Gerenciando documentos de pagamento SAP Ariba Buying SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing THE BEST RUN PUBLIC (PÚBLICO)

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Gerenciando documentos de pagamento

SAP Ariba Buying

SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing

THE BEST RUN

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Conteúdo

Gerenciando documentos de pagamento. . . . 4

Trabalhando com documentos de pagamento. . . .5

Documentos de solicitação de pagamento. . . . 5

Documentos de transação de pagamento. . . . 6

Como procurar e exibir pagamentos. . . .6

Como monitorar solicitações de pagamento para oportunidades de desconto. . . . 7

Como prever pagamentos. . . . 9

Como exibir lotes de pagamento. . . . 10

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos. . . . 12

Adiantamentos. . . . 12

Pré-requisitos para criar adiantamentos. . . . 12

Fluxo de trabalho de adiantamento. . . . 13

Sobre a criação de adiantamentos. . . . 15

Como criar um adiantamento no nível do cabeçalho. . . . 15

Criando um adiantamento de nível de linha a partir do painel de instrumentos. . . . 16

Como criar um adiantamento de nível de linha a partir de um pedido. . . . 17

Como cancelar adiantamentos. . . . 18

Como procurar e exibir adiantamentos. . . . 19

Como ajustar adiantamentos em relação a faturas. . . . 20

Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento. . . . 23

Gerenciando erros de transmissão de pagamento. . . . 23

Forçando alterações de status para documentos de pagamento. . . . 24

Forçando pagamentos. . . .25

Forçando cancelamentos de pagamento. . . . 25

Reenviar automaticamente pagamentos com falha para erros de ERP específicos. . . . 26

Problemas com solicitações de pagamentos enviadas para o Ariba Network. . . .27

Solucionando erros de adiantamento. . . . 29

Corrigindo erros de adiantamento. . . . 29

Forçando alterações de status para adiantamentos. . . . 29

Como forçar pagamento para adiantamentos. . . . 30

Como forçar o cancelamento de um adiantamento. . . . 30

Fluxo de status de documentos de pagamento. . . . 32

Fluxo de status de adiantamento. . . . 35

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Parâmetros de configuração de site de autosserviço para gerenciar documentos de

pagamento. . . . 37

Correspondência que diferencia maiúsculas de minúsculas para atualizações de pagamento. . . .37

Erros de ERP que acionam o reenvio automático de documentos. . . . 38

Tipos de exceção de fatura para pagamentos de provisão de impostos. . . . 38

A exportação de pagamento exclui documentos com este status. . . . 39

Processar pagamentos de provisão de impostos. . . .40

Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento. . . . 41

Gerenciando documentos de pagamento Conteúdo

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Gerenciando documentos de pagamento

Este guia destina-se a usuários compradores da SAP Ariba responsáveis por gerenciar pagamentos em relação a faturas.

Você pode exibir e gerenciar documentos de solicitação de pagamento e de transação de pagamento e criar adiantamentos em relação a pedidos de compra.

Este guia aplica-se a:

● SAP Ariba Buying and Invoicing

● SAP Ariba Invoice Management

● SAP Ariba Contract Invoicing

Guias relacionados

Reconciliando faturas

Guia do Processo de Faturamento e Pagamento Tax and charge configuration

Invoicing data import and administration guide

Gerenciando a concordância do contrato

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Trabalhando com documentos de pagamento

Você pode exibir documentos de pagamento para monitorar a atividade de pagamento e identificar oportunidades de desconto. Essa seção descreve dois tipos de documentos de pagamento: os documentos de solicitação de pagamento, que descrevem pagamentos pendentes, e os documentos de transação de pagamento, que descrevem pagamentos concluídos.

Documentos de solicitação de pagamento [página 5]

Documentos de transação de pagamento [página 6]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Como monitorar solicitações de pagamento para oportunidades de desconto [página 7]

Como prever pagamentos [página 9]

Como exibir lotes de pagamento [página 10]

Documentos de solicitação de pagamento

Os documentos de solicitação de pagamento descrevem pagamentos pendentes.

Quando sua solução de faturamento da SAP Ariba cria um documento de reconciliação de fatura a partir de uma fatura aprovada, ela também cria automaticamente um documento de solicitação de pagamento (PAY)

correspondente com um status Em processamento. A solicitação de pagamento inclui uma programação de pagamento baseada nas condições de pagamento no documento de IR.

As condições de pagamento especificam quando um fornecedor deve ser pago em relação a uma fatura e definem os descontos disponíveis para pagamento antecipado. Elas são armazenadas com informações de fornecedor nas faturas e incluem geralmente:

● Um código exclusivo, como PT1

● Um título, como Líquido 45, 2%/30, 3%/20

● Uma descrição que pode incluir o número de dias no qual o pagamento deve ser feito e informações relacionadas, como descontos oferecidos por pagamento antecipado ou outros incentivos.

As condições de pagamento na fatura e a configuração dos critérios de pagamento para o seu sistema determinam a data de pagamento e a data de vencimento para a solicitação de pagamento.

Os pagamentos são feitos em um sistema externo, de acordo com o método de pagamento configurado para o fornecedor e o método de pagamento usado ao programar pagamentos. Sua solução de faturamento recebe dados de remessa para pagamentos processados diretamente a partir do sistema externo ou do Ariba Network, dependendo da configuração de integração de seu site. Quando o parâmetro

Application.Settlement.LocalPaymentModelSupported, definido pelo Suporte SAP Ariba, é definido como Sim, é suportado um modelo de pagamento local que envia a fatura para o Ariba Network para que seja processada, em vez do ERP do comprador.

Gerenciando documentos de pagamento Trabalhando com documentos de pagamento

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Documentos de transação de pagamento

Os documentos de transação de pagamento descrevem pagamentos que foram concluídos.

As soluções de faturamento da SAP Ariba criam automaticamente documentos de transação de pagamento (PMT) para solicitações de pagamento quando uma das duas condições seguintes é atendida:

● Os dados da remessa de pagamento são recebidos.

● O período de compensação do pagamento foi ultrapassado.

Dependendo de como seu site está configurado e integrado com sistemas ERP, uma compensação pode ser determinada de duas maneiras diferentes. O período de compensação pode ser determinado para um método de pagamento e, nesse caso, os pagamentos com esse método têm o mesmo período de compensação, ou ele pode ser determinado por um status de atualização de remessa de Compensado recebido por meio do Ariba Network, no qual o status de remessa é atualizado para cada solicitação de pagamento individualmente.

