O CONCURSO DE PROJETOS

Dentre as modalidades de contratação de tecnologia por parte da SMT, para as quais o MobiLab tem atuado com o intuito de trazer agilidade e modernização ao processo, está o concurso de projetos.

O primeiro concurso (figura 19) foi publicado no edital 01/2015 – SMT. GAB, que recebeu as propostas no período

Figura 19 – Peça de comunicação para o concurso de projetos. Fonte: mobilab.prefeitura.sp.gov.br

de 24 de novembro de 2015 a 8 de janeiro de 2016 com o objetivo de contratação, internalização e apoio a projetos inovadores de tecnologia da informação e comunicação, observando as regras do decreto municipal n° 51.300 de 2010 e a Lei Federal de licitações n° 8.666/1993, que regula os processos licitatórios conforme Art. 1°:

“Art. 1o _{Esta Lei estabelece normas gerais sobre} licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. (BRASIL, Lei 8.666/1993)”

O concurso11, a cargo do MobiLab, visava selecionar até 14 projetos de tecnologia com caráter inovador, que apoiariam ações novas ou já existentes, contribuindo para o aprimoramento dos processos em caráter colaborativo.

Especificamente nesse concurso as tecnologias inscritas, tiveram como finalidade a otimização e atualização

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Concurso é uma das modalidades de licitação previstas na Lei Federal 8666/1993 , Capítulo II, Seção I – Das Modalidades Limites e Dipensa, Art. 22, Inciso IV, paragrafo 4° que define o concurso de projetos como: “§ 4o

Concurso é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias.”

interna da gestão pública, não tendo como foco a produção de tecnologias para população.

Não houve nenhuma restrição à disponibilização futura dos dados e das soluções produzidas para uso do público externo.

Nesse quesito apenas o P8 - Pesquisa OD de carga está em produção para a gestão pública e para a população, os demais projetos aprovados ficaram restritos ao uso interno, porém os códigos-fonte foram disponibilizados no GitHub permitindo acesso de qualquer indivíduo cadastrado e possibilitando que outras prefeituras incorporem tais tecnologias.

Segundo SWIATEK (2017), estruturalmente, o concurso de projetos seguiu o modelo tradicional regido pela Lei federal n. 8.666/1993, observando as mesmas etapas dos concursos tradicionais, partindo da seleção da modalidade de contração, publicações em veículos de grande visibilidade para assegurar a participação dos interessados e os melhores projetos ganhariam o direito de executar o contrato.

Seguir o modelo tradicional foi a forma encontrada para que o concurso acontecesse de acordo com a legislação e

contemplando todas as amarras existentes no processo de contratação.

SWIATEK (2017) relata que o processo se deu de modo participativo. O primeiro passo para a concepção do projeto foi entender quais as necessidades e as expectativas existiam dentro da administração.

De acordo com as informações obtidas através de alguns dos técnicos que participaram dos projetos, o MobiLab apresentou a proposta e algumas intenções previamente formatadas em relação as deficiências levantadas. O trabalho de especificação e dissertação dos termos de referência ficou a cargo dos técnicos e dos departamentos envolvidos.

Ao pensar no problema antes de pensar na solução, inicia-se um processo bottom-up de análise e solicitação das demandas a serem atendidas pelo poder público por parte daqueles que estão mais próximos da operação, buscando maior realidade no processo e assertividade da solução contratada.

Iniciar a proposta pensando em qual problema precisa ser resolvido dá outra roupagem à dinâmica do processo de contratação.

A demanda não se origina, nesse momento, de uma tecnologia existente, que muitas vezes tem diversas funcionalidades, que não necessariamente atendem as demandas reais da administração e acabam criando problemas diferentes ao invés de apenas solucionar a questão para a qual foi contratada.

Contudo, ao desenvolver uma proposta nesses moldes, o risco que se assume é muito grande. A participação massiva e constante dos envolvidos de diferentes áreas da gestão precisa ocorrer em todas as etapas do processo.

