Etapa 1-2 Análise de missão, visão e estratégias de negócio

Esta etapa é responsável pelas atividades da fase referentes à identificação dos objetivos de negócio.

Para Lutchen (2004), de um modo geral, o escopo dos negócios de uma organização pode ser relacionado aos seguintes atributos:

• negócio: consiste no entendimento do principal benefício esperado pelo cliente; • missão: consiste na razão de ser da organização e de seu negócio;

• visão: consiste na explicação do que se visualiza para a empresa, tendo um caráter de futuro;

• valores: constituem os balizamentos para o processo decisório e o comportamento da empresa no cumprimento de sua missão;

• ambiente: variáveis competitivas que afetam o desempenho dos negócios da empresa;

• objetivos estratégicos: descrevem as ambições de longo prazo da organização para que a visão estabelecida seja concretizada; e

• estratégias competitivas: é o que a empresa decide fazer ou não fazer, levando em consideração as variáveis ambientais para concretizar a visão e atingir os objetivos, respeitando os princípios e visando cumprir a missão no negócio. Segundo Lutchen (2004), o planejamento estratégico de TI deve se iniciar com o entendimento dos negócios da organização e de seus objetivos. Sendo assim, antes de se fazerem quaisquer investimentos em TI, deve-se ter uma visão clara sobre o que se busca, aonde se quer chegar no que se refere ao negócio. Por meio desse entendimento, é possível estabelecer estratégias de TI alinhadas às estratégias de negócio da organização.

No método proposto, a análise de missão, visão e estratégias de negócio contempla atividades cujos resultados devem guiar a seqüência de todo o processo de planejamento estratégico de TI, considerando a natureza da organização e os rumos que ela deseja tomar.

Para tal, são previstas as seguintes atividades: (i) análise de missão e visão; (ii) análise do plano de negócio; (iii) análise do histórico da organização; e (iv) definição da matriz de arranjo da Governança de TI.

A etapa seguinte contempla as atividades de (i) análise situacional participativa, (ii) formação do comitê, e (iii) priorização dos objetivos de TI.

Atividade 1-2-1 Análise da missão e visão do negócio

A análise de missão, visão e estratégias de negócio corresponde à primeira atividade do modelo e consiste no levantamento da razão de ser da organização e de seu negócio.

Nesse sentido, conforme apontam Vasconcelos Filho e Pagnocelli (2001), esse levantamento deverá responder às seguintes questões:

• O que a empresa faz? • Como ela faz? • Onde ela faz?

• Com que responsabilidade social?

Como exemplo, cita-se a missão da empresa 3M, relatada por Vasconcelos Filho e Pagnocelli (2001): “Solucionar problemas não solucionados, de maneira inovadora”.

Vasconcelos Filho e Pagnocelli (2001) definem que a análise da visão consiste no levantamento do que se espera para a organização no futuro, servindo como um subsídio inicial para o estabelecimento dos objetivos e das estratégias de negócio da organização. Cita- se como exemplo a missão da empresa Xerox: “Ser a líder no mercado global de documentos provendo soluções que aumentem a produtividade dos negócios”.

Dessa forma, no método em questão, a análise de missão e visão realiza o levantamento de informações iniciais sobre a organização – considerando o quê, como, onde e com que responsabilidade social a organização faz – e sobre aonde deseja chegar – por meio do levantamento de uma declaração inicial para atingir esse fim.

A proposição desta atividade no método foi motivada em atividade semelhante contemplada no método de Boar (2001, p. 146).

Atividade 1-2-2 Análise do histórico da organização

O objetivo do levantamento do histórico é entender a organização e como ela chegou ao presente estado. O conhecimento obtido por meio dessa análise será fundamental para entender melhor a organização, compreendendo inclusive suas iniciativas de sucesso e fracasso e que contribuíram para que ela chegasse ao presente estado, incluindo as de planejamento estratégico de TI e de outras áreas. Estima-se que o conhecimento obtido por meio dessa análise auxilie na especificação de um plano estratégico de TI mais aderente e possível de ser desenvolvido pela organização.

A proposição desta atividade não foi espelhada em um método específico de PETI, mas é apresentada nesse método com o intuito de entender melhor a organização além de aproveitar as experiências e lições aprendidas em oportunidades anteriores.

As orientações para o desenvolvimento desta atividade estão contidas no modelo 1-

1, disponível no Apêndice A deste trabalho.

Atividade 1-2-3 Levantamento e análise dos objetivos de negócio (ou análise do plano de negócio)

Esta atividade consiste no levantamento de informações que visam à ampliação do entendimento sobre os objetivos e as estratégias de negócio da organização. Para tanto, recomenda-se, preferencialmente, a análise do plano de negócio e a realização de entrevista com os membros da alta direção. Caso não exista um plano de negócio, além da execução de entrevistas, pode-se analisar outros documentos que possibilitem expor informações sobre os objetivos e as direções estratégicas da organização.

