Todas as ações administrativas destinam a alcançar um objetivo, atingir uma meta ou resultado. Essas atividades estão relacionadas com a eficiência (a ação) e o que se pretende alcançar é a eficácia (o resultado). Como aponta Silva (2008, p. 17), “a eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa; refere-se à relação entre as ‘entradas’ e ‘saídas’ num processo” e, quanto mais saídas são obtidas com essas entradas, maior o grau de eficiência encon- trada. Já a eficácia está relacionada ao alcance dos objetivos e relacionada com a realização das atividades que provoquem o alcance dessas metas.
“Eficiência é operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados” (SILVA, 2008 p. 17).
“Eficácia significa fazer as coisas certas do modo certo no tempo certo” (SILVA, 2008 p. 18). Figura 10: Inter-relação entre eficiência e eficácia
Fonte: adaptada de Silva (2008)
Porém, conforme afirma o autor Silva (2008, p. 18), “não basta ser eficiente; é preciso ser eficaz. Só se é eficaz, todavia, sendo eficiente, isto é, os resultados só serão alcançados se se trabalhar para isto”. O Quadro 2 representa algumas dife- renciações entre eficiência e eficácia.
eFICIÊnCIA eFICÁCIA
• Ênfase nos meios • Ênfase nos resultados
• Realização das tarefas • Alcance dos objetivos
• Resolução de problemas • Acerto na solução proposta
• Treinamento de funcionários • Trabalho realizado corretamente Quadro 2: Elementos diferenciais entre eficiência e eficácia
As grandes fábricas e a preocupação com a eficiência atraíram a atenção de pessoas que lançaram as bases da ciência econômica e das teorias da administração. Adam Smith foi uma dessas pessoas que mostraram grande interesse por questões de natureza administrativa. Sua análise de fabricação de alfinetes, com a qual faz a apologia da divisão do trabalho, é uma contri- buição clássica para o entendimento das características, vantagens e pro- blemas criados pela Revolução Industrial. Ele observou que, na fabricação de alfinetes, a produtividade do trabalhador individual havia aumentado 240 vezes. No entanto, o trabalhador era ignorante e embotado. Em seu livro Elements of political economy, James Mill aponta a necessidade de reduzir ao mínimo o número de tarefas de cada trabalhador, a fim de aumentar a velocidade e a eficiência. Mill também se antecipou aos problemas que se- riam atacados por Taylor, ao sugerir que tempos e movimentos deveriam ser analisados e sistematizados para produzir a combinação mais eficiente.
Fonte: Maximiano (2004, p. 94). os Níveis da Administração Repr odução pr oibida. A rt . 184 do C ódigo P enal e L ei 9.610 de 19 de f ev er eir o de 1998. 42 - 43
OS NÍVEIS DA ADMINISTRAÇÃO
Até a década de 70, era comum empresas com mais de 10 escalões gerenciais (diretores, vice, assessores, gerentes, vice-gerentes, gerente de departamento, gerente de seção, supervisores, mestre, líderes de turma etc.). O processo admi- nistrativo e a comunicação eram extremamente fragmentados nessas estruturas. Nos anos seguintes, e com maior velocidade na década de 80, ganhou força o processo de downsizing, que provocou a diminuição das hierarquias, reduzindo a três ou quatro níveis efetivos, e dos anos 90 em diante, tornaram-se comuns pirâmides achatadas com três níveis: alta administração, gerência intermediá- ria e supervisão de primeira linha (MAXIMIANO, 2004).
Os administradores realizam o mesmo conjunto de funções, e essas são rea- lizadas nos três níveis na organização: no topo (alta administração), no nível intermediário (gerência intermediária) e na área operacional (supervisão de primeira linha). No topo, os administradores são classificados como da alta admi- nistração, no nível médio e intermediário são classificados como sendo gerentes
VISÃO GERAL DA ADMINISTRAÇÃO Repr odução pr oibida. A rt. 184 do C ódigo P enal e L ei 9.610 de 19 de f ev er eir o de 1998.
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de média complexidade e no nível operacional são classificados como sendo per- tencentes da administração operacional, por exemplo, as supervisões e chefias. Todos esses níveis são considerados administrativos ou gerenciais por estarem diretamente ligados às suas atividades outras pessoas das quais dependem para consecução das atividades (SILVA, 2008; MAXIMIANO, 2004).
De acordo com Silva (2008):
■ A alta administração encontra-se no topo da pirâmide e é representada pela alta direção ou diretoria (presidente e diretorias) responsável por dire- cionar, desenvolver políticas, estratégias e estabelecimento de metas que são repassadas aos níveis hierárquicos. Representa a organização perante a comunidade, o governo e outras organizações.
■ A média administração está no nível médio da pirâmide organizacio- nal, é conhecida como gerência de departamento ou gerência de setor. Estes planejam, organizam, dirigem e controlam outras atividades de uma unidade ou subunidade coordenando as atividades de outros gerentes, de primeiro nível, e outras pessoas não gerentes, como por exemplo recep- cionistas e assistentes administrativos.
■ A administração operacional compreende o primeiro nível e é direta-
mente responsável pela produção de bens e serviços. Constituída por gerentes de venda e chefes de seção, este nível representa a ligação entre produção ou operações de cada departamento e a maior parte do tempo gasto pela administração operacional é com a supervisão de pessoas na execução das tarefas.
Além desses três níveis, tem o pessoal não administrativo, representado pelos trabalhadores da linha de frente que não têm posição gerencial. Estes se reportam aos gerentes operacionais e são responsáveis pela execução das tarefas básicas decorrentes da divisão de trabalho.
De acordo com Silva (2008), outra maneira de classificar os níveis admi- nistrativos é:
a. Estratégico, que também corresponde à alta Administração, determinando
objetivos a serem atingidos a longo prazo e a direção para a organização como um todo.
Competências, Habilidades e Papéis do Administrador Repr odução pr oibida. A rt . 184 do C ódigo P enal e L ei 9.610 de 19 de f ev er eir o de 1998. 44 - 45
b. Tático, correspondendo à média administração ou também chamado de
gerência intermediária, como aponta Maximiano (2004), coordenando e decidindo que produtos ou serviços serão produzidos no médio prazo.
c. Operacional, que corresponde à supervisão, ou também chamado de
supervisão de primeira linha, de acordo com Maximiano (2004), coor- denando a execução das tarefas de todo o pessoal operacional. A Figura 11 representa esses níveis e suas classificações.
NÍVEIS DA ADMINISTRAÇÃO Estratégico Tático Operacional Alta