Eventos que surgiram com o Trabalho Virtual

Como já mencionado, os eventos enquadrados nessa categoria englobam todas as

situações que não existiriam caso o trabalho fosse feito de forma presencial, no escritório. São

Eventos  de  

comunicação  

Surgiram  

com  o  

trabalho  

virtual  

Alterados  

pelo  

trabalho  

virtual  

Não  se  

alteraram  

seis os tipos de eventos que surgiram com o trabalho virtual, mostrados na Figura 13: Os

eventos que envolvem a escolha das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC); os

eventos que envolvem momentos e encontros presenciais; as reuniões online; as dificuldades

em contatar outras pessoas; questões com o horário e; situações causadas pela não aceitação

do trabalho virtual.

Figura 13 – Eventos que surgiram com o trabalho virtual.

Fonte - Elaborado pela autora.

Grupo 1: Eventos que envolvem a escolha das TIC

O primeiro e um dos grupos mais significativos dos eventos de comunicação

relacionados ao trabalho do gestor virtual é o dos eventos de comunicação relacionados à

questões tecnológicas.

A comunicação mediada pelas TIC é parte da essência do que faz o trabalho ser

considerado ‘virtual’ e não somente remoto (MIHHAILOVA, 2009). Praticamente toda a

comunicação/interação do gestor virtual com os demais stakeholders se dá por meio de

alguma tecnologia digital de informação e comunicação e são muitos os eventos que

envolvem a comunicação mediada, sobretudo os inúmeros recursos da internet. Nas situações

em que é preciso ocorrer a interação remota síncrona, ela irá depender da conexão e

disponibilidade das pessoas envolvidas no mesmo instante.

Qualquer problema que faça com que o trabalhador não apareça como disponível para

os demais pode ser considerado como ‘ausência virtual’. No caso do gestor virtual a situação

é ainda mais complexa porque ele precisa estar “disponível” virtualmente para sua equipe e

Eventos  que  surgiram  com  o  trabalho  virtual  

Eventos  que  envolvem  a  escolha  das  TIC  

Momentos  /  Encontros  presenciais  

Reuniões  Online  

DiMiculdade  em  contatar  pessoas  

Questões  de  horário  

Não  aceitação  do  trabalho  virtual  

todos os demais envolvidos no projeto. Para que o gestor esteja presente no ambiente de

trabalho virtual ele necessita apresentar algum tipo de interação com o mundo externo,

mesmo que seja somente estar online, disponível para eventuais esclarecimentos.

Nesse sentido, e para evitar a percepção de ausência, a G13-V-S-T, por exemplo,

afirma que “no fim do ano passado a gente sentiu a necessidade de eu ter um telefone da

empresa”. Assim, a decisão de agregar mais uma tecnologia de informação como forma de

acesso foi tomada entre ela e seu superior, o diretor da empresa, para complementar a

comunicação, que era feita principalmente por Skype e e-mail.

A maior parte dos entrevistados possui um celular oferecido pela empresa, que

também faz a manutenção, com a inclusão de aplicativos de mercado ou proprietários. “Então,

o celular acaba se tornando uma ferramenta muito útil de trabalho, para a comunicação. Sejam

sistemas ou programas, aplicativos próprios nossos ou os públicos mesmo: Skype, no celular,

o WhatsApp, SMS e aí vai.”(G14-V-R-P).

Uma situação de comunicação está relacionada à escolha da tecnologia apropriada

para se comunicar com cada pessoa – clientes, parceiros, equipe, superior, demais áreas da

empresa - em cada situação. A maior parte das empresas dos entrevistados que possuem

vínculo oferecem os softwares de comunicação para a equipe, especialmente para garantir a

segurança na troca de informações. Cada um dos gestores virtuais entrevistados possui suas

preferências na escolha das tecnologias de comunicação, inclusive com meios diferentes para

cada pessoa com quem se comunica, como afirma o G16-V-F-P:

Eu tenho o celular da empresa, que é 24 por 7, que eu falo com os clientes.

Com a minha equipe no trabalho, da operação, eu já tenho a forma de

trabalho sempre de acionamento por e-mail e telefone. Então, eu falo

bastante com eles. Quando eu estou fora, e-mail e telefone.

