Etapa 5.1 Disseminação e conscientização

Esta etapa tem por objetivo efetuar a disseminação e a conscientização dos resultados por parte da alta direção e da organização em geral. Para tanto, são executadas atividades de revisão, validação e difusão de resultados, além do comprometimento do comitê com a continuidade do planejamento.

A seguir, são apresentadas as atividades destinadas à disseminação e conscientização.

Atividade 5-1-1 Revisão e validação dos resultados

Para revisão e validação dos resultados do projeto, sugere-se primeiramente realizar o mapeamento e a documentação da relação entre os projetos e os serviços estratégicos, além das estratégias de aquisição e terceirização com os resultados dos levantamentos realizados nas fases e nas atividades anteriores.

Essa relação proporcionará a evidência do conhecimento14 obtido anteriormente nos levantamentos, conhecimento esse considerado como base para a necessidade de proposição dos resultados expressos na forma de projetos e de serviços estratégicos, além das estratégias de terceirização e aquisição. Uma vez utilizado esse conhecimento para a relação entre esses resultados e essas estratégias, permite-se verificar a aderência desses resultados à realidade da organização.

Por outro lado, o mapeamento dessa relação proporciona aos colaboradores que explicitaram o seu conhecimento sobre a organização e sobre a TI de forma geral a sensação de co-autores desses projetos, uma vez que essa relação foi apresentada a eles explicitamente.

Para realizar esse mapeamento e a documentação da relação entre os projetos e os serviços estratégicos, além das estratégias de aquisição e terceirização com os resultados obtidos nos levantamentos realizados nas fases e atividades anteriores, propõe-se a utilização do modelo 5-1.

Sugere-se, após a realização desse mapeamento, que sejam feitos procedimentos de verificação e validação dos projetos e serviços estratégicos, assim como das estratégias de aquisição e terceirização, com os responsáveis pelas áreas que serão mais afetadas com os

14 _{O conhecimento envolvido no PETI pode ser classificado como: (i) conhecimentos específicos sobre a TI, (ii)} conhecimentos sobre o negócio, (iii) conhecimentos relacionados à gestão de competências e (iv) conhecimentos específicos da organização (PAI, 2006).

resultados dessas ações. Os procedimentos de revisão e validação, quando realizados dessa forma, proporcionarão o amadurecimento e o aprimoramento dos resultados do PETI, assim como favorecerão a execução dessas ações dos resultados posteriormente. Assim, essas ações tenderão a ganhar força com o aumento do interesse desses responsáveis por eles poderem ter participado da especificação e da revisão, contemplando possivelmente ações futuras que venham a atender às suas expectativas e da sua área.

Após essas revisões e validações, sugere-se finalmente levar esses resultados para o comitê e proporcionar a realização de um conjunto de atividades de análise crítica para crivo final desses resultados, antes de serem apresentados à diretoria. Esse conjunto de atividades pode ser realizado em uma reunião do comitê exclusiva para isso, em que os integrantes do comitê possam formar pequenos grupos e analisar as definições apresentadas para os projetos e serviços estratégicos, além das estratégias de aquisição e terceirização. Essa análise pode ser feita procurando-se encontrar lacunas (gaps) ou falhas que impedirão o sucesso de tais ações quando implementadas na organização. Essas lacunas ou falhas podem ser relativas a diversos fatores, inclusive à aderência desses resultados com a realidade da organização.

Com isso, espera-se que a aplicação do método proporcione: • ações estratégicas alinhadas aos objetivos da organização; • métricas aderentes à realidade e aos objetivos da organização;

• projetos capazes de operacionalizar as métricas e de alcançar os objetivos da organização;

• criação de um comprometimento dos colaboradores da organização com as atividades relacionadas à Governança de TI; e

• estabelecimento de uma estrutura de responsabilidades que proporcione a continuidade das ações relacionadas à Governança de TI na organização. Por meio dessa continuidade, é possível efetuar ajustes nos resultados do projeto a fim de torná-los mais aderentes à realidade da empresa.

Atividade 5-1-2 Difusão dos resultados à alta direção e na organização

Esta atividade tem como objetivo apresentar os resultados do projeto à alta direção da organização. Além disso, a apresentação inclui discutir os resultados e delimitar o conteúdo a ser apresentado quando os resultados forem divulgados na organização.

Sugere-se realizar um workshop com a presença de todos os colaboradores da organização para a apresentação dos resultados alcançados e dos projetos a serem implantados com o uso da Governança de TI.

A apresentação dos resultados na organização deverá ser feita com o intuito de disseminar o compromisso em implementar as ações e dar continuidade ao processo de Governança de TI, conscientizando-se os colaboradores.

A difusão dos resultados na organização consiste, portanto, em um fator da grande importância para a conscientização de toda a organização da importância das ações relacionadas à Governança de TI.

Atividade 5-1-4 Comprometimento do comitê com a continuidade

Esta atividade tem o intuito de tornar o comitê responsável pela continuidade de revisão do PETI, além da gerência e da condução do desenvolvimento dos projetos e serviços estratégicos, e das estratégias de aquisição e terceirização, estabelecidas no planejamento tático.

A conscientização do comitê com a continuidade de atualização dos resultados do PETI é fundamental para que a organização consiga manter o controle sobre as atividades de TI, garantindo que elas estejam alinhadas aos objetivos organizacionais e que gerem o valor esperado para os negócios.

