Resultados da realização da fase 5 “disseminação e conscientização”

Os relatos da verificação empírica desta fase estão estruturados de acordo com as etapas e atividades contidas na fase, contemplando informações sobre a disseminação, a conscientização dos resultados e o encerramento do projeto.

A seguir, serão apresentados os resultados empíricos de cada uma das etapas correspondentes à fase 5 do método.

Etapa 5-1 Disseminação e conscientização

• Revisão e validação dos resultados, e difusão dos resultados e comprometimento com os resultados

Na Organização Pública Ômega, foram realizadas reuniões para apresentação dos resultados do projeto à alta direção, com a presença da alta administração e de todos os colaboradores diretamente envolvidos com a implementação das ações estratégicas. Além disso, foram realizados workshops, palestras e seminários para disseminação dos resultados em toda a organização.

Quanto ao comprometimento com a continuidade na Organização Pública Ômega, foi atribuída ao comitê de TI a responsabilidade de prestação de contas sobre os projetos em andamento e a discussão sobre novas necessidades estratégicas para a organização.

Na Organização de TI Zeta, foram realizadas reuniões com os membros da alta direção e com o comitê de apoio para apresentação e validação final dos resultados.

Em relação ao comprometimento com a continuidade na Organização de TI Zeta, foi atribuída ao Comitê de apoio do projeto a responsabilidade de prestação de contas sobre a execução dos projetos estratégicos, contemplando a revisão de planos de projeto, alocação de recursos e formação de equipes. À alta direção, foram atribuídas responsabilidades relacionadas à identificação de novos rumos estratégicos, aprovação de orçamentos para execução dos projetos, aprovação de recursos, validação de resultados e resolução de conflitos entre projetos estratégicos.

Etapa 5-2 Encerramento

• Aceite formal dos resultados

Na Organização de TI Zeta, a validação dos resultados foi executada mediante a assinatura de documentos de aceite, divididos conforme as entregas estabelecidas para o projeto.

No Grupo Bancário Sigma, os resultados do projeto foram validados pelo Executivo de TI da organização. Tal validação foi dividida considerando-se as fases do projeto, que respeitaram a organização de fases do método proposto.

• Documentação de lições aprendidas

Na Organização Pública Ômega, constatou-se que a principal lição aprendida foi a de que a gestão de mudanças consiste no ponto mais sensível para a execução do projeto.

Na Organização de TI Zeta, as principais lições aprendidas relacionam-se à importância do comprometimento da alta direção com a execução do projeto e no apoio para a definição dos direcionamentos estratégicos para e empresa. É importante que ações aplicadas no nível operacional sejam guiadas por direcionamentos estratégicos vindos da alta direção, formando uma abordagem top-down para desenvolvimento do planejamento estratégico. Além disso, destaca-se como lição aprendida a necessidade de se ter um comitê de apoio composto de 10 a 12 participantes com perfis de gerência e com maior vivência na organização.

Já na Indústria e Comércio Gamma, as principais lições aprendidas relacionam-se à dificuldade de os colaboradores descreverem estruturas e procedimentos não documentados. Além disso, constatou-se que a resistência por parte da média gerência consiste em um fator que dificulta de forma significativa a obtenção de sucesso em um projeto de Planejamento Estratégico de TI.

Ênfase em conhecimento na fase 5

Nesta fase final do método, a ênfase em conhecimento também esteve presente. Nisso, as tecnologias propostas para gestão do conhecimento também contribuíram de forma relevante para a realização dos trabalhos nas empresas em que foram realizados os estudos de caso, conforme poderá ser observado a seguir.

As ferramentas de comunicação eletrônica contribuíram para a realização dos trabalhos em reuniões entre as equipes para finalização do projeto, porém com um destaque

um pouco menor do que em fases anteriores. Isso pode ser constatado nos estudos de caso realizados.

A identificação dos atores envolvidos, as suas relações com os tipos de conhecimento no PETI e os modos de conversão de conhecimento nas atividades realizadas contribuíram para um melhor entendimento dos propósitos e dos resultados esperados nas atividades, para a definição clara de responsabilidades e das possibilidades que permitissem aproveitar melhor os resultados.

Por exemplo, na atividade de revisão e validação dos resultados, a alta direção (definida como um dos atores principais nesta atividade) pôde realizar a interiorização de todo o conhecimento obtido durante a execução do PETI. O principal meio para essa obtenção durante a realização dos estudos de caso foi o Portal do PETI.

Nesta atividade, a alta direção pôde expor seus conhecimentos para revisar e validar os resultados do PETI. Com isso, observou-se nesta atividade que implicitamente ocorreram os subprocessos de codificação, coordenação e transferência de conhecimento.

As atividades de aceite formal dos resultados do PETI, assim como o comprometimento do comitê com a continuidade do PETI por meio de atualizações periódicas do planejamento, resultaram num maior interesse por parte dos colaboradores da organização, o que favoreceu a transferência de conhecimento entre a equipe de execução, o comitê e os demais colaboradores. Com o subprocesso de transferência favorecido, os colaboradores realizaram uma melhor obtenção dos conhecimentos do PETI, o que conseqüentemente favorece posteriormente a sua implementação e efetividade.

A documentação das lições aprendidas foi uma das principais atividades relacionadas à ênfase em conhecimento no PETI. Por meio dela, a efetividade do PETI realizado assim como a de futuros PETIs sofrem impacto, pois as experiências, as dificuldades, os acertos e os conhecimentos em geral são documentados e favorecem a replicação do método para verificação científica e para os praticantes, o que contribui para que os planejamentos sejam mais bem realizados.

As ferramentas de texto e as ferramentas de colaboração (Portal do PETI) também foram importantes e contribuíram para os subprocessos de conhecimento. O Portal do PETI, como mencionado anteriormente, mais uma vez foi fundamental para acesso aos conhecimentos registrados em fases anteriores, assim como para a realização dos subprocessos de geração, codificação e coordenação de conhecimento, além da transferência de conhecimento obtido em todo o PETI. As ferramentas de texto cooperaram também para a

realização do subprocesso de codificação de conhecimento, o que incluiu a verificação e a revisão dos resultados do PETI e a documentação das lições aprendidas.