Nesse sentido, a G22-SV-R-T normalmente usa o e-mail para tratar com clientes. Usa

também outras formas digitais (sobretudo Skype e WhatsApp) para falar com a equipe e

parceiros. Ela também afirma que “se precisar acelerar o processo, coloco o cliente junto, que

o cliente vai respondendo na mesma hora.” Assim, mesmo que a tecnologia seja mais

informal, o ganho de tempo é justificado e o próprio cliente, segundo a entrevistada, aceita

estar integrado à equipe pelas tecnologias.

As tecnologias móveis, especialmente o telefone celular, são ferramentas de trabalho

bastante usadas por todos os entrevistados, em diferentes momentos. “Hoje em dia o celular é

muito mais do que apenas um sistema de voz, não é? Então, por exemplo, hoje eu integro toda

a minha equipe através do WhatsApp.”(G21-V-F-T). No caso da G4-N-R-T que possui uma

equipe espalhada por diferentes partes do Brasil, ela afirma que “Eu uso muito e-mail. Uso

demais o Google Drive, também, onde a gente consegue criar documentos que outras pessoas

podem editar.”

O G9-V-S-P afirma que “Inclusive, hoje em dia, mesmo quando eu estou no escritório,

a minha equipe, o meu chefe direto, a quem eu me reporto, não fica no Brasil. Então, de

qualquer forma, eu acabo falando com ele por comunicador assim.” Desta forma, não há

como ele, seu superior e sua equipe estarem trabalhando de uma mesma localidade

normalmente, o que faz com que as TIC sejam parte do processo normal de comunicação do

trabalho.

E isso está presente não só para as comunicações formais, mas para todo o tipo de

comunicação. Para o G7-V-R-T, a comunicação informal é feita quase que totalmente por

WhatsApp “Aquelas mensagens rápidas, aquele aviso que você vai ter, aquele lembrete.

‘Lembra de mandar e-mail, não sei o que’. É tudo por WhatsApp, porque as pessoas estão

sempre viajando, estão sempre rodando, então nem sempre estão conectadas.” Muitos dos

entrevistados possuem grupo de comunicação no WhatsApp com sua equipe para troca rápida

de mensagens sobre as questões do trabalho e dos projetos.

Já a G20-SV-R-T prefere outras formas de comunicação pelo computador, “Só que

assim, como eu trabalho em casa, eu tenho o mau hábito de não acionar o meu wi-fi no meu

celular em casa, porque se eu estou no computador, não precisa. Então eu, pessoalmente, não

tenho muito o hábito de usar o WhatsApp”. É interessante notar que ela sabe que as pessoas

usam muito a comunicação pelo aparelho móvel, tanto que considera um ‘mau hábito’ não

utilizar.

Algumas situações podem ser facilmente solucionadas com uma mensagem por

WhatsApp, como contada pela G12-N-R-T, que gerencia equipes de projeto e lida diretamente

com clientes externos, “O cliente tem dúvida, ele me manda um WhatsApp e a gente vai

conversando.” Já outras situações dependem de softwares proprietários e comunicadores

corporativos, além de formalização por e-mail, com o envio de atas. Para Cascio (2003), o

gestor virtual deve saber escolher a tecnologia adequada para cada situação, de forma a

conseguir atingir os resultados esperados, com a participação efetiva de todas as pessoas.

O G3-N-R-T, por exemplo, que atua no relacionamento com clientes externos, optou

por não usar o Skype para suas comunicações, pois não lhe pareceu a forma de contato mais

eficiente. Contrariamente, o G17-V-F-P usa bastante o Skype, pois acha que a possibilidade de

ver a pessoa que está do outro lado diminui a sensação de distância. O mesmo acontece com a

G18-SV-R-T, que prefere fazer todas as reuniões por Skype.

Outra questão dos eventos de comunicação envolve as falhas de tecnologia,

especialmente por problemas de fornecimento. A maior parte dos entrevistados são os

responsáveis pela contratação do serviço de internet utilizado e também por solucionar os

problemas que venham a ter com este serviço. Assim, muitos eventos cotidianos e

interrupções do trabalho acontecem quando há a quebra no fornecimento de internet, como

conta a G18-SV-R-T:

Então, eu já tive problema e foi justamente nessa reunião de planejamento

integrado que a gente fez no Skype. Toda hora caía a conexão e eu recorria

ao celular e tal. E a gente já estava se ajeitando com o que a gente tem. E aí

entra celular e a gente gasta um pouco mais de uma outra tecnologia, que é o

celular, telefone. E se deixar de usar, encerra mais rápido a reunião, se torna

mais objetiva. As trocas não são tão ricas quanto deveriam.