A atividade de comprometimento do comitê aborda, portanto, o estabelecimento de responsabilidades sobre as ações e os resultados do projeto, os quais contemplam as estratégias de aquisição e terceirização, o controle dos objetivos por meio das métricas e a gestão dos projetos.

Ênfase em conhecimento na etapa 5-1

A ênfase em conhecimento na etapa 1 da fase 5 é ilustrada no Quadro 4-12. Conforme pode ser observado, esse quadro é formado pelas atividades da etapa, os processos ou subprocessos da gestão do conhecimento relacionados, os atores envolvidos, os modos de conversão do conhecimento que ocorrem, assim como as tecnologias ou ferramentas que podem ser utilizadas.

Atividade Subprocesso(s) de

conhecimento* Ator(es) envolvido(s) – tipo(s) de conhecimento no PETI** – modo(s) de conversão***

Tecnologia(s) ou

ferramenta(s) Revisão e validação

dos resultados Codificação e coordenação de conhecimento; transferência de conhecimento

Equipe e comitê do PETI, e alta direção – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências – interiorização, exteriorização e combinação Ferramenta de texto; Portal do PETI Apresentação dos resultados à alta direção e à organização Codificação e coordenação de conhecimento; transferência de conhecimento

Equipe e comitê do PETI, e alta direção – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências – interiorização, exteriorização e combinação Ferramenta de texto; Portal do PETI; Ferramenta de comunicação a distância (voz e vídeo) Comprometimento do comitê com a continuidade Codificação e coordenação de conhecimento; transferência de conhecimento

Equipe e comitê do PETI, e alta direção – conhecimentos sobre a TI e gestão de competências – interiorização, exteriorização e combinação Ferramenta de texto; Portal do PETI

* Subprocessos de conhecimento (DAVENPORT; PRUSAK, 1998): geração do conhecimento (aquisição, dedicação de recursos, fusão, adaptação, criação de redes de conhecimento); codificação e coordenação do conhecimento; transferência de conhecimento.

** Tipos de conhecimento no PETI (LEE; BAI, 2003; PAI, 2006): sobre a TI, sobre o negócio, conhecimentos específicos da organização e gestão de competências.

*** Modos de conversão do conhecimento (NONAKA; TAKEUCHI, 1997): socialização, exteriorização, combinação e interiorização.

Quadro 4-12 - Ênfase em conhecimento na etapa 5-1 do método proposto

Nas atividades previstas nesta etapa ocorrem os subprocessos “codificação e coordenação de conhecimento” e “transferência de conhecimento” realizados por meio da equipe e do comitê do PETI juntamente com a alta direção (um ou mais membros, preferencialmente o representante da TI). Esses atores lidam com os conhecimentos da TI e gestão de competências (envolvendo os planos estratégico e tático de TI) promovendo a interiorização, exteriorização e combinação desses conhecimentos.

Na atividade “Revisão e validação dos resultados”, a exteriorização ocorre inicialmente pela equipe do PETI quando são apresentados os planos estratégico e tático de TI aos membros do comitê e um ou mais representantes da alta direção da organização (preferencialmente o representante da TI). Nesse momento, inicia-se a revisão com o comitê do PETI e o(s) representante(s) da alta direção, onde esses interiorizam o conhecimento explicitado e exteriorizam e combinam os seus conhecimentos por meio de suas considerações que permitem a “codificação, coordenação e transferência de conhecimento”.

Após isso, na atividade “Apresentação dos resultados ao representante da alta direção e à organização” também ocorre inicialmente a exteriorização dos conhecimentos gerados no

projeto (planos estratégico e tático revisados) pela equipe do PETI, o que envolve também como apresentador o responsável pela TI. Durante essa apresentação, podem ser apresentados os conhecimentos obtidos inicialmente no projeto por meio da análise situacional participativa e de outros levantamentos e avaliações realizados. Esses conhecimentos originados dos levantamentos e das avaliações (entre os quais a análise situacional participativa) são importantes de serem relacionados aos resultados obtidos, pois permitirão aos colaboradores da organização perceberem sua co-autoria nas ações estratégicas desta, uma vez que os resultados dos planos estratégico e tático de TI estarão relacionados aos resultados dos levantamentos e avaliações.

Os demais integrantes da alta direção assim como toda a organização interiorizam o conhecimento gerado e, no momento oportuno, fazem suas considerações, exteriorizando e combinando conhecimentos. O resultado dessa apresentação pode permitir identificar novos conhecimentos para codificação, coordenação e transferência por meio da atualização dos planos estratégico e tático.

Na atividade “Comprometimento do comitê com a continuidade de atualização dos planos estratégico e tático de TI”, ocorre a exteriorização dos conhecimentos por parte da equipe de TI ao comitê do PETI e aos demais membros da organização. Os conhecimentos envolvidos referem-se a orientações para atualização periódica dos planos estratégicos e táticos de TI. O comitê do PETI participa dessa apresentação e, a partir desse momento, assume publicamente a continuidade de atualização dos planos estratégico e tático, assim como o acompanhamento da implementação dos projetos, serviços e estratégias de TI planejados.

As tecnologias ou ferramentas a serem utilizadas nesta etapa são: ferramenta para comunicação à distância (caso haja impossibilidade de realização de reunião presencial com todos os envolvidos), ferramenta de texto para adaptação dos planos a partir da revisão e o Portal do PETI para acesso à documentação dos planos e registros dos conhecimentos gerados por meio das atualizações nos planos para uso posterior.