Mapeamento de processos com a BPM

Nesta seção, veremos algumas recomendações estabelecidas no Guia CBOK BPM para a implantação do gerenciamento de processos. A finalidade desta seção é mostrar as etapas da BPM necessárias ao levantamento e mapeamento do processo. Estas etapas fornecem subsídios para identificar os atores envolvidos em um dado processo, as atividades relacionadas à execução do processo, bem como os artefatos por ele gerados. Dessa forma, é possível modelar um processo desde o seu ponto inicial até a sua atividade final e a entrega de valor ao cliente.

O primeiro ponto do planejamento da BPM é a seleção dos processos críticos para promover o cumprimento dos objetivos de negócio e a verificação do alinhamento estratégico do processo. O objetivo do planejamento é definir as atividades que contribuirão para alcançar as metas organizacionais, como: verificação de pontos de falhas nos processos que causam danos à organização; definição de planos de ação para implantação; definição dos processos que necessitam de ação imediata.

Na modelagem dos processos as atividades empreendidas visam a gerar informações sobre o processo atual (As-Is) e/ou sobre a proposta de processo futuro (To-Be). Estas

atividades correspondem a: documentar os processos; levantar as regras de negócio; prover dados de integração entre os processos; empregar metodologias para otimizar processos; fazer simulações, inovações e redesenhos; adotar as melhores práticas e modelos de referências.

Para o desenvolvimento da pesquisa, somente serão executadas as atividades que visam a definir as fronteiras do processo de submissão de artigos e ao levantamento da documentação pertinente ao processo. As atividades que contribuem para esse objetivo estão concentradas nas áreas de Gerenciamento de Processos de Negócio e Modelagem de Processos, esta última se refere ao estado atual do processo (As-Is).

Modelar um processo consiste em construir uma representação abstrata da sua realidade operacional. O objetivo da modelagem é discutir e compreender os processos, apoiar a melhoria contínua, simular alternativas, treinar operadores do processo, especificar os sistemas de informação que deverão suportar o negócio. A modelagem As-Is tem como objetivo fornecer uma visão do processo, que compreende as atividades, o comportamento do processo, os recursos envolvidos, a relação entre as atividades e os agentes que as conduzem, a informação, a entidade de informação, o evento e a validação.

O mapeamento do processo tem por finalidade permitir às pessoas conhecerem e analisarem os processos e seus relacionamentos em uma visão top-down até um nível que permita sua perfeita compreensão. As etapas da modelagem do processo As-Is são:

 Preparação do projeto de modelagem: envolve atividades que permitam compreender o escopo do processo, compor a equipe envolvida com processo, a definição de responsabilidades, da documentação necessária, do cronograma, das ferramentas de mapeamento, da disponibilidade dos envolvidos, da forma de validação, consulta à documentação do processo (se existir).

 Entrevista e coleta de dados: levantar junto aos usuários, clientes e donos de processos informações que permitam identificar os objetivos do processo, as entradas e saídas do processo, os clientes do processo, os fornecedores e as atividades, os recursos, as metas e indicadores do processo.

 Documentação do processo: esta etapa é caracterizada pela construção do modelo apoiada por software de apoio a modelagem. Um modelo comum utilizado para documentar processos é o fluxograma.

 Validação do processo: implica em testar o modelo real do processo para verificar se há coerência no processo. A validação pode ser feita por intermédio de suítes de

softwares para BPM ou, minimamente, através de reuniões com os gestores envolvidos no processo.

 Correção da documentação: correções de eventuais distorções percebidas durante a validação do processo.

Veremos, a seguir, alguns pontos das etapas acima descritas detalhadamente.

A coleta de dados é realizada através de técnicas cognitivas que ajudam na modelagem de dados. As técnicas cognitivas são: entrevistas, observação e análise de documentos. A coleta de dados por entrevista pode ser realizada como o auxílio da ferramenta 5W2H. Esta ferramenta tem por finalidade auxiliar o modelador de processos a capturar informações sobre as tarefas, através das perguntas What: o que será feito? (etapas), Why: por que? (justificativa), Where: onde? (local que a tarefa será executada ou aplicada), When: quando? (tempo da tarefa), Who: por quem será feita? (responsabilidade), How: como? (método), How much: quanto? (custo). Os elementos trabalhados na técnica 5W2H foram percebidos nos estudos realizados por Kosiol, observados por Paim et al (2009). Eles possibilitam definir uma tarefa quanto ao nível de detalhes, a fim de pormenoriza-la em subtarefas.

