4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
4.5 PROCESSOS DE NEGÓCIO
4.5.2 Processo de Armazenamento
O processo de armazenamento é um processo operacional responsável por garantir o correto armazenamento e acondicionamento dos cereais. Após o recebimento do produto agrícola, o mesmo é acondicionado em silos e armazéns, onde necessita ser tratado e mantido em condições de industrialização até sua expedição. As tarefas do processo de armazenamento são responsáveis por garantir a movimentação dos produtos nos silos (Figura 35).
Durante o processamento dos cereais, coletas termométricas são realizadas temporariamente e registradas através de planilhas para que os técnicos em armazenagem tenham condições de identificar os padrões necessários para manter a qualidade do produto. Uma das suas atividades é a troca de silos (transcilagem) que visa movimentar o produto e armazená-lo de acordo com a sua umidade e nível de classificação.
Após a transcilagem é realizado o tratamento químico para conservação do grão, e após esta etapa é realizada a homogenização do produto. O produto armazenado é retirado dos silos somente após sua comercialização, para ser transportado para o silo de retirada de onde é enviado para expedição.
FIGURA 35 – Processo de Armazenamento
Fonte: autoria própria
O uso de Sistemas de Informações neste processo é pouco presente no cenário atual. No entanto, existem diversas atividades que teriam a possibilidade de coletar dados, como o resultado da classificação e as quebras técnicas. A leitura termométrica é realizada periodicamente e registrada em planilhas. O controle neste processo é de suma importância, pois a quantidade em estoque para comercialização está diretamente ligada a este processo, o qual é calculado pelo total recebido, subtraindo os restantes da classificação. O consumo de energia e mão-de-obra neste também precisa ser controlado. O processo de armazenamento está diretamente integrado com a gestão de estoques e comercialização do produto para industrialização.
4.5.2.1 Análise Descritiva do Processo de Armazenamento de Grãos
Apresenta-se neste item a análise descritiva do processo de armazenamento de grãos. O processo será analisado por quatro perspectivas e estas em quatro dimensões organizacionais, no mesmo formato de análise adotado no processo de recebimento de grãos.
O gráfico da figura 36 permite visualizar a classificação geral das perspectivas (suporte, controle, alinhamento e competitividade) no processo de armazenamento de grãos. Neste, podemos verificar que somente a perspectiva
alinhamento apresentou uma pontuação MÉDIA, enquanto que as demais marcaram pontuação ALTA.
Acredita-se que a classificação MÉDIA na perspectiva alinhamento, se deve ao fato da Cooperativa não possuir sistemas integrados de gestão operando no aporte a este processo. Existem diversos procedimentos informatizados ao longo do processo, dos quais alguns foram citados, porém a integração entre os mesmos não está contemplada no cenário atual.
FIGURA 36 – Armazenamento: Classificação das Perspectivas
Fonte: autoria própria
4.5.2.1.1 Perspectiva Suporte às Operações
No processo de armazenamento de grãos, os sistemas de suporte às operações auxiliam no registro de entrada e saída de grãos nos armazéns da cooperativa, e também na coleta de temperatura (termometria) do produto dentro dos armazéns.
Analisaram-se as perspectivas suporte e controle através de um questionário de 16 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), contendo duas questões abertas para suporte, e uma questão aberta para controle. O questionário foi aplicado a 10 profissionais da Cooperativa que atuam diretamente no processo, conhecidos como coordenadores operacionais.
Ao serem questionados sobre o papel do processo de armazenamento de grãos dentro da COTRIMAIO, os entrevistados destacaram as seguintes opiniões:
O processo fixa as condições exigíveis para recebimento, beneficiamento, armazenamento e comercialização de produtos agrícolas, como a soja, o milho e o trigo.
Este processo mantém a ênfase em manter a qualidade do grão com a finalidade de obter a melhor comercialização.
Ao serem questionados sobre as principais atividades para atingir os objetivos do processo, destacam-se as seguintes respostas:
A padronização dos produtos é realizada de acordo com as Instruções de Trabalho (IT).