Selecionar empresas das quais possivelmente o poder público nunca contratou exige estar preparado para qualquer possível percalço no caminho, não que na contratação de empresas com relacionamento já consolidado não existiria, mas a resistência seria menor. Por outro lado mudanças nunca acontecerem sem algum risco.

Segundo BIDERMAN (2017) e SWIATEK (2017), devido à lógica do modelo atual, é muito comum a contratação de soluções monolíticas e engessadas, desenvolvidas em código fechado resultando em contratações com altos valores por soluções pouco dinâmicas que amarram a administração à empresa responsável pela

ferramenta, pelo simples fato de ser a proprietária dos direitos.

Com isso, a cada alteração, é necessário recontratar ou aditar o contrato com a empresa, tornando o processo pouco dinâmico e moroso.

Muitas vezes, o resultado de tais processos são soluções que nem sempre resolvem os problemas completamente. Segundo SWIATEK (2017), essa forma de contratação não pode ser considerada inovadora, pois parte da compra de uma tecnologia de prateleira que nem sempre resolve o problema na sua totalidade.

BIDERMAN (2017) afirma que, em paralelo a essa realidade, diversas startups têm produzido soluções abertas por meio de dados e bibliotecas existentes que resolvem pontualmente os problemas em vez de criar tecnologias muito complexas para solução de problemas que podem nunca vir a ser.

Pensando em todas essas questões, o concurso foi considerado inovador pelos envolvidos da gestão público e pelos participantes, ao permitir a entrada de pessoas físicas, empreendedores individuais, micro e pequenas empresas com até R$ 3.600.000,00 de faturamento bruto total no ano

anterior, almejando contratar, simultaneamente, diversas soluções tecnologias para resolver os problemas existentes dentro de valores preestabelecidos no edital, gerando contratos de baixo custo, abrindo espaço para a criatividade e fomentando o comportamento empreendedor.

O edital era composto de 14 termos de referência com os requisitos a serem atendidos e as características necessárias para que as soluções fossem desenvolvidas, dentro de um custo total estabelecido previamente de R$ 4.339.00,00, como visto na tabela abaixo.

Para se chegar a esse nível de maturidade, o concurso passou por um longo processo de coleta e análise de informações relevantes para elencar os problemas que comporiam os termos de referência do concurso público. Além do desenvolvimento da metodologia para precificação das soluções que seriam contratadas de modo a contemplar, de maneira justa, a complexidade e os esforços envolvidos caso a caso.

SWIATEK (2017) lembra que a definição dos termos de referência do concurso público previa a contratação empresas para executar a proposta vencedora do começo ao fim, não

apenas apresentar o projeto, dentro do custo e do cronograma preestabelecido.

Figura 20 - Tabela com valores dos termos de referência por solução tecnológica. Fonte: MobiLab.

Ou seja, dentro dos custos relacionados no quadro acima, era necessário conter o plano de execução do projeto enviado, os custos, o pagamento esperado pelo contratado, etapa a etapa.

Logo deveria ser claro, qual problema visavam resolver, como seria resolvido e como seriam alocados os recursos disponíveis.

Depois de finalizado o processo de seleção do concurso, deu-se inicio a etapa de produção das tecnologias. Para BIDERMAN (2017) e SWIATEK (2017), ficou claro o grande avanço que esse modelo traria em termos de conhecimento compartilhado.

Figura 21 - Comissão de avaliação do concurso de projetos. Fonte: mobilab.prefeitura.sp.gov.br

Dos 14 termos de referência desenhados para o certame, apenas 5 foram selecionados:

P1 e P2 atribuídos a empresa mineira Vinicius Galafrio ME, propostas correlatas voltadas a produção de aplicativo que facilitaria e otimizaria o processo de aplicação e processamento das multas de trânsito por parte da CET.

P8 à empresa Leonardo Torres Francisco 40832174807 que desenvolveu uma ferramenta de BI para o processamento da pesquisa Origem e Destino de Cargas,

P11 - Raro Serviços de Informática Ltda. com um projeto focado em agregar inteligência aos semáforos criando um software que permita a gestão dos semáforos que hoje acontece individualmente para cada cruzamento e precisa ser feita no local

P14 - U.M. Tecnologia Ltda. – EPP com o foco de abrir um canal via mobile para acesso ao SAC por parte da população propondo diversas funcionalidades extras, inclusive produção de relatórios mais rapidamente.

