Universidade Estadual Paulista «Júlio de Mesquita Filho», Faculdade de Filosofia e Ciências (Brasil)
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Tema 1
RESUMO
Na Arquivística a reunião da documentação produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica é entendida como fundo documental. Logo, todos os documentos do fundo constituem o que chamamos de conhecimento arquivístico que, para ser acessado, deve ser organizado e devidamente representado. No tocante a representação, a Arquivística conta com dois processos fundamentais: a classificação e a descrição. O presente trabalho aborda esse segundo processo face às mudanças na área desde a década de 1980. Para tanto, são tratados aqui a relação entre a Ciência da Informação e a Arquivística, o princípio da proveniência e os desafios enfrentados pelos profissionais da informação para mais bem representar o conhecimento arquivístico.
Palavras-chave: Conhecimento arquivístico; representação da informação; descrição arquivística
ABSTRACT
The group of records that was produced by a person or entity is known in Archival Science as a fond. All the records that belong to the fond can be seen as archival knowledge which must be organized and represented to be accessed. Regarding the representation, Archival Science counts with two main processes: classification and description. This paper aims to study this second process facing the changes that challenged the area since the 1980’s. To do so, we discuss the relationship between Information Science and Archival Science, the principle of respect des fonds and the challenges the information professionals have to deal with to better represent the archival knowledge.
Keywords: Archival knowledge; information representation; archival description
INTRODUÇÃO
A Ciência da Informação enquanto área que estuda os processos de produção, organiza- ção e uso da informação registrada e institucionalizada, encontra um espaço de interlocu- ção com as demais áreas do conhecimento, notadamente com a Arquivística e com a Biblio- teconomia, por meio de seu objeto de estudo. A CI é vista, então, como uma grande área, uma disciplina que rege as práticas arquivísticas e biblioteconômicas, cujo objetivo é garan- tir que a informação registrada e institucionalizada possa ser acessada e disseminada de maneira rápida e eficaz.
Neste contexto, a Arquivística emerge como prática de uma ciência maior, que encon- tra no conceito de informação-como-coisa (Buckland, 1997) fundamentos para colocar em prática os processos de produção, organização, representação e uso da informação, no con- texto dos arquivos.
A documentação acumulada nos arquivos para ser devidamente disponibilizada deve passar, primeiramente, por um processo de organização, dividido em duas fases: classifica- ção e ordenação. A primeira é entendida como um norte para as demais uma vez que, a par- tir dela visualizam-se as estruturas, funções e atividades do organismo produtor, bem como a ligação que os documentos possuem entre si. A segunda corresponde a ordenação interna dos documentos das séries, grupos e subgrupos. Arquivisticamente falando, o pro- cesso de classificação também cumpre o papel de representar, uma vez que, por meio do plano de classificação, é possível visualizar a representação das estruturas e funções do órgão produtor. Neste sentido, a classificação faz parte de dois processos fundamentais: a organização e a representação do conhecimento mantido nos arquivos.
No entanto, especificamente no tocante ao processo de representação – que é o foco deste trabalho – a descrição emerge como uma atividade nuclear, exercendo a função de informar acerca do conteúdo dos documentos e de seus elementos formais, com o objetivo maior de for- necer acesso às informações contidas nos fundos, grupos, séries ou peça documental.
Descrever, portanto, para a Arquivística, não significa apenas representar sucintamente o conteúdo verbal de um documento, mas também evidenciar as relações estabelecidas entre o conjunto documental, suas funções e o órgão produtor. Logo, segundo Garcìa Marco (1995) o objetivo de representar um arquivo é eminentemente funcional: ligar o usuário à documentação e por essa razão, pontes devem ser construídas permitindo que o usuário chegue à informação requerida, com a maior facilidade e economia de tempo.
Para tanto, o arquivista conta com: (1) o princípio de respeito aos fundos, enquanto nor- teador do processo de representação que visa, segundo Duchein (1983) agrupar, sem mistu- rar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma adminis- tração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada: o que se chama de fundo de arquivo dessa administração, desse estabelecimento ou dessa pessoa e; (2) as normas internacionais de descrição que buscam a padronização nos processos de recuperação, com economia de tempo e dinheiro, possibilitando ao usuário um máximo proveito das possibilidades oferecidas pelas tecnologias de informação.
No entanto, as tecnologias de informação e as novas formas de produção documental que emergiram no final da década de 1980, representam um desafio para o profissional da informação, notadamente nos processos de representação, uma vez que apresentam uma 128
realidade muito mais dinâmica, na qual os significados buscados por cada usuário, para o mesmo documento, são infinitos, levando os arquivistas a repensarem suas bases, enten- dendo o processo de representação como um continuum, dependente do uso que cada usuário irá fazer do documento.
Neste contexto, o presente artigo aborda, por meio de uma revisão de literatura, a rela- ção estabelecida entre a Arquivística e a Ciência da Informação e os principais marcos his- tóricos da descrição documental (da publicação do Manual Holandês até a enunciação das normas internacionais de descrição) a fim de evidenciar os desafios que a área enfrenta em um novo contexto de produção e uso da informação registrada, bem como as perspectivas para uma melhor representação do conhecimento contido nos fundos documentais.