Nesse sentido, o G8-V-R-T possui o comunicador da empresa em seu celular, para

conseguir participar de reuniões mesmo quando não está em casa, ou quando há problemas

com a Internet. Essa decisão foi tomada em conjunto com seu superior, para que ele pudesse

ser contatado, mesmo durante traslados ou fora do horário de trabalho, quando os meios

usuais de comunicação não estão ativos. Tanto ele como as G10-N-R-T e G12-N-R-T

possuem duas contas de Internet, para evitar a falta de conexão. Ao menos um terço dos

entrevistados já ficou mais de um dia sem receber e nem conseguir enviar e-mails. Os

problemas com Skype também são frequentes, com queda e falhas durante a comunicação.

Outra questão colocada por alguns entrevistados é quando o aparelho da outra pessoa

é ruim, especialmente com o uso de fones sem fio ou bluetooth, que perdem o contato ao se

afastar da base (G7-V-R-T; G19-V-F-P).

Grupo 2: Momentos/Encontros presenciais

As situações que envolvem encontros presenciais são eventos significativos para a

maior parte dos gestores virtuais entrevistados. Isso se deve porque os momentos presenciais

passam a significar também quebras no fluxo normal de trabalho virtual.

O fato de trabalhar virtualmente, dentro da própria casa, representa uma melhoria na

qualidade de vida de muitos entrevistados. Isso se projeta no ganho de tempo por não ter o

deslocamento, nem o fato de se arrumar para sair e poder acordar e já iniciar o trabalho

imediatamente, muitas vezes respondendo mensagens durante o café-da-manhã. Nesse

sentido, os momentos presenciais podem atrapalhar e até atrasar o desenvolvimento do

trabalho normal, no sentido de que o tempo de deslocamento se torna tempo não trabalhado,

além do que algumas tarefas se tornam prejudicadas pela ausência do espaço ‘usual’ de

trabalho, como conta o G21-V-F-T: “Mas para mim, reunir a equipe é difícil. Até porque

muitas vezes, quando eu chego no escritório, quando eu resolvo todas as emergências da

manhã e vou para o escritório, os meninos já foram para a rua”. Assim, o momento presencial

representa uma queda de produtividade, por não estar trabalhando nesse tempo, nem mesmo

durante o tempo externo ao seu ‘escritório’ de casa.

Outra questão que foi apresentada por alguns entrevistados é o fato de nunca

receberem os clientes, parceiros e mesmo colegas e subordinados em suas casas. “Os clientes

nunca vem até o meu escritório, que é a minha casa mesmo. Mas, as vezes acontece de termos

reuniões em locais públicos.” (G3-N-R-T) Para a G1-SV-R-T, mesmo o contato com o sócio é

feito sempre em espaços externos.

Os locais de encontros presenciais e o planejamento desses momentos também exigem

escolhas e sacrifícios, com o envolvimento de outras pessoas na decisão e ajuste em

prioridades. Desta forma, um evento desse grupo está relacionado à escolha de locais para as

reuniões presenciais, que pode envolver o uso de parceiros, o aluguel de espaço de terceiros,

uso de escritórios virtuais, ou mesmo ida a cafés e restaurantes. “Na verdade, eu costumo

fazer reuniões em um co-working na Vila Madalena, ou até mesmo em café.” (G4-N-R-T). O

co-working também é uma das soluções utilizadas pela G10-N-R-T.

A G12-N-R-T prefere alugar um escritório virtual para reuniões, quando estas não

podem ser feitas nas dependências do cliente. Diferentemente, o G3-N-R-T possui uma rede

de parceiros para os quais ele pode pedir uma sala quando precisa. Ainda nesse sentido, a

G22-SV-R-T usa o escritório para diminuir o sentimento de solidão por estar todo o tempo

trabalhando de casa.

Às vezes eu vou lá, porque quem trabalha em home office às vezes tem a

vida muito solitária. Então, às vezes o meu escritório me ajuda para dar uma

oxigenada e tal. E além do escritório, eu também participo de um grupo de

empresários, que se encontra toda terça de manhã. Também isso me ajuda a

oxigenar também, porque senão eu fico muito sozinha, não troco com outras

pessoas.( G22-SV-R-T)

Uma outra decisão sobre os momentos e encontros presenciais é saber quais dias e em

quais situações é melhor estar presente fisicamente, ou participar remotamente. Este evento

pode envolver diferentes aspectos e pessoas, como apresentado pela G4-N-R-T “não tendo

um lugar onde eu possa receber tanta gente, prefiro fazer por Skype”.

