4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
4.5 PROCESSOS DE NEGÓCIO
4.5.1 Processo de Recebimento
O recebimento do produto agrícola, representado na Figura 23, é responsável por garantir o recebimento da safra. Este processo inicia com a classificação do produto que é realizado através da coleta de uma amostra da carga, identificando a umidade do grão e as impurezas desta amostra. A próxima atividade consiste na primeira pesagem, através de uma balança própria, conhecida como balança rodoviária. Esta balança está interligada a um terminal computacional que captura o peso da carga somada ao peso do veículo de transporte. Durante a pesagem o fornecedor ou associado é identificado, os resultados da classificação são lançados manualmente e a pesagem é computada pelo ERP, dando origem a um ticket de pesagem.
Após a pesagem o veículo realiza a descarga na moega (local de acondicionamento) indicada pelo balanceiro, conforme o nível de impureza e umidade. Ao retornar da descarga o veículo de transporte é pesado novamente para descobrir o peso do veículo sem a carga, durante esta pesagem é computado o peso real de produtos agrícolas, a nota fiscal eletrônica é emitida e o produto é lançado em estoque. A nota fiscal emitida para este processo é conhecida como contra-nota, pois, em um processo fiscal tradicional é o fornecedor que emite a mesma, sendo desta forma realizada através da nota fiscal de produtor rural e a contra nota é uma emissão fiscal correspondente a referida nota.
FIGURA 23 – Processo de Recebimento de Grãos
Para o processo de recebimento, os sistemas de suporte à operações dão base para a identificação do fornecedor (associado), permitindo a pesagem e digitação da classificação de forma eficiente. O acompanhamento do saldo de produtos recebidos durante as safras é atendido pelos sistemas de controle. O processo de recebimento alimenta os estoques automaticamente, garantindo o alinhamento com os demais processos. A transparência no processo e a agilidade no atendimento do fornecedor (associado) na entrega de produtos proporcionam vantagem competitiva à cooperativa.
4.5.1.1 Análise Descritiva do Processo de Recebimento de Grãos
Apresenta-se neste item a análise descritiva do processo de recebimento de grãos, a qual foi obtida a partir da técnica estatística descritiva, utilizando-se de gráficos de frequência absoluta e relativa. Além de apresentar a classificação geral, o processo é analisado por quatro perspectivas e posteriormente, estas são analisadas por quatro dimensões organizacionais, conforme a metodologia proposta para o estudo. Os limites do gráfico, bem como a escala de classificação, encontram-se na metodologia deste estudo.
Na classificação geral do processo, apresentada no gráfico da figura 24, é possível observar a frequência relativa da classificação ALTA para cada perspectiva, pois, é este percentual que definirá o posicionamento das linhas no radar. Quanto maior a classificação ALTA, mais próxima ao centro do radar ficará a linha. Através deste gráfico é possível observar que somente a perspectiva CONTROLE apresentou classificação MÉDIA, enquanto que as demais atingiram classificação ALTA.
FIGURA 24 – Recebimento – Classificação das Perspectivas
Fonte: autoria própria
Segundo o modelo de análise MASITI, espera-se que as perspectivas estejam com valores próximos, centralizando o losango ao centro do radar. Sugere- se que a baixa classificação da perspectiva controle se deve os poucos recursos gerencias presentes nos sistemas de informações oferecidos para a execução destes processos, não permitindo um planejamento operacional adequado. Esta perspectiva será estudada mais detalhadamente durante a descrição deste processo.
Objetivando aprimorar a análise das perspectivas apresentadas anteriormente, os itens subsequentes permitem analisar cada uma das perspectivas individualmente através de quatro dimensões organizacionais.
Coletaram-se dados para análise das perspectivas suporte e controle, através de um questionário contendo: 16 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7) para cada perspectiva, duas questões abertas para suporte, e uma questão aberta para controle. O questionário foi aplicado a 10 profissionais da Cooperativa que atuam diretamente no processo.