Como procurar e exibir pagamentos

Você pode exibir solicitações de pagamento e transações de pagamento concluídas.

Pré-requisitos

Por padrão, você deve ser um membro do grupo Administrador de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para trabalhar com solicitações de pagamento e transações de pagamento.

Dependendo da configuração de seu site, os preparadores e solicitantes de requisições ou faturas podem também conseguir exibir os pagamentos para seus pedidos ou faturas na guia Pagamento da página Pedido ou Fatura.

Para obter maiores informações, consulte Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41].

Contexto

A página Pagamentos inclui as seguintes guias:

● Por padrão, a guia Pendente mostra solicitações de pagamento pendentes dos últimos três meses.

● A guia Concluído mostra transações de pagamento concluídas (PMTs).

● A guia Créditos mostra avisos de crédito associados a pagamentos.

● A guia Pagamentos de débito mostra solicitações de pagamento associadas a cartões de compra.

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Procedimento

1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Pagamentos .

2. Clique na guia que mostra os pagamentos que você deseja exibir, como Pendente.

3. Use os filtros de pesquisa para exibir um conjunto específico de solicitações de pagamento:

○ Para exibir pagamentos para um fornecedor específico, selecione um fornecedor a partir do menu suspenso Fornecedor ou selecione Pesquisar mais para ver uma lista de todos os fornecedores disponíveis. Essa opção não está disponível para pagamentos de débito.

○ Para pesquisar por pedido de compra, insira o código do pedido de compra exato.

○ Para exibir pagamentos de um período relativo, como a semana passada ou o mês passado, selecione um período a partir do menu suspenso Programado para.

○ Para exibir pagamentos de um período fixo específico, selecione Personalizado a partir do menu suspenso Programado para e depois selecione as datas De e Até.

○ Para exibir pagamentos de todos os períodos, selecione Sem escolha a partir do menu suspenso

Programado para. Use essa opção com cuidado uma vez que ela pode afetar o desempenho do sistema se seu sistema controlar um grande número de pagamentos.

○ Para exibir pagamentos por código específico de pagamento, código de reconciliação de fatura a pagar ou status, selecione Código, A pagar ou Status a partir do menu suspenso Campo e insira um valor para o campo.

○ Para atualizar a lista para refletir as alterações de status mais recentes (por exemplo, para mostrar pagamentos que você acaba de liberar ou colocar em retenção), clique em Atualizar.

4. Clique em Pesquisar para exibir todos os pagamentos que correspondem aos seus critérios de pesquisa.

5. Clique em um pagamento pendente ou código de transação de pagamento para exibir detalhes para esse pagamento, ou clique em um pagamento ou código de aviso de crédito para exibir detalhes da reconciliação de fatura associada.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como monitorar solicitações de pagamento para oportunidades de desconto [página 7]

Como prever pagamentos [página 9]

Como exibir lotes de pagamento [página 10]

Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento [página 23]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41]

Como monitorar solicitações de pagamento para oportunidades de desconto

Você pode monitorar solicitações de pagamento para garantir que as respectivas reconciliações de fatura são aprovadas a tempo de beneficiarem de descontos.

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Pré-requisitos

Por padrão, você deve ser um membro do grupo Administrador de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para trabalhar com solicitações de pagamento e transações de pagamento.

Dependendo da configuração de seu site, os preparadores e solicitantes de requisições ou faturas podem também conseguir exibir os pagamentos para seus pedidos ou faturas na guia Pagamento da página Pedido ou Fatura.

Para obter maiores informações, consulte Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41].

.

Contexto

Quando um documento de reconciliação de fatura é criado, o sistema gera automaticamente um documento de solicitação de pagamento relacionado. A solicitação de pagamento tem o status Em processamento para indicar que o respectivo documento de IR está no processo de aprovação. Você pode monitorar as solicitações de pagamento e acompanhar os aprovadores retardatários para assegurar que as IRs são aprovadas a tempo de beneficiarem dos descontos de pagamento programados.

Procedimento

1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Pagamentos .

2. Clique no cabeçalho de coluna Status para classificar a lista e agrupar todos os pagamentos com o status Em processamento.

3. Consulte a coluna Data de vencimento líquido para solicitações de pagamento com datas de vencimento próximas.

4. Clique no link na coluna A pagar para exibir o documento de IR para uma solicitação de pagamento.

5. Clique na guia Fluxo de aprovação para ver quem deve aprovar o documento.

6. Notifique o aprovador atual de que a data de pagamento programada está próxima e de que o documento de IR tem de ser aprovado para receber o melhor desconto de pagamento possível.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41]

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Como prever pagamentos

As programações de pagamento para solicitações de pagamento fornecem uma previsão global das saídas de caixa.

Pré-requisitos

Por padrão, você deve ser um membro do grupo Administrador de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para trabalhar com solicitações de pagamento e transações de pagamento.

Dependendo da configuração de seu site, os preparadores e solicitantes de requisições ou faturas podem também conseguir exibir os pagamentos para seus pedidos ou faturas na guia Pagamento da página Pedido ou Fatura.

Para obter maiores informações, consulte Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41].

Contexto

Uma solicitação de pagamento inclui uma programação de pagamento e valores baseados nas condições de pagamento para o fornecedor. Até o documento de IR correspondente estar reconciliado e aprovado, as

programações de pagamento e os valores são aproximados, mas podem fornecer uma previsão global da saída de caixa. Após a aprovação do documento de IR, as programações de pagamento e os valores são mais precisos e você pode ajustar sua previsão, conforme necessário.

Procedimento

1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Pagamentos .

2. Clique no cabeçalho de coluna Status para classificar a lista e agrupar todos os pagamentos com o status Em processamento.

3. Se o pagamento for feito por meio do Ariba Network, edite as solicitações de pagamento para alterar os métodos de pagamento ou as datas de pagamento (você pode clicar em Recalcular para exibir descontos aplicáveis para as novas datas) ou colocar as solicitações em retenção, conforme necessário.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

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Como exibir lotes de pagamento

Os lotes de pagamentos mostram os detalhes e o status de remessas transmitidas via Ariba Network de um sistema externo para um provedor de pagamentos.

