Processo de Venda e Expedição

O processo de venda, da mesma forma que o processo de compras, é um processo complexo, que envolve negociação com clientes, geralmente indústrias e

exportadoras, e este processo envolve o conhecimento do mercado de capitais para realização das transações com os parceiros de negócios.

FIGURA 61 – Processo de Vendas

Fonte: autoria própria

O processo de venda acontece basicamente no departamento comercial, específico para este processo. No entanto, há atividades que também fazem parte deste processo no departamento financeiro e na gestão dos estoques (processo de armazenamento). Destaca-se também o envolvimento de parceiros, tais como a consultoria em comercialização e a negociação com a bolsa de valores.

O processo de expedição é realizado sempre que houver o fechamento de um pedido pelo departamento comercial. Ele acontece de forma similar ao recebimento, no entanto, neste caso a pesagem do caminhão é realizada primeiramente e na sequência é realizada a carga. Após a carga e segunda pesagem é Emitida a NF-e de saída e a ordem de embarque.

FIGURA 62 – Processo de Expedição

Fonte: autoria própria

A nota fiscal de saída, quando interestadual gera uma GIA de arrecadação de ICMS e uma conta a pagar. Após a emissão da NF-e constando o valor do pedido fechado pelo departamento de vendas é lançado como um a conta a pagar para o cliente do pedido.

Para o processo de expedição os sistemas de informação necessitam suportar a entrada do pedido, e a emissão de NF-e complementar.

4.5.4.1 Análise Descritiva do Processo de Venda de Grãos

Apresenta-se neste item a análise descritiva do processo de venda de grãos. A estatística descritiva é composta pela análise de frequências. A análise por medianas e desvio padrão não será realizada para este processo, pois o número de entrevistados foi inferior a quantidade exigida pelo instrumento, este item será comentado posteriormente na avaliação do modelo MASITI. O processo será analisado por quatro perspectivas e estas em quatro dimensões de análise, no mesmo formato de análise adotado no processo de compra de grãos.

O gráfico da figura 63 permite visualizar a classificação geral das perspectivas (suporte, controle, alinhamento e competitividade) do processo de vendas. Neste, verifica-se que todas as perspectivas apresentaram uma pontuação ALTA.

FIGURA 63 – Venda: Classificação das Perspectivas

Fonte: autoria própria

No texto que se segue serão discutidas as perspectivas citadas anteriormente, e nelas as dimensões organizacionais observadas na pesquisa.

As perspectivas suporte e controle foram avaliadas através de questionários compostos por questões abertas e fechadas. Analisou-se as perspectivas suporte e controle através de um questionário com 16 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), contendo duas questões abertas para suporte, e uma questão aberta para controle. O questionário foi aplicado a dois profissionais da Cooperativa que atuam diretamente no processo.

4.5.4.1.1 Perspectiva Suporte às Operações

A perspectiva suporte no processo de venda compreende todos os recursos de tecnologia e sistemas de informações disponíveis para realização das atividades de negociação e execução de vendas necessárias para a efetivação do processo. Dentre os recursos, pode-se destacar o ERP Cooperate, que integrado, permite a realização da comercialização, bem como a movimentação financeira, escrita fiscal e movimentação dos estoques.

Através do questionário aberto, os colaboradores atuantes neste processo, destacaram seu papel, citando:

 O processo desempenha o controle de estoques para efetuar a venda.

 Avalia o saldo disponível e o controle do financeiro das operações.

 Realiza-se a cotação e contratação de fretes para embarque de produtos vendidos.

Ao serem questionados sobre as atividades necessárias para garantir que os objetivos do processo sejam atingidos, os entrevistados destacaram:

 Troca de e-mails para confirmação de negócios entre comprador e vendedor.

 Programação do embarque físico junto à filial que armazena o produto negociado.

 Cadastro de pedidos no sistema Cooperate.

 Acompanhamento do embarque através de relatórios.

 Encontro de contas no módulo financeiro do sistema de informações.

 Contatos com transportadoras.

 Contatos com compradores.

 Contatos com o porto de Rio Grande.

