Situation en France - Chapitre 1 : les bibliothèques académiques au cœur de la société de l’inf

Première partie : les bibliothèques académiques, des organisations en changement

1. Chapitre 1 : les bibliothèques académiques au cœur de la société de l’information Introduction

1.7. Situation en France

1.7.1. L’enquête de la Conférence des Grandes Ecoles (1991)

La Conférence des grandes écoles est une association de loi de 1901 créée en 1973 qui comprend au total 201 membres dont 180 sont des directeurs de Grandes écoles françaises. Son rôle tel que défini par ses statuts est de :

• développer l'information interne, l'entraide et la solidarité entre ses membres ;

• promouvoir les écoles, tant sur le plan national, qu'international ;

• faire évoluer les formations, développer la recherche ;

• effectuer les démarches d'intérêt commun auprès des pouvoirs publics.

Le Groupe Documentation-Information réunit les bibliothécaires et les documentalistes des écoles.

Il a pour mission de :

• chercher à valoriser le rôle des centres de documentation au sein des grandes écoles ;

• contribuer à introduire les nouvelles techniques d’information dans la formation des étudiants ;

• gérer la base de données THESA qui recense les thèses en cours de préparation dans les écoles d’ingénieurs⁴¹.

En 1991, les professionnels de ce groupe ont voulu faire le point sur la situation et l’évolution des services documentaires des grandes écoles. Une enquête par questionnaire a été envoyée aux 178 établissements membres de la Conférence des Grandes Ecoles. La conception du questionnaire souhaitait dégager des indicateurs qui pourraient être régulièrement suivis par la suite. 120

40 Jérôme Bessière.- L’introduction des démarches qualité en bibliothèque : quelles leçons peut-on retenir du modèle australien ? In : Bulletin des Bibliothèques de France, Tome 43 n° 1, p. 64, 1998.

41 Présentation de la Conférence des Grandes Ecoles et de ses groupes de travail sur le site : http://www.cge.asso.fr/nouveau/Presentation_CGE.html (page consultée en Juin 1999).

questionnaires ont été réunis, sachant que certaines écoles disposent de plusieurs unités documentaires tandis que d’autres peuvent avoir une documentation commune. Huit chapitres constituaient la trame de l’enquête :

• Etablissement

• Structure documentaire

• Fonds documentaire

• Budget du service

• Informatisation

• Services rendus aux utilisateurs

• Produits d’information documentaire

• Promotion du service

Les informations recueillies dans ce questionnaire ne sont plus d’actualité aujourd’hui pour les rubriques relatives à l’informatisation, aux budgets et aux fonds documentaires. Par contre, d’autres données plus structurelles, dont on peut penser qu’elles ont changé plus lentement, nous donnent des indications sur les spécificités de la fonction documentaire dans les grandes écoles.

D’emblée, il ressort que les services documentaires des grandes écoles françaises sont loin de constituer un groupe homogène. De 50 à 22000 étudiants, de 0,5 à 30 personnes affectées dans le service, de 45 à 300 000 ouvrages, de 16 à 5000 m², l’étendue des publics, des équipes et des fonds documentaires exprime la diversité des situations rencontrées.

! structure documentaire : plus de 62% des résultats situent le nombre d’emploi équivalent temps- plein de 1 à 3 personnes. Ceci montre la forte proportion de petites équipes dans ce groupement d’écoles. 22% des responsables de ces services ont une formation supérieure à la documentation (de Bac+2 à Bac+5), mais 22% d’entre eux ont une formation bac+5 ou doctorale dans une discipline autre que la documentation. Ceci semblerait indiquer que la connaissance d’une discipline a p paraître plus importante lors du recrutement que la connaissance professionnelle en documentation. 60% des services documentaires sont rattachés à la direction générale de l’établissement, ce qui semblerait indiquer une volonté de reconnaissance de la fonction documentaire. 33% des services participent à une banque de données ou à un réseau documentaire (sans que ces deux notions aient été séparées), tandis que 19% ont pour projet de le faire. 54% participent au CCN (Catalogue Collectif National). La petite taille de ces équipes les incite peut-être à multiplier les partenariats documentaires ;

! accès aux documents : environ 80% des services documentaires sont en accès direct. 50% des services sont ouverts à tout public. La moyenne des usagers effectifs par rapport au nombre total

d’usagers potentiel (étudiants, enseignants et chercheurs) donne un taux de 65,5% et de 76% si l’on rapporte le nombre d’inscrits au nombre d’étudiants seulement ;

! budget : 87% des services documentaires ont un budget qui leur est propre, signe d’une certaine autonomie de la documentation, mais seuls 77,5% ont la responsabilité des dépenses ;

! classifications : 47,5% des outils de classification sont propres aux services documentaires, le reste se partageant entre la CDU, la Dewey, le thesaurus du management, Rameau et l’index Pascal. La forte proportion de “ classifications maison ” peut gêner les participations à des réseaux internationaux d’échanges de documents pour lesquels une classification Dewey et une indexation Rameau sont indispensables. La spécialisation élevée des bibliothèques de certains établissements peut probablement expliquer cette situation.

