Avaliação dos Pré-Requisitos da Etapa 1

A Etapa 1 trata do planejamento para implantação da MCC e dos critérios e necessidades que se interpõem na formação da equipe de implementação. Os seguintes critérios compõem a avaliação dos pré-requisitos da Etapa 1: Disponibilidade da Informação/Recursos; Formação da Equipe; Planejamento; Estratégia de Implementação.

Os próximos itens justificam os quesitos que constituem cada um dos critérios, os quais estão resumidos na Figura 5.13 e detalhados no Apêndice F.

Critério Quesito a ser Ponderado

● Aderência ao Procedimento de Referência ● Auditoria da Etapa 0

● Apoio computacional

→ _{Informação/Recursos} Disponibilidade da

● Identificação dos sistemas candidatos

● Patrocinador interno ● Facilitador

● Disponibilidade e disposição da equipe ● Envolvimento e comprometimento das gerencias

→ Formação da Equipe

● Substituições

● Gestão de projetos

● Status do projeto de implantação

→ Planejamento ● Acúmulo de trabalho ● Contexto da empresa/sistema ● Projeto piloto

Figura 5.13 – Avaliação dos Pré-Requisitos da Etapa 1.

Critério 1 (C1) – Disponibilidade da Informação/Recursos

Este critério avalia se a empresa/sistema possui um grau mínimo de requisitos para iniciar o procedimento de implantação da MCC.

Um software comercial específico para implantação e gestão de programas de MCC pode acelerar e padronizar o processo de implantação (SIQUEIRA, 2005). Neste ponto do processo de implantação a equipe já tem noção do tamanho e complexidade dos sistemas candidatos à implementação da MCC. Portanto, já tem condições de avaliar o custo benefício do uso de softwares comerciais específicos para MCC ou de automação de escritório aliados ao software existente de gestão da manutenção. Há que se considerar, neste caso, que softwares de apoio ao programa de MCC não são utilizados somente na fase de implantação, mas também na sua fase de execução.

Algumas etapas da MCC exigem uma identificação única e inequívoca dos seus itens/componentes para a organização da documentação e definição das fronteiras dos sistemas. Assim, é importante, na etapa de preparação, certificar-se de que este pré-requisito esteja atendido, caso contrário, é recomendável providenciá-lo para agilizar o processo de implantação. Siqueira (2005) recomenda a utilização de um dos seguintes sistemas: Codificação Operacional; Codificação Patrimonial; ou Codificação Hierárquica.

Critério 2 (C2) – Formação da Equipe

Além do conhecimento da metodologia, a implantação de um programa de MCC exige uma equipe conhecedora do sistema no qual a MCC será implantada e em consonância com os objetivos e cultura da empresa (MOUBRAY, 200; SIQUEIRA, 2005; SMITH E HINCHCLIFFE, 2004). A equipe de implementação possui as seguintes responsabilidades: desenvolver e executar o programa MCC para sistemas e instalações escolhidas; e estabelecer e gerir os recursos necessários à sustentação do programa. Dependendo da instalação, a equipe de implementação será composta por representantes das seguintes categorias profissionais: mantenedores da instalação; operadores da instalação; inspetores de segurança; inspetores de qualidade; especialistas nos equipamentos; fornecedores e fabricantes dos equipamentos; e laboratórios de ensaios. A complexidade e dimensão do sistema serão determinantes na necessidade da participação destes representantes.

Este critério avalia as habilidades e competências da equipe de implementação e seus substitutos, assim como o envolvimento e comprometimento da empresa.

A celeridade da implantação e a estruturação necessária para a equipe de implementação estão fortemente atreladas à designação, por parte da empresa, de um patrocinador interno. É ele que, legitimado pelos níveis gerenciais e com as atribuições requeridas, mobilizará os recursos humanos e financeiros exigidos ao longo do processo de implantação.

A bibliografia pesquisada revela que muitos programas de MCC são desacreditados e abandonados por erros conceituais e táticos cometidos ao longo do processo de implantação, por exemplo: falta de clareza entre causa e modo de falha, falta de critérios para estabelecer a abrangência da análise e falta de um projeto piloto (BACKLUND, 2003; BLANCO, 2007). Portanto, é necessário que o facilitador do processo conheça profundamente a metodologia e, com uma abordagem holística, conduza o processo respeitando os aspectos teóricos, normativos e práticos da MCC. Ao facilitador cabe: aplicar a lógica MCC; conduzir a análise; conduzir as reuniões; administrar o tempo; e administrar a logística. O sucesso do processo de análise dependerá da competência do facilitador, o qual terá de atingir os seguintes objetivos: assegurar a aplicação correta da MCC; buscar o consenso entre os participantes; garantir a avaliação dos itens significantes; agilizar as reuniões de revisão; documentar adequadamente as etapas cumpridas; e providenciar aprovação dos resultados. Ao facilitador compete também garantir a aderência dos métodos de análise às necessidades do planejamento para implementação, limitando-se estritamente ao escopo definido.

O envolvimento e comprometimento de toda a empresa no processo de implantação da MCC são importantes para garantir seu sucesso na sua fase de execução. Para os níveis hierárquicos inferiores é salutar manter um canal de comunicação que viabilize, entre outros: a coleta de sugestões e informação sobre o sistema no qual a MCC será implantada; a divulgação das ações da equipe de implementação; e a divulgação de mudanças nas regras de conduta e ações de manutenção após a implementação do programa. O engajamento dos níveis hierárquicos superiores

garante, ainda: credibilidade; apoio logístico durante a fase de implantação; recursos financeiros tanto na fase de implantação quanto na fase de execução do programa; e alinhamento com o planejamento estratégico da empresa.