Durante esse levantamento, é importante contemplar os objetivos e as estratégias de negócio. Isso pode ser realizado por meio de entrevistas, identificação e estudos de normas e regulamentações às quais a organização deve estar submissa e que retratem os objetivos e as estratégias levantadas.

De acordo com Baschad e Piot (2003), uma das principais causas para a ineficiência da Tecnologia da Informação nas organizações consiste na falta de habilidade dos

responsáveis pela TI em trabalhar de forma ordenada com as necessidades do negócio. Muitas vezes, a área de TI falha no entendimento do que é realmente importante no que se refere à Tecnologia da Informação para os negócios da organização.

Nesse sentido, a definição dos objetivos de negócio do PETI visa permitir um maior entendimento das necessidades da organização e contribuir para o estabelecimento de ações de TI coordenadas com tais necessidades.

O levantamento de informações referentes aos objetivos de estratégias da organização é, posteriormente, traduzido em objetivos de negócio referenciados pelo Control Objectives of Information and related Infrstruture (COBIT). Isso é realizado por meio de uma lista de objetivos de negócio e de TI comuns e de um mapeamento entre estes, os quais são fornecidos pelo COBIT. A partir dessa lista e de posse das informações obtidas referentes à análise da missão, da visão, dos objetivos e das estratégias, pode-se fazer uma priorização dos objetivos de negócio mais relevantes para a organização. Essa priorização, por sua vez, ocorre na próxima etapa do método, quando então é traduzida em objetivos de TI.

Por meio da utilização do COBIT como modelo de referência para o estabelecimento de objetivos de TI a partir dos objetivos de negócio, pode-se alcançar o direcionamento adequado ao se tratar a TI, pois os objetivos de TI irão se derivar dos objetivos de negócio. Com isso, proporcionarão o alinhamento da TI ao negócio, que consiste em um dos fatores fundamentais para a Governança de TI, conforme discutido anteriormente.

Para o desenvolvimento desta atividade, sugere-se a utilização do modelo 1-1, disponível no Apêndice A deste trabalho.

A proposição desta atividade no método foi motivada em atividade semelhante contemplada no método de Lutchen (2004, p. 43).

Atividade 1-2-4 Definição da matriz de arranjo da Governança de TI

Esta atividade orienta a definição da matriz de arranjo da Governança de TI apresentada anteriormente neste trabalho, de acordo com o estado atual da organização. Isso permitirá obter a visão do estado atual do processo de tomada de decisões e de responsabilidades referentes à Tecnologia da Informação e servirá como apoio para identificação dos papéis representativos da TI durante a definição do plano estratégico.

Para tal, a matriz a ser definida irá representar a estrutura atual de responsabilidades em relação às decisões sobre a TI. As responsabilidades identificadas por meio desta atividade

referem-se aos domínios da TI, que incluem princípios de TI, arquitetura de TI, infra-estrutura de TI, aplicações de negócio e investimento e priorização de TI.

Para se obter uma matriz que seja fiel à realidade, esse levantamento deverá ser feito com membros da alta direção, gerentes de TI, gerentes de áreas da organização e proprietários de processos de negócio.

Para o desenvolvimento desta atividade do método, sugere-se a utilização do modelo

1-3, disponível no Apêndice A deste trabalho.

A proposição desta atividade no método foi motivada a partir da contribuição da área de Governança de TI sugerida por Weill e Ross (2006).

Ênfase em conhecimento na etapa 1-2

A ênfase em conhecimento na etapa 2 da fase 1 é ilustrada no Quadro 4-2. Conforme pode ser observado, esse quadro é formado pelas atividades da etapa, os processos ou subprocessos da gestão do conhecimento relacionados, os atores envolvidos, os modos de conversão do conhecimento que ocorrem, assim como as tecnologias ou ferramentas que podem ser utilizadas.