O processo em si demonstra grande deficiência na produção e oferta de tecnologia de qualidade por parte de empresas menores.

Dos quinze termos de referência apenas cinco obtiveram propostas que foram julgadas adequadas e puderam ser aproveitadas pela administração pública. As demais ou não atendiam ao que foi pedido em edital, por preço não continham um plano de trabalho detalhado, nem que pudesse ser executado no tempo previsto (figura 21).

Se as soluções aprovadas não tivessem dado certo, pelos menos a maior parte delas, muito provavelmente fecharia as portas para esse modelo de contratação.

Durante as entrevistas, alguns dos vencedores demonstraram um grande descredito inicial quanto à idoneidade do processo, muitos disseram que se inscreveram para entenderem se de fato o processo seria limpo e transparente.

De acordo com eles, apesar de não ter sido possível acompanhar o processo de avaliação e seleção, alguns não tiveram contatos anteriores com o poder público em nenhuma escala para o desenvolvimento de tecnologias, seja em São Paulo ou em suas cidades e estados de origem, nem com o pessoal do MobiLab.

Contudo, em um laboratório nascido da vontade de garantir a transparência e a abertura dos dados, muito teria

sido agregado com o acompanhamento do processo de avaliação ou a publicidade dos critérios e indicadores utilizados para a seleção dos vencedores.

Seria de grande enriquecimento para a política em si tamanha divulgação das etapas agregando confiança aos participantes e aos processos futuros, caso aconteçam. Desejo demonstrado por alguns dos entrevistados de dentro da gestão que participaram em todas as etapas.

Para que o processo funcionasse, depois de selecionadas as empresas, além de saber como desenvolver a tecnologia, elas precisariam ter visão mais aprofundada da máquina pública, principalmente da forma como se faz política de mobilidade em São Paulo.

Com a intenção de garantir que as soluções atenderiam o que era pedido, todo o processo de produção aconteceu de maneira integrada com os membros das startups contratadas, os técnicos de carreira das agências de mobilidade de São Paulo, profissionais da área de Tecnologia da Informação (TI) da prefeitura municipal, gestores e consultores externos, tendo o MobiLab como o mediador das relações.

De acordo com as respostas das entrevistas, esse modo de produção de tecnologia resultou em ferramentas mais assertivas, possibilitou que os técnicos das startups se familiarizassem com o processo e soubessem a melhor maneira de utilizar e processar os dados brutos fornecidos, mediante aconselhamento direto daqueles que trabalham há anos com essas bases de dados.

Os técnicos e as empresas entrevistadas afirmaram que integração entre o poder público e a iniciativa privada, mediada pelo MobiLab se deu de maneira harmônica e enriquecedora na maior parte do tempo.

Para os membros da administração envolvidos no processo, muitas das empresas não tinham o conhecimento nem a familiaridade requeridos na área de mobilidade, para a produção dessas tecnologias em si, mas estavam muito empenhados em agregar positivamente para o projeto.

Dentre as 4 empresas vencedoras, algumas estavam começando no mercado enquanto outras eram mais consolidadas. A empresa responsável pelos projetos dos termos P1 e P2 tem 18 anos de mercado, embora não na área de mobilidade. Independente do tempo de atuação, muito teve de ser aprendido para que o programa desse certo

afinar as expectativas de ambos os lados foi de extrema importância para o resultado final.

Para as empresas com maior tempo de mercado, o beneficio é mais consistente para as empresas mais novas. A oportunidade de contratar com o poder público é uma grande experiência, inclusive em questão de portfólio e relevância no mercado. O que atesta o fato de que beneficia e incentiva o comportamento empreendedor na área.

Contudo, alguns problemas relatados apareceram repetidamente nas entrevistas realizadas com as empresas e que chamam a atenção para a condução do processo, demonstrando melhorias cabíveis e necessárias.