Neste processo, recebe-se o grão (verificando-se umidade e impureza), classifica-se (limpeza), e na sequência, se descarrega o mesmo na moega para que seja efetuada a padronização para armazenagem.
Efetua-se um procedimento chamado aeração, e o controle de temperatura durante o armazenamento.
São efetuadas diversas rotinas de controle para garantir a qualidade do produto.
São efetuadas coletas de amostras para análises.
Efetua-se a secagem, que é um tratamento térmico para reduzir a umidade para armazenagem por longos períodos.
Efetua-se o armazenamento propriamente dito.
Efetua-se a expedição quando solicitado pelo departamento comercial. Através do questionário de questões fechadas, elaborou-se a estatística descritiva. No escopo geral do processo, observou-se que a classificação geral desta perspectiva é ALTA.
FIGURA 37 – Armazenamento: Frequência de Suporte
Fonte: autoria própria
Complementando, também se observa no gráfico da figura 37 que a frequência relativa das opiniões sobre suporte em todos os processos é ALTA. No processo de armazenamento percebe-se que houve equilíbrio entre classificação MEDIA (44%) e ALTA (50%), enquanto que a classificação BAIXA somou a frequência de 6% que é similar ao processo de recebimento.
Sugere-se que grande parte desta classificação MÉDIA, se deve a baixa utilização de recursos de Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação mencionada anteriormente na análise geral do processo, tais constatações são detalhadas nos próximos itens.
Este terceiro nível de análise (figura 38) apresenta a frequência das dimensões organizacionais de suporte às operações no armazenamento de grãos, em que, se percebe que a dimensão processos contribui para a formação do escore MÉDIO da perspectiva, registrando apenas 33% da frequência na classificação ALTA.
Suspeita-se que a dimensão processos ficou com a classificação MÉDIA pelo fato da pouca informatização deste processo, pois grande parte das questões abordou recursos oferecidos e suas qualificações, conforme os itens apresentados na sequência. O boxplot de suporte às operações poderá dar um parecer melhor sobre o gráfico anterior, demonstrando a mediana das questões, auxiliando na análise.
FIGURA 38 – Armazenamento: Dimensões de Suporte
Fonte: autoria própria
Através do boxplot, pode-se observar que as questões r1, r4, r5, r7 (processos), apresentaram medianas baixas, as quais representam respectivamente:
Nível de informatização do setor.
Planejamento de contingência do processo.
Impacto a outros setores caso não existam ferramentas tecnológicas.
Capacidade da infraestrutura de TI existente.
A mediana de r4 é a mais baixa, portanto, sugere-se que há uma relação a não integração dos sistemas do processo de armazenamento com o restante do ERP empresarial. Diferentemente dos outros processos e perspectivas nesta amostra houve desvio padrão acima da média, isto significa em linhas gerais, que não houve consenso entre os entrevistados. Sugere-se que esta heterogeneidade refere-se ao fato de algumas unidades utilizarem recursos tecnológicos para aferições, enquanto que outras não apresentam.
A questão p3 (pessoas) se manteve consistente, com mediana baixa, significando que há pouca resistência dos usuários em relação à informatização, indicando que os mesmos estariam motivados para usufruir de recursos tecnológicos.
FIGURA 39 – Armazenamento: Boxplot de Suporte
Fonte: autoria própria
Em aspectos positivos, destacam-se as questões relacionadas a pessoas, p14 e p9 respectivamente:
Influência da TI para a melhoria das condições de trabalho.
Capacidade da TI em fornecer indicadores para o trabalho operacional. 4.5.2.1.2 Perspectiva Controle
Os sistemas de controle no processo de armazenamento de grãos são oferecidos em forma de relatórios baseados nos dados coletados pelos sistemas de informação operacionais, no caso, a gestão do estoque e o acompanhamento da leitura termométrica. No entanto, se faz necessário ressaltar que muitas atividades deste processo não estão informatizadas devido à uma característica deste processo, que é composta por diversas atividades operacionais. No entanto, atividades como controle de qualidade no processo carecem de ser exploradas por sistemas de informações.