Atividade Subprocesso(s) de

conhecimento*

Ator(es) envolvido(s) – tipo(s) de conhecimento no PETI** – modo(s) de conversão*** Tecnologia(s) ou ferramenta(s) Análise da missão e visão do negócio Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências

Equipe do PETI – combinação e interiorização do conhecimento - conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências

Ferramenta para

comunicação eletrônica (ex: MSN, Skype); ferramenta de texto; Portal do PETI

Análise do histórico da organização Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências

Equipe do PETI – combinação e interiorização do conhecimento - conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências

Ferramenta para

comunicação eletrônica (ex.:

MSN, Skype); ferramenta de

texto; repositórios de conhecimento; quadro de boletins eletrônicos; lista de discussão (para acesso às discussões); ferramentas para suporte à decisão; sistemas especialistas; sistemas de

workflows; sistemas de

acesso; Portal do PETI Levantamento e análise dos objetivos de negócio Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – conhecimentos sobre o negócio, específicos da organização e gestão de competências

Equipe do PETI – combinação e interiorização do conhecimento - conhecimentos sobre o negócio, específicos da organização e gestão de competências

Ferramenta para

comunicação eletrônica (ex.:

MSN, Skype); ferramenta de

texto; Portal do PETI

Definição da matriz de arranjo da Governança de TI Codificação e coordenação do conhecimento; transferência do conhecimento

Alta direção – exteriorização – 4 tipos de conhecimento

Equipe do PETI – combinação, interiorização e explicitação do conhecimento – 4 tipos de conhecimento

Ferramenta para

comunicação eletrônica (ex.: MSN, Skype); ferramenta de texto; Portal do PETI

* Subprocessos de conhecimento (DAVENPORT; PRUSAK, 1998): geração do conhecimento (aquisição, dedicação de recursos, fusão, adaptação, criação de redes de conhecimento); codificação e coordenação do conhecimento; transferência de conhecimento.

** Tipos de conhecimento no PETI (LEE; BAI, 2003; PAI, 2006): sobre a TI, sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências.

*** Modos de conversão do conhecimento (NONAKA; TAKEUCHI, 1997): socialização, exteriorização, combinação e interiorização.

Quadro 4-2 - Ênfase em conhecimento na etapa 1-2 do método proposto

Na atividade “Análise da missão e visão do negócio” ocorrem os subprocessos “codificação e coordenação do conhecimento” e “transferência do conhecimento” entre: (1) a alta direção, que promove a exteriorização de conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências; e (2) a equipe do PETI, que promove a combinação e a interiorização de conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências, utilizando ferramentas para comunicação eletrônica como, por exemplo, MSN Messenger e/ou Skype e ferramenta de texto para codificação e coordenação dos conhecimentos exteriorizados e combinados, o que possibilita conseqüentemente a sua interiorização. Na seqüência, os conhecimentos resultantes desta atividade podem ser armazenados no Portal do PETI para uso nas atividades posteriores.

A atividade “Análise do histórico da organização” é caracterizada pelos subprocessos de gestão de conhecimento como “codificação e coordenação do conhecimento” e “transferência do conhecimento”, ocorridos entre: (1) a alta direção, que promove a exteriorização de conhecimentos sobre o negócio, específicos da organização e gestão de competências; e (2) a equipe do PETI, que promove a combinação e a interiorização de conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências. É sugerida nesta atividade a utilização de ferramentas como: MSN Messenger e

ou Skype, por exemplo, para comunicação eletrônica; ferramenta de texto para codificação e coordenação do conhecimento; acesso a repositórios de conhecimento, quadro de boletins eletrônicos, lista de discussão, ferramentas para suporte à decisão, sistemas especialistas, sistemas de workflows, sistemas de gestão de documentos, visando obter para análise os tipos de conhecimentos mencionados por esses diferentes meios. Na seqüência, os conhecimentos resultantes desta atividade podem ser armazenados no Portal do PETI para uso nas atividades posteriores.

Na atividade “levantamento e análise dos objetivos de negócio” ocorrem os subprocessos como “codificação e coordenação do conhecimento” e “transferência do conhecimento” entre: (1) a alta direção, que promove a exteriorização de conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências; e (2) a equipe do PETI, que promove a combinação e interiorização de conhecimentos sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências. Nesta atividade, é sugerida a utilização de ferramentas como MSN Messenger e/ou Skype ou outras com semelhantes para comunicação eletrônica; e ferramenta de texto para codificação e coordenação do conhecimento. Na seqüência, os conhecimentos resultantes desta atividade podem ser armazenados no Portal do PETI para uso nas atividades posteriores.

Na atividade “Definição da matriz de arranjo da Governança de TI” ocorre a “codificação e coordenação do conhecimento”, além da “transferência do conhecimento” entre: (1) a alta direção, promovendo a exteriorização dos quatro tipos de conhecimento do PETI, e (2) a equipe do PETI, que promove a combinação, interiorização e explicitação dos quatro tipos de conhecimento. São sugeridas ferramentas como MSN Messenger e/ou Skype ou outras semelhantes para comunicação eletrônica e ferramenta de texto para codificação e coordenação do conhecimento. Na seqüência, os conhecimentos resultantes desta atividade podem ser armazenados no Portal do PETI para uso nas atividades posteriores.