Considerações sobre o período “Com a IDEALE Serviços”

A partir do estabelecimento da contratação foram colhidas impressões sobre a relação empresa-fornecedor, sobre os serviços prestados, a indicação de prós e contras e foram apurados os principais benefícios de sua contratação.

A Tabela 7 traz as impressões sobre o modelo de trabalho, preço e formalização. Sobre o modelo de trabalho, algumas citações indicaram o que aconteceu na prática em 6 das 8 empresas: a alocação parcial da especialista para a atuação nas instalações do cliente, sendo observado na empresa P: “por enquanto está legal, uma vez por semana está ótimo”. Já com maior demanda, a empresa L manifestou: “os serviços eram feitos na própria empresa,

durante o período normal três vezes por semana e quando tinha fechamento eu contratava mais um dia”.

Tabela 7 – Qualitativa – Considerações sobre a contratação, preço e formalização.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Como pode ser visto na Tabela 7, quanto ao preço praticado foram captadas diversas opiniões, variando do sentimento de abaixo do esperado, passando pela predominância da percepção de adequado, até a sensação de custo elevado, mas que traz retorno, evidente na fala da proprietária da empresa O: “eu acho que não é barato, mas só o que você deixa de pagar de juros e de pagar um monte de coisas, você deixa de ter dor de cabeça e acaba saindo barato”.

Como resultado da dinâmica com recursos visuais, foi mapeada a participação da IDEALE Serviços no processamento diário do rol de rotinas administrativas de cada empresa; o envolvimento de outros prestadores, no caso, escritórios de contabilidade; o apontamento daquelas tarefas executadas exclusivamente pela empresa e; aquelas não aplicáveis a cada negócio. Os números e percentuais trazidos pela Tabela 8 mostram as respostas das 8 empresas entrevistadas sobre os 21 tipos de rotinas, agrupados em 6 categorias: Administração de pessoal/RH; Contábil/fiscal; Financeiro; Fornecedores e prestadores; Serviços gerais e; Secretariado/suporte administrativo.

Tabela 8 – Qualitativa – Dinâmica I – Situação atual.

Analisando a participação da IDEALE Serviços, foi obtido o seguinte diagnóstico:

 Considerando todos os 21 tipos de rotinas administrativas durante a prestação de serviços às 8 empresas entrevistadas, a IDEALE Serviços dividiu a maior carga de trabalho com o proprietário e/ou recursos da empresa, com 32% de participação, frente a 34% de atribuições para as empresas;

 A IDEALE Serviços dividiu a maior carga de trabalho, ora com a empresa, ora com outro prestador de serviços (contador) em 4 dos 6 grupos de atividades:

o _{Administração de pessoal: com distribuição de forma equânime} entre empresa, com 23%, outro prestador de serviços – Contador, também com 23%, e com a IDEALE Serviços, com 21%;

o _{Contábil/fiscal: com 42% tanto para o contador, quanto para a} IDEALE Serviços;

o _{Financeiro: com 44% para a empresa e 42% para a IDEALE} Serviços, tomando-se este como o grupo com o maior volume de atividades e o mais sensível do ponto de vista de sigilo das informações; e

o _{Fornecedores e prestadores: teve a distribuição de 40% para a} IDEALE Serviços e 35% para a empresa;

 A IDEALE Serviços representou um terço da força de trabalho para as atividades do grupo Secretariado, arquivo e suporte, superada pelos 46% executados pelas próprias empresas e;

 Serviços gerais foi a categoria que contou com a menor utilização dos serviços da IDEALE Serviços, com apenas 8%, contra 42% executados pela própria empresa.

Sobre os mesmos totais foram analisadas as participações dos demais envolvidos e o comportamento para os grupos de atividades, resultando nas seguintes constatações:

 A execução por outro prestador de serviço, no caso o escritório de assessoria contábil que atende a empresa, foi identificada apenas nos grupos Administração de pessoal/RH para o processamento da folha de pagamento e Contábil/fiscal; mesmo assim, houve uma certa divisão de tarefas com a própria empresa e com a IDEALE Serviços. Nos demais grupos de rotinas não se registraram participações de outros prestadores da área de gestão;

 6% de participação no grupo Contábil/fiscal: foi o menor envolvimento registrado para as empresas, caracterizando a maior concentração de terceirização dos seus serviços administrativos;

 Com os menores percentuais de não aplicabilidade, as categorias Contábil/fiscal com 10% e Financeiro com 15% são as que mais os empresários identificaram presentes em suas organizações e;

 Com 50%, o grupo Serviços gerais é a categoria que obteve maior índice de não aplicabilidade às empresas entrevistadas, potencialmente tenha se dado pelos portes das empresas e/ou respectivos segmentos de atuação.

Em análise complementar, o Gráfico 3 traz a distribuição detalhada das atribuições por tipo de rotina.