4.5.1.1.1 Perspectiva Suporte às Operações
A perspectiva suporte às operações no processo de recebimento de grãos compreende os sistemas de informações responsáveis por auxiliar na
operacionalização das atividades ligadas ao atendimento do associado no momento da entrega de sua produção e o encaminhamento da produção para o processo de armazenamento, destacados na descrição preliminar do processo.
Ao serem questionados sobre o papel do processo de recebimento de grãos dentro da COTRIMAIO, os entrevistados destacaram as seguintes opiniões:
O processo garante a qualidade dos produtos (Grãos) no momento do recebimento, oferecendo produto qualificado para armazenamento.
O processo insere dados para o controle da movimentação de produtos realizada pelo associado.
Seus resultados garantem a sustentabilidade econômica da cooperativa.
É um dos processos fundamentais da COTRIMAIO, representando a porta de entrada da atividade que representa seu maior faturamento.
Através da informatização, o processo oferece informações para tomada de decisão.
Ao serem questionados sobre as principais atividades para atingir os objetivos do processo, destacam-se as seguintes respostas:
Padronização do produto recebido, a manutenção da infraestrutura e a aferição dos equipamentos.
Fornecimento de dados através do ERP e formulários para controle dos produtos recebidos de fornecedores/associados.
Através das questões fechadas elaborou-se a análise estatística descritiva. Conforme o gráfico discutido anteriormente, a perspectiva suporte às operações obteve classificação ALTA. O gráfico apresentado na figura 25 representa a frequência relativa das opiniões conforme a classificação, em que, se percebe que as classificações MÉDIA e ALTA desta perspectiva encontram-se próximas. Neste gráfico, percebe-se que o processo de recebimento apresentou 54% das frequências na classificação ALTA, 42% na classificação MÉDIA e apenas 2% na classificação BAIXA. Comparada aos processos de compras e vendas percebe-se que há menos regularidade nas classificações.
FIGURA 25 – Recebimento – Frequência de Suporte
Fonte: autoria própria
Para que seja possível identificar os motivos que levaram a classificações próximas é de extrema importância analisar as dimensões organizacionais avaliadas através dos questionários aplicados. Os resultados da perspectiva suporte em recebimento de grãos serão detalhados conforme as dimensões: clientes, estratégias, processos e pessoas.
FIGURA 26 – Recebimento – Dimensões de Suporte
Fonte: autoria própria
No gráfico da figura 26, é possível perceber que as dimensões clientes, processos e pessoas contribuem para a classificação ALTA da perspectiva suporte. As respostas destes questionários indicam pouca contribuição da TI para o
desempenho do processo e a pouca contribuição dos sistemas de informação existentes para a produtividade. Os entrevistados também destacaram que há pouca revisão da infraestrutura e os impactos das falhas de sistemas e TI interferem na execução das atividades.
Ainda, podemos observar no gráfico que a dimensão estratégias apresentou uma pontuação MÉDIA. Para que seja possível aperfeiçoar a análise obtida até então, o boxplot apresenta uma forma de identificar as pontuações individuais das questões de cada dimensão. O Boxplot da figura 27 destaca os pontos máximo e mínimo de cada questão e também sua mediana. Sendo assim, pode-se perceber que as questões relacionadas às estratégias apresentaram as menores máximas, com desvio padrão baixo (reforçando a confiabilidade dos dados) e medianas abaixo de seis. Destacam-se as questões e16, e2, e6 e e8, que se referem respectivamente à:
Contribuição da TI para o aumento da produtividade.
Clareza na contribuição do processo para o desempenho da organização.
Avaliação da informatização no processo.
Influência da TI nas atividades planejadas quando esta falhar.
Enquanto, apenas a questão e12, da dimensão Estratégias, obteve boa pontuação, tratando da “Qualidade dos dados inseridos no sistema”.
