicas da organização, sem que haja adequações relacionadas.

4.5.6.1 Dinâmica dos Eventos

Esta máquina é instanciada em paralelo com cada uma das máquinas principais do MGIPE. De acordo com o planejamento de pontos de controle de cada grupo de processos principal, são estabelecidas as frequências nas quais os resultados precisam ser analisados. O evento evtStatusProcesso indica o início do processo de auto-análise dos resultados de uma determinada instância (estratégia, portafólio, negócio ou componente) em um dado momento do seu processo de gestão. Este estímulo estaciona a máquina no estado “Análise Resultado”, no qual são avaliados eventuais desvios em relação ao que estava planejado para evoluir até aquele momento.

Ao final deste processo de análise a equipe avaliadora submete um evento com o parecer resultante, representado pelo tipo de evento denominado de evtResultadoAnáliseRsp. Se os dados deste evento indicarem alinhamento com as expectativas para aquele objeto, o monitoramento é encerrado sem criar qualquer tipo de alarde para os demais grupos de processos. Caso contrário, ou seja, se os resultados não estiverem conforme o desejado, uma nova rodada de análise é realizada, desta vez, para avaliar o impacto dos desvios identificados.

Ao término da análise dos desvios e seus impactos, um novo relatório é formulado, sob a representação do evento evtConsolidarDesviosRsp, que traz uma análise dos potenciais riscos dos desvios sobre o resultado final daquele objeto. Este evento transaciona a máquina para o estado “Avaliação Tolerância”, no qual são avaliados os riscos sob um crivo de limite que pode ser para decidir a continuidade do objeto que está sendo avaliado.

No estado “Avaliação Tolerância” o estímulo acontece pelo resultado representado pelo tipo de evento evtAvaliarTolerânciaRsp. Em tendo um parecer positivo ([OK]), as alternativas para mitigação dos riscos são avaliadas no estado “Alinhamento Desvios”, e o subprocesso é finalizado a seguir, pelo evento do tipo evtFinalizarMonitoramento. Caso o resultado seja negativo ([NOK]), a máquina é transacionada para o estado “Planejamento Comunicação”, onde são definidas as ações sobre aquele objeto com base em parâmetros de um plano de comunicação de eventos de riscos. Neste estado também são estabelecidos os destinatários para as notificações dos riscos.

A partir do estado “Planejamento Comunicação” é recebido o evento evtPlanejarComunicaçãoRsp, que pode indicar a necessidade de intervir (aplicável apenas para

componentes) ou restringir e que é encaminhado para todos os grupos de processos relacionados, a exceção do grupo de processos da estratégia. Esta iniciativa tem como principal objetivo o compartilhamento das informações no instante em que o risco é percebido, e permite que cada grupo de processo contribua com uma parecer a respeito.

Os estados “Comunicação Componente”, “Comunicação Portafólio” e “Comunicação Negócio” representam os subprocessos que não são detalhados neste trabalho, pois podem variar de acordo com os processos específicos de distribuição de informações entre as áreas e responsáveis pelas atividades da gestão estratégica, em cada empresa. A partir deste ponto, o grupo de processos de monitoramento somente é encerrado com o parecer do grupo notificado sobre os riscos, que acontece também pelo evento evtFinalizarMonitoramento ou evtIntervirComponenteRsp se for uma intervenção.

4.5.6.2 Etapas do Modelo

As informações que seguem sobre os estados desta máquina não se fundamentam em qualquer material de referência, sendo uma interpretação do autor desta pesquisa sobre a necessidade do MGIPE para consecução do seu objetivo de integração.

4.5.6.2.1 Análise Resultado

O MGIPE propõe que nesta etapa da máquina de monitoramento e controle, sejam realizadas as seguintes atividades:

• Confrontação dos resultados parciais dos objetos contra o planejamento; • Identificação de eventuais desvios.

4.5.6.2.2 Consolidação Desvios

• Análise dos impactos potenciais que podem ser ocasionados pelos desvios; • Tradução dos impactos diretos em riscos para a estratégia.

• Relação dos riscos (eventos) entre os grupos de processos.

4.5.6.2.3 Avaliação Tolerância

Este estado tem por finalidade interpretar os desvios e consolidá-los para avaliar se estão dentro de uma margem de risco aceitável pela organização.

4.5.6.2.4 Alinhamento Desvios

Caso os desvios identificados ainda estejam dentro dos limites aceitáveis, este estado é uma etapa para formalização das ocorrências percebidas pelo monitoramento, e desempenha as seguintes tarefas:

• Registro dos desvios e de todas as informações consolidadas a respeito naquele estágio do processo;

• Levantamento de ações para resolver ou minimizar os desvios identificados; • Marcação de pontos de controle a respeito dos riscos identificados;

• Divulgação das informações para acompanhamento da evolução.

4.5.6.2.5 Planejamento Comunicação

Submáquina que zela pelo plano de comunicação dos eventos da estratégia, o qual mantém a relação das partes interessadas pelas informações sobre os desvios, tipo de responsabilidade individual, ações integradas, método de comunicação, informações requeridas para cada responsável e frequência de monitoramento dos desvios. As atividades que geram os eventos deste subprocesso podem ser resumidas abaixo:

• Definição de ações padronizadas para cada tipo de desvio; • Formalização de responsáveis pelo tratamento de cada desvio;

• Estabelecimento de métodos para disseminação das informações;

• Avaliação das informações pertinentes para cada tipo de evento e responsável; • Definição da periodicidade para acompanhamento dos desvios.

4.5.6.2.6 Comunicação Componente

Este estado tem a função de mobilizar os gestores responsáveis pelos componentes impactados pelos desvios para uma análise da repercussão sobre a estratégia, alinhamento das decisões e proposição de soluções para cada componente. Neste caso, os componentes notificados podem sofrer intervenções ou restrições para seus processos de gerenciamento.

4.5.6.2.7 Comunicação Portafólio

Este estado notifica o processo de gestão do portafólio sobre os desvios e o supre de informações relevantes para uma pré-análise dos impactos.

4.5.6.2.8 Comunicação Negócio

Semelhantemente ao que acontece no portafólio, este estado notifica o processo de gerenciamento do negócio (restrição) sobre os desvios e o supre de informações relevantes para uma pré-analise dos impactos.