Pré-requisitos

Por padrão, você deve ser um membro do grupo Administrador de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para trabalhar com solicitações de pagamento e transações de pagamento.

Dependendo da configuração de seu site, os preparadores e solicitantes de requisições ou faturas podem também conseguir exibir os pagamentos para seus pedidos ou faturas na guia Pagamento da página Pedido ou Fatura.

Para obter maiores informações, consulte Parâmetros controlados pela SAP Ariba para gerenciar documentos de pagamento [página 41].

Você só pode exibir informações de remessa para lotes de pagamentos que são transmitidos do seu sistema externo para o seu provedor de pagamentos, por meio do Ariba Network, usando o Kit de ferramentas de integração de pagamento.

Contexto

Os lotes de pagamentos são arquivos CSV files que o Kit de ferramentas de integração de pagamento transmite ao provedor de pagamentos em um arquivo ZIP. Para obter maiores informações sobre a transmissão de arquivos de lotes de pagamento, consulte Guia de Administração de Compradores do Ariba Network e Introduction to payment integration using the SAP Ariba integration toolkit.

Procedimento

1. No painel de instrumentos, clique em Gerenciar Pagamentos . Por padão, a guia Pendente exibe e mostra pagamentos pendentes.

2. Clique em Lote de pagamentos.

Uma nova janela do navegador abre a página Lote de remessa no Ariba Network.

3. Use filtros de pesquisa para localizar o arquivo de lote de pagamentos que você deseja exibir.

4. Clique em um link na coluna Código do lote para exibir os detalhes de pagamento para esse arquivo de lote.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

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Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

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Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

Adiantamentos [página 12]

Fluxo de trabalho de adiantamento [página 13]

Sobre a criação de adiantamentos [página 15]

Como cancelar adiantamentos [página 18]

Como procurar e exibir adiantamentos [página 19]

Como ajustar adiantamentos em relação a faturas [página 20]

Adiantamentos

Você pode efetuar adiantamentos totais ou parciais aos fornecedores para um pedido completo ou para itens de linha específicos no pedido e mais tarde ajustar o pagamento em relação às faturas para o pedido.

Quando um adiantamento é totalmente aprovado, o documento de pagamento para o adiantamento é processado no sistema ERP externo. Com base nas informações de remessa recebidas para um adiantamento do sistema ERP, a Soluções SAP Ariba Buying marca o status do documento de adiantamento como Pago.

Depois de você ajustar os adiantamentos em relação às faturas recebidas para um pedido, a solicitação de pagamento exportada para o sistema ERP inclui informações sobre os adiantamentos ajustados. Os adiantamentos são, então, ajustados no sistema ERP e os pagamentos para as faturas são processados.

 Nota

Você não pode criar adiantamentos para itens de serviço em pedidos de compra.

Pré-requisitos para criar adiantamentos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

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 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

 Nota

Você também pode criar adiantamentos para copiar pedidos definindo o parâmetro

Application.Settlement.EnableAdvancePaymentForCopyOrders como Sim. Para ajudá-lo com essa configuração, peça ao seu contato de suporte designado para registrar uma solicitação de serviço. Um representante do Suporte ao cliente SAP Ariba acompanhará o processo para concluir a solicitação.

Informações relacionadas

Como procurar e exibir adiantamentos [página 19]

Como criar um adiantamento no nível do cabeçalho [página 15]

Como ajustar adiantamentos em relação a faturas [página 20]

Fluxo de trabalho de adiantamento

Os passos seguintes explicam o fluxo de trabalho para adiantamentos. A SAP Ariba Buying and Invoicing pode ser configurado para suportar adiantamentos no nível do cabeçalho e no nível da linha.

1. Um usuário cria uma requisição para itens de material. Um pedido de compra é gerado após a requisição ser totalmente aprovada.

2. Um agente de pagamentos ou gerenciador de pagamentos cria e envia um documento de adiantamento para o pedido de compra. O status do documento de adiantamento é alterado de Em composição para Enviado.

3. A SAP Ariba Buying and Invoicing gera um fluxo de aprovação para o documento de adiantamento se o processo de aprovação para adiantamentos estiver ativado.

4. Os aprovadores aprovam o documento de adiantamento. O status do documento de adiantamento é alterado para Aprovado.

5. O documento de adiantamento aprovado é exportado para os sistemas externos de uma das seguintes formas:

○ A SAP Ariba Buying and Invoicing exporta os documentos de adiantamento para os sistemas externos, usando o canal de serviços da Web.

○ Um administrador de clientes exporta os documentos de adiantamento para um arquivo CSV que é usado para importar os documentos de adiantamento para os sistemas externos.

6. A SAP Ariba Buying and Invoicing recebe o código de solicitação de pagamento ERP para os documentos de adiantamento exportados, de uma das seguintes formas:

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

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○ O sistema externo envia os códigos de solicitação de pagamento para a SAP Ariba Buying and Invoicing, usando o canal de serviços da Web.

○ O administrador de clientes importa os códigos de adiantamento gerados pelo sistema externo, usando arquivos CSV.

O status dos documentos de adiantamento é alterado para Em pagamento.

7. O sistema externo processa o pagamento e envia as informações de remessa para a SAP Ariba Buying and Invoicing.

8. A SAP Ariba Buying and Invoicing altera o status do documento de adiantamento para Pago quando o pagamento total for efetuado para o mesmo. (Para adiantamentos de nível da linha, o status muda para Pago quando o pagamento é processado para todos os itens de linha no documento do adiantamento.

Alternativamente, se o site não estiver integrado a um sistema externo, o gerenciador de pagamentos marca manualmente um adiantamento no estado Aprovado ou Em pagamento como Pago, clicando no botão Forçar pagamento na página do adiantamento.

9. O fornecedor envia uma fatura ao comprador.

10. A SAP Ariba Buying and Invoicing gera um documento de reconciliação de fatura para a fatura.

11. O gerenciador de pagamentos ajusta o valor do adiantamento em relação ao valor da fatura no documento de reconciliação de fatura.

12. O gerente de faturas reconcilia a fatura.

13. A SAP Ariba Buying and Invoicing gera uma solicitação de pagamento para a fatura reconciliada. Esse arquivo de solicitação de pagamento tem informações sobre os adiantamentos ajustados em relação à fatura.

