Etapa 1-3 Análise da missão, visão e estratégias de TI

A análise da missão, da visão e das estratégias de TI contempla um conjunto de atividades destinadas ao alinhamento dos objetivos de TI aos objetivos de negócio. Além disso, esta etapa estabelece diretrizes iniciais para o entendimento da TI na organização e para o comprometimento dos colaboradores da organização com os resultados do planejamento

estratégico de TI por meio da realização da análise situacional participativa e da formação do comitê do projeto.

Conforme pode ser observado na Figura 4-4, as atividades relacionadas a esta etapa são: (1) análise situacional participativa; (2) missão e visão da TI; e (3) priorização dos objetivos de TI.

A seguir, será descrita cada uma dessas atividades.

Atividade 1-3-1 Análise situacional participativa

A análise situacional participativa é uma atividade de levantamento e priorização de informação sobre a TI. As informações contempladas nesta atividade seguem a orientação da técnica de SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) (BOAR, 2001) já apresentada neste trabalho.

Para esse levantamento e priorização, são envolvidos todos os colaboradores da organização conforme a teoria de planejamento estratégico situacional (PES) de Carlos Matus (HUERTAS, 1996).

De acordo com Huertas (1996), ao contrário de um planejamento tradicional, em que a realidade é avaliada exclusivamente a partir do ponto de vista de um planejador, o PES considera o ambiente organizacional um jogo entre vários atores com visões e explicações distintas sobre a realidade.

Para o método proposto, a importância da análise situacional participativa está em reunir o conhecimento sobre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da organização na visão dos colaboradores, os quais estão imersos no ambiente organizacional e enfrentam essa realidade no dia-a-dia e, por isso, possuem condições de fornecer informações fidedignas a respeito da empresa.

Sendo assim, esta atividade constitui uma avaliação inicial da TI na organização, servindo como base para as etapas e atividades correspondentes à fase 2 do método. Sugere-se a utilização do modelo 1-4, disponível no Apêndice A deste trabalho.

A proposição desta atividade no método foi motivada na proposta de uso do SWOT por Boar (2001, p. 193) e na realização do planejamento estratégico situacional proposto por Carlos Matus (HUERTAS, 1996), conforme já mencionado.

Atividade 1-3-2 Definição da missão e visão da TI

A identificação da missão e visão da TI tem como objetivo guiar as atividades de estabelecimento de estratégias e processos de TI. Durante esse levantamento, deve-se garantir que a missão e visão da TI estejam alinhadas à missão e visão organizacionais. Esse é o primeiro passo para a garantia do alinhamento da TI com os negócios da organização.

O estabelecimento da missão da TI tem como ponto de partida a análise e a interpretação de algumas questões, tais como:

• Qual a razão de ser da área de TI?

• Quais os processos-chave da área de TI que viabilizam as estratégias corporativas e as unidades de negócios?

• Quais são os produtos e serviços da área de TI que geram e viabilizam vantagem competitiva para a empresa?

• Toda a alta direção concorda com essas respostas?

• O que cada membro da alta direção da organização espera da TI?

A proposição desta atividade não foi espelhada em um método específico de PETI, mas é apresentada nesse método com o intuito de proporcionar uma visão de negócio para a área de TI.

Atividade 1-3-3 Priorização dos objetivos de TI

As atividades de levantamento e priorização dos objetivos de negócio definidas no presente método foram concebidas com base no COBIT (ITGI, 2007), que estabelece uma lista de objetivos de negócio e objetivos de TI relacionados.

A atividade de priorização dos objetivos de TI consiste na tradução dos objetivos de negócio, levantados e priorizados na etapa anterior, em uma lista de objetivos de TI, por meio dos relacionamentos entre os objetivos fornecidos pelo COBIT. Além dos objetivos de negócio, a definição da missão e visão da TI também deve ser considerada ao serem priorizados os objetivos de TI. Para a priorização desses objetivos, sugere-se o modelo 1-6, contido no Apêndice A deste trabalho.

Ao final da fase de alinhamento da TI com os objetivos de negócio, portanto, têm-se os objetivos de negócio priorizados e o mapeamento destes em objetivos de TI priorizados, além dos arranjos decisórios relacionados à Tecnologia da Informação.