Ao serem questionados sobre as atividades de controle importantes para o processo de armazenamento de grãos, os entrevistados responderam:
Efetuar o controle de pesagens, na entrada e na expedição dos grãos armazenados.
Efetuar controle da temperatura dos grãos nos armazéns.
Controlar atividades de aeração e secagem.
Ter o controle sobre a padronização dos produtos em estoque.
Através da estatística descritiva, no gráfico abaixo (figura 40), percebe-se que o percentual de frequência na classificação ALTA (48%) e MÉDIA (44%) estão próximas, ao passo que somada a classificação BAIXA ultrapassam a classificação ALTA, reforçando a carência de recursos de TI neste processo.
FIGURA 40 – Armazenamento: Frequência de Controle
Fonte: autoria própria
Através do gráfico da figura 41, podemos perceber que as dimensões pessoas e processos, apresentam as menores classificações, inclusive apresentando classificação BAIXA elevada. Para compreender estas classificações se fez uma análise sobre as questões através de um boxplot.
FIGURA 41 – Armazenamento: Dimensões de Controle
Fonte: autoria própria
Percebe-se que as maiores medianas estão nas questões e16 e p9, conforme o gráfico da figura 42, no entanto, as duas apresentaram elevado desvio padrão, explicando que a informação é contextual, ou seja, há divergências quanto estas opiniões.
Grau de acompanhamento do retorno sobre o investimento em TI (Estratégia).
Contribuição da TI para aumento da autonomia (pessoas).
As questões e2, e3, c11, c13 e c14, apresentam consistência (desvio padrão baixo), e medianas altas, justificando maior percentual na classificação ALTA em clientes e estratégias. As questões destacadas referem-se a:
Uso adequado dos controles proporcionados pela TI (Estratégia).
Contribuição da TI para realização das atividades planejadas (Estratégias).
Agilidade no acesso ao histórico de informações (Clientes).
Capacidade de transformar reclamações internas em melhorias (Clientes).
Capacidade de transformar reclamações de clientes em melhorias (Clientes).
FIGURA 42 – Armazenamento: Boxplot de Controle
Fonte: autoria própria
As questões que apresentaram as menores medianas, e elevado desvio padrão (não houve consenso) foram questões como p10, r1, r12, r7, que se referem a:
Satisfação com os instrumentos de controle (Pessoas).
Grau de controle proporcionado pela TI (Processos).
TI como instrumento de aperfeiçoamento dos processos (Processos).
Frequência da avaliação de infraestrutura (Processos).
Percebe-se, desta forma, que grande parte das questões enfatiza recursos e requisitos que a TI não atende, assim também como na perspectiva suporte.
4.5.2.1.3 Perspectiva Alinhamento
A perspectiva alinhamento no processo de armazenamento de grãos se relaciona a sintonia entre os Sistemas de Informação com os propósitos da organização, bem como aos recursos de Tecnologia da Informação referentes a este processo.
Analisou-se a perspectiva alinhamento e competitividade através de um questionário de 15 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), uma questão
aberta para alinhamento e três questões abertas para competitividade. O questionário foi aplicado ao profissional responsável pelo processo.
Ao ser questionado sobre quais os instrumentos são utilizados para garantir uma ação integrada dos diversos processos da Cooperativa, o responsável respondeu que se faz uso de sistemas de informação integrados (ERP) online e recursos de comunicação como correio eletrônico e o telefone.
Nesta perspectiva, pode-se perceber que a classificação MÉDIA compõe 80% da frequência relativa, enquanto que a classificação ALTA somou apenas 20%. Comparado a outros processos, o processo de compra também apresentou baixa frequência em alinhamento.
FIGURA 43 – Armazenamento: Frequência de Alinhamento
Fonte: autoria própria
Ao analisar as dimensões que fazem parte desta perspectiva, percebe-se que as dimensões estratégias e pessoas, não computaram classificação ALTA, que orienta a uma revisão por parte da direção da organização. Estas dimensões, conforme Labovitz e Rosanski (1997), representam o alinhamento vertical, tocante a implementação das estratégias e o feedback desta para a gerência competente. Apesar de que a confiabilidade deste instrumento é limitada por trabalhar com apenas um entrevistado.