Através das questões fechadas, elaborou-se a análise estatística descritiva. Através do gráfico da figura 64, percebe-se que a perspectiva suporte se destaca com classificação ALTA com 63% da frequência relativa. A perspectiva suporte às operações atingiu a classificação ALTA em todos os processos empresariais avaliados. Atribui-se esta percepção à informatização operacional por meio do ERP Cooperate, pois, este ERP está presente em grande parte das atividades realizadas pelos processos empresariais, com exceção ao processo de armazenamento de grãos, que apresentou BAIXA classificação nos itens analisados neste estudo.

FIGURA 64 – Venda: Frequência de Suporte

Fonte: autoria própria

Gráfico da figura 65 permite visualizar a classificação das dimensões (clientes, estratégias, pessoas e processos) na perspectiva suporte às operações. Neste, se verifica que a dimensão clientes teve uma pontuação média, enquanto que as dimensões: estratégias, pessoas e processos, apresentaram classificação ALTA.

FIGURA 65 – Venda: Dimensões de Suporte

Fonte: autoria própria

Na dimensão estratégias, destacaram-se as questões e2 e e12 com média baixa, representando respectivamente a “clareza da contribuição do processo para o desempenho da organização” e “qualidade nos dados inseridos no sistema“ as quais

sugerem que não há uma clara comunicação da estratégia para os profissionais deste processo, no entanto vale ressaltar, que outras variáveis abordando a Estratégia obtiveram média elevada. A dimensão clientes, composta por uma variável, obteve classificação MÉDIA, representando “a Contribuição da TI para satisfação de outros setores”.

4.5.4.1.2 Perspectiva Controle

A perspectiva controle representa os recursos de sistemas de informações necessários para o acesso a informações históricas sobre as transações comerciais e logísticas já realizadas, servindo de base para tomada de decisões.

Ao serem questionados sobre as atividades necessárias para garantir o controle no processo de compra de grãos, os entrevistados destacaram:

 Manter registros históricos de preços de fretes (cotações e contratações).

 Realizar o controle do embarque diário através de relatórios, para que, ao concluir o mesmo seja possível realizar o acerto financeiro.

Através das questões fechadas, elaborou-se a análise estatística descritiva. Através do gráfico da figura 66, é possível observar que a frequência relativa, classifica a perspectiva Controle como ALTA, atingindo 63%, o maior índice desta perspectiva nos processos estudados.

FIGURA 66 – Venda: Frequência de Controle

Ao observarem-se as dimensões organizacionais da perspectiva controle, percebe-se que as dimensões clientes e processos atingiram as menores classificações. A dimensão clientes foi composta de três questões, sendo elas: c11, c13, c14, respectivamente representadas por:

 Agilidade no acesso ao histórico de informações.

 Contribuição da TI para transformar reclamações internas em melhorias.

 Contribuição da TI para transformar reclamações externas em melhorias. Enquanto que, a dimensão processos, foi representada pelas questões:

 Instrumentos de controle disponíveis no setor.

 Frequência de avaliação da infraestrutura de TI.

 TI como instrumento de aperfeiçoamento dos processos (BAIXO).

 Contribuição da TI sobre a qualidade de serviços de outros setores. FIGURA 67 – Venda: Dimensões de Controle

Fonte: autoria própria

Ainda nesta perspectiva, algumas questões se destacaram por classificação ALTA, tais como: e2, e4, e6, p8, respectivamente representadas por:

 Percepção de desvios no planejamento estratégico.

 Contribuição do histórico de informações.

 Grau em que a TI proporciona estímulos aos colaboradores.

De um modo geral, pode-se perceber que os instrumentos de controle oferecidos pelo processo estão atendendo a demanda, com a ressalva desta última análise, que aponta as dimensões processos e clientes com classificação próxima de MÉDIA, o que nos leva a afirmar que os processos podem não estar otimizados para atender aos clientes.

4.5.4.1.3 Perspectiva Alinhamento

A perspectiva alinhamento no processo de venda de grãos se relaciona a sintonia entre os Sistemas de Informação com os propósitos da organização bem como aos recursos de Tecnologia da Informação referentes a este processo.