O valor da solicitação de pagamento é o valor total da fatura aprovada, e não o valor total da fatura menos o adiantamento. O sistema ERP processa a dedução ao processar o pagamento. Além disso, as solicitações de pagamento na guia Referência não indicam a utilização de adiantamentos.

14. O sistema exporta a solicitação de pagamento para o sistema externo para o processamento de pagamentos.

Avisos de crédito e adiantamentos de item de linha

Se o fornecedor enviar um aviso de crédito de item de linha em relação a uma fatura que foi ajustada para um adiantamento, a SAP Ariba Buying and Invoicing não reverte o ajuste. Não existem ajustes do acumulador para adiantamentos. Os acumuladores em faturas, avisos de crédito e documentos de IR não têm nada a ver com adiantamentos.

Referências adicionais

Para obter informações sobre adiantamentos, consulte Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos [página 12].

Para obter informações sobre como ajustar adiantamentos durante a reconciliação de faturas, consulte Como ajustar adiantamentos em relação a faturas [página 20].

Informações relacionadas

Fluxo de status de adiantamento [página 35]

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Sobre a criação de adiantamentos

Você pode criar adiantamentos para um pedido completo (nível do cabeçalho) ou para itens de linha específicos (nível de linha) no pedido.

Você não pode criar adiantamentos no nível do cabeçalho e no nível de linha para um pedido de compra.

Dependendo da sua escolha (nível do cabeçalho ou nível de linha) para o primeiro adiantamento que você criar, os adiantamentos subsequentes para esse pedido só podem ser criados no nível do cabeçalho ou no nível de linha do pedido.

Como criar um adiantamento no nível do cabeçalho

Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

Procedimento

1. Abra a página Criar adiantamento realizando uma das seguintes ações:

○ No painel de instrumentos, clique em Criar Adiantamento .

○ Abra o pedido de compra para o qual você deseja criar um adiantamento e clique em Criar adiantamento Nível do cabeçalho .

2. Na guia Resumo da página do adiantamento, clique no link selecionar junto ao campo Código do pedido e selecione o pedido para o qual você precisa criar um adiantamento.

3. Insira o valor adequado para o valor do adiantamento no campo Valor.

Os valores para os campos valor do pedido, fornecedor e valor máximo do adiantamento são atualizados. Para sites integrados com SAP ERP, o código da empresa também é atualizado.

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

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4. Especifique uma data de vencimento do pagamento no campo Data de vencimento.

5. Para sites integrados com SAP ERP, selecione o tipo de documento e o livro razão.

6. Se aplicável, adicione comentários e anexos.

7. Clique em Enviar.

Resultados

O adiantamento é enviado para aprovação. Você pode exibir o fluxo de aprovação na guia Fluxo de aprovação. O adiantamento é enviado para o sistema ERP para o processamento de pagamentos depois de ser totalmente aprovado.

Criando um adiantamento de nível de linha a partir do painel de instrumentos

Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

Procedimento

1. No painel de instrumentos, escolha Criar Adiantamento .

2. Na página do adiantamento, especifique o título, o valor, a data de vencimento do pagamento e o modo de pagamento do adiantamento.

 Nota

Para sites integrados com SAP ERP, você deve escolher também o tipo de documento e o livro razão.

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3. Clique no link selecionar junto ao campo Código do pedido e escolha o pedido para o qual você precisa criar um adiantamento.

4. Clique em Adicionar itens.

5. Na página Adicionar itens, selecione os itens de linha para os quais você deseja criar um adiantamento e clique em Adicionar.

 Nota

O botão Adicionar itens está acinzentado se você incluir todos os itens em um pedido para adiantamento.

Para cancelar itens que você não deseja incluir no adiantamento, selecione os itens e clique em Excluir.

6. Para cada item de linha, insira o valor do adiantamento apropriado na coluna Valor do adiantamento.

O adiantamento máximo que você pode pagar para um item de linha em um pedido é igual ao valor para o item menos o total de todos os valores de adiantamento pagos anteriormente (valor remetido) e o valor total faturado para recibos parciais do item. O valor máximo do adiantamento para um item de linha é calculado da seguinte forma: Adiantamento permitido = valor do pedido de compra para o item de linha - (soma dos valores remetidos anteriormente + soma dos valores faturados parcialmente para o item).

7. Se necessário, adicione comentários e anexos.

8. Clique em Enviar.

Resultados

O adiantamento é enviado para aprovação. Você pode exibir o fluxo de aprovação na guia Fluxo de aprovação. O adiantamento é enviado para o sistema externo quando é aprovado totalmente.

Como criar um adiantamento de nível de linha a partir de um pedido

Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

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de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

Procedimento

1. Abra o pedido apropriado e escolha Criar adiantamento Nível da linha .

2. Escolha os itens de linha para os quais você deseja criar o adiantamento e clique em Adicionar.

3. Na página do adiantamento, especifique o título, o valor, a data de vencimento do pagamento e o modo de pagamento do adiantamento.

4. Para sites integrados com SAP ERP, escolha o tipo de documento e o livro razão.

5. Para cada item de linha na seção Itens de linha, insira o valor do adiantamento apropriado na coluna Valor do adiantamento.

O adiantamento máximo que você pode pagar para um item de linha em um pedido é igual ao valor para o item menos o total de todos os valores de adiantamento pagos anteriormente (valor remetido) e o valor total faturado para recibos parciais do item. O valor máximo do adiantamento para um item de linha é calculado da seguinte forma: Adiantamento permitido = valor do pedido de compra para o item de linha - (soma dos valores remetidos anteriormente + soma dos valores faturados parcialmente para o item).

6. Se necessário, adicione comentários e anexos.

7. Clique em Enviar.

Como cancelar adiantamentos

Você deve cancelar os adiantamentos associados a um pedido antes de cancelar o pedido. Você só pode cancelar um adiantamento se nenhum pagamento tiver sido efetuado para ele.

Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação

de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido

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de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

● O adiantamento deve estar no estado Aprovado ou Em pagamento.

● As informações de remessa não devem ser recebidas para o adiantamento a partir do sistema externo.

● Você deve ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos.

● Em documentos de adiantamento compostos por vários itens de linha, você não pode cancelar de forma seletiva os adiantamentos para itens de linha específicos. Nesses casos, você só pode cancelar o adiantamento total.