Dentre as questões levantadas estavam o detalhamento do escopo de serviço contido no termo de referência. Segundo as empresas, quando o serviço é ofertado a eles, um plano de trabalho e um valo final são estipulados e apresentados ao contratante.

No caso do concurso de projetos o valor estava estipulado em edital e eles deveriam apresentar propostas que resolveriam os problemas dentro do prazo e do valor selecionado, o que na verdade não há muita diferença do que

é praticado no mercado, apenas uma inversão na ordem fatores.

Ao serem questionados quanto aos valores oferecidos todos afirmaram que eram corretos e alinhados a real prática do mercado.

Porém, alterações foram acrescentadas ao projeto após a entrada dos técnicos e decididas em conjunto com as próprias empresas, o que em alguns casos aumentou o escopo de ações a serem desenvolvidas sem a possibilidade de ajustes dos valores cobrados.

Se por um lado as empresas se inscreveram sabendo da não elasticidade do orçamento proposto, por outro lado o detalhamento mais preciso dos planos de trabalho poderia ter evitado as possíveis alterações ou inserido a possibilidade de um orçamento flexível atrelado ao valor definido.

Em uma ocasião como essa se corre dois riscos, um deles é o aumento considerável do investimento por parte da iniciativa privada, ocasionando no cancelamento do contrato firmado com o poder público e como consequência na não produção da tecnologia que já foi definida como necessária e benéfica.

O segundo problema seria a o incremento considerável no número de atividades a serem executadas no curto espaço de tempo pré-definido e que atrelado a pouca experiência de algumas empresas poderia gerar compromissos irreais ou que não fossem concluídos no prazo.

Esse último ponto crítico aconteceu no projeto P14 que não foi entregue no prazo e resultou no cancelamento por parte do ente público. De acordo com as informações coletadas o projeto atingiu 98% de desenvolvimento, entretanto todos os prazos foram descumpridos, um dos principais motivos para o cancelamento do projeto.

De acordo com os envolvidos nos projetos, um dos grandes vilões nesse processo se deu pela ausência de um mediador para conseguir gerenciar e balancear os interesses e as vontades dos dois lados.

Segundo os gestores participantes da ação, a ausência de um responsável pela mediação, apto a analisar objetivamente o que poderia ou não ser feito resultou, nesse caso em um processo incompleto e em investimento sem retorno.

Segundo os técnicos, muitas vezes a impossibilidade de inovar ou de conseguir aportes financeiros ou melhorias

para o departamento se mostra real ao ponto de qualquer oportunidade que surgir, o ímpeto de querer extrair todo o possível e por inserir muitas abordagens diferentes, pouco se consegue.

O P14, por sua vez, seria um processo de otimização dos relatórios existentes, permitindo o cadastro mais rápido e eficiente dos relatórios de reclamações feitos no SAC, a extração de relatórios mais modernos e atualizados e mapas de calor obtidos por georreferenciamento.

Essas informações são extraídas atualmente, de forma mais morosa e onerosa por meio de diversas planilhas no Excel, exceto as de georreferenciamento. Sem dúvida essa ferramenta traria inovação e agilidade para o processo, não obstante, tratava-se de um item indispensável como as outras soluções desenvolvidas que não só facilitariam os processos atuais, mas também mudariam a forma de se executar as atividades.

O baixo impacto causado no departamento pelo plano P14, quando comparado às alterações que os outros projetos proporcionaram pode ter resultado em pouco empenho por parte dos representantes da administração pública. Conforme dito anteriormente, o envolvimento massivo e intenso de

todos os atores é de extrema importância para que esse modelo de contratação dê certo.

Nesse caso em específico, o responsável pelo projeto mudou à duas poucas semanas da entrega final. A falta de continuidade nesse processo por parte da gestão pode ter colaborado para o não sucesso do projeto.

O acompanhamento de todo o processo de desenvolvimento foi feito por uma empresa especializada em gestão de projetos contratada pelo MobiLab a CTIS. Essa empresa era responsável pela análise dos produtos desenvolvidos e por assegurar o cumprimento dos prazos, a aprovação das etapas e posteriormente a liberação do pagamento referente a cada etapa concluída.