1.7.2. Etude des serveurs Web (1999) 1.7.2.1. Objectifs

En 1999, nous avons décidé, pour compléter notre information, de mener une enquête sur les pages Web des bibliothèques académiques, en nous intéressant particulièrement à celles de la CGE.

Pourquoi les pages Web ? Nous avons vu les modifications profondes apportées pour les bibliothèques par les utilisations et les usages que produisent les réseaux informatiques. Comment ces organisations se montrent-elles sur ces réseaux ? Ou plutôt, comment y démontrent-elles leurs compétences, leurs métiers, quelle vision montrent-elles d’elles même ? Durant le mois de Mars 1999, nous avons visité tous les serveurs Web de la liste des grandes écoles de la CGE⁴² ainsi que les serveurs d'autres bibliothèques académiques dans le monde (en nous limitant aux serveurs qui proposent une version en anglais de leurs pages). Nous avons établi une grille d'analyse (présentée pages suivantes) des serveurs Web de bibliothèques académiques. Bien sûr, nous n'avons obtenu dans ce cadre que des informations sur les bibliothèques ayant une page ou un serveur Web (37%

des bibliothèques). Néanmoins, le taux de réponse à un questionnaire aurait pu être moins élevé.

Nos objectifs furent les suivants :

• obtenir des informations quantitatives et qualitatives sur la situation actuelle des bibliothèques et centres de documentation de grandes écoles françaises ;

• approcher, au travers de l'exploration de leurs pages Web, comment les bibliothèques souhaitent se montrer publiquement, comment elles se décrivent. L'existence ou non d'une page Web consacrée à la bibliothèque, l'existence d'un accès direct à cette page depuis la page principale du serveur de l'école sont des indicateurs précieux sur la manière qu'ont les bibliothèques, et au-delà, les grandes écoles, de faire valoir leurs ressources documentaires ;

42il est indiqué sur la page web regroupant la liste des grandes écoles que la dernière mise à jour de cette liste date du mois de Novembre 1998.

• obtenir des éléments de comparaison entre la vision que les bibliothèques offrent d'elles même en France et dans les autres pays ;

• observer comment les bibliothèques anglo-saxonnes, souvent très avancées en matière de bibliothèque électronique, décrivent et proposent ce type de services sur leurs pages Web.

Nous souhaitions particulièrement, au travers de ce travail, découvrir comment les bibliothèques font état sur le Web de leur organisation et de leur stratégie, informations qu’il nous était difficile d’obtenir par ailleurs.

1.7.2.2. Recueil de données

Nous avons établi une première grille d'analyse, que nous avons testée sur une dizaine de sites pour en affiner les critères. Nous avons finalement obtenu la grille d’exploration présentée ci-dessous, numérotée par grandes rubriques qui nous permet de nous interroger sur :

Etude du contexte :

a) présence d'une page (au moins une page-écran) ou d'un serveur Web pour la bibliothèque ; b) mode d'accès à cette page : accès direct à partir de la première page du serveur de l'école, accès

indirect par un ou plusieurs liens, et intitulés de ces liens ;

c) intitulé de la bibliothèque : sur la première page puis sur les pages qui lui sont consacrées quand elles existent.

Etude du serveur Web :

Nous avons noté la présence sur le serveur de la bibliothèque des rubriques suivantes : 1. présentation de l’unité ;

2. informations pratiques : adresse, plan d'accès, contact ; horaires d'ouverture ; 3. présentation de l'équipe (nom, fonctions principales assurées) ;

4. description des principaux services : prêt ou consultation, recherche d'informations, formation des usagers ;

5. description de la collection : nature des fonds, domaines concernés, documents présents ; 6. accès au catalogue de la bibliothèque : mode technique d'accès (Web, telnet), accès intranet ou

internet, documents proposés (ouvrages, périodiques, mémoires d'étudiants) ;

7. accès à des services de bibliothèque électronique : documents en texte intégral, sommaires de périodiques, interrogation de banques de données, catalogue de liens, mode d'accès technique à ces services (internet, intranet) ;

8. présence d'autres rubriques ou celle d'un organigramme de l'équipe.