De outro lado há a necessidade de maior interação com o restante da empresa, que

pode representar a decisão por aumentar o tempo de presença física no escritório, ou definir

uma periodicidade para essas reuniões, como faz a G15-V-F-P “a gente tem reuniões sobre o

projeto ou não, mas mais para a parte corporativa, de 15 em 15 dias.” A G18-SV-R-T, as

vezes, programa seminários para que as pessoas contem as descobertas do projeto que estão

envolvidas.

Nesse sentido, alguns depoentes contaram sobre a necessidade de maior contato social

com colegas, como o G5-SV-R-T, que mudou para o Nordeste por questões pessoais e faz

todo o trabalho remotamente.

Uma coisa boa é quando eu estou fazendo um projeto com amigos, com

pessoas que eu gosto, é a gente parar tudo, fazer um hangout rapidinho,

começar a falar de trabalho e terminar não falando, falando de outra coisa, e

depois voltar para o trabalho, e aí, esse processo criativo, assim, se torna

agradável e supre aquela necessidade do contato, assim, social, né?

(G5-SV-R-T)

Alguns gestores também contaram que chegam a marcar encontros sociais com

colegas e membros da equipe para não perder a proximidade que tinham com as pessoas

quando estavam no escritório.

Grupo 3: Reuniões Online

O terceiro grupo de eventos de comunicação é composto por uma situação

característica do trabalho virtual, que são as reuniões online. As reuniões online ocupam boa

parte do dia do gestor virtual, pois é a principal forma de contato síncrono com os agentes

externos ao ambiente de home office. Para Bell e Kozlowski (2002), esse contato síncrono traz

sensação de maior proximidade para as pessoas que trabalham remotamente, sendo essencial

para o fortalecimento de laços e aumento da confiança.

As reuniões online podem ser pré-agendadas, ou de emergência, muitas vezes de

poucos minutos, para solucionar questões pontuais ou mesmo para tirar dúvidas e

acompanhar as atividades cotidianas. “Então, às vezes você tem aqui um espaço de dois

minutos na sua agenda. Então, tu sempre podes jogar um convite, por exemplo, para vir em

uma reunião como essa, naquele espacinho de tempo” (G8-V-R-T). Por serem tão centrais do

trabalho do gestor virtual, qualquer situação que possa acontecer envolvendo as reuniões

online possui destaque.

A G18-SV-R-T criou um grupo de discussão com sua equipe. Eles tinham reuniões

sistemáticas, com a discussão de um dos temas do projeto, para a solução de questões e

desenvolvimento de alternativas.

E ficou muito legal, a gente ia trocando, através de Skype e eu ia montando o

material. Depois fizemos uma síntese de todas as ideias e cada um

apresentou através do Skype, criamos um grupo e cada um apresentava a sua

ideia. Foi legal. (G18-SV-R-T)

Um evento das reuniões online diz respeito sobre a quantidade de pessoas conectadas

simultaneamente para que a reunião possa ser considerada produtiva. Se em uma reunião

presencial muitas vezes são chamadas pessoas que não estão diretamente relacionadas aos

assuntos tratados, em uma reunião online isso é algo que pode comprometer toda a reunião,

tornando a rede mais carregada e ocupando tempo de outras pessoas que não precisariam.

“Por exemplo, o Skype não é bom para fazer conferência com muita gente. Embora ele seja

bom, uns, dois, três, podem. Começam quatro ou cinco, começa a dar “tilt” no Skype.”

(G12-N-RT).

Mesmo o processo de agendamento de reuniões e convocação algumas vezes pode ser

considerado um evento, com diferentes variáveis à serem consideradas, como o horário de

trabalho do outro, envio de solicitação e tempo para confirmação, entre outros fatores.

Todo o processo de acompanhamento e integração da equipe muitas vezes acontece

em reuniões online. A falta de laços sociais, para Mihhailova et al (2011) pode trazer maiores

desentendimentos e conflitos entre os membros da equipe. Nesse sentido o G16-V-F-P conta

que “Eu perco a vantagem da sinergia com as equipes que estão próximas durante o trabalho,

eu tenho que ficar acionando-os por telefone ou por e-mail.” O G17-V-F-P complementa que,

para as equipes de venda, o bom resultado de um, afeta a energia de toda a equipe que está

próxima. Ele acredita que isso fica prejudicado quando as pessoas não estão no mesmo

ambiente.

