Formas e meios de comunicação

O ato comunicativo no âmbito organizacional desenvolve-se sob variadas formas, com recurso a diversos meios ou instrumentos e com distintos níveis de formalidade. Os meios disponibilizados pela organização para a concretização do processo comunicativo são recursos que se complementam entre si, com o fito de prover, da forma mais eficaz e eficiente possível, a informação adequada aos destinatários.

4.1.4.1 Comunicação formal e informal

As formas de comunicação organizacional diferenciam-se essencialmente em dois tipos: formal e informal. O primeiro respeita à interação entre os membros da organização em consonância com a estrutura organizacional, enquadrando toda a informação que circula percorrendo a estrutura organizacional (i.e. circulares internas, ordens de serviço, relatórios e restantes comunicações de caráter oficial).

O segundo tipo de comunicação - informal - decorre, segundo Sekiou et al. (2009), do “desejo natural de partilhar ideias, experiências e de estabelecer relações” (p. 563), segundo os estilos remanescentes que não se enquadram na categoria formal. Exercendo grande influência em todos os escalões da organização, tem a faculdade de complementar o nível formal de comunicação e influenciar a sua aceitação. “As comunicações informais condicionam o êxito das comunicações formais, uma vez que criam relações mais humanas, mais sensíveis à receção da mensagem de uma comunicação formal” (p. 563).

A comunicação informal permite complementar e preencher os aspetos que a via formal não cumpriu, reforçando-a devido à maior proximidade com os destinatários e exibindo a

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potencialidade de “explorar oportunidades de eficácia direta e de corrigir determinados riscos de ineficácia” (Sekiou et al., 2009, p. 564).

A conjugação dos dois tipos de comunicação com a identificação dos meios, conteúdos e da linguagem mais adequada para cada público-alvo comporta uma questão crítica para a eficácia da transmissão da mensagem. Contudo, o sucesso da sua combinação carece de um bom conhecimento da cultura e do perfil dos destinatários.

4.1.4.2 Canais e meios de comunicação

A intenção de transmitir uma mensagem materializa-se com recurso a canais e instrumentos ou meios de comunicação. A informação é veiculada através destes suportes, em concordância com o estilo ou forma de comunicação mais adequados.

Apesar de entendidos frequentemente como sinónimos, os meios instrumentais utilizados para transmitir a comunicação e os respetivos canais dessa comunicação reportam-se a realidades distintas. De acordo com Sekiou et al. (2009), um canal de comunicação refere-se ao “meio pelo qual a mensagem é transmitida, ou seja, o caminho seguido pela mensagem para chegar ao recetor” (p. 556), consistindo no “meio físico pelo qual o sinal é transmitido” (Freixo, 2012, p. 234), que tem sempre de existir para possibilitar o transporte da mensagem. Nessa perspetiva, Sekiou et al. (2009) distinguem os canais de informação naturais diretos (e.g. conversa entre duas pessoas), dos canais artificiais que “necessitam de meios técnicos adaptados a cada situação, (e.g. telefone, internet)” (p. 556), diferenciando-se, assim, pelo tipo de codificação da informação (e.g. oral, escrita).

Nas organizações, a eficácia comunicacional é sensível à seleção desta estrutura, porquanto, uma apropriada seleção e adequação dos canais e meios de comunicação deve considerar a cultura, perfil dos destinatários e até as subculturas profissionais, ou correrá o risco de ser desvalorizada tornando-se ineficaz. Este facto retira universalidade à forma de comunicar a partir do momento em que exista divergência de interesses, diversidade de linguagem ou até diferentes níveis de especialização técnica.

Os instrumentos ou meios utilizados para transmitir as mensagens ao público interno dividem-se em três grandes grupos - meios eletrónicos, meios impressos e interpessoal ou face-a-face:

[140]  Meios Eletrónicos

Aqui se enquadram todos os media com suporte tecnológico desde o tradicional telefone e fax, até aos mais recentes recursos de tecnologias de informação que utilizam o e-mail, intranet, videoconferências, portais, blogs, chats e fóruns.

As novas Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) possibilitam uma maior velocidade de transmissão e a capacidade de divulgação simultânea e rápida por um elevado número de recetores (e.g. circuitos internos de radio e televisão). A utilização dos meios eletrónicos de comunicação, atualmente generalizada na maioria das organizações, é uma opção que traz vantagens ao nível relacional e que, de acordo com White et al. (2010), “se cuidadosamente utilizada pode nivelar a estrutura hierárquica tradicional da comunicação” (p. 80), conferindo a impressão de comunicação direta com o topo da organização.

 Meios impressos

São todos os que utilizam papel impresso, relacionados com todos os periódicos e avisos que circulam na organização;

o Quadro de avisos ou jornal mural: Colocado em pontos estratégicos da área de trabalho, serve para afixar informação importante para a comunidade organizacional; o Publicações periódicas: Impressas em formato de revista ou jornal, seguem uma linha editorial com periodicidade fixa, geralmente com distribuição individual. Divulgam eventos que a organização patrocine ou em que participe, dão a conhecer os vários setores da empresa através de entrevistas com os seus responsáveis e colaboradores, anunciam novas tecnologias ou aprofundam conhecimentos;

o Cartaz mural ou mini-door: O formato mini-door (i.e. cartazes outdoor na dimensão de folha individual), é muito utilizado para publicitar em pontos de passagem estratégicos, campanhas, workshops, eventos ou projetos internos da organização.  Interpessoal ou face-a-face

A comunicação nas organizações começa por se desenvolver diretamente entre os próprios indivíduos que a incorporam. Estes comunicam entre si, tanto pela forma verbal como não-verbal, quando recorrem à linguagem gestual, posturas corporais ou expressões faciais. O facto de requerer a presença física dos envolvidos propicia a interação que pode ocorrer informalmente ou formalmente no contexto de reuniões, conferências, congressos, eventos organizacionais, seminários ou workshops.

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Na rotina diária, a comunicação interpessoal que engloba mais de dois intervenientes processa-se segundo múltiplas orientações e configurações, tendo interesse identificar a forma como se processa esta circulação de informação, que permite extrair pistas, nomeadamente, sobre o peso dos circuitos informais na dinâmica comunicacional.