A Universidade Federal Fluminense (UFF) é uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES) criada pela lei nº 3.848, de 18 de dezembro de 1960, que teve sua origem na
incorporação de cinco universidades federais que já existiam na cidade de Niterói, três escolas estaduais e a agregação de duas faculdades particulares que foram federalizadas. A UFF é uma “entidade federal autárquica, de regime especial, com autonomia didático-científica, administrativa, disciplinar, econômica e financeira” (UFF, 1983) que possui finalidades e competências específicas.
A UFF figura nesta pesquisa como o órgão produtor do fundo arquivístico e como o objeto deste estudo de caso. Com relação ao fundo, seguimos a concepção de Duchein (1986, p. 19), o qual considera que há duas posições intelectuais diferentes com relação ao conceito de fundo: a visão minimalista e a maximalista. Para este autor, a visão maximalista “consiste em definir o fundo por seu nível mais alto, considerando que a verdadeira unicidade funcional situa-se na cúpula”. Já a visão minimalista “caracteriza-se por reduzir o fundo ao nível da menor partícula funcional possível, considerando que o verdadeiro conjunto orgânico de arquivos deriva do trabalho dessa pequena célula”.
Dentre as duas posições intelectuais de fundo defendidas por Duchein, consideramos para esta pesquisa a visão maximalista e, portanto, temos a UFF como o órgão produtor e como base teórica, o princípio da proveniência46.
A UFF é uma universidade pública e tem o dever de disponibilizar as informações públicas para a sociedade, conforme prevê a Lei de Acesso à Informação. No entanto, encontramos uma certa dificuldade para analisar a transparência dos atos públicos na UFF, tendo em vista que a LAI é uma iniciativa recente na administração pública brasileira e que ainda há muito a ser feito para que o acesso à informação no Brasil seja de fato uma realidade para os cidadãos como um todo.
No quadro 1 a seguir, veremos a relação de pedidos de acesso à informação na UFF de janeiro de 2013 até fevereiro de 2014. Esta fonte foi obtida por meio de relatórios Controladoria Geral da União (CGU)47.
46 O Princípio da Proveniência, com base na doutrina holandesa-prussiana, foi publicado em
1898 no Manual de Arranjo e Descrição, conhecido como Manual dos Arquivistas Holandeses. Este manual determinava que: “O sistema de arranjo deve ser baseado na organização original do arquivo, a qual, na sua essência, corresponde à organização do órgão administrativo que o produziu. (MULLER, S.; FEITH, J. A.; FRUIN, R. 1973, p. 44).
47 A Controladoria Geral da União (CGU) é o principal ator no que se refere ao monitoramento e
orientação dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal sobre o cumprimento dos dispositivos
QUADRO 1 – Relação de pedidos de acesso à informação na Universidade Federal Fluminense de janeiro de 2013 até fevereiro de 2014
Evolução mensal do número de pedidos de acesso à informação
Mês Número de pedidos Evolução mensal
Janeiro/2013 9 - Fevereiro/2013 12 25% Março/2013 11 -8.33% Abril/2013 10 -9.09% Maio/2013 8 -20% Junho/2013 14 42.86% Julho/2013 11 -21.43% Agosto/2013 12 8.33% Setembro/2013 11 -8.33% Outubro/2013 13 15.38% Novembro/2013 9 -30.77% Dezembro/2013 10 10% Janeiro/2014 18 44.44% Fevereiro/2014 3 -83.33% TOTAL: 151 MÉDIA: 10,79
Fonte: Sistema Eletrônico de Serviço de Informação ao Cidadão. Disponível em:
<http://www.acessoainformacao.gov.br/sistema/Relatorios/Anual/RelatorioAnualPedidos.a sp>. Acesso em: 20 fev. 2014.
De acordo com o quadro acima, no período de janeiro de 2013 até fevereiro de 2014, a UFF recebeu um total de 151 pedidos de acesso à informação, o que representou uma média de 10,79 pedidos por mês.
No GRÁFICO a seguir há a situação e características dos pedidos de acesso à informação na Universidade Federal Fluminense no ano de 2013.