Pour chaque bibliothèque, nous avons également noté les chiffres présents sur le serveur : nombre d'ouvrages, de périodiques, de mémoires d'élèves, nombre de places assises dans la bibliothèque, et compté le nombre de personnels d’après les listes proposées.

1.7.2.3. Résultats de l'étude

Nous avons visité 144 sites de grandes écoles françaises. 54 de ces sites (36%) disposent d'un accès Web pour leur bibliothèque, de la page descriptive en format texte à des serveurs très élaborés utilisant toutes les fonctionnalités de navigation et d'interactivité d'internet (interrogations de catalogues, accès à des banques de données, formulaires). Nous ne devons pas écarter la possibilité que certains services soient proposés sur l’intranet de l’école, sans être signalés sur les pages de la bibliothèque. Nous avons vu, par ailleurs, une vingtaine de sites de bibliothèques d'autres pays.

En premier lieu, nous constatons que cette grille d'analyse regroupe l'ensemble des rubriques que l'on peut trouver sur des sites Web de bibliothèques académiques. Nous avons dû rajouter des informations dans la partie "autres rubriques" pour quelques cas particuliers. Nous pouvons ensuite déterminer deux types de résultats :

! les données chiffrées et statistiques concernant les bibliothèques des grandes écoles françaises : celles-ci seront développées et mises à la lumière d'autres publications dans les rubriques suivantes de ce chapitre ;

! des données plus qualitatives sur la manière dont les bibliothèques se dénomment, se positionnent, présentent leurs services et sur les comparaisons à établir à ce sujet entre les pays.

Nous trouvons ainsi, selon la présentation des rubriques de notre grille d'analyse : Etude du contexte :

a) et b) l'accès direct aux pages de la bibliothèque depuis la page d'accueil du site de l'établissement : l'existence de ce lien nous paraît symptomatique de la manière dont est perçue la bibliothèque au sein d'un établissement. En effet, ne dit-on pas “ qu'une université a la force de sa bibliothèque ” ? Ce principe est largement acquis dans la construction des nouvelles bibliothèques universitaires, que l'on s'efforce de placer au cœur du plan de circulation d'un établissement, en un lieu central. Mais qu'en est-il de cette vision sur internet ? Sur les 54 bibliothèques françaises visitées et disposant de pages Web, 18 ne proposent pas d'accès direct à leur service sur la page d'accueil. Dans ce cas, la rubrique permettant d'accéder à la bibliothèque est changeante selon les établissements. On retrouve :

• dans 8 cas, l'accès à la bibliothèque par une rubrique proposant des informations générales sur l'établissement ou le campus, sous forme de "visite guidée" , de

"présentation de l'école", “ d ‘informations pratiques". La bibliothèque est ici présentée sous l'angle de l'espace physique qu'elle représente au sein de l'établissement ;

• dans 6 cas, l'accès à la bibliothèque est proposé par l'intermédiaire d'une rubrique regroupant les services de l'établissement, qui contient en général le service informatique

et l'unité documentaire. Dans ce cas, la bibliothèque est représentée comme service commun à tous les usagers d'un établissement ;

• dans 2 cas, la bibliothèque apparaît sous la rubrique "ressources pédagogiques", mettant très clairement en avant sa contribution comme service d'un établissement d'enseignement, peut-être plus destiné aux étudiants qu'aux chercheurs ;

• enfin, dans un cas, l'unité documentaire apparaît sous une rubrique intitulée

"management technologique" mettant ainsi en avant l'utilisation par celle-ci des technologies de l'information comme outil d'accès aux informations et aux documents proposés.

c) l’intitulé de l'unité documentaire. On trouve les trois cas suivants :

! centre de documentation ou documentation dans 26 cas. Cette dénomination est donc légèrement majoritaire. Mais on constate souvent dans ce cas des changement dans cet intitulé au fil des pages Web d'un même établissement : le centre de documentation devient parfois bibliothèque (voir par exemple le cas de l’ENST de Paris⁴³). Les rédacteurs de ces pages nous montrent par-là les difficultés qu'ils éprouvent, au travers de la dénomination de leur organisation, à définir les missions de celle-ci. On aura tendance à parler du catalogue de la bibliothèque et des services de recherche d'informations offerts par le centre de documentation. La bibliothèque est le lieu, l’espace physique, dans lequel le service est proposé, tandis que le centre de documentation représenterait son espace fonctionnel.