Outro evento relacionado às reuniões online é saber qual o encaminhamento a ser

dado quando há problemas, especialmente com as TIC, que impossibilitam o gestor, ou a

outra parte de se conectar para realizar, ou pelo menos acompanhar a reunião.

Há muitas situações também que fazem com que alguma das partes perca a conexão

no meio da reunião e não consiga retornar. Os encaminhamentos a serem dados após as

reuniões também geram outros eventos, com a formalização de decisões, atas, criação de

documentos compartilhados de compromisso durante as reuniões, entre outras situações.

A flexibilidade do trabalho virtual também faz com que as pessoas tenham diferentes

horários de disponibilidade, o que leva algumas pessoas a terem horário de trabalho

expandido para acomodar diferentes reuniões. Algumas reuniões online podem acontecer em

horários e locais considerados ‘impróprios’, ou que não são previstos para serem horários de

trabalho.

Então, quando você esquece alguma janelinha aberta na sua agenda, às vezes

entra uma reunião muito importante e era um tempo que você estava de

repente se deslocando de algum lugar para o outro, você acaba tendo que

abrir isso no meio do shopping, gastar uma ligação do celular, arrumar um

lugar que não tenha barulho, pôr fone de ouvido. (G8-V-R-T).

O conflito de horários de reuniões é bastante comum para, pelo menos, quatro

depoentes, inclusive com a situação de ter mais de uma reunião acontecendo

simultaneamente. Para o G8-V-R-T é comum “ter que desligar uma reunião, parar no meio de

uma para resolver outra”. Outros gestores também chegaram a acompanhar mais de uma

reunião ao mesmo tempo, ou pedir que alguém da equipe realize uma das reuniões em seu

lugar.

As reuniões online são um dos principais pontos de conflito de horário pois, se por um

lado pode haver uma programação, por outro, se não houver o controle da agenda, os horários

podem se encavalar. Diferentemente do presencial - em que a pessoa da próxima reunião teria

que esperar na recepção - no caso do trabalhador virtual, a solicitação para conectar-se à

próxima reunião vem no momento marcado e, muitas vezes, não há como se fazer esperar.

Muitas reuniões acontecem também fora do horário de trabalho regular, especialmente

se há fornecedores freelance, como acontece com a G4-N-R-T; ou são contatos de outros

países – com diferentes fusos horários - como os gestores G8-V-R-T, G9-V-S-P e G19-V-F-P.

Neste caso, pela facilidade de conectar-se com a pessoa pelas TIC, o gestor virtual muitas

vezes se vê tendo que fazer reuniões em locais inadequados, horários diferenciados e mesmo

durante outras atividades, profissionais ou não.

Diferentemente das reuniões das equipes presenciais, nas equipes virtuais é comum ter

pessoas de diferentes localidades, mesmo que não sejam equipes globais. Assim, um dos

problemas encontrados pelos entrevistados que possuem contato com pessoas que falam

outros idiomas (como o G7-V-R-T) é a dificuldade de acompanhar reuniões online em que a

língua seja diferente da língua materna do gestor, ou mesmo quando há pessoas de diferentes

sotaques não nativos, falando inglês.

São reuniões que tem que prestar atenção porque eu falo bem inglês mas as

pessoas falam muito rápido e por telefone a qualidade da voz não está 100%.

Tem que focar o tempo inteiro. Então uma coisa que tem acontecido muito

no meu dia-a-dia são reuniões em inglês, 3, 4 vezes por semana, 3 horas,

mais ou menos, cada uma. Que a gente tem que ficar focado o tempo todo.

(G7-V-R-T)

Alguns gestores virtuais entrevistados mencionaram que fazem outras atividades ao

mesmo tempo em que acompanham uma reunião. Como responder e-mails, revisar materiais e

fazer tarefas que exijam menos concentração.

Grupo 4: Dificuldade de contatar pessoas

Um dos eventos que é muito comum na fala dos entrevistados diz respeito à

dificuldade de encontrar, ou mesmo de entrar em contato com a pessoa que precisa. Essa é

uma dificuldade que existe no home office e que as empresas que buscam se estruturar para

No documento GESTORES VIRTUAIS E OS EVENTOS DO COTIDIANO DE TRABALHO EM UM CONTEXTO DE HOME OFFICE (páginas 138-150)