Tecnologia da Informação e Sistemas de Informação nas Organizações

De acordo Turban et al. (2010), um sistema de informação não é necessariamente computadorizado, embora a maioria seja. Portanto, um sistema de informação é, além de tecnologia, um conjunto de pessoas, processos e instalações físicas. A tecnologia da informação, em sua definição mais restrita, representa o lado tecnológico de um sistema de informação, incluindo o hardware, o software, banco de dados e outros dispositivos eletrônicos.

Uma organização é um conjunto de pessoas e de outros recursos estabelecidos para cumprir metas. A primeira meta de uma organização com fins lucrativos é maximizar os lucros por meio do aumento das receitas ou da redução dos custos. Nas organizações sem fins lucrativos o lucro não representa sua meta primária. Dinheiro, pessoas, materiais, máquinas e equipamentos, dados, informação e decisões estarão constantemente em uso em qualquer organização (STAIR, 1998).

As organizações estabelecem processos para agregar valor aos seus produtos e serviços, visando atingir suas metas, explorando oportunidades e

resolvendo problemas. Acrescentar valor às partes interessadas, consiste na meta primária de qualquer organização.

Dentro deste cenário organizacional cabe questionar qual é o papel dos sistemas de informação. A visão tradicional dos sistemas de informação sustenta que as organizações utilizam os mesmos para controlar e monitorar os processos de agregação de valor. Um sistema de informação pode transformar o feedback dos subsistemas de agregação de valor em informações mais significativas a serem usadas dentro das organizações. Estas informações podem servir de base para mudança na forma como o processo da organização funciona (STAIR, 1998).

Uma visão mais contemporânea dos sistemas de informação sustenta que estes sistemas estão tão interligados ao processo de agregação de valor que este deve ser considerado parte do processo. Nesta visão, o sistema de informação é interno e desempenha um papel essencial no processo organizacional.

Dentro de uma visão mais recente no que diz respeito à utilização dos sistemas de informação nas organizações, não cabe compreender o processo de agregação de valor independente destes. Ao contrário, deve-se considerar o papel potencial dos sistemas de informação dentro do próprio processo, frequentemente conduzindo a descoberta de novas maneiras de complementar o processo (figura 8).

FIGURA 8 – Gerenciamento do Fluxo Interno

Turban et al. (2010), afirma que as organizações devem ser adaptativas e ágeis, para responderem adequadamente em tempo hábil à mudanças no ambiente de negócios. Para responder à mudanças em tempo hábil é necessário reconhecer as mudanças organizacionais e ambientes na mesma rapidez em que elas ocorrem, neste aspecto, a inserção de softwares de business intelligence tem se mostrado extremamente úteis. Lidar com as mudanças corretamente também é essencial, neste aspecto a utilização de softwares que permitam otimizar os custos de seus produtos e realizar análise de cenários e avaliação de riscos em questão de minutos. Turban et al. (2010), também destaca que a organização tenha capacidade de alterar seus sistemas de informação rapidamente, através da utilização de tecnologias emergentes.

Os sistemas de informação podem representar um elemento-chave quando as empresas dão poder a seus funcionários. Estes podem tornar a delegação de poder possível através do fornecimento de informações aos empregados de níveis mais baixos na hierarquia.

2.3.2 Sistemas de Informação para Competitividade

Laudon e Laudon (2010), argumentam que as organizações que superam suas concorrentes têm vantagem competitiva, conquistada por possuírem acesso a recursos especiais, ou serem capazes de utilizar os recursos disponíveis de forma eficiente. Para Stair (1998), a vantagem competitiva, corresponde a um benefício significativo e preferencialmente de longo prazo de uma organização sobre sua concorrência. Estabelecer e manter uma vantagem competitiva torna-se complexo, mas a sobrevivência e a prosperidade das empresas dependem disso.

O’Brien (2007), afirma que a tecnologia não é mais algo que se pensa quando se trata de estratégia nos negócios; atualmente ela é sua principal direcionadora. Competição é uma característica positiva nos negócios, e competidores compartilham de uma rivalidade saudável. Esta rivalidade encoraja e demanda esforços para buscar e ganhar vantagem competitiva no mercado.

Laudon e Laudon (2010), afirmam que um dos modelos mais utilizados para entender a vantagem competitiva é o modelo de forças competitivas de Porter, o qual fornece uma visão geral da empresa, dos concorrentes e de seu entorno,

conforme estudado no item 1 deste capítulo. Neste âmbito, a tecnologia da informação e os sistemas de informação podem atuar estrategicamente para lidar com as forças competitivas.

