4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
4.5 PROCESSOS DE NEGÓCIO
4.5.3 Processo de Compra
O processo de compra é um processo administrativo complexo, que envolve o planejamento do processo comercial e a negociação com os fornecedores e associados, seguindo as políticas de comercialização elaboradas em planejamento. Portanto, o processo de compra é definido em três etapas: planejamento da compra, avaliação das políticas e a execução das compras.
O processo de planejamento está no início da cadeia de valor, realizado antes do início das safras, e revisado temporariamente. Conforme sugere Kaplan (1997), os processos de inovação, identificação das necessidades atuais e futuras dos clientes e desenvolvimento de novas soluções para estas necessidades, deve estar no início do processo principal, para que depois sejam organizados os processos de operação (entrega de produtos e prestação de serviços aos clientes) e pós-venda.
O planejamento da compra é um processo que envolve a diretoria e todas as gerências e supervisões voltadas ao negócio de cereais. Seu inicio se dá através das análises elaboradas pela equipe de planejamento da organização, neste, é realizado o parecer de participação no mercado e a elaboração da planilha de apuração de custos e despesas operacionais. O departamento de vendas é responsável por elaborar as margens comerciais para os negócios de grãos.
Com base nas análises elaboradas pelo setor de planejamento e vendas, o departamento de compras elabora as metas para a safra vigente, as metas consistem em quantidades físicas a serem recebidas para posterior planejamento da capacidade nas unidades. Após a elaboração das metas, as mesmas são submetidas ao parecer dos supervisores de negócios nas unidades de recebimento e comercialização da Cooperativa, do qual deve resultar em alterações ou consenso. O processo de planejamento é apresentado na figura 47.
FIGURA 47 – Processo de Compras (Planejamento)
Fonte: autoria própria
O plano de metas ainda é complementado pelo parecer dos supervisores de negócios sobre o quantitativo de mão-de-obra e energia elétrica a serem utilizados para a safra vigente. Isto posto, o plano de metas é utilizado para formular o plano de ação, as políticas comerciais e os programas de produção. O plano de ação para a safra é submetido a um parecer definitivo da diretoria para ser posto em prática.
O processo de avaliação das políticas de compra, observado na figura 48, acontece durante a comercialização, verificando os resultados do planejamento realizado, e garantindo a elaboração de planos de ação corretivos caso exista alguma necessidade de mudança.
FIGURA 48 – Processo de Compras (Avaliação)
Fonte: autoria própria
O processo de execução de compras, também conhecido na cooperativa como processo de faturamento ou fixação, é o processo realizado diariamente pela cooperativa e seu associado/fornecedor, consiste basicamente na compra ou troca do produto recebido do associado ou fornecedor.
O processo de execução inicia com a negociação do produto entregue, entre o associado ou fornecedor no balcão de negócios (setor da unidade de negócios), esta negociação pode ser através da compra do produto entregue ou negociação de produto para um contrato futuro, ou seja, a compra de um produto que será entregue posteriormente, conforme a figura 49.
O valor do produto consiste na cotação do dia, estabelecido pelo setor de compras é baseado no mercado de commodities. Conforme o valor negociado é necessário a validação no setor financeiro. Estando disponível o faturamento é realizada a emissão da NF-e de compra.
FIGURA 49 – Processo de Compras (Execução)
Fonte: autoria própria
Após a efetivação da NF-e de compra o sistema ERP realiza a baixa no estoque de terceiros e a entrada no estoque próprio, tornando aquele produto passível de negociação no mercado de commodities.
A análise estatística descritiva subsequente apresenta a avaliação deste processo através do modelo MASITI.
4.5.3.1 Análise Descritiva do Processo de Compra de Grãos
Apresenta-se neste item a análise descritiva do processo de compra de grãos. O processo será analisado por quatro perspectivas e estas em quatro dimensões organizacionais no mesmo formato de análise adotado no processo de armazenamento de grãos.
O gráfico da figura 50 permite visualizar a classificação geral das perspectivas (suporte, controle, alinhamento e competitividade) no processo de compra. Neste gráfico, podemos verificar que somente a perspectiva alinhamento apresentou uma pontuação MÉDIA, enquanto que as demais obtiveram classificação ALTA.
FIGURA 50 – Compra: Classificação das Perspectivas
Fonte: autoria própria
No texto a seguir serão discutidas as perspectivas citadas anteriormente e suas dimensões organizacionais observadas na pesquisa.
As perspectivas suporte e controle foram analisadas através de questionários compostos por questões abertas e fechadas. Analisaram-se as perspectivas suporte e controle através de um questionário 16 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), contendo duas questões abertas para suporte, e uma questão aberta para controle. O questionário foi aplicado a 10 profissionais da Cooperativa que atuam diretamente no processo.
4.5.3.1.1 Perspectiva Suporte às Operações
A perspectiva suporte no processo de compra compreende todos os recursos de TI disponíveis para dar aporte ao planejamento e execução deste processo, desde a formulação de contratos de venda, custeio de safra, até a fixação e pagamento dos produtos negociados. Envolvendo a etapa gerencial desempenhada na sede administrativa da empresa, onde os preços são formulados, até a execução da compra nas unidades de negócio da Cooperativa. Observa-se que este é um dos processos/perspectiva com maior cobertura de sistemas de informação, sendo de fundamental importância para sua execução.
Ao serem questionados sobre o papel do processo de compra de grãos os entrevistados entendem que:
Este processo possibilita o fluxo financeiro da cooperativa com seu quadro social, através do faturamento de produtos.
Este processo deve permitir a integração fiscal, através da emissão de NF e NF-e no momento do faturamento, e também a integração com o departamento financeiro para acerto de contas.
Este processo também é responsável por realizar os acertos de contas com os associados quando houve aquisição de insumos anteriormente.
Este processo necessita agir com transparência, de forma a negociar todo o produto tal qual foi entregue, com segurança, confiabilidade e agilidade, garantindo a satisfação do cliente.
Ao serem questionados sobre as atividades necessárias para garantir que os objetivos do processo sejam atingidos, os entrevistados destacaram:
Controlar a movimentação dos produtos entregues pelos fornecedores, emitindo extratos e saldos quando necessário.
Atender solicitações de faturamento dos fornecedores através do sistema Cooperate.
Elaborar planejamento e controle financeiro para realizar as operações financeiras.
Elaborar políticas de bonificações e relacionamento com o cliente.
Através das questões fechadas, elaborou-se a análise estatística descritiva. Através do gráfico da figura 51, pode-se perceber que a classificação ALTA representou 65% das percepções dos usuários deste processo, enquanto que a classificação MÉDIA e BAIXA representam juntas 34% apenas. Identificando desta forma um alto nível de satisfação com a informatização deste processo no que tange ao suporte às operações.
FIGURA 51 – Compra: Frequência de Suporte
Fonte: autoria própria
Para se ter um melhor entendimento do nível de atendimento deste item, apresenta-se a análise por dimensão. Nesta análise descritiva podemos perceber que grande parte da classificação das dimensões se enquadrou como ALTA, comprovando a classificação ALTA da perspectiva como um todo.
A classificação com maior percentual foi pessoas com 73% em ALTA, porém vale notar que estratégias apesar da classificação ALTA apresentou 8% na classificação BAIXA.
FIGURA 52 – Compra: Dimensões de Suporte
Pode-se perceber que a mediana se estabeleceu acima de seis em 12 questões, ficando abaixo desta somente as questões e2, e r4, que se referem respectivamente a:
Clareza da contribuição do setor para o desempenho da organização (Estratégia).
Planejamento de contingência do setor (Processos).
O boxplot apresentado na sequência auxilia a compreender as questões que contribuíram para a formação das classificações. Questões como e8 e p3 e r5 apresentaram baixa consistência (desvio padrão elevado), as questões referem-se respectivamente:
Influência da TI nas atividades planejadas quando essa falhar (Estratégia).
Resistência dos colaboradores à informatização (Pessoas).
Impacto em outros processos em caso de realização manual das atividades do processo (Processos).
FIGURA 53 – Compra: Boxplot de Suporte
Destaca-se a r4, devido a grande contribuição dos Sistemas de Informação neste processo a necessidade do funcionamento sem interrupção dos mesmos, e da impossibilidade de atender o associado durante uma parada de sistema.
4.5.3.1.2 Perspectiva Controle
A perspectiva controle neste processo tem tamanha importância da perspectiva suporte, pois compreende todo o acesso a informação histórica gerada pelo processo de suporte, utilizado pela unidade para o controle a partir da Sede Administrativa sobre as negociações realizadas, auxiliando no planejamento financeiro e logístico.
Ao serem questionados sobre as atividades necessárias para garantir o controle no processo de compra de grãos, os entrevistados destacaram:
A emissão de documentação de entrada (conhecidos como romaneios), a emissão de NF-e de venda e contra-nota de compras de produtor rural.
Cuidados com autorizações de faturamento, emissão e arquivamento de notas tanto de produtor como NF-e. E o controle do pagamento para que seja concluído o processo.
Controle de entrega de produção pelo produtor. Controle dos saldos de grão, como o extrato da entrada/saída, saldos e descontos. Embarque de grãos, transferências, retirada de grãos devida a devolução.
Controle de entrada de produto em estoque e saída, para ter-se o volume certo do produto para comercializar.
Através da análise pode-se perceber que classificação ALTA é destacada com 60% das opiniões neste processo.
FIGURA 54 – Compra: Frequência de Controle
Fonte: autoria própria
Pode-se perceber que questões ligadas à clientes apresenta metade das opiniões e o boxplot poderá ser utilizado para ampliar o entendimento destas questões.
FIGURA 55 – Compra: Dimensões de Controle
Fonte: autoria própria
Neste boxplot podemos perceber a consistência das variáveis, onde apenas a e4 e r12 apresentam um desvio padrão elevado. Referindo-se a:
A TI como instrumento para aperfeiçoamento dos processos (Processos).