! bibliothèque : dans 23 cas sur 54. Parfois, la bibliothèque porte le nom d’un personnage illustre. La dénomination bibliothèque est homogène au sein d'un serveur, elle n'est pas soumise à des variations selon les pages présentées. Ici, nous est montrée une acceptation claire du terme de bibliothèque comme lieu proposant des services liés à l'information, même si ce terme a une connotation qui pourrait être jugée désuète pour des étudiants.

! médiathèque, infomédiathèque ou informathèque dans 5 cas. Dans ces cas-là, l'organisation veut montrer l'aspect multi-supports et technologique de l'unité documentaire. Elle évite probablement le terme bibliothèque pour les raisons évoquées ci-dessus.

Etude des serveurs Web des bibliothèques :

1) et 2) présentation de l’unité et informations pratiques : les rubriques concernant la description pratique de la bibliothèque sont présentes dans tous les cas. Les horaires d'ouverture, les coordonnées de l'unité constituent même parfois l'essentiel de l'information proposée sur les pages d'une bibliothèque. On trouve parfois en plus un plan de l'unité.

43 Sur le site web de cette école, l’unité documentaire a deux appellations : le lien qui y conduit est intitulé “ Centre de Documentation ” (rubrique services). La page d’accueil indique ensuite : “ bienvenue à la bibliothèque ”.

http ://www.enst.fr/doc/doc.html, page consultée en Juin 1999.

3) présentation de l'équipe : dans cette rubrique, nous voulions observer la répartition des fonctions au sein des équipes. 23 bibliothèques sur les 54 proposent cette description, allant plus en avant que la simple mention d'un contact possible par courrier électronique. Cette description mentionne les noms des personnes, indiquant parfois leur statut (bibliothécaire, documentaliste, secrétaire) et précise leur fonction principale : responsable, acquisitions ouvrages, prêt entre bibliothèques, gestion des abonnements... Quand l'équipe n'est pas décrite, on trouve parfois le nom d'une personne à contacter ou celui du responsable. Il est intéressant de constater que 39% des bibliothèques qui décrivent leurs services sur le Web ne mentionnent d'aucune façon les membres de l'équipe qui y travaillent. Pourtant, les fonctions sont toujours personnalisées, même dans les équipes de petite taille (voir chapitre 7). Les gestionnaires voient probablement le Web comme une vitrine de leur bibliothèque, comme une sorte de plaquette de promotion électronique plus que comme un lieu d'accès possible aux différents services qu'ils proposent.

4) description des services : cette rubrique est souvent très sommaire. Le service le mieux décrit est le prêt quand il existe. Les modalités d’accès et de prêt, souvent segmentées par catégories de lecteurs, sont détaillées.

Dans la rubrique concernant la recherche d’informations, nous avons relevé la description des outils de recherche sur fonds extérieurs proposés en local. Quand elle existe, cette rubrique est renseignée dans la majorité des cas par la description des cédéroms disponibles. L’accès aux banques de données commerciales est également mentionné.

Dans 1/3 des cas environ, les formations, en tant que visites de la bibliothèque, initiations aux outils de recherche documentaire sont décrites. Sans doute cette activité n’est-elle pas considérée comme un service au sens documentaire ou bibliothéconomique du terme et n’est donc pas décrite en tant que telle.

5) description de la collection : la collection de documents constitue, avec les rubriques pratiques, la rubrique la plus souvent renseignée. La collection est décrite en volume (les documents les plus souvent trouvés étant dans l’ordre les ouvrages, les périodiques vivants et morts, les mémoires d’étudiants, les rapports de recherche). Une description thématique, parfois en une ou deux phrases vient compléter l’aspect quantitatif dans la majorité des cas.

6) accès au catalogue : il constitue une rubrique importante du serveur, parfois bâtit autour de ce lien. 20 des 54 bibliothèques visitées n’offrent pas ce service. Sur les 34 bibliothèques qui proposent un accès à leur catalogue, 3 accès sont en mode telnet et le reste est interrogeable par une interface de type Web. Pour 2 de ces bibliothèques (appartenant d’ailleurs au même réseau) le catalogue est accessible uniquement en intranet. 4 de ces bibliothèques précisent que la base interrogeable est une base wais. La proportion élevée de bibliothèques qui proposent leur catalogue (63%) nous fait dire que celles-ci peuvent bâtir leur site Web autour de cet accès, sa disponibilité motivant alors la création des pages de la bibliothèque.