Procedimento

1. Abra o adiantamento que você deseja cancelar.

2. Clique em Cancelar.

O status do adiantamento é alterado para Em cancelamento.

3. Um administrador de clientes exporta os adiantamentos cancelados para um arquivo CSV usando a tarefa Exportar adiantamentos cancelados ou o sistema exporta os adiantamentos cancelados para o sistema externo usando o canal de serviços da Web.

Os adiantamentos são cancelados no sistema externo.

4. No caso da integração usando o canal de arquivos, o administrador de clientes importa os códigos dos adiantamentos cancelados do sistema externo usando arquivos CSV. No caso da integração usando o canal de serviços da Web, o sistema externo retorna uma confirmação depois de cancelar o adiantamento.

O status do adiantamento é alterado para Cancelado.

Como procurar e exibir adiantamentos

Você pode procurar por adiantamentos efetuados para pedidos de compra e exibi-los.

Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

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 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

Procedimento

1. Na barra de pesquisa do painel de instrumentos, clique no menu do tipo de conteúdo à esquerda do campo de pesquisa, selecione Adiantamento e clique no ícone de pesquisa .

 Nota

Se a opção Adiantamento não for exibida no menu suspenso de pesquisa, selecione Mais... e, de seguida, selecione Adiantamento.

2. Na página Filtros de pesquisa, especifique os critérios de pesquisa, como o status, o fornecedor e a data de vencimento, e clique em Pesquisar.

3. Clique no código do adiantamento para exibir os detalhes do adiantamento.

4. Para exibir os adiantamentos efetuados para um pedido de compra, abra o pedido de compra e clique na guia Pagamentos.

Os adiantamentos efetuados para o pedido de compra são exibidos na tabela Adiantamentos na guia Pagamentos.

5. Clique no código do adiantamento para exibir os detalhes do adiantamento.

Resultados

Os detalhes do adiantamento selecionado são exibidos.

Como ajustar adiantamentos em relação a faturas

Os adiantamentos efetuados para pedidos de compra aos fornecedores podem ser ajustados parcialmente ou

totalmente em relação a faturas durante o processo de reconciliação de fatura (IR). Isso ajuda você a garantir que

não são efetuados pagamentos duplicados ou extraordinários para um pedido de compra.

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Pré-requisitos

Você precisa ser um membro do grupo Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos para executar as seguintes ações para gerenciar documentos de adiantamento no fluxo de trabalho de compras:

● Criar adiantamentos para pedidos de compra

● Editar adiantamentos

● Cancelar adiantamentos

● Forçar o pagamento ou o cancelamento de adiantamentos

 Nota

Os membros do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos em relação a faturas durante a reconciliação de fatura.

 Nota

Dependendo de como o site está configurado e se o recurso SINV-9653 estiver ativado, os aprovadores ativos que não são membros dos grupos Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador

executivo ou Editar aprovação pendente podem ajustar adiantamentos.

Para gerar um fluxo de aprovação para documentos de adiantamento, você deve ativar o Processo de aprovação de adiantamento. Para adicionar um usuário ao fluxo de aprovações de reconciliação da fatura quando o pedido de compra faturado tem um adiantamento associado a ele, você deve adicionar a regra de aprovação Existe adiantamento ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura.

● Essa ação só está disponível no SAP Ariba Buying and Invoicing.

● A regra de aprovação Existe adiantamento deve ser adicionada ao Processo de aprovação de reconciliação da fatura. Em seguida, sua solução da SAP Ariba adiciona um gerenciador de pagamentos ao fluxo de aprovação IR se um pedido faturado tiver um adiantamento associado a ele.

● Você deve ser um membro do grupo Gerenciador de pagamentos, Agente de pagamentos, Aprovador executivo ou Editar aprovação pendente.

 Nota

Durante a aprovação de um documento de IR sem o ajuste dos adiantamentos, a solução da SAP Ariba exibe uma mensagem de aviso sobre os adiantamentos desajustados para garantir que você não faz pagamentos excedentes para um pedido.

● O adiantamento a ser ajustado deve estar no estado Pago.

Contexto

Se os pedidos de compra faturados tiverem adiantamentos associados, os usuários no fluxo de aprovação do documento de IR podem ajustar adiantamentos em relação a faturas. Você pode restringir quais usuários podem ajustar adiantamentos. Para ajudá-lo com essa configuração, peça ao seu contato de suporte designado para registrar uma solicitação de serviço. Um representante do Suporte ao cliente SAP Ariba acompanhará o processo para concluir a solicitação.

A seção do cabeçalho do documento de IR inclui os seguintes campos:

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre como trabalhar com adiantamentos

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● Adiantamentos disponíveis: o valor do adiantamento disponível que pode ser ajustado em relação à fatura.

Você pode clicar no link Detalhes para exibir detalhes de todos os adiantamentos associados.

● Adiantamentos ajustados: o valor do adiantamento ajustado em relação à fatura. Você pode clicar no link Alterar para editar os valores de adiantamentos ajustados.

Um adiantamento associado a um item de linha em um pedido não pode ser ajustado a outro item de linha no pedido.

Procedimento

1. Abra o documento de IR da fatura recebida para o pedido de compra.

2. Clique em Editar para efetuar alterações ao documento de IR.

3. Clique no link Alterar exibido ao lado do valor de Adiantamentos ajustados.

É exibida a caixa de diálogo pop-up Adiantamento. Ela exibe todos os adiantamentos no estado Pago criados para os pedidos de compra associados à fatura.

4. Consulte o Valor da fatura atual para o pedido de compra e o Valor disponível para verificar os adiantamentos.

5. Para cada adiantamento, especifique o valor a ser ajustado em relação à fatura atual no campo Valor a ser ajustado.

 Nota

O valor a ser ajustado em relação à fatura atual não pode ser maior do que valor da fatura atual ou do valor do adiantamento disponível.

6. Clique em Concluído para salvar suas alterações.

Resultados

O valor total do adiantamento ajustado é exibido no campo Adiantamentos ajustados. Este valor ajustado é incluído como um detalhe na solicitação de pagamento gerada para a fatura. O sistema ERP externo deduz este valor do valor da fatura aprovada ao processar o pagamento.

 Nota

O valor total da solicitação de pagamento enviada para o sistema ERP é o valor total da fatura aprovada, e não o valor total da fatura menos o adiantamento. O sistema ERP processa a dedução ao processar o pagamento.