Ao serem estabelecidas atividades para o conhecimento da organização e de seus objetivos, a fase “alinhamento da TI com os negócios” constitui, portanto, o ponto de partida para a implantação da Governança de TI na organização. Os resultados da fase de alinhamento da TI com os objetivos de negócio darão subsídios para a execução das fases posteriores, seja direcionando a atenção para pontos específicos de avaliação (para as atividades previstas na fase 2), seja para o estabelecimento de métricas e ações estratégicas (para as atividades previstas na fase 3).

A proposição desta atividade no método foi motivada em atividade semelhante contemplada no método de Lutchen (2004, p. 41) para priorização dos objetivos de TI e na orientação do COBIT para sugestão e priorização dos objetivos de TI (ITGI, 2007).

Ênfase em conhecimento na etapa 1-3

A ênfase em conhecimento na etapa 3 da fase 1 é ilustrada no Quadro 4-3. Conforme pode ser observado, esse quadro é formado pelas atividades da etapa, os processos ou subprocessos da gestão do conhecimento relacionados, os atores envolvidos, os modos de conversão do conhecimento que ocorrem e as tecnologias ou ferramentas que podem ser utilizadas.

Atividade Subprocesso(s) de conhecimento*

Ator(es) envolvido(s) – tipo(s) de conhecimento no PETI** – modo(s) de conversão*** Tecnologia(s) ou ferramenta(s) Análise situacional participativa Geração de conhecimento (fusão); codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Todos ou os principais colaboradores de outras áreas, incluindo os externos à TI – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências – exteriorização,

interiorização e combinação

Ferramentas de colaboração (caso a atividade não possa ser feita presencialmente); ferramenta de texto; Portal do PETI Definição da missão e visão da TI Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – conhecimentos sobre: a TI, o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências Equipe do PETI – combinação, interiorização e exteriorização do conhecimento – conhecimentos sobre a

Ferramenta para comunicação eletrônica (ex: MSN, Skype); ferramenta de texto; Portal do PETI

TI, o negócio, conhecimentos

específicos da organização e gestão de competências

Priorização dos

objetivos de TI Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – conhecimentos sobre: a TI, o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências Equipe do PETI – combinação, interiorização e exteriorização do conhecimento – conhecimentos sobre a TI, o negócio, conhecimentos

específicos da organização e gestão de competências Ferramenta para comunicação eletrônica (ex: MSN, Skype); ferramenta de texto; Portal do PETI

* Subprocessos de conhecimento (DAVENPORT; PRUSAK, 1998): geração do conhecimento (aquisição, dedicação de recursos, fusão, adaptação, criação de redes de conhecimento); codificação e coordenação do conhecimento; transferência de conhecimento.

** Tipos de conhecimento no PETI (LEE; BAI, 2003; PAI, 2006): sobre a TI, sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências.

*** Modos de conversão do conhecimento (NONAKA; TAKEUCHI, 1997): socialização, exteriorização, combinação e interiorização.

Quadro 4-3 - Ênfase em conhecimento na etapa 1-3 do método proposto

Na atividade “análise situacional participativa” ocorrem os subprocessos de geração de conhecimento (fusão), codificação e coordenação do conhecimento, além de transferência do conhecimento. É sugerida a participação nesta atividade dos principais representantes ou, se possível (de acordo com o tamanho e disponibilidade), de todos os colaboradores da organização. Esses atores irão exteriorizar, interiorizar e combinar conhecimentos específicos sobre a TI e sobre gestão de competências (no contexto da TI). A realização desta atividade é orientada para ser feita presencialmente e, dessa forma, seria necessário apenas um editor de texto para registrar os resultados. Mas, no caso de indisponibilidade por parte da organização para que a esta atividade ocorra presencialmente, podem ser utilizadas ferramentas de colaboração on-line. Os conhecimentos resultantes desta atividade podem posteriormente ser armazenados no Portal do PETI para uso futuro.

Nas atividades “Definição da missão e visão da TI” e “Priorização dos objetivos de TI”, ocorrem os subprocessos codificação e coordenação do conhecimento, além de transferência do conhecimento, em que participam: (1) a alta direção, que promove a exteriorização de conhecimentos sobre: a TI, o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências; e (2) a equipe do PETI, que promove a combinação, interiorização e exteriorização de conhecimentos sobre a TI, o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências. Nessas atividades, é sugerida a utilização de ferramentas como MSN Messenger e/ou Skype ou outras semelhantes para

comunicação eletrônica, além de ferramenta de texto para codificação e coordenação do conhecimento. Os conhecimentos resultantes desta atividade podem na seqüência ser armazenados no Portal do PETI para uso futuro.