7) accès à des services de bibliothèque électronique : ceux-ci sont présents dans 28 cas. Nous avons relevé dans cette rubrique : les catalogues de liens thématiques proposés pour élargir le champ de recherche du visiteur, les modules d’autoformation à la recherche d’information qui utilisent les potentialités de l’hypertexte, la production de liens entre des documents du fonds local et des sites extérieurs (par exemple, l’accès direct aux sites des éditeurs de périodiques depuis la liste des abonnements), la production de liens vers des banques de données accessibles gratuitement ou de manière payante (le lien est alors accessible uniquement en intranet), la possibilité d’accès à des documents en texte intégral. La modalité la plus fréquente est celle d’un catalogue de liens thématiques. Une bibliothèque propose des thèses en texte intégral. Une propose des formulaires électroniques de prêt entre bibliothèques. Là encore, les bibliothèques qui ne proposent aucune de ces rubriques voient probablement leurs pages Web comme un instrument de communication plutôt que comme un outil médiateur de services bibliothéconomiques.

8) autres rubriques rencontrées : présentation d’expositions virtuelles établies à partir d’un fonds patrimonial (2 cas). Liste des publications des enseignants et chercheurs de l’établissement (2 cas).

Description des missions de la bibliothèque (1 cas).

Nous avons étudié selon la même grille une vingtaine de sites de bibliothèques académiques américaines et autant de sites de bibliothèques d’autres pays (Australie, pays nordiques, Grande- Bretagne). Les sites de bibliothèques sont toujours bâtis suivant le modèle suivant :

! un volet concernant les informations générales, ou pratiques et qui contient : horaires, emplacement de la bibliothèque, plan d’accès, contacts ;

! un volet décrivant les services offerts, insistant généralement sur les modalités de prêt des documents ;

! enfin, un volet relatif à tous les services de bibliothèque électronique (dont l’accès au catalogue de la bibliothèque).

Voyons l’exemple du site de la bibliothèque de l’University of South Australia, en Australie dont les rubriques constituent une photographie de ce que l’on observe sur les sites Web⁴⁴ :

About the Library

| Library Departments | Strategic Plans and Reports | Client Charter | more Information Resources

44 http://www.library.unisa.edu.au/, page consultée en Juin 1999.

Library Services

Publications for Sale | Conference Papers and Presentation | Newsletters Figure 3 : les rubriques du serveur Web de la bibliothèque de la "South- Australia University"

La présentation et la mise en accès sur le Web des services de bibliothèque électronique ne donne en général pas lieu à des effets graphiques ou syntaxiques particuliers. Parfois, la mention bibliothèque électronique ou bibliothèque numérique apparaît comme une des rubriques du serveur (exemple). Parfois elle n'apparaît pas, toutes les rubriques sont indifférenciées (exemple). En tout cas, on ne note pas à ce niveau de différence entre les pays, quel que soit leur degré d'avancement dans ces technologies. La confusion peut exister, à notre avis, entre une bibliothèque qui propose quelques services de bibliothèque électronique parmi d’autres, comme c'est souvent le cas, et des bibliothèques entièrement électroniques comme celle de l'Université de Californie (voir § 1.3.4).

Contrairement à ce que nous avons pu observer dans les bibliothèques françaises, on trouve fréquemment sur les sites des bibliothèques américaines ou australiennes des informations concernant le management de ces unités : mission et objectifs y sont parfois décrits, ainsi que les règles de vie, le règlement de ce lieu. Cette même bibliothèque australienne propose sur le Web ses documents stratégiques : elle souhaite ainsi afficher sa politique, qui consiste à devenir une bibliothèque d’excellence à un niveau mondial⁴⁵.

Missions : fournir des services et ressources de qualité pour confirmer la place d’excellence en termes d’enseignement, de recherche et d’apprentissage de l’Université de Melbourne au niveau national et international.

Vision : La bibliothèque de l’Université de Melbourne a pour but de devenir une des meilleures bibliothèques au monde, développant et délivrant des collections et des services de premier ordre. La bibliothèque sera un leader et un contributeur à la vie culturelle et intellectuelle de l’industrie des bibliothèques, de l’université et de la communauté.

La bibliothèque développera des interfaces pour proposer des accès intégrés à l’information, sans distinction de format. Les utilisateurs pourront accéder à l’information mondiale avec la facilité qu’ils pourraient espérer de sources locales. La fourniture de services de bibliothèque flexibles, sans prise en compte du temps ou de l’espace, deviendra essentielle.

Le rôles des bibliothécaires va changer, ils deviendront des managers de la connaissance. Ces acteurs formés à un haut niveau accéderont efficacement à l’information sous toutes ses formes, la sélectionnant, l’acquérant et la rendant disponible dans le format le meilleur possible pour l’utilisation par les usagers.

http://www.library.unisa.edu.au/about/plan99.htm. Page consultée en Juin 1999.

No documento Construction d’un diagnostic complexe d’une bibliothèque académique (páginas 38-48)