Analisou-se a perspectiva alinhamento e competitividade através de um questionário de 15 questões fechadas em escala de Likert (1 a 7), uma questão aberta para alinhamento, e três questões abertas para competitividade. O questionário foi aplicado ao profissional responsável pelo processo.

Ao ser questionado sobre os instrumentos utilizados pela cooperativa para atingir o alinhamento, o entrevistado enfatizou a utilização de e-mail, telefone, e comunicadores instantâneos.

Através da técnica estatística descritiva, percebe-se que a frequência relativa de 81%, classifica a perspectiva alinhamento como ALTA no processo de vendas. Por se tratar de um processo que envolve um número menor (comparado a outros processos) de colaboradores e setores, é possível que questões de integração não sejam um obstáculo para realização de suas atividades.

FIGURA 68 – Venda: Frequência de Alinhamento

Fonte: autoria própria

Ao observarmos as dimensões organizacionais desta perspectiva, pode-se observar que processos e clientes apresentaram classificação ALTA, enquanto que estratégias e pessoas apresentaram pontuações baixas, mas mesmo assim classificaram-se como ALTA.

FIGURA 69 – Venda: Dimensões de Alinhamento

Fonte: autoria própria

Exemplos de questões com baixa pontuação foram e12, p5, respectivamente representadas por:

 Contribuição da TI para o alcance de metas (Estratégias).

 Conhecimento dos gestores sobre metas de outros processos (Pessoas). 4.5.4.1.4 Perspectiva Competitividade

A perspectiva competitividade no processo de venda de grãos refere-se à forma como os sistemas de informação e demais recursos tecnológicos possibilitam à organização maior potencial competitivo no seu segmento de negócios. Neste âmbito encaixam-se tecnologias que possibilitam a otimização da logística na entrega de produtos negociados. Destacam-se também, sistemas de apoio a decisão que auxiliam no processo de negociação com os compradores.

Ao ser questionado sobre o que é competitividade para uma cooperativa agropecuária o entrevistado destacou o atendimento das demandas do associado. O entrevistado também destacou que a transparência e o histórico de atuação são fatores que contribuem para os diferenciais competitivos da mesma.

A influência da TI nos fatores de competitividade é destacado pela qualidade da informação, segundo o entrevistado.

Através das questões fechadas, elaborou-se a análise estatística descritiva. Através desta análise pode-se perceber que a frequência relativa de 81%, classifica a perspectiva como ALTA.

FIGURA 70 – Venda: Frequência de Competitividade

Ao observarem-se as dimensões da perspectiva, percebe-se que as dimensões clientes e pessoas atingiram classificação totalmente ALTA, enquanto que estratégias e pessoas obtiveram uma proporção de classificação MÉDIA.

FIGURA 71 – Venda: Dimensões de Competitividade

Fonte: autoria própria

As questões r8 e e2 apresentaram as menores pontuações, sendo respectivamente:

 Contribuição para acompanhamento dos resultados (Processos).

 Importância da TI para criação de novas oportunidades de negócios (Estratégias).

Das quais, sugere-se que aspectos relacionados a monitoramento e prospecção no processo de vendas, através de Sistemas de Informação podem não estar sendo atendidos adequadamente.

Analisando o processo de vendas como um todo, todas as perspectivas obtiveram classificação ALTA, no entanto, algumas dimensões destas perspectivas obtiveram classificação MÉDIA, as quais foram comentadas e analisadas no decorrer desta análise. Sugere-se que o processo de vendas está sendo atendido adequadamente por recursos de TI e Sistemas de Informação, e necessita revisar poucas questões entorno deste tema.

Descreveram-se, portanto, os processos críticos que compõe o processo principal da Cooperativa (macro processo) e deste foi elaborada um análise baseada na técnica de estatística descritiva recomendada pelo modelo de análise de Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação (MASITI), descrito por Senger (2005) e Muller (2007). O próximo item de análise será baseado na técnica estatística multivariada, abordando os mesmos processos, porém de forma unificada.

4.6 ANÁLISE ESTATÍSTICA FATORIAL APLICADA AOS PROCESSOS