A gestão de documentos foi aqui reconhecida e tratada como um mecanismo de controle da sociedade no âmbito da administração pública e também como um importante instrumento que possibilita o acesso às informações públicas pela sociedade.
O fundamento teórico principal deste trabalho foi o princípio da proveniência, o qual forneceu as bases conceituais para o estudo de caso, por meio da análise do órgão produtor – neste caso, a Universidade Federal Fluminense.
Ao situar o nosso estudo na realidade arquivística brasileira, observamos a importância da gestão de documentos como condição sine qua non para a garantia do direito de acesso à informação para os cidadãos. Esse direito é legítimo e assegurado pela Constituição Federal de 1988, pela lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) e pela lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI).
No entanto, observamos que apesar dos instrumentos legais e da ampliação da divulgação de informações públicas nos diversos websites dos órgãos da administração pública federal, a relação entre o acesso e a gestão de documentos ainda não está visível no cenário governamental. Esta problemática nos levou ao seguinte questionamento: como será possível garantir o acesso às informações públicas, se estas não se encontram gerenciadas e organizadas de forma adequada?
Os processos de licitação – escolhidos como objeto de análise – representam, de uma certa forma, uma ferramenta de prestação de contas elaborada pelo Estado com relação aos atos públicos e, por isso, refletem os interesses da sociedade, que detém o papel de principal contribuinte. Deste modo, a organização e a gestão dos documentos no âmbito dos órgãos
públicos propiciam o maior uso social da informação e facilitam o acesso, promovendo o exercício da cidadania.
Nesta perspectiva, consideramos como premissa para o acesso à informação a implantação e manutenção de programas de gestão de documentos nos órgãos públicos, tendo como entre seus objetivos contribuir para a transparência do Estado e o controle da sociedade em relação aos atos da administração pública.
A notoriedade do papel do Estado em promover o acesso às informações públicas para a sociedade e a função social dos arquivos como instrumentos da administração pública que garantem a participação da sociedade na construção da memória social são considerados como pontos de reflexão que merecem destaque no momento em que analisamos as relações entre a gestão de documentos e a sociedade.
Esperamos com este trabalho ter contribuído para a construção de um novo olhar sobre a aproximação dos arquivos e a sociedade, bem como na reflexão sobre a gestão de documentos como mecanismo eficaz que influencia diretamente a preservação e o acesso aos documentos gerados pelos atos públicos.
REFERÊNCIAS
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O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO BRASILEIRO DIANTE DOS RISCOS DE