Regimento Interno, normas e rotinas

O Regimento Interno do HUPAA é datado de 1978 e não contempla vários aspectos da realidade do Hospital: os serviços, setores e diretorias previstos no documento são diferentes daqueles que efetivamente existem na realidade; em alguns setores, as atividades mudaram bastante em relação ao que está previsto no documento; e o organograma definido no Regimento mostra uma estrutura hierárquica também distinta da atual. Ainda assim, ele

permanece como o principal documento oficial da organização.

Aqui cabe esclarecer que os organogramas apresentados na subseção 4.2.1.1 formalmente não constam no Regimento Interno. Entretanto são reconhecidos pelos níveis estratégico e intermediário do HUPAA como aqueles que legitimamente representam a atual configuração do Hospital.

Em março de 2005, foi elaborado um documento chamado Proposta de Revisão da Estrutura Organizacional do HUPAA, que vem sendo considerado uma minuta do novo Regimento Interno do hospital; a tarefa de elaborá-lo coube a um consultor externo, a membros da Diretoria e a alguns assessores. Essa revisão teve o objetivo de atualizar o Regimento Interno, incorporando a ele as mudanças ocorridas nos últimos anos no hospital, tais como o aumento do número de setores, serviços e atividades, bem como a mudança no perfil das Diretorias. Essa proposta não foi amplamente discutida com os vários segmentos do HUPAA — níveis intermediário e operacional —, ainda que esta seja de fundamental importância para a organização como um todo. Os momentos de discussão sobre esse documento continuam limitados ao grupo da Diretoria do HUPAA e ao Conselho Diretor.

Entretanto, percebeu-se que dos aspectos contemplados na Proposta de Revisão da Estrutura Organizacional do HUPAA já acontecem na realidade do HUPAA, mesmo que ainda não tenham sido aprovados pela Reitoria.

Sob nosso ponto de vista, esta coexistência entre documentação “factual” e a “de direito” representa enfraquecimento ou “contaminação” da esfera burocrática do Hospital por aspectos não formais.

No que se refere às normas e rotinas, o estabelecimento e a disseminação de procedimentos operacionais no HUPAA começaram a ser providenciado em 2003, com a elaboração do manual de normas e rotinas do hospital, numa iniciativa da Direção Administrativa que contou com o apoio da Direção Geral à época. Desde então, esse trabalho

encontra-se sob a supervisão e execução da Coordenação de Desenvolvimento Institucional (CDI), em conjunto com os vários setores do HUPAA.

Segundo dados da CDI, cerca de 80% dos setores concluíram seus manuais, sendo que a descrição das rotinas referentes aos serviços médicos ainda não avançou. Em agosto de 2006, após três anos de trabalho, começou a ser entregue o primeiro lote de rotinas, que fazem parte do Manual de Normas e Rotinas do Hospital.

Os dados coletados em entrevistas e observações nos mostram uma realidade um pouco distante daquela descrita pelos documentos. Exemplificando: evidenciou-se que grande parte das normas e rotinas que se encontram oficialmente escritas ainda não está totalmente implantada ou sendo rigorosamente cumprida, enquanto outras que não estão oficialmente previstas em manuais, estão incorporadas e são realizadas no cotidiano do hospital;

Mais, no geral, a percepção predominante entre os agentes entrevistados é a de que são poucas as normas e as rotinas definidas para o hospital como um todo; no geral, cada setor/serviço, quando as define, o faz isoladamente, sem uniformidade, integração ou linha mestra que as agrupe ou oriente. E mesmo aquelas rotinas que se encontram em manuais não têm tido sua execução acompanhada, exigida ou cobrada.

Como também, embora expressem verbalmente um reconhecimento de que normas e roitnas são imprescindíveis enquanto instrumentos para direcionar, organizar e acompanhar as atividades dos setores, no cotidiano do HUPAA ficou evidente entre os entrevistados que eles ainda não estão suficientemente cientes do porquê de cumprir normas, rotinas, regulamentos; e talvez por isso estejam resistindo quanto a “colocarem no papel” e seguirem-nas, o que demandaria engajamento no processo de trabalho e mais comprometimento com a organização.

O depoimento abaixo resume claramente a realidade encontrada na coleta de dados:

“[...] cada dia mais é uma questão meio do momento que a gente está vivendo, então é urgente a gente construir rotinas e regras ou normas, mas

dentro de uma política que seja clara, que quem cumpra perceba exatamente por que está cumprindo esta rotina e se possível até o ideal seria que ela tivesse participado da criação dessas normas e dessas rotinas, certo? Por participar, por entender onde ela vai chegar, ela está preservando o que ela pretende alcançar, fica mais fácil dar sentido ao cumprimento dessas regras. O problema é que continua dissociado. Então se colocam as regras, meia dúzia participa dessas discussões, outros cumprem, outras não, outros são chamados a cumprir; no meio do processo mudam-se os objetivos, na dinâmica do processo as pessoas assistem as normas serem quebradas por vários níveis de atuação, tanto na área operacional pela administrativa, pela área gerencial. Então isso começa a comprometer inclusive a própria validade das regras e das rotinas” (“Y”).

Essa realidade torna-se especialmente preocupante diante do fato de que, no caso do HUPAA, a descrição de normas e rotinas operacionais é também uma exigência do Programa de Reestruturação dos Hospitais de Ensino (MEC/MS).

Não espantou encontrar dados que evidenciaram a resistência de alguns profissionais em adotar a padronização, normas e rotinas definidas pelo HUPAA, considerando a autonomia que lhes é imanente à prática de sua profissão. Alguns agentes (médicos, por exemplo) estão sujeitos a um conjunto de padrões que são provenientes do ambiente externo ao Hospital e das categorias profissionais da qual fazem parte e pelos quais orientam seu comportamento, atividades e rotinas em seu local de trabalho.

Durante as observações percebeu-se, por vezes, que a obediência à normatização e padrões estabelecidos pelos conselhos de Medicina, Enfermagem, Fisioterapia, entre outros tem prioridade em relação àquelas definidas pelo HUPAA.

Assim, no HUPAA tem-se a formalização e a profissionalização — uma forma externa ao Hospital que também procura regularizar o comportamento dos agentes organizacionais.

Devido ao caráter de incerteza que acompanha a natureza das atividades do hospital, perceberam-se situações e problemas cuja resolutividade foge ao que está previsto nas normas e rotinas do Serviço e que por isso, quando necessário, alguns processos organizacionais são flexibilizados ou fluxos de trabalho são alterados, em geral pelos profissionais da área de

saúde, para que um paciente possa ser atendido, ou para que as atividades de ensino e pesquisa possam ser realizadas.

Algumas áreas dentro do HUPAA surgiram com o objetivo específico de definir e implantar rotinas, normas e procedimentos; são estas: Gerência da Tecnovigilância e Gerência de Farmacovigilância — ambas enfrentando dificuldades para fazê-lo.

Em suma, no HUPAA as regras e normas que orientam a ações dos agentes ainda têm um longo caminho a percorrer até estarem de todo formalizadas, implantadas e cumpridas pelos agentes. Tal situação corrobora o fato de que, em se tratando de um hospital, podem-se encontrar aspectos instituintes e instituídos, lado a lado, constituindo a dinâmica da organização; assim sendo, talvez as regras e normas no HUPAA não cheguem a se institucionalizar por completo. Isto é, pode ser da natureza dessa organização a necessidade de manter-se não totalmente institucionalizada, reservando um espaço para a flexibilidade, que lhe é vital mediante os tipos de atividades que desenvolve.