Além disso, as solicitações de pagamento na guia Referência não indicam a utilização de adiantamentos.

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Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento

Gerenciando erros de transmissão de pagamento [página 23]

Forçando alterações de status para documentos de pagamento [página 24]

Forçando pagamentos [página 25]

Forçando cancelamentos de pagamento [página 25]

Reenviar automaticamente pagamentos com falha para erros de ERP específicos [página 26]

Problemas com solicitações de pagamentos enviadas para o Ariba Network [página 27]

Gerenciando erros de transmissão de pagamento

Se uma solicitação de pagamento não alcançar o destino esperado, existem vários passos manuais que você pode executar para corrigir os erros e reenviar o pagamento.

Uma solicitação de pagamento tem temporariamente o status Enviando durante a transmissão de sua solução da SAP Ariba para um sistema externo. Se uma solicitação de pagamento não alcançar o destino esperado, o status da solicitação permanecerá Enviando, mas o status da reconciliação de fatura será alterado para Falha no pagamento. Os membros do grupo Administrador de pagamentos recebem uma mensagem de notificação por e- mail quando uma transmissão de pagamento falha.

As solicitações de pagamento que têm um erro ERP atual:

● Têm campos denominados Código de erro ERP e Mensagem de erro ERP na guia Geral. O campo Mensagem de erro ERP exibe os primeiros 60 caracteres da mensagem de erro, se ela existir.

● Incluem um botão Reenviar pagamentos.

● São listadas em uma guia Pagamentos com falha da página Pagamentos (em Gerenciar Pagamentos ).

Quando a solicitação de pagamento é enviada com êxito, o botão Reenviar pagamento e os campos que mostram o código de erro e a mensagem de erro não são mais exibidos. A guia Histórico do pagamento e o documento de reconciliação de fatura correspondente indica quando uma solicitação de pagamento é reenviada.

Corrigindo erros de transmissão de pagamento

Você pode executar as seguintes ações para corrigir um erro de transmissão:

● Edite o documento de reconciliação de fatura e salve as alterações. Quando um aprovador salva as alterações ao documento de reconciliação de fatura, é tentado um novo envio por push do pagamento.

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento

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● Altere manualmente o status da solicitação de pagamento para Enviado usando Forçar envio. Observe que essa opção só altera o status da solicitação de pagamento e você só deve usá-la para indicar que o pagamento foi enviado com êxito de outra forma.

● Se tiver ocorrido um problema com os dados na solicitação (como informações de contato do fornecedor inválidas), clique em Editar na solicitação de pagamento e corrija os erros, e depois salve as alterações. Você pode clicar em Reenviar pagamento para reenviar o pagamento imediatamente. Caso contrário, a próxima vez que a solução de faturamento reenviar solicitações de pagamento com falha, ela reenviará a solicitação de pagamento atualizada.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Forçando alterações de status para documentos de pagamento [página 24]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Reenviar automaticamente pagamentos com falha para erros de ERP específicos [página 26]

Forçando alterações de status para documentos de pagamento

Quando os documentos de pagamento estão parados no processamento, você pode tratar a solicitação de pagamento fora de seu sistema e depois alterar o status do documento de modo a refletir a atualização.

Os botões seguintes alteram o status dos documentos de pagamento:

Botão Descrição

Forçar envio Altera o status das solicitações de pagamento de Enviando para o próximo estado concluído, geralmente Em programação ou Programado.

Forçar pagamento Altera o status das transações de pagamento de Em pagamento para Pago.

Forçar cancelamento Altera o status das transações de pagamento de Em cancelamento para Cancelado.

Quando o status de um documento de reconciliação de fatura é alterado, o status de todas as solicitações de pagamento associadas a essa reconciliação da fatura também é alterado.

Os usuários podem executar ações nos documentos de reconciliação de fatura que podem afetar o status dos documentos de pagamento. Além disso, os administradores podem usar Forçar pagamento ou Forçar rejeição para alterar o status de um documento de reconciliação de fatura e, por conseguinte, os respectivos pagamentos associados.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

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Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Forçando pagamentos [página 25]

Forçando cancelamentos de pagamento [página 25]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Forçando pagamentos

Forçar pagamentos altera manualmente o status de pagamentos e reconciliações de fatura parados para Pago.

Se um pagamento a um fornecedor falhar, o documento de reconciliação de fatura (IR) relacionado ou a própria solicitação de pagamento podem ficar parados no processo de pagamento com um status que não vai além de Falha no pagamento (para IRs) ou Em pagamento (para solicitações de pagamento).

Nesses casos, os detalhes da IR e da transação de pagamento exibem um botão Forçar pagamento. Você pode clicar em Forçar pagamento para forçar manualmente o status da reconciliação de fatura ou da transação de pagamento para Pago de modo que o processo de pagamento possa continuar. Observe que forçar um pagamento só altera o status de um documento; você precisa ainda fazer o pagamento ao fornecedor.

 Nota

● Para forçar pagamentos para um documento de IR, você deve pertencer ao grupo Administrador de faturas ou Administrador de pagamentos. Para forçar o pagamento para uma transação de pagamento, você deve pertencer ao grupo Administrador de pagamentos.

● Quando você usa Forçar pagamento para alterar o status de um documento de IR para Pago, o status de todas as solicitações de pagamento relacionadas também é alterado para Pago.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Forçando alterações de status para documentos de pagamento [página 24]

Forçando cancelamentos de pagamento [página 25]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Forçando cancelamentos de pagamento

Forçar pagamentos altera manualmente o status de pagamentos cancelados parados para Cancelado.

Se você usar um sistema externo e cancelar transações de pagamento com fornecedores, e o processo de cancelamento for interrompido, o cancelamento pode ficar parado no sistema. Nesse caso, o status não vai além de Em cancelamento.

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento

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Se isso ocorrer, um botão Forçar cancelamento será exibido nos detalhes da transação de pagamento. Você pode clicar em Forçar cancelamento para forçar manualmente o status do pagamento de Em cancelamento para Cancelado de modo que o processo de cancelamento possa continuar. Observe que forçar um cancelamento de pagamento só altera o status da transação de pagamento; você deve ainda realizar ações para cancelar o pagamento, como entrar em contato diretamente com o fornecedor.

 Nota

Para forçar um cancelamento de pagamento, você deve pertencer ao grupo Administrador de pagamentos.