Gráfico 3 – Qualitativa – Dinâmica I – Situação atual – Detalhes por rotina. Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

A interpretação do gráfico remeteu à construção das seguintes análises e indicações de resultados:

 A IDEALE Serviços participou, em maior ou menor escala, em 18 das 21 rotinas existentes, explicitando a cobertura da sua oferta de serviços e ficando de fora apenas do processamento do Fechamento contábil/fiscal e da folha de

pagamento, atualmente já terceirizadas aos escritórios de assessoria contábil e das atividades de acompanhamento de obras;

 As rotinas de contas a pagar, atividades pré e pós-contábil, emissão de certidões, conciliações, relacionamento com prestadores de serviços e organização do arquivo foram as 6 rotinas que mais contaram com a participação da IDEALE Serviços;

 Faturamento e cobrança, Contas a receber, Fechamento contábil/fiscal e Organização do arquivo estão presentes em todas as empresas;

 Emissões de certidões, Fechamento contábil/fiscal e Relacionamento com prestadores de serviços são rotinas que não registraram envolvimento das empresas, que quando aplicáveis, ficaram inteiramente a cargo do contador e/ou da IDEALE Serviços e;

 As 3 rotinas do Grupo serviços gerais (frota, obras e patrimônio) foram as que registraram os menores índices de aplicabilidade entre as empresas.

A Tabela 9 traz os resultados de questionamentos aos entrevistados sobre pontos positivos e negativos da relação e dos serviços prestados pela IDEALE Serviços.

Tabela 9 – Qualitativa – Com a IDEALE Serviços – Prós e contras.

Os pontos positivos apontados pelos entrevistados não foram atribuídos à atuação corporativa da IDEALE Serviços, e sim referenciados diretamente à sócia-especialista. Em forma de elogios, realçaram sua eficiência, comprometimento, conhecimento, organização e responsabilidade entre outros atributos, de cujas falas foi destacada a da empresa I: “eu acho que teve uma sinergia muito boa e de troca de experiências. Acho que a gente aprendeu muito com ela, de metodologias durante o dia a dia, conversava muito de melhorias para a empresa.”. Também integraram os destaques positivos declarações de que não houve qualquer apontamento ruim durante os serviços.

Por outro lado, como aspectos negativos, algumas críticas vieram sobre a não assunção de outras responsabilidades: com maior predominância, a insuficiência do tempo de contratação e, em função do foco operacional, o fato de a IDEALE Serviços ter deixado de entregar algo a mais aos seus clientes, como: “A inexistência de um painel gerencial” apontado pelo proprietário da empresa N.

A Tabela 10 traz um dos termos mais encontrados nas entrevistas, a palavra confiança, com 11 citações catalogadas. Sempre se referenciando à pessoa da sócia-especialista, confiança foi encontrada tanto no sentido de integridade quanto para designar competência. Em sua fala, a proprietária da empresa P abordou confiança como credibilidade: “no caso da IDEALE Serviços é diferente porque mexe nos meus números, então se eu não conhecesse eu seria extremamente cuidadosa”. Já para os proprietários das empresas I e L, confiança teve significado de competência: “ela é uma pessoa em que você pode confiar 100% em termos de que deixar na mão dela, ela vai fazer” e “eu tinha uma pessoa que trabalhava comigo, mas tem uma coisa chamada confiança. E confiança não quer dizer a índole da pessoa, a confiança no que ela está fazendo, na entrega”.

Tabela 10 – Qualitativa – Confiança na especialista.

A última dimensão avaliada sobre o período de prestação de serviços da IDEALE Serviços trata dos benefícios que esta propiciou às suas organizações, conforme categorização apresentada na Tabela 11.

Tabela 11 – Qualitativa – Benefícios.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Em benefícios, o maior destaque foi encontrado nas declarações sobre a liberação do tempo dos empresários para a condução de outras atividades, principalmente ligadas ao negócio, após terem delegado parte das suas atividades administrativas para a condução da IDEALE Serviços. Foram catalogadas 15 referências sobre os ganhos de tempo dos empresários. Para o proprietário da empresa N, que concebeu seu negócio com estrutura administrativa totalmente terceirizada: “Poder dar foco. O tempo que eu gastaria com estas atividades foi passado para o negócio (core)”. No mesmo sentido, foi relatado pela empresa P: “O tempo livre pra fazer o que eu tenho que fazer, ir atrás de novos negócios que é o principal”.

Outros benefícios também foram detectados durante as entrevistas, como o aporte de experiência, a organização da parte administrativa, a implantação de controles e a certeza de soluções para problemas cotidianos, exemplificado na fala da empresária da empresa M: “Ela supervisiona, quando ela tem que tomar conta de alguma coisa, ela ‘põe no colo’ e vai até o fim, não falha, então ela me traz a solução e ganho de tempo”.