Os objetivos do processo estão relacionados com a razão de existir do processo. Observar os objetivos do processo é importante para verificar o quanto o processo adiciona valor, como também, classificar e selecionar o correto tratamento a ele. Processos que não adicionam valor tendem a deixar de existir.

As entradas do processo são itens físicos ou informações que são transformadas pelo processo. As saídas são produtos ou serviços produzidos por um processo. Saídas podem ser físicas (um relatório ou produto físico) ou informações, como uma decisão.

Os clientes do processo são caraterizados por aqueles que recebem uma ou mais saída de um processo. Os clientes são percebidos em duas classificações: internos e externos à organização. Os clientes internos são empregados ou unidades da organização. Os clientes externos são os indivíduos ou empresas fora da organização.

Os fornecedores do processo são os provedores de serviços ou matérias primas que são entradas para o processo. Os fornecedores são percebidos em duas categorias: externos e internos. Os fornecedores externos vendem matérias-primas e serviços para a organização. Os fornecedores internos são pessoas dentro da organização que fornecem informação, serviços ou componentes para um processo interno.

As atividades do processo são um conjunto de ações inter-relacionadas com um objetivo comum dentro do processo.

Os recursos são componentes que fazem ou proporcionam a transformação das entradas em saídas. Os recursos podem ser humanos, materiais, tecnológicos, métodos, máquinas, de gerenciamento, entre outros.

As metas e os indicadores do processo representam uma forma de quantificar o desempenho dos processos de negócio. Cada indicador deve ser acompanhado de uma meta, que fornecerá informação de sucesso ou fracasso na avaliação de um determinado processo de negócio.

A documentação do processo pode ser feita com fluxograma ou através de notações gráficas. Os fluxogramas são utilizados para documentar macros fluxos e fluxos detalhados dos processos, com a vantagem de utilizar símbolos conhecidos que independem de notação gráfica e representam os diferentes tipos de operações realizadas em um processo. Segundo Baldam et al (2011), a construção do modelo do processo se dá por meio de uma metodologia previamente definida que emprega a notação gráfica para representação do processo e destaca como tal a BPMN (Business Process Modeling Notation) e a EPC (Event-driven Process

Chains).

Os macros fluxos permitem registrar em um nível maior de abstração a forma como o processo é realizado. Apenas dois níveis de detalhes são registrados. O primeiro nível captura os passos ou atividades maiores do processo, e o segundo nível, os passos ou atividades necessárias à realização do primeiro nível. A vantagem do macro fluxo é que ele apresenta “uma fotografia” do processo através de símbolos conhecidos para demonstrar a sequência das atividades isentando desta sequência os pontos de atraso, de decisão, e de realimentação.

Os fluxos detalhados permitem registrar todos os passos operacionais de um processo contando com pontos de decisão, desvios e atrasos. A elaboração do fluxo detalhado conta com a colaboração de todas as pessoas cujas áreas de atuação estejam envolvidas na execução do processo.

As notações gráficas permitem modelar um processo objetivando o entendimento comum do processo entre o especialista em processos e as pessoas envolvidas na execução do processo (BALDAM et al, 2011). A metodologia BPMN, específica para modelagem de processos de negócio, é uma notação gráfica, criada pela Business Process Management

Initiative (BPMI) e Object Management Group (OMG), destinada a padronizar o mapeamento

de processos de negócio através da representação gráfica em um diagrama (BALDAM et al, 2011).

Para apoiar a modelagem dos processos existem diversas ferramentas de TI, dentre elas o ARIS, um software proprietário que constitui uma plataforma para modelagem,

controle e execução de processos, utilizando a notação gráfica EPC. Em nossa proposta de pesquisa utilizaremos a notação gráfica BPMN, por ser fortemente apoiada pela ABPMP e um padrão da OMG, com a ferramenta de software Bizagi Process Modeler, um aplicativo

freeware para modelagem de processo. A seguir, alguns conceitos de processos para

representação na BPMN.