O processo de implantação da MCC é relativamente longo e, em algumas etapas, demanda um conhecimento especializado e peculiar do sistema. Nestes e em outros casos, alguns membros da equipe de implementação precisam eventualmente ser substituídos, seja por motivos alheios aos interesses da equipe ou pela limitação de habilidades e competências em aspectos específicos, de determinada etapa, do processo de implantação. Neste último caso pode ocorrer também a inclusão de novos membros à equipe de implementação. Porém, em todos os casos há que se prever, no início do processo, o treinamento adequado na metodologia MCC, para garantia sinergia dos novos membros com o restante da equipe de implementação.

Critério 3 (C3) – Planejamento

A implantação da MCC exige uma decisão empresarial, não só pela importância das mudanças, mas também pelo volume de recursos financeiros e humanos exigidos (SIQUEIRA, 2005). Portanto, segundo Blanco (2007), um planejamento estratégico detalhado e com uma visão holística pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso do programa de MCC. Blanco (2007) adverte também que, o planejamento deve ser executado tanto para o projeto piloto, quanto para as expansões do programa de MCC.

Para organizar, garantir o comprometimento dos envolvidos e controlar o processo de implantação é recomendável a utilização de uma metodologia de gestão de projetos para implementação do programa de MCC. Esta metodologia deve estruturar a implementação levando em conta o planejamento estratégico, tático e operacional da empresa, com relação ao sistema no qual a MCC será implantada.

Além da contribuição na missão, objetivos e negócios da empresa, a implantação e uso da MCC deverão constar como uma de suas diretrizes estratégicas. Em especial, a análise do ambiente interno, deverá identificar se esta área constitui um dos pontos fortes da empresa ou se será necessário buscar esta competência no mercado externo. Uma vez tomada a decisão, os objetivos e metas deverão ser estabelecidos e acompanhados por indicadores e padrões de desempenho específicos da manutenção. Os marcos de implantação em cada período de planejamento deverão ser claramente estabelecidos e difundidos na empresa, sendo avaliados com as demais metas estratégicas. Sem estas definições, a iniciativa não terá o respaldo necessário quando da implementação nos níveis táticos e operacionais da empresa.

A implantação da MCC requer uma dedicação intensa dos membros da equipe de implementação exigindo redução da carga normal de trabalho, proporcional a celeridade esperada para implementação. Dentre as principais atividades, que demandam tempo e dedicação da equipe, estão: definição do planejamento; busca de fonte de dados para embasar a tomada de decisão;

treinamentos; e reuniões para definição diversas em todas as etapas do procedimento de referência para implementação da MCC. A liberação da equipe de implementação deve estar acordada com a alta gerência. Isto ratifica o comprometimento da empresa e a importância do programa de MCC podendo, também, facilitar o engajamento dos diversos setores no processo de implantação e execução do programa.

Critério 4 (C4) – Estratégia de Implementação

A MCC pode utilizar várias estratégias de implementação. Entre as mais comuns, citam-se: método de força-tarefa treinada, o qual consiste na seleção de um grupo de pessoas com a missão de conduzir a análise em toda a empresa; método seletivo de instalações críticas, no qual se escolhe apenas as instalações consideradas críticas para aplicação da metodologia; método abrangente de instalações simultâneas, que consiste na implementação paralela com várias equipes de implementação; e método do projeto piloto, que consiste na escolha de uma pequena instalação onde será aplicada a metodologia, a título de teste e treinamento, antes de estender a implantação às demais instalações. O projeto piloto é sempre recomendado no primeiro contato da empresa com um programa de MCC. A escolha das demais estratégias depende do nível de maturidade e desenvolvimento da engenharia de manutenção da empresa.

Algumas variações metodológicas de implementação são possíveis, entre as variantes mais comuns estão (SIQUEIRA, 2005): validação da manutenção existente, onde são analisadas apenas as tarefas atuais, dispensando-se a análise formal de todos os modos de falha da instalação e de outras atividades preventivas possíveis; exclusão de modos de falha não críticos, onde são eliminados, a priori, vários modos de falha considerados de difícil ocorrência; análise expedita por analogia, onde são copiados os resultados da análise de instalações similares; e análise expedita por categorias, que consiste na avaliação simultânea de uma classe de itens, considerados similares. Seja qual for a variante metodológica, será necessário garantir o treinamento adequado dos responsáveis, especialmente nas análises expeditas, para evitar desconhecimento do processo pelos responsáveis pela execução da manutenção.

Para garantir o engajamento e comprometimento de toda a empresa com o programa de MCC, a equipe de implementação deve tomar suas decisões com uma visão holística da empresa/sistema. Assim, deverão ser levados em conta, entre outros: o contexto operacional do sistema; a cultura da empresa em engenharia da manutenção e nos relacionamentos interdepartamentais; o histórico de gestão do setor de manutenção e da empresa; e a política da empresa com relação ao sistema no qual a MCC será implantada.

Conforme mencionado, a primeira implantação de MCC em qualquer empresa deve ser em um projeto piloto de pequenas proporções. Isto produzirá resultados imediatos garantindo segurança no processo e avaliação da metodologia, permitindo contornar as adversidades encontradas quando da expansão para outros sistemas.

Programas de MCC similares auxiliam o processo de implantação, sobretudo nas análises expeditas, reduzindo o tempo para implementação das etapas e auxiliando no dimensionamento dos recursos humanos, financeiros, estruturais e logísticos. Entretanto, a equipe de implementação deve estar preparada para a utilização de sistemas similares como benchmarking, a fim de evitar desvios de conduta na implementação das etapas e insucessos na fase de execução do programa.