FIGURA 27 – Recebimento – Boxplot de Suporte
As questões com maiores pontuações e menores variâncias foram: p9, p10, p11, p14, p15, que se referem respectivamente à:
Capacidade da TI em fornecer indicadores para o trabalho individual.
Melhoria de processos pela informatização.
Contribuição da TI para satisfação profissional.
Importância da TI para melhoria das condições de trabalho.
Contribuição de TI para solução de problemas.
As questões p3, r4 e r5 apresentaram altas variações de respostas neste processo. Referindo-se à: resistência dos colaboradores à informatização, planejamento de contingência do setor, impacto a outros setores se não contar com a TI, destas, acredita-se que as duas primeiras tem ligação mais forte com o contexto do ambiente.
Considera-se, portanto, que questões referentes à estratégia no processo de recebimento de grãos sejam discutidas pela cooperativa, tais como a importância do processo para a estratégia corporativa, bem como, a importância da TI para ganho de produtividade e até mesmo medidas para verificar se a TI está atendendo de forma eficiente o processo, pois os colaboradores acreditam na contribuição da TI para melhoria do processo, sendo compreendido como um aspecto positivo.
4.5.1.1.2 Perspectiva Controle
A perspectiva controle no processo de recebimento de grãos compreende os sistemas de informações responsáveis por fornecer informações históricas coletadas pelos sistemas de suporte às operações, auxiliando em atividades táticas do processo.
Ao serem questionados sobre as atividades de controle importantes para o processo de Recebimento de Grãos, os entrevistados responderam:
Controlar o volume de recebimento, descontos, taxas e a quebra técnica.
Garantir a confiabilidade das informações e processos, através do seu monitoramento.
Controlar o saldo de estoque, tendo acesso fácil a diversos relatórios.
Geração automática do saldo do associado, resultando em maior segurança.
Salienta-se a importância de ter informações de umidade, impureza e PH (trigo) também automatizados, o que garantiria maior confiabilidade nos dados coletados.
Conforme discutido anteriormente, a perspectiva controle atingiu classificação MEDIA na classificação geral do processo de Recebimento. O gráfico da figura 28 apresenta a frequência relativa das opiniões. O processo de recebimento apresentou 56% das frequências na classificação MÉDIA, 39% na classificação ALTA e apenas 4% na classificação BAIXA. Comparada aos processos de armazenamento, compras e vendas percebe-se que este é o único processo a apresentar classificação MEDIA na perspectiva controle.
FIGURA 28 – Frequência de Controle
Fonte: autoria própria
Para que seja possível identificar os motivos que levaram à classificação MÉDIA, é de extrema importância analisar as dimensões avaliadas através dos questionários aplicados. Os resultados da perspectiva controle em recebimento de grãos serão detalhados conforme as dimensões organizacionais: clientes, estratégias, processos e pessoas.
No gráfico da figura 29, é possível perceber que estratégias é a única dimensão a apresentar pontuação ALTA, contrastando a perspectiva suporte às operações, descrita anteriormente, os demais: processos e pessoas e clientes contribuem para a classificação MEDIA da perspectiva controle.
FIGURA 29 – Recebimento – Dimensões de Controle
Fonte: autoria própria
Labovitz e Rosansky (1997), afirmam que quando somente a estratégia se estabelece alinhada, geralmente ela não está sendo implantada adequadamente, as pessoas não a conhecem, e ela não tem vínculo com as reais necessidades dos clientes, resultando em processos inadequados.
Para que possamos aperfeiçoar a análise obtida até então, a análise por máxima, mediana, mínima, através de boxplot apresenta uma forma de identificar as pontuações individuais das questões dentro de cada dimensão.
O boxplot da figura 30 destaca os pontos máximo e mínimo de cada questão e também sua mediada. Sendo assim, podemos perceber que as questões relacionadas a estratégias apresentaram desvio padrão baixo, com frequências próximas à média e medianas iguais a 6, destacando as questões e2, e3, e e6, que se referem respectivamente à:
Contribuição da TI para realização das atividades planejadas (Estratégias).
Contribuição do histórico de informações (Estratégias).
A questão r1 da dimensão processos, também apresentou mediana alta, e ela se refere ao “Grau de Controle proporcionado pela TI”.
FIGURA 30 – Recebimento – Boxplot de Controle
Fonte: autoria própria
As questões c13, c14, p8, p9, p10 e r5, apresentaram medianas abaixo de 5.5, e desvio padrão baixa o que indica regularidade nas respostas. As mesmas se referem respectivamente à:
Capacidade de transformar reclamações internas em melhorias (Clientes).
Capacidade de transformar reclamações externas em melhorias (Clientes).
Grau em que a TI proporciona estímulos aos colaboradores (Pessoas).
Contribuição da TI para a autonomia dos profissionais (Pessoas).
Satisfação com os instrumentos de controle (Pessoas).
Cabe ainda salientar que as questões c11, e16, e4, r12 e r7 apresentaram elevado desvio padrão, sendo estas representadas por: agilidade do acesso às informações históricas (ligada ao contexto), grau de acompanhamento do retorno de investimento em TI, percepção nos desvios do planejamento estratégico; TI como instrumento no aperfeiçoamento dos processos e frequência da avaliação da infraestrutura.
Sugere-se que os sistemas não permitam registrar as reclamações dos clientes e dos colaboradores para utilização dos níveis superiores de forma a prover melhorias. O que existe no processo em termos de controle não atende os usuários, e não garante a autonomia dos profissionais. Neste caso, recomenda-se avaliar os recursos atuais e estabelecer uma melhor comunicação com os profissionais, buscando atendê-los em suas carências de controle.
4.5.1.1.3 Perspectiva Alinhamento
A perspectiva alinhamento no processo de recebimento de grãos se relaciona a sintonia entre os Sistemas de Informação com os propósitos da organização, bem como aos recursos de Tecnologia da Informação referentes a este processo.
Analisou-se a perspectiva alinhamento e competitividade através de um questionário composto de 15 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), uma questão aberta para alinhamento e três questões abertas para competitividade. O questionário foi aplicado ao diretor presidente da cooperativa.
Ao ser questionado sobre os instrumentos utilizados para garantir uma ação integrada dos diversos processos da Cooperativa, o entrevistado respondeu que a utilização de sistemas informatizados, instruções de trabalho, treinamentos e reuniões com as equipes, além do planejamento, caracterizam estes instrumentos.
O gráfico da figura 31 apresenta a frequência relativa das opiniões conforme a classificação, destacando o processo de recebimento, que apresentou 73% das frequências na classificação ALTA, 27% na classificação MÉDIA e não apresentou frequência na classificação BAIXA. Comparada a outros processos percebe-se que apenas os processos de recebimento e vendas apresentam pontuação ALTA na perspectiva alinhamento. Sendo assim, a predominância das frequências, classifica
a perspectiva como ALTA, conforme indicado na análise geral do processo de recebimento de grãos.
FIGURA 31- Recebimento: Frequências de Alinhamento
Fonte: autoria própria
Para que seja possível identificar os motivos que levaram à classificação ALTA, é necessário analisar as dimensões organizacionais avaliadas através dos questionários aplicados. Os resultados da perspectiva alinhamento em recebimento de grãos serão detalhados conforme as dimensões: clientes, estratégias, processos e pessoas.
No gráfico da figura 32, é possível perceber que a dimensão processos é a única a apresentar pontuação totalmente ALTA, no entanto, as dimensões estratégias, pessoas e clientes também apresentam pontuação ALTA, com menor intensidade, mas contribuindo na classificação ALTA da perspectiva.
FIGURA 32 – Recebimento: Dimensões de Alinhamento
Fonte: autoria própria
Conforme descrito na metodologia do estudo, a análise das perspectivas alinhamento e competitividade por mediana e fatorial, não poderá ser realizada devido a baixa quantidade de amostras. Esta questão será discutida posteriormente. A dimensão processos, que apresentou classificação ALTA nesta perspectiva, foi composta pelas questões r13, r14 e r15, que abordam respectivamente:
Contribuição da TI para o dinamismo dos processos.
Capacidade de a TI acompanhar as mudanças na organização.
Grau de integração proporcionado pela TI. 4.5.1.1.4 Perspectiva Competitividade
A perspectiva competitividade no processo de recebimento de grãos refere- se a forma como os sistemas de informação permitem que a organização esteja preparada diante da competitividade no segmento de negócios.
Ao ser questionado sobre o que é competitividade para uma cooperativa agropecuária, o entrevistado destacou que o relacionamento e a intimidade com o quadro de associados de forma sustentável é um fator de competitividade. O entrevistado também destacou que a formulação de preços mais competitivos, a
inovação e a liderança nos serviços prestados são fatores que contribuem para os diferenciais competitivos da cooperativa.
A influência da TI nos fatores de competitividade é caracterizada pelo fornecimento de controle e pelo atendimento ao cliente com mais agilidade no acesso às informações, destacou o entrevistado.
O gráfico da figura 33 apresenta a frequência relativa das opiniões conforme a classificação, destacando o processo de recebimento que apresentou 53% das frequências na classificação ALTA, 47% na classificação MÉDIA e não apresentou frequência na classificação BAIXA. Sendo assim, a predominância das frequências, classifica a perspectiva como ALTA, conforme indicado na análise geral do processo de recebimento de grãos. Todos os processos apresentam pontuação ALTA na perspectiva competitividade.
FIGURA 33 – Recebimento: Frequências de Competitividade
Fonte: autoria própria
No entanto, cabe salientar que houve acentuada pontuação média neste processo que carece ser analisada por dimensão organizacional para que seja possível identificar os motivos desta proximidade. Os resultados da perspectiva competitividade em recebimento de grãos serão detalhados conforme as dimensões: clientes, estratégias, processos e pessoas.
No gráfico da figura 34 é possível perceber que a dimensão processos apresenta pontuação MÉDIA, no entanto, a dimensão clientes também apresenta
esta característica, enquanto que as demais dimensões apresentam classificação ALTA.
FIGURA 34 – Recebimento: Dimensões de Competitividade
Fonte: autoria própria
Labovitz e Rosanski (1997), afirmam que quando processos e clientes não estão alinhados (alinhamento horizontal), é pelo fato de os processos não estarem focados no atendimento das necessidades dos clientes.
A dimensão processos foi composta de questões como:
Capacidades da TI existente de suprir as necessidades da organização (r3).
Contribuição da TI para redução de Custos (r5).
Contribuição para o acompanhamento dos resultados (r8). A dimensão clientes apresentou as seguintes questões:
Contribuição da TI no relacionamento com os Fornecedores (c4).
Capacidade da TI em agregar valor aos serviços (c7).
Importância da TI na qualidade dos serviços prestados aos clientes (c13).
Observando as questões é possível considerar que os recursos de TI, embora tratados como importantes, não estão focados em aprimorar o relacionamento com os parceiros de negócio. Também pode-se considerar que fatores internos, como a redução de custos e agregar qualidade aos produtos e serviços, não foram bem avaliados pelo entrevistado.
De um modo geral é possível observar que o processo de recebimento de grãos da COTRIMAIO é classificado como ALTO, com ressalva a perspectiva controle que notadamente apresentou pontuações baixas em questões relacionadas a infraestrutura e disponibilidade de recursos para acompanhamento (relatórios). Cabe salientar também que a perspectiva controle no recebimento de grãos apresentou baixo alinhamento horizontal (clientes e processos) o que pode indicar que as tecnologias voltadas ao processo não estão em sintonia com o atendimento das necessidades dos clientes.