O principio básico da estratégica de TI para um negócio, de acordo com Laudon e Laudon (2010), é garantir que a tecnologia serve ao negócio. Com base nos estudos de Luftman (2003) e Henderson, et al. 1996), os autores apontam que: (a) a empresa se tronam mais lucrativa à medida que conseguir alinhar a tecnologia da informação aos objetivos de negócios. (b) somente 25% das empresas consegue alinhar a TI aos negócios.

O’Brien (2007), apresenta um quadro apontando formas de como os gerentes podem utilizar os investimentos em tecnologia para sustentar diretamente as estratégias da empresa (figura 9). Laudon e Laudon (2010) ao abordar as cinco forças competitivas de Porter, destacam quatro estratégias genéricas para manter a vantagem competitiva, das quais todas podem se beneficiar de sistema e tecnologia da informação: liderança em custos, diferenciação de produto, foco em nichos de mercado e intimidade com clientes e fornecedores.

FIGURA 9 – Estratégias no uso de Tecnologia da Informação Estratégias Básicas no Uso Empresarial da Tecnologia da Informação

Reduzir Custos

 Utilizar a TI para reduzir substancialmente os custos dos processos empresariais.

 Utilizar a TI para baixar os custos para os clientes e fornecedores.

Diferenciar

 Desenvolver novos atributos da TI para diferenciar produtos e serviços.

 Utilizar os atributos da TI para reduzir as vantagens de diferenciação dos concorrentes.

 Utilizar os atributos da TI para direcionar os produtos e serviços para nichos de mercado selecionados.

Inovar

 Criar novos produtos e serviços que incluam componentes da TI.

 Desenvolver novos e exclusivos mercados ou nichos de mercado com o auxílio da TI.

 Realizar mudanças radicais nos processos empresariais com a TI, que reduzam drasticamente os custos, melhorem a qualidade, a eficiência, ou o atendimento aos consumidores, ou reduzam o tempo de lançamento de um produto.

Promover Crescimento

 Utilizar a TI para gerenciar a expressão regional e global da empresa.

 Utilizar a TI para diversificar e integrar outros produtos e serviços.

Desenvolver Alianças

 Utilizar a TI para criar parcerias virtuais.

 Desenvolver sistemas de informação de empresas interligadas, utilizando a internet e a extranet para suportar relacionamentos, estratégias com os clientes, fornecedores, empresas terceirizadas e outros.

O’Brien (2007), corrobora com Laudon e Laudon (2010), afirmando que a tecnologia da informação pode atuar na “liderança em custos”, auxiliando a alcançar baixos custos operacionais e os menores preços.

Para O’Brien (2007), as organizações podem utilizar a tecnologia da informação de muitas maneiras. Por exemplo, uma empresa pode utilizar estrategicamente os sistemas de informação, ou utilizar a TI apenas como um suporte eficiente nas operações diárias. Mas se uma empresa enfatizar o uso estratégico da TI, sua gerência veria a TI como um importante diferenciador competitivo. Ela iria desenvolver estratégias empresarias que utilizariam a TI para desenvolver produtos e serviços e capacidades que dariam a empresa grandes vantagens no mercado no qual competem.

O’Brien (2007), ainda afirma que a tecnologia da informação pode servir de suporte para muitas estratégias de competição. Pode ajudar a empresa a cortar custos, diferenciar e inovar em seus produtos e serviços, promover crescimento, desenvolver alianças, manter clientes e fornecedores, substituir custos, criar barreiras a entrada de novas empresas e alavancar seus investimentos em recursos de TI.

Portanto, a tecnologia pode ajudar a empresa a obter vantagem competitiva em seus relacionamentos com clientes, fornecedores, concorrentes, novos entrantes e criadores de produtos substitutos. A figura 10 apresenta exemplos de utilização estratégica da tecnologia da informação.

Laudon e Laudon (2010), afirmam que embora o modelo de Porter seja importante na identificação das forças competitivas e sugerir estratégias genéricas, não enfatiza o que deve ser feito e a metodologia a ser seguida para conquistar vantagem competitiva. Neste sentido, a utilização do modelo de cadeia de valor destaca as atividades específicas da empresa, em que as estratégias competitivas podem ser mais bem aplicadas e os sistemas de informação trazem maior impacto.

FIGURA 10 – Exemplos do uso estratégico da Tecnologia da Informação

Fonte: O’Brien, 2007, p. 48.

O modelo de cadeia de valor, de acordo com Laudon e Laudon (2010), contempla uma série de atividades básicas que agregam valor a seus produtos e serviços. Atividades relacionadas diretamente com a produção e a distribuição dos produtos e serviços são classificadas como primárias, enquanto que, atividades de suporte são classificadas como secundárias. A introdução de sistemas de informação nas atividades primárias favorece a integração com a rede de valor, que envolve fornecedores, distribuidores e clientes da empresa, pois o desempenho da maioria das empresas não depende apenas do que acontece dentro delas, mas também de como interagem com sua rede de valor.