Etapa 2-3 Avaliação de recursos de TI

A avaliação de recursos de TI consiste no levantamento e na análise de informações referentes a esses recursos (pessoas, informação, infra-estrutura e aplicações), os quais se distribuem nas diferentes áreas da empresa. Tal avaliação é prevista utilizando-se o framework SWOT (levantamento de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças).

De acordo com o ITGI (2007), a organização de TI trata os objetivos da empresa por intermédio de um conjunto definido de processos que utiliza habilidades de pessoas e infra- estrutura tecnológica para executar aplicações automatizadas de negócio, fornecendo, assim, informações úteis à organização. Tais recursos, juntamente com os processos de TI, constituem uma arquitetura organizacional para a TI.

Ainda segundo o ITGI (2007), para responder aos requisitos de negócio para a Tecnologia da Informação, uma organização precisa investir em recursos necessários que lhe permitam criar uma capacidade técnica de TI para suportar processos de negócio que mantêm a organização e que a direcionam para atingir os seus objetivos.

Nesse sentido, a análise de recursos de TI é de grande importância para o direcionamento de ações estratégicas capazes de atender aos objetivos de negócio e melhorar a eficiência da TI na organização.

Atividade 2-3-1 Entrevistas para levantamento de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças e análise de informações adquiridas

Considerando-se que a análise de recursos de TI irá direcionar ações estratégicas, esta atividade utilizará o framework SWOT para avaliação de pessoas, aplicações, infra- estrutura e informações, conforme já mencionado. O resultado do levantamento de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas a cada um dos recursos de TI irá, portanto, conduzir ações relacionadas a esses recursos e que são necessárias para o alcance dos objetivos de negócio e de TI, além do aumento da eficiência da TI na organização. Tais ações deverão ser direcionadas ao tratamento de fraquezas e às ameaças, de modo a potencializar os pontos fortes e aproveitar as oportunidades.

O primeiro passo para se avaliarem os recursos de TI é dividir a organização em áreas. Para isso, é importante a utilização do desenho da estrutura organizacional identificado em atividade anterior. Sugere-se que essa divisão contemple as áreas mapeadas no desenho identificado, que pode variar de organização para organização. Um exemplo de áreas identificadas em um desenho de estrutura organizacional pode contemplar10: (a) financeira; (b) administrativa; (c) recursos humanos; (d) produção; (e) aquisição/vendas; e (f) pesquisa e desenvolvimento.

Feita a seleção das áreas, o próximo passo consiste na execução, por meio de entrevistas com os responsáveis pelas áreas, da análise SWOT em cada uma das áreas selecionadas para a avaliação dos recursos de TI.

Para executar a análise SWOT, é necessário utilizar o modelo 2-1, o qual contém os campos específicos para a listagem dos pontos levantados para cada um dos recursos e áreas contemplados na avaliação. Além disso, são fornecidas questões básicas que guiarão o levantamento das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

O resultado da avaliação de recursos de TI deverá contemplar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças de cada um dos recursos de TI, considerando as diferentes áreas da organização. Além disso, espera-se que, a partir da execução dessas atividades, seja estabelecida uma lista de ações direcionadas ao tratamento dos pontos fracos e das ameaças, de modo que sejam potencializados os pontos fortes e aproveitadas as oportunidades, o que corresponderá à análise das informações adquiridas. Tais ações irão auxiliar no estabelecimento do plano estratégico contemplado da fase 3.

10 As áreas listadas constituem uma exemplificação que utiliza um modelo mais antigo de gestão, podendo ser modificadas de acordo com o perfil da organização.

A proposição desta atividade no método foi motivada em atividade semelhante contemplada no método de Boar (2001, p. 193) e orientação do COBIT descrita no ITGI (2007).

Ênfase em conhecimento na etapa 2-3

A ênfase em conhecimento na etapa 3 da fase 2 é ilustrada no Quadro 4-7. Conforme pode ser observado, esse quadro é formado pelas atividades da etapa, os processos ou subprocessos da gestão do conhecimento relacionados, os atores envolvidos, os modos de conversão do conhecimento que ocorrem, assim como as tecnologias ou ferramentas que podem ser utilizadas.

Atividade Subprocesso(s) de

conhecimento* Ator(es) envolvido(s) – tipo(s) de conhecimento no PETI** – modo(s) de conversão*** Tecnologia(s) ou ferramenta(s) Entrevistas Codificação e coordenação de conhecimento; transferência de conhecimento

Representantes das áreas entrevistadas – exteriorização – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (com foco nos pontos do SWOT)

Equipe do PETI – interiorização, exteriorização e combinação – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (ações estratégicas) Representantes das áreas entrevistadas – interiorização – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (ações estratégicas discutidas com a equipe do PETI)

Ferramenta de texto; Portal do PETI

* Subprocessos de conhecimento (DAVENPORT; PRUSAK, 1998): geração do conhecimento (aquisição, dedicação de recursos, fusão, adaptação, criação de redes de conhecimento); codificação e coordenação do conhecimento; transferência de conhecimento.

** Tipos de conhecimento no PETI (LEE; BAI, 2003; PAI, 2006): sobre a TI, sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências.

*** Modos de conversão do conhecimento (NONAKA; TAKEUCHI, 1997): socialização, exteriorização, combinação e interiorização.

Quadro 4-7 - Ênfase em conhecimento na etapa 2-3 do método proposto

Na atividade “Entrevistas” ocorrem os subprocessos “codificação e coordenação de conhecimento” e “transferência de conhecimento”, cujos envolvidos realizam as seguintes ações: (1) os representantes das áreas entrevistadas promovem a exteriorização de conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (com foco nos pontos do SWOT); (2) a equipe do PETI promove a interiorização, exteriorização e combinação de conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (para identificação, discussão e representação prévia de ações estratégicas); e (3) os representantes das áreas entrevistadas promovem a interiorização

de conhecimentos sobre a TI e gestão de competências (ações estratégicas discutidas e pré- identificadas com a equipe do PETI). A ferramenta de texto é utilizada como principal meio para registro das informações obtidas e, após análise e refino, o conhecimento obtido pode ser armazenado no Portal do PETI tomando-se as devidas precauções para proteção da identidade dos entrevistados, se necessário for.