Coleta de informações, Seleção e Negociação com fornecedores

A seleção de fornecedores possui importância estratégica para a maioria das empresas e é considerada como uma das tarefas mais importantes da atividade de Compras pelas consequências no desempenho e melhoria de competitividade Sua importância pode ser atribuída pelo comprometimento de recursos de forma simultânea com atividades como gestão de estoques, planejamento e controle da produção, fluxo de caixa e qualidade dos produtos. Trata-se de tomada de decisão que envolve uma série de critérios tangíveis e intangíveis e um número considerável de tomadores de decisão e incertezas que precisam ser considerados nesse processo (SEVKLI, 2010; RAUT; BHASIN; KAMBLE, 2010).

Nos últimos anos, destacam-se algumas pesquisas sobre seleção de fornecedores internacionais: Weber et al (1991) categorizaram os critérios de custo, entrega, qualidade, unidades de produção e capacidade, além de localização geográfica; Choi e Hartley (1996) demonstraram que grande parte das preocupações com qualidade, custo e entrega estavam sendo transferidas para os fornecedores de primeira camada; Chen, Paulraj e Lado (2004) reforçam necessidade de busca de relações estreitas com poucos fornecedores e orientações estratégicas de longo prazo. Sevkly (2010) trazem a seleção de fornecedores a partir de multi-critérios caracterizado pelo modelo matemático fuzzy para modelagem de sistemas de incertezas na indústria e Ravindran et al (2010) que trazem a questão de riscos de forma especial no escopo de critérios de seleção de um fornecedor internacional.

Desde a definição dos detalhes do escopo até uma aliança estratégica, há uma variedade de possibilidades no processo de seleção de fornecedores: a começar pelo reconhecimento da necessidade de compra, possível fornecedor e país de origem até posterior negociação com etapas de persuasão e concessões. O processo de seleção exige muitos recursos, habilidades e experiência que podem durar desde algumas horas até vários meses (KOTABE; HELSEN, 2000).

O processo de compras tem início com a etapa de definição da necessidade que deve determinar exatamente o que se pretende buscar na seleção do fornecedor, normalmente de forma qualitativa entre os tomadores de decisão. Após essa coleta de informações internas, há uma etapa crítica que envolve a pré-qualificação dos potenciais fornecedores para eliminação de candidatos deficitários e reduzir o conjunto inicial de fornecedores em um subconjunto daqueles que se mostraram mais efetivos (SEN; SEN; BASLIGIL, 2010). Nessa etapa inicial pode ocorrer desde uma simples avaliação do produto que será fornecido, realimentação de informações, suporte técnico, ações corretivas e até mesmo um programa de investimento conjunto para melhorias de produtos e processos (PIRES, 2004).

Para o presente trabalho, sugere-se uma abordagem apropriada para riscos no processo de seleção de fornecedores. Não cabe aqui um aprofundamento sobre o tema que, por si próprio, já encerraria uma pesquisa muito mais abrangente, mas é possível trazer alguns modelos recentes que a literatura traz como suporte para essa etapa. Um desses exemplos é o trabalho de Ravindran et al (2010), que reforçam que os riscos na Cadeia de Suprimentos são dinâmicos por natureza e que a frequência e severidade de ocorrência de riscos está em constante mudança e deve ser considerada no processo de seleção de fornecedores. Tanto os riscos de origens naturais quanto os riscos de interrupções no fornecimento devem entrar numa análise de multicritérios em uma etapa de pré-qualificação com o ranqueamento dos possíveis fornecedores e avaliação da importância a partir da contraposição de 14 atributos divididos em sete critérios: Tempo de Entrega, Desempenho de Negócio, Qualidade, Custo, Tecnologia de Informação, Melhorias e Risco. No Quadro 3 tem-se um resumo desses critérios de seleção com respectivos atributos e descrição.