Informações relacionadas

Trabalhando com documentos de pagamento [página 5]

Como procurar e exibir pagamentos [página 6]

Forçando alterações de status para documentos de pagamento [página 24]

Fluxo de status de documentos de pagamento [página 32]

Reenviar automaticamente pagamentos com falha para erros de ERP específicos

Você pode configurar o SAP Ariba Buying and Invoicing para reenviar automaticamente solicitações de pagamento com determinados erros de ERP, impedindo atrasos no pagamento.

Você deve ser membro do grupo Administrador de clientes para definir quais erros irão acionar o reenvio de um pagamento automático. Peça a um administrador de ERP para lhe fornecer uma lista dos códigos de erro de ERP que são bons candidatos para acionar o reenvio automático de solicitações de pagamento. Geralmente, são erros que costumam ser resolvidos rapidamente no sistema de ERP.

Para definir quais códigos de erro são usados, use o parâmetro de site Erros de ERP que acionam o reenvio automático de documentos (Application.Invoicing.ERPErrorsThatTriggerAutoResend). Para obter maiores informações, consulte Erros de ERP que acionam o reenvio automático de documentos [página 38].

 Nota

Este recurso usa serviços da Web para transferir informações para e do sistema de ERP. Este recurso não suporta o arquivo OK para pagar.

Fluxo de trabalho para reenviar pagamentos com falha

Os passos de alto nível a seguir descrevem o fluxo para reenviar de forma automática ou manual solicitações de

pagamento com falha.

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1. O SAP Ariba Buying and Invoicing envia a solicitação de pagamento para o sistema ERP.

2. O sistema ERP retorna um erro.

3. O SAP Ariba Buying and Invoicing recebe o erro e altera o status do documento de reconciliação de fatura associado para Falha no pagamento. A solicitação de pagamento permanece no status Enviando, mostra o erro ERP e tem um botão Reenviar pagamento que está visível para os membros dos grupos Administrador de pagamentos e Agente de pagamentos. A solicitação de pagamento é adicionada à guia Pagamentos com falha da página Pagamentos (em Gerenciar Pagamentos ). Os erros são registrados na guia Histórico da solicitação de pagamento e do documento de reconciliação de fatura.

4. O SAP Ariba Buying and Invoicing envia uma notificação para o grupo Administrador de pagamentos.

5. O SAP Ariba Buying and Invoicing determina se o pagamento deve ser automaticamente reenviado de imediato, verificando o erro em relação a uma lista de erros ERP configurada pelo comprador que acionam o reenvio automático.

○ Se o erro estiver na lista, a solicitação de pagamento é reenviada para o sistema ERP. O reenvio automático ocorre a cada oito minutos, até cinco vezes.

○ Se o erro não estiver na lista, o pagamento não é reenviado automaticamente até que uma tarefa programada diariamente o reenvie.

6. Desde que uma solicitação de pagamento tenha um erro ERP, um membro do grupo Administrador de pagamentos ou Agente de pagamentos pode reenviar a solicitação de pagamento manualmente, clicando em Reenviar pagamento.

7. Quando a solicitação de pagamento é enviada com êxito para o sistema ERP, a solução da SAP Ariba muda o status da solicitação de pagamento para Programado e o status do documento de reconciliação de fatura para Em pagamento. A solicitação de pagamento já não mostra o erro ERP e o botão Reenviar pagamento não é mais exibido.

Problemas com solicitações de pagamentos enviadas para o Ariba Network

Se as solicitações de pagamento permanecerem no status Em processamento ou se as atualizações da

solicitação de pagamento não forem enviadas para o Ariba Network, você poderá pedir à SAP Ariba para ativar um recurso que ajuda na solução de problemas.

Por vezes, as solicitações de pagamento permanecem no status Em processamento quando as remessas são importadas. A mensagem do Ariba Network inclui a declaração No payment proposal found matching paymentProposalID. Além disso, em alguns casos, as atualizações de solicitação de pagamento não são enviadas para o Ariba Network.

A SAP Ariba pode configurar o seu site para ignorar o envio de atualizações de solicitação de pagamento se a solicitação de proposta de pagamento correspondente não existir no Ariba Network nos seguintes casos:

● Ocorreu um erro do Ariba Network que indica que não foi possível encontrar uma proposta de pagamento correspondente.

● Sua conta do Ariba Network está configurada para ignorar solicitações de pagamento do SAP Ariba Buying and Invoicing. Este comportamento é controlado pela opção interna Ignore PPR from P2P, definido pela SAP Ariba.

Peça ao seu contato de suporte designado para enviar uma solicitação de serviço (SR). O Suporte da SAP Ariba acompanhará o processo para concluir a solicitação ativando o recurso SINV-10688. Esse recurso também fornece mais detalhes na guia Histórico.

Gerenciando documentos de pagamento

Tópicos sobre a correção de erros do processo de pagamento

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PÚBLICO 27

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Com o recurso SINV-10688, se a solução da SAP Ariba enviar uma atualização da solicitação de pagamento para o Ariba Network e o Ariba Network enviar o erro "No payment proposal found matching paymentProposalID” (Não foi possível encontrar nenhuma proposta de pagamento que corresponda a paymentProposalID):

● Se já existir uma remessa, a solução da SAP Ariba ignorará a tentativa de enviar a solicitação de atualização novamente.

● Quando uma remessa é criada, a solução da SAP Ariba ignora novamente o envio da atualização. O envio da atualização não é necessário e pode levar a que o pagamento permaneça em um estado de Em

processamento.

A guia Histórico mostra: A solicitação de proposta de pagamento não foi encontrada no Ariba Network, por isso não enviamos a atualização novamente.

Se o Ariba Network estiver configurado para ignorar a solicitação de pagamento, com o recurso SINV-10688, a guia

Histórico mostrará o seguinte: A solicitação de proposta de pagamento nunca foi enviada, por isso ignoramos

o envio da atualização.

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Solucionando erros de adiantamento

Corrigindo erros de adiantamento

O status de um documento de adiantamento em Soluções SAP Ariba Buying é alterado de Aprovado para Em pagamento quando a Soluções SAP Ariba Buying recebe o código do adiantamento do sistema externo. O status é novamente alterado de Em pagamento para Pago quando a Soluções SAP Ariba Buying recebe do sistema externo as informações de remessa para o adiantamento.

