O termo instituição tem muitos significados. Na teoria organizacional e administrativa muitas vezes é utilizado como sinônimo de organização. No entanto, conforme Selznick (1971) instituição e organização possuem significados diferentes. O termo organização é aplicado a qualquer grupo de pessoas que se unem para realizar uma tarefa determinada, seja ela de cunho econômico, social, político, educacional ou religioso. Na realização dessas atividades, os componentes do grupo ficam sujeitos a normas e regulamentos estabelecidos segundo padrões formais de decisão. Em outras palavras, uma organização é uma tecnologia pensada para mobilizar e coordenar esforços diversos no atendimento a um determinado propósito. Sua sobrevivência é determinada pela sua capacidade de atender aos objetivos propostos e de sobreviver às mudanças ambientais.
Da mesma forma, Srour (1998) entende que as organizações são muitas vezes confundidas com as instituições. Organizações são definidas pelo autor como “coletividades especializadas na produção de um determinado bem ou serviço” (p.107). As organizações, ao combinar agentes sociais e recursos, “potencializam a força numérica e tornam-se o terreno preferencial em que ações cooperativas se dão de forma coordenada” (Idem).
Por outra banda, o termo instituição normalmente refere-se a algo socialmente significativo, como por exemplo, a instituição do dia das mães, o natal, etc. Também pode representar o “complexo consagrado de normas, estribado em
valores arraigados e com longa duração no tempo. Contribui para a estabilidade e regularidade da própria sociedade” (SROUR, 1998, p.108). Neste caso, pode-se citar a instituição do casamento, da propriedade privada, da liberdade de expressão, etc. Como forma organizacional, as instituições são agrupamentos sociais dotados de certa estabilidade social, como a escola, a igreja, as forças armadas, dentre outras. Ou seja, instituição refere-se a “organizações que obtiveram respeitabilidade social” (Ibidem).
Segundo Selzinick (1975), o termo instituição é aplicado a grupos cuja dinâmica de funcionamento reveste-se de uma significação especial para os seus membros e para a comunidade que constitui o seu ambiente. Uma instituição tem valor por ela mesma e não apenas por sua funcionalidade como instrumento para realização de uma determinada tarefa, registrando um investimento psicológico por parte dos indivíduos que a constituem, ou seja, “Uma instituição é, no todo, o produto natural das pressões e necessidades sociais, um organismo adaptável e receptivo” (p.5).
De qualquer forma, no âmbito das teorias de administração, toda instituição é antes de tudo uma organização. Uma organização é um grupo de seres humanos vivos. A organização é permeada pela sua estrutura informal representada pelo indivíduo, seus problemas pessoais e seus interesses e pela estrutura formal que coordena os papéis e as atividades especializadas. As relações formais coordenam papéis ou atividades especializadas, não as pessoas. Na prática, as pessoas tendem a agir de forma diferente. As pessoas ou grupos que formam uma organização não aceitam serem tratados como materiais ou instrumentos, eles têm necessidades de autoproteção e autorrealização. As relações humanas de uma organização são um grande reservatório de energia que podem ser orientado para a produção ou se tornar fonte recalcitrante de problemas. O objetivo da administração é dirigir e controlar estas pressões sociais internas (SELZNICK, 1971).
A institucionalização é um processo, é algo que acontece com uma organização com o passar do tempo. Reflete sua história, o pessoal que nela trabalhou e os grupos de interesses que criaram e a forma como se adaptou ao seu ambiente. Institucionalizar significa infundir um valor. Institucionalizar ocorre sempre
que os indivíduos tornam-se ligados a uma organização ou a uma determinada forma de fazer coisas.
Na medida em que são comunidades naturais, as organizações têm uma história e esta história é composta de fórmulas de responder a pressões internas e externas através de modos visíveis e que se repetem. Quando estas respostas se cristalizam em padrões definidos, emerge uma estrutura social. Quanto mais desenvolvida for sua estrutura social, maior valor terá a organização por si mesma, não como instrumento, mas como um complemento institucional da integridade e aspirações do grupo (SELZINICK, 1971, p.14).
Dessa forma, conforme Selznick (1971), as mudanças organizacionais tornam-se muito difíceis quando os indivíduos habituam-se e identificam-se com procedimento há muito estabelecidos. O hábito prolongado e, muitas vezes, a doutrinação cerrada faz com que o indivíduo absorva uma determinada maneira de perceber e avaliar sua experiência.
Transformar organizações em instituições tornou-se objeto de estudo, principalmente, após a segunda guerra mundial, com o surgimento do conceito de terceiro mundo e os primeiros esforços de transferência de tecnologia dos países mais desenvolvidos para os menos desenvolvidos.
Segundo Netto et al (1986), o processo de transferência era baseado nas ações de consultores mandados aos países menos desenvolvidos, com o objetivo de transmitir valores modernizantes, introduzir tecnologias e procedimentos avançados e orientar a implantação de arranjos organizacionais tidos como necessários ao desenvolvimento.
No entanto, a estratégia de utilizar consultores para transferência de elementos inovadores de uma sociedade para outra menos desenvolvida revelou-se ineficaz. O contado dos elementos importados com a realidade local parece desencadear impedimentos à sua permanência. O insucesso desta estratégia e o estudo do processo de mudança levaram a se pensar em utilizar às organizações como meio indutor de mudanças, sob o argumento de que as organizações, muito mais do que indivíduos tem condições de mobilizar recursos, obter apoio em favor de inovações e conseguir remover obstáculos à mudança (NETTO et al, 1986).
Nessa nova perspectiva, o termo instituição é usado para designar organizações capazes de induzir mudanças inovadoras e obter suporte de indivíduos e organizações de maneira a vencer resistências, ser aceitas e incorporadas à vida da sociedade. Em razão do interesse que a nova perspectiva despertou, formulou-se um modelo conceitual com a intenção de orientar os estudos de institucionalização e prever agentes de mudança como meio para a orientação de ações e estratégias (NETTO et al, 1986).
As variáveis contempladas no modelo, portanto consideradas necessárias ao processo de institucionalização, compõem dois grupos. Um se constitui das variáveis ditas institucionais (internas), como liderança, doutrina, programa, recursos e estrutura interna. O outro é externo, pois para que uma organização possa institucionalizar-se é necessário que transacione com o meio ambiente, estabelecendo elos com outras organizações. Os elos, categorizados em capacitadores funcionais, normativos e difusos compõem o grupo de variáveis ambientais externas. É através de elos que as organizações obtêm recursos necessários ao seu funcionamento, conseguem apoio para suas ações e introduzem inovações no meio ambiente. Não basta às organizações a posse de elementos inovadores. É indispensável que sejam capazes de articulá-los internamente e de transmiti-los ao meio ambiente (NETTO et al, 1986).