Quadro 3: Critérios e Atributos de Seleção de Fornecedores

CRITÉRIOS DE

SELEÇÃO ATRIBUTO DESCRIÇÃO

ENTREGA Acuracidade Acuracidade nos tempos de entrega prometidos

DESEMPENHO DE

NEGÓCIO Capacidade Tempo de Entrega Status Financeiro Compatibilidade da Estratégia de negócio

Capacidade do fornecedor Tempo de Entrega prometido Desempenho Financeiro

Compatibilidade de estratégia de longo prazo com fornecedor

QUALIDADE Taxa de Falhas

Capacidade de Resposta Taxa de falha de envios Tempo de resposta do fornecedor para correção de falhas e outros problemas

CUSTO Custo unitário

Custos de mudança ou cancelamento de pedido

Custo por item

Penalidades por modificações ou cancelamento pós pedido

T.I. (Tecnologia de

Informação) Online EDI

Rastreamento de pedidos em tempo real

Integração com sistema do fornecedor

MELHORIAS Programas de melhoria Melhorias de serviço ao cliente em longo prazo

RISCOS Atividades de Risco Ranking de Riscos

Incentivos a programas de pesquisa e desenvolvimento

Riscos associados às interrupções no fornecimento

Fonte: Adaptado de Ravindran et al (2010)

Na segunda fase, Ravindran et al (2010), analisaram o subconjunto de fornecedores pré-selecionados e o submeteram à uma análise mais refinada a partir de modelos matemáticos com os quatro principais critérios: Tempo de Entrega, Qualidade e Risco. No exemplo desse estudo, a lista dos 20 fornecedores iniciais foi reduzida a apenas cinco e, posteriormente, foi feita uma última análise quantitativa que levava em conta preço, capacidade e risco levando em conta o custo total de aquisição tanto com custos fixos quanto variáveis.

Para complementar a análise de custo, os termos de uma entrega de mercadorias no comércio internacional são elementos complexos, pois envolvem diferentes ambientes, disponibilidades de infraestrutura e prazos dentre as opções de modos de transporte. A escolha adequada para uma transação particular pode ser um fator de complicação pelos possíveis conflitos entre vendedores, que pretendem maximizar suas vendas, e compradores, que buscam pela opção mais barata possível. As partes envolvidas normalmente se preocupam muito com a questão de custos e não dão a mesma importância para a movimentação física dos produtos e respectivos riscos (BERGAMI, 2011).

Uma das formas já previstas pela Câmara de Comércio para minimizar riscos de entendimentos na fase de negociação com fornecedores é o uso dos Termos Internacionais de Comércio, os chamados Incoterms. Criados em 1936 e revisados periodicamente em edições nos anos de 1953, 1967, 1976, 1980, 1990, 2000 e 2010, a função destes termos é a de unificar as formas de negociação internacionais no que concerne aos momentos de transferência de propriedade e de riscos, além dos principais custos envolvidos de logística (CARUNTU; LAPADUSI, 2010).

Na Figura 9, estão os 11 Incoterms estabelecidos em janeiro de 2011 a partir de discussões finalizadas no ano de 2010, daí a denominação de Incoterms 2010, os quais devem ser sempre sucedidos do local de entrega acordado. O agrupamento dos Incoterms é feito de forma crescente em termos de responsabilidades do vendedor para o comprador e trata de forma resumida os pontos principais no que concerte às responsabilidades em relação à documentação, custos e riscos.

Figura 9: Incoterms 2010

O Incoterm EXW (Ex-Works) representa mínima obrigação por parte do exportador, que deverá entregar as mercadorias em seu endereço e o comprador deverá cuidar de toda logística e obrigações subsequentes. O grupo de Incoterms iniciado pela letra “F” (FOB, FCA e FAS) indica, em linhas gerais, que o exportador deverá entregar as mercadorias dentro do território nacional, sendo o transporte principal (internacional) de responsabilidade do comprador. O grupo de Incoterms iniciado pela letra “C” (CFR, CIF, CPT e CIP) já indicam responsabilidade maior do comprador, que deverá se responsabilizar pelo frete principal. As responsabilidades de entrega, normalmente já dentro do território do cliente, são representadas pelos Incoterms do grupo “D” (DAT, DAP e DDP). Uma explicação mais detalhada de cada um dos termos passaria por definições do modo de transporte, pois há Incoterms específicos para o transporte marítimo e outras definições, tais como transposição da murada do navio, carregamento e descarregamento, emissão de documentação e diferenças de alguns de alguns Incoterms quanto aos locais de transferência de custos e riscos (CARUNTU; LAPADUSI, 2010; BERGAMI, 2011).