De modo semelhante, quando o adiantamento é cancelado em Soluções SAP Ariba Buying, o seu status é alterado para Em cancelamento. Esse status é alterado para Cancelado somente quando a Soluções SAP Ariba Buying recebe o código do adiantamento cancelado do sistema externo.

Por vezes, devido a um erro na operação de exportação ou na integração, as informações necessárias não são trocadas entre a Soluções SAP Ariba Buying e o sistema externo. Como resultado, os adiantamentos ficam

parados nos estados Em pagamento ou Em cancelamento. Nesses casos, uma notificação por e-mail é enviada ao solicitante do documento de adiantamento.

Quando isso acontece, você pode alterar manualmente o status do documento de adiantamento de Em

pagamento para Pago ou de Em cancelamento para Cancelado usando os botões Forçar pagamento ou Forçar cancelamento. (A alteração manual dos status dos documentos de adiantamento não resolve os erros na

operação de exportação ou na integração. Você ainda precisa gerenciar o processamento do adiantamento fora de seu sistema.)

 Nota

Se você encontrar problemas depois de importar informações de remessa para adiantamentos de nível de linha, assegure-se de que os arquivos CSV de nível de cabeçalho e de nível de detalhe estão configurados corretamente. O arquivo de nível de detalhe contém o valor e o arquivo de nível de cabeçalho possui um valor 0 para adiantamentos de nível de linha. Para obter detalhes, consulte o tópico About importing advance payment remittance.

Forçando alterações de status para adiantamentos

Você pode usar os botões a seguir para alterar manualmente o status de documentos de adiantamento:

Gerenciando documentos de pagamento Solucionando erros de adiantamento

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Botão Descrição

Forçar pagamento Altera o status de um documento de adiantamento de Aprovado ou Em pagamento para Pago.

Forçar cancelamento Altera o status de um documento de adiantamento de Em cancelamento para Cancelado.

Como forçar pagamento para adiantamentos

Os adiantamentos devem estar no estado Pago para serem ajustados em relação a faturas. Se as informações de remessa não forem recebidas do sistema externo ou se o site não estiver integrado a um sistema externo, os adiantamentos não passarão automaticamente para o estado Pago. Nesses casos, você precisa forçar o pagamento dos adiantamentos para movê-los para o estado Pago.

Pré-requisitos

● O adiantamento deve estar no estado Aprovado ou Em pagamento.

● Você deve ser um membro dos grupos Gerenciador de pagamentos ou Agente de pagamentos.

Procedimento

1. Abra o adiantamento que você deseja mover para o estadoPago.

2. Clique em Forçar pagamento.

Resultados

O status do documento de adiantamento é alterado para Pago. Agora você pode ajustar esse adiantamento em relação a faturas recebidas pelo pedido.

Como forçar o cancelamento de um adiantamento

Ao usar a ação de forçar cancelamento, você pode alterar manualmente o status de um documento de

adiantamento de Em cancelamento para Cancelado. Essa ação só será necessária se o sistema externo não

(31)

enviar uma confirmação sobre os adiantamentos cancelados ou se sua Soluções SAP Ariba Buying não estiver integrada a um sistema externo.

Pré-requisitos

● Você deve ser um membro dos grupos Agente de pagamentos ou Gerenciador de pagamentos.

● O adiantamento deve estar no estado Em cancelamento.

Procedimento

1. Abra o documento de adiantamento.

2. Clique em Forçar cancelamento.

Resultados

O status do adiantamento é alterado para Cancelado.

Gerenciando documentos de pagamento Solucionando erros de adiantamento

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Fluxo de status de documentos de pagamento

Sua solução de faturamento atualiza o status dos documentos de pagamento em vários pontos no processo de reconciliação de fatura e pagamento.

O fluxo de status descrito na tabela seguinte é só para o modelo de pagamento Pagamento externo.

Atividade Status da reconcilia

ção de fatura (IR)

Status da solicitação de pagamento

Status da transação de pagamento

Status de encaminha

mento/status da fa

tura do Ariba Network

Uma fatura é aprovada Em reconciliação Em processamento n/a Confirmada/Enviada

Reconciliar um docu

mento de reconciliação de fatura (IR).

Em reconciliação ->

Em aprovação

Em processamento n/a Confirmada/Enviada

Um documento de IR é aprovado

Em pagamento Programado n/a Confirmado/Aprovado

Aprovar uma IR (IR en

viada ao ERP para re

conciliação ou aprova

ção adicional. Não apli

cável nos sites somente do SAP Ariba Buying and Invoicing)

Em aprovação ->

Aguardando reconciliação externa

Em processamento n/a Confirmado/Aprovado

O ERP falha ao criar a reconciliação de fatura (não aplicável nos sites somente do SAP Ariba Buying and Invoicing)

Aguardando

reconciliação externa -

> Falha no envio por push

Em processamento n/a Confirmado/Aprovado

O ERP falha ao criar a fatura para o paga

mento programado (SAP Ariba Invoice Ma

nagement)

Em pagamento ->

Falha no envio por push

Em processamento n/a Confirmado/Aprovado

O ERP falha ao criar a fatura para o paga

mento programado (si

tes somente do SAP Ariba Buying and Invoi

cing que usam a opção de envio de solicitação de pagamento assín

crono ou push direto)

Em pagamento ->

Falha no pagamento

Enviando Confirmada/Aprovada

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Atividade

Status da reconcilia

ção de fatura (IR)

Status da solicitação de pagamento

Status da transação de pagamento

Status de encaminha

mento/status da fa

tura do Ariba Network O ERP reconcilia a IR e

envia a solicitação de atualização de status da fatura (SUR) (não aplicável nos sites so

mente de SAP Ariba Buying and Invoicing)

Aguardando

reconciliação externa -

> Em pagamento

Em processamento ->

Programada

n/a Confirmado/Aprovado

O ERP transfere a fatura reconciliada de volta para Em processa

mento no ERP (a fatura no SAP Ariba Invoice Management é uma có

pia da fatura ERP) (so

mente SAP ERP e ERP Oracle)

Em pagamento ->

Aguardando reconciliação externa

Em processamento ->

Programada

n/a n/a

(Opcional e depen

dendo da configuração de seu site) O Ariba Network recebe uma atualização da solicita