GRÁFICO 1 – Situação e características dos pedidos de acesso à informação na Universidade Federal Fluminense no ano de 2013
Fonte: Sistema Eletrônico de Serviço de Informação ao Cidadão. Disponível
em:<http://www.acessoainformacao.gov.br/sistema/Relatorios/Anual/RelatorioAnualPedidos.a spx>. Acesso em: 03 jan. 2014.
No gráfico acima, observamos que a maioria dos pedidos de acesso à informação (94,7%) foi respondida. No entanto, ainda que isso pareça ser um fator positivo, não é possível afirmar que o acesso às informações públicas na UFF seja eficiente. Seria prematuro analisar a real eficiência do serviço de acesso às informações na UFF, considerando o pouco tempo em que a LAI está em vigor e a pequena quantidade de pedidos recebidos por mês, conforme observado no quadro 1 – uma média de 10,79 – tendo em vista que a UFF possui uma população total de 60.180 pessoas48. Esta pequena quantidade de pedidos solicitados reflete a ainda incipiente participação da sociedade no que tange ao controle e auditoria dos atos públicos.
3.1 OS PROCESSOS DE LICITAÇÃO NA UFF: O OBJETO DE PESQUISA
A Comissão Permanente de Licitação (CPL) é o órgão responsável pelas atividades de licitação na UFF e tem por finalidade “processar, divulgar, receber, examinar e julgar todos os
48 A UFF corresponde a uma população de 60.180 pessoas: 3.078 docentes; 4.695 servidores
técnico-administrativos; e 26.154 discentes de graduação presencial, 4.408 graduação à distância,
5.583 de pós-graduação stricto sensu e 16.262 de pós-graduação lato sensu (fonte: Siape e
documentos e procedimentos relativos às licitações realizadas no âmbito da Superintendência de Administração – SDA, desta universidade” (2013).
O objeto da pesquisa foi constituído por dois processos de licitação distintos: o processo de licitação de obra nº 23069.054702/2008-80 e o processo de licitação de serviços nº 23069.000672/89-86. O primeiro autuado após a lei 8.666/93 e o segundo autuado em período anterior à lei.
Entende-se que processo é o “conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Os processos de licitação são produzidos no decorrer de funções e atividades específicas e, os utilizados neste trabalho, são públicos, ou seja, produzidos por um órgão público no exercício de suas atividades.
Ainda, os processos de licitação são também documentos oficiais, ou seja, são “emanados pelo poder público e capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 77).
A seguir, veremos os métodos utilizados ao longo da pesquisa realizada. 4 A METODOLOGIA DA PESQUISA
Conforme mencionado anteriormente, utilizamos na realização da pesquisa os seguintes métodos: estudo de caso, quantitativo, comparativo, identificação arquivística e análise tipológica.
1) Método de estudo de caso
O método de estudo de caso nesta pesquisa teve como foco estudar as mudanças dos processos organizacionais e administrativos da Universidade Federal Fluminense e sua representação na documentação produzida.
Os componentes do estudo de caso dividem-se em: questões do estudo, proposições (se houver), unidade de análise, lógica que une os dados às proposições, e critérios para interpretar as constatações (YIN, 2010, p. 49). Baseado nisso, seguem abaixo os principais componentes desta pesquisa:
• Questão do estudo de caso: A gestão de documentos é um instrumento relevante para a transparência do Estado e controle da sociedade? Por quê?;
• Proposição: A gestão de documentos deve ser aplicada nos órgãos da administração pública para se assegurar a transparência dos atos públicos; • Unidade de análise: Universidade Federal Fluminense – UFF;
• Critérios para interpretar as constatações: análise comparativa; fundamentos teóricos, fundamentos metodológicos.
As principais fontes de evidência utilizadas neste estudo de caso foram: documentação, registros em arquivo, entrevistas e observação direta.
2) Método quantitativo
O universo de pesquisa analisado para efeito de análise quantitativa tem como data-limite o período de 2008 a 2012. Houve uma limitação em torno deste período analisado porque durante a fase da pesquisa não havia para consulta nenhuma listagem anterior ou posterior a esta data específica, devido à mudança de pessoal e perda de informações na CPL.
No QUADRO abaixo há a quantificação de processos de licitação de obras e serviços produzidos pela Comissão Permanente de Licitação da UFF neste período.
QUADRO 2 – Quantidade de processos de licitação de obras e serviços entre os anos de 2008 a 2012