De acordo com o que foi apurado e previsto em edital, o pagamento era liberado parcialmente conforme as etapas eram finalizadas e as seguintes se iniciavam.

O processo burocrático para liberação das etapas para pagamento, emissão de Nota Fiscal de Serviços por parte das empresas de desenvolvimento e a devida remuneração se mostrou muito longo para algumas delas, o que em muitos casos dificultava o avanço da proposta devido a frágil

sustentabilidade financeira em que se encontram, principalmente por serem pequenas.

Porém a burocracia deveria ser de ciência de todos ao se inscrever para a participação do processo, cabendo um preparo individual por parte das empresas para eventuais atrasos.

Por ser um processo novo para todos; muito aprendizado pode ser extraído ao analisar o que funcionou corretamente e o que não funcionou tão bem assim.

Um ganho considerável nesse modelo esta na participação dos técnicos em todas as etapas do processo de produção.

Essa lógica permitiu que os futuros usuários se familiarizassem com a ferramenta desde a concepção, compreendendo suas funcionalidades e sugerindo melhorias e correções de curso em cada etapa.

De acordo com as informações coletadas nos relatórios de entrevista, quando se contrata tecnologia no modelo convencional ocorre um briefing inicial e o resultado é apresentado depois de alguns meses.

Nesse período, pode haver falhas consideráveis de comunicação e nem sempre o que foi dito é completamente

absorvido. Alterações muito extensas precisam ser feitas atrasando, em muito, a finalização da solução devido ao retrabalho fruto da má compreensão das demandas.

Da forma como aconteceu, a solução ficou pronta mais rapidamente quando considerado os fatos expostos, porque os problemas eram corrigidos ainda no desenvolvimento.

A importância do acompanhamento das etapas reforça a relevância de um mediador externo capaz de pesar a relevância do pedido e da alteração, que muitas vezes pode resultar na inserção de módulos de programação impossíveis de serem executados ou que acarretarão mudanças maiores. É necessário equilibrar as demandas de todos para que o projeto funcione de maneira adequada.

De acordo com SWIATEK (2017) foi possível ver pessoas que entendem muito de mobilidade, mas pouco de tecnologia, ao final do processo com conhecimento considerável acerca do processo de produção e vice-versa. O conhecimento construído em conjunto pode beneficiar a todos se empregado de maneira correta.

A opção do MobiLab por técnicos de carreira e por sua vez servidores concursados se deu pelo fato de tentar criar um legado passível de ser transferido para os novos

profissionais, mantendo dentro da instituição conhecedores e mão de obra capacitada para a melhoria do programa ou inserção de módulos complementares a médio e longo prazo, quando se fizer necessário.

O resultado final do processo foi muito mais enriquecedor e benéfico do que seria a contratação de uma tecnologia proprietária.

Para atestar a relevância da experiência e o quão benéfica ou não os envolvidos interpretaram tal experiência foi inserido um indicador na pesquisa sobre a probabilidade de indicar a política para outras empresas ou participar de outro processo similar, visando entender se eles atuariam como promotores ou detratores em relação aos possíveis processos futuros.

A grande maioria recomendaria a iniciativa para outras pessoas, alguns inclusive demonstraram interesse em participar novamente. Muitos deles pela oportunidade de poder contribuir para a melhoria da oferta de serviços à população em relação (figura 22).

Figura 22 – Régua de satisfação dos participantes do concurso de projetos Fonte: Arquivo pessoal

A transferência do conhecimento e o sucesso da construção conjunta envolvendo indivíduos de diferentes origens e gerações permitiram o aperfeiçoamento da ferramenta e a capacitação tanto das startups, que adquiriram conhecimento que as permitirão desenvolver outros projetos na âmbito da mobilidade urbana, quanto dos técnicos, que são capazes de acompanhar a sustentação dos sistemas que serão implementados.

O resultado final é oposto do que aconteceria no caso do contrato de tecnologia tradicional envolvendo empresas que produzem tecnologias proprietárias e por códigos fechados, que amarrariam os processos posteriores de sustentação a eles mesmos.

Por estar previsto em edital que fossem desenvolvidos