FIGURA 44 – Armazenamento: Dimensões de Alinhamento
Fonte: autoria própria
A dimensão estratégias é composta por questões como:
Coerência entre as ações dos processos com o planejamento estratégico (e2).
Uso da TI na comunicação das metas da empresa (e3).
Peso dos indicadores na avaliação dos gestores (e4).
Contribuição da TI para geração de indicadores para o PE (e10).
Contribuição da TI para coerência entre diretrizes, metas e ações (e9).
Contribuição da TI para o alcance das metas (e12). A dimensão pessoas é composta pelas questões:
Uso da TI para comunicação interna (p1).
Conhecimentos dos gestores sobre metas de outros processos (p5).
Contribuição da TI para fornecimento de informações (p8).
No entanto, nesta mesma análise, a dimensão processos apresentou diversos pontos positivos, apresentando classificação ALTA em quase todos os aspectos, tal dimensão apresentou questões como:
Contribuição da TI para dinamismo dos processos (r13).
Capacidade de a TI acompanhar as mudanças da Cooperativa (r14).
Grau de integração proporcionado pela TI (r15). 4.5.2.1.4 Perspectiva Competitividade
A perspectiva competitividade no processo de armazenamento de grãos refere-se a forma como os sistemas de informação permitem que a organização esteja preparada diante da competitividade no segmento de negócios.
Ao ser questionado sobre o que é competitividade para uma cooperativa agropecuária destacou que a comercialização de insumos é um diferencial. O entrevistado também destacou que a verticalização das atividades e localização da cooperativa em vários municípios são fatores que contribuem para os diferenciais competitivos da mesma.
A influência da TI nos fatores de competitividade são destaques na redução de custos pela elaboração de ferramentas de controle, segundo o entrevistado.
Nesta perspectiva, pode-se perceber que a classificação MÉDIA e a ALTA ficaram muito próximas, dividindo a opinião dos entrevistados e sugerindo a baixa utilização de recursos de TI neste processo.
FIGURA 45 – Armazenamento: Frequência de Competitividade
A análise por dimensões auxilia na melhor compreensão das opiniões dos entrevistados. Sendo que, nesta pode-se perceber que a dimensão clientes apresentou uma diferença grande em relação às demais, ficando abaixo da média.
FIGURA 46 – Armazenamento: Dimensões de Competitividade
Fonte: autoria própria
A dimensão clientes apresentou a menor frequência, o que é sugerido pelo fato de o processo ser basicamente operacional, interno e não ter contato direto com o cliente. Esta dimensão apresentou as seguintes questões:
Contribuição da TI no relacionamento com os fornecedores (c4).
Capacidade da TI em agregar valor aos serviços (c7).
Importância da TI na qualidade dos serviços prestados aos clientes (c13).
Contribuição da TI para melhoria da marca da organização (c14).
No entanto, outras questões, de dimensões diferentes, têm destaque por apresentar frequência ALTA, sendo elas: e1, e11, e15, p9, p10, r3 e r8:
Estrutura de TI diante da concorrência (Estratégia).
Coerência entre investimentos em TI e sua importância (Estratégia).
Grau de dificuldade em manter pessoas com conhecimento em TI (Pessoas).
Importância dada à TI pela alta administração (Pessoas).
Capacidade da TI existente de suprir as necessidades da organização (Processos).
Contribuição para acompanhamento dos resultados (Processos).
Destaca-se que o processo de armazenamento de grãos não apresentou alinhamento em todas as perspectivas pelo fato de não estar totalmente aderente as tecnologias. Desta forma, sugere-se que os gestores da cooperativa prospectem alternativas para integrar este processo aos demais, para que as informações sejam compartilhadas e os instrumentos viabilizem o alinhamento vertical entre as estratégias e as pessoas.