Procedimento operacional padrão

O POP (procedimento operacional padrão) pode ser definido como um documento que de-termina como uma atividade, tarefa ou procedimento deve ser realizado, citando os envolvidos, os responsáveis, os materiais necessários para sua correta execução e as ações corretivas cabíveis que devem ser aplicadas para os funcionários ou colaboradores que a desconsiderarem.

Na gerência de projetos em TI, o primeiro passo é o levantamento da situação atual de um determinado processo envolvido no projeto. Tal levantamento tem como resultado o mapa de processos, com seus respectivos caminho principal, caminhos alternativos e exceções.

O mapa de processos permite ao gestor compreender como as atividades agregadoras de valor daquele processo estão interligadas e como ocorre o fluxo de dados e informações.

De posse desse conhecimento, o gestor tem condições de determinar o que precisa ser controlado dentro do processo e o que não é relevante, mediante a identificação de indica-dores de controle e pontos de controle (para o caso de auditoria). Esses indicaindica-dores serão medidos em intervalos de tempo pré-determinados e apresentarão como resultado um grá-fico de suas medições no decorrer do período. As informações contidas nesse grágrá-fico per-mitem ao gestor comparar os resultados da empresa ou departamento em questão com os resultados dos concorrentes ou mesmo com resultados esperados (definidos pela diretoria, por exemplo).

Uma vez compreendida a diferença entre o resultado obtido e o resultado esperado dos indicadores de controle, o gestor pode determinar regras para a execução de determinados procedimentos com o intuito de melhorar o resultado medido pelo indicador – e essas re-gras são justamente os POPs, pois determinam um padrão de atuação para uma atividade específica. Sendo assim, as empresas passam a ter procedimentos operacionais padrão de

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troca de pneus, de pós-venda, de acondicionamento de produtos perecíveis, de controle de estoque, de definição de variáveis de sistema, de nomenclatura de classes e objetos na pro-gramação etc.

Note que o POP pode definir padrões para toda e qualquer atividade da empresa, desde a maneira como se deve fazer um café até como lançar um satélite ao espaço. O cuidado deve ser tomado de maneira a não criar POPs para as atividades que não são relevantes ou não precisam ser controladas, pois a criação do POP demanda tempo e seu controle, medição de indicadores e tratamento das ações corretivas pode causar desconforto e constrangimento entre os funcioná-rios, caso o gestor não consiga convencê-los da importância desse controle.

Cada empresa pode criar seu próprio padrão de documento para o POP. Os quadros 2 e 3 apresentam exemplos dos elementos que um procedimento operacional padrão contempla: Quadro 2 – Itens do procedimento operacional padrão.

Nome do POP ^{Todo POP precisa ter um nome que o identifique unicamente.} Exemplo: procedimento operacional padrão de atendimento ao cliente.

Data da

criação do POP ^{Deve indicar a data em que o POP foi criado.} Data da última

alteração do POP ^{Deve conter a data em que o POP foi alterado pela última vez.} Responsável ^{Deve identificar o nome ou cargo da pessoa que é responsável por} verificar se o POP está sendo cumprido. Essa é a pessoa

respon-sável também por aplicar as ações corretivas definidas no POP. Atividade crítica ^{Define a lista de atividades que precisam ser seguidas e que ga-}_{rantem o sucesso na execução da atividade monitorada pelo POP.} Material utilizado ^{Contém a lista de materiais necessários para a correta execução} das atividades críticas e que devem estar disponíveis para o

fun-cionário responsável por executá-las. Manuseio do

material

Contém recomendações que devem ser seguidas de maneira a evitar que o material utilizado na execução das atividades defini-das pelo POP seja danificado.

Ações corretivas1

Contém a descrição das punições que devem ser aplicadas ao funcionário que descumprir deliberadamente as regras definidas pelas atividades críticas do POP ou pelo manuseio do material.

Fonte: Elaborado pelo autor.

1 Algumas empresas invertem o caráter punitivo das ações corretivas dando foco para as bonificações e não para as penalizações. Dessa maneira, em vez de punir o funcionário que não realiza adequada-mente a atividade ou descumpre a regra (podendo gerar descontentamentos, constrangimentos e des-confortos), a empresa passa a bonificar os funcionários que seguem corretamente as regras definidas no POP.

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Quadro 3 – Exemplo de POP.

Nome Procedimento operacional padrão de nomenclatura de variáveis

Data da criação Ex.: 20/07/2017

Data da última alteração Ex.: 28/07/2017

Responsável Líder de desenvolvimento da equipe

Atividade crítica

Para nomear as variáveis do software desenvolvido no projeto, o programador deve seguir as seguintes regras:

– Variáveis locais:

Inicia com a letra Z (maiúscula), seguida pelo caractere que defi-ne a tipologia da variável. Deve-se utilizar o símbolo:

% para variáveis inteiras; $ para variáveis texto;

& para variáveis de ponto flutuante; # para variáveis booleanas.

O terceiro caractere deve ser sempre o símbolo para sublinhado (underline), seguido do nome da variável, inserido com a inicial maiúscula, e, sempre que possível, deve ser utilizado um nome que lembre a função ou o motivo de existir da variável.

Exemplo: Z%_Contador

No exemplo, a variável é inteira, local e serve como contadora. – Variáveis globais:

Seguem a mesma regra que as variáveis locais, mas, em vez de iniciarem com a letra Z, iniciam com a letra K.

Exemplo: K$_NomeCliente

Representa uma variável global do tipo texto e que armazena o nome do cliente.

Material utilizado ^{Computador conectado em rede com os demais do departamen-}_{to. Login e senha de acesso cadastrados.} Manuseio do material ^{Proibido comer ou beber enquanto utiliza o computador. O} e a senha de acesso são individuais e secretos, não devendo ser ^login

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Ações corretivas

Como resultado da revisão de código realizada semanalmente pelo líder de equipe, o programador será bonificado da seguinte maneira:

- Sem erros – 2 dias de almoço grátis na semana seguinte. - Até 10 erros – 1 dia de almoço grátis na semana seguinte. - De 10 a 50 erros – sem bonificação.

- Acima de 50 erros – advertência passível de desligamento após reincidência.

Fonte: Elaborado pelo autor.

Essa é uma maneira de se montar um POP. Conforme comentamos anteriormente, cada empresa pode ter seu próprio modelo. O importante é que ele garanta que o padrão estabe-lecido seja seguido.

Ampliando seus conhecimentos

Para gerir projetos inovadores, o gestor de TI precisa ter conhecimentos que vão além da sua área. Ele também precisa ter flexibilidade para descentralizar as ações e integrar as atividades, focando na polivalência dos funcionários, como explica o texto a seguir.