FIGURA 56 – Compra: Boxplot de Controle
Fonte: autoria própria
No entanto, algumas questões enfatizam aspectos a melhorar, como: c13, c14, p9, r7, que apresentaram mediana igual a cinco, respectivamente representadas:
Capacidade de transformar reclamações internas em melhorias (Clientes).
Capacidade de transformar reclamações externas em melhorias. (Clientes).
Contribuição da TI para aumento da autonomia (Pessoas).
Frequência de avaliação da infraestrutura de TI (Processos). 4.5.3.1.3 Perspectiva Alinhamento
A perspectiva alinhamento no processo de compra de grãos se relaciona a sintonia entre os Sistemas de Informação com os propósitos da organização, bem como aos recursos de Tecnologia da Informação referentes a este processo.
Analisou-se a perspectiva alinhamento e competitividade através de um questionário de 15 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), uma questão
aberta para alinhamento, e três questões abertas para competitividade. O questionário foi aplicado ao profissional responsável pelo processo.
Ao ser questionado sobre os instrumentos utilizados pela cooperativa para atingir o alinhamento, o entrevistado enfatizou a utilização do sistema integrado de gestão (ERP) on-line, proporcionando que todos tenham acesso a informação em tempo real, e também destacou ferramentas de comunicação oferecidas pela TI.
Através da aplicação da técnica de estatística descritiva, percebe-se que a classificação MÉDIA (53%) superou a ALTA (47%).
FIGURA 57 – Compra: Frequência de Alinhamento
Fonte: autoria própria
Com relação à análise por dimensões, apenas estratégias ficou em um patamar desejável, atingindo a classificação ALTA.
Estratégias foi composta por questões como:
Coerência entre as ações dos processos com o planejamento estratégico (e2).
Uso da TI na comunicação das metas da empresa (e3).
Peso dos indicadores na avaliação dos gestores (e4).
Contribuição da TI para geração de indicadores para o planejamento estratégico (e10).
Contribuição da TI para coerência entre diretrizes, metas e ações (e9).
FIGURA 58 – Compra: Dimensões de Alinhamento
Fonte: autoria própria
As questões com menor pontuação formam: c7, e3, p8, respectivamente representadas por:
Contribuição da TI para integração dos sistemas (Clientes).
Uso da TI na comunicação das metas da empresa (Estratégias).
Contribuição da TI para fornecimento de informações (Pessoas).
Desta forma, tem-se a perspectiva alinhamento do presente processo, apresentando classificação MÉDIA, e três de suas dimensões organizacionais apresentando a classificação MÉDIA. Este resultado destaca a importância de um esforço maior no que tange a integração de sistemas para fornecer informações mais detalhadas sobre os clientes e também em soluções em Sistemas de informação com capacidade de comunicar as metas organizacionais aos interessados.
4.5.3.1.4 Perspectiva Competitividade
A perspectiva competitividade no processo de compra de grãos refere-se a forma como os sistemas de informação permitem que a organização esteja preparada diante da competitividade no segmento de negócios.
Ao ser questionado sobre o que é competitividade para uma cooperativa agropecuária o entrevistado destacou o atendimento das expectativas do cooperado da melhor forma possível. O entrevistado também destacou que o atendimento técnico qualificado, participação do associado na gestão da cooperativa e a garantia da qualidade dos produtos são fatores que contribuem para os diferenciais competitivos da mesma.
A influência da TI nos fatores de competitividade são destaques na visualização e estruturação de todos os processos na formação dos custos e a melhoria no posicionamento dos produtos, segundo o entrevistado.
Através das questões fechadas, elaborou-se a análise estatística descritiva. Através do gráfico da figura 59 percebe-se que a classificação ALTA representou 80% da percepção do entrevistado, enquanto que a classificação MÉDIA representa 20%. Acredita-se que o foco dado a esta atividade a as ações desenvolvidas para melhoria nos sistemas de informações gerenciais para atender ao processo tenham influenciado positivamente no resultado desta perspectiva.
FIGURA 59 – Compra: Frequência de Competitividade
Fonte: autoria própria
Ao observarem-se as dimensões da perspectiva, percebe-se que clientes apresentou baixa pontuação, enquanto que as demais dimensões pontuaram de forma positiva. Com ressalva da questão e11 que aborda a “coerência entre investimentos em TI e sua importância”.
FIGURA 60 – Compra: Dimensões de Competitividade
Fonte: autoria própria
A dimensão clientes apresentou as seguintes questões:
Contribuição da TI no relacionamento com os fornecedores (c4).
Capacidade da TI em agregar valor aos serviços (c7).
Importância da TI na qualidade dos serviços prestados aos clientes (c13).
Contribuição da TI para melhoria da marca da organização (c14).
Pode-se observar ao concluir a análise descritiva do presente processo, que destacou-se a classificação MÉDIA na perspectiva alinhamento, bem como em suas dimensões, entre classificação ALTA em outras perspectivas.
Reporta-se que alinhamento representa uma perspectiva importante, por tratar da integração e sinergia entre os recursos de SI e TI, bem como as necessidades de negócios, deixando como sugestão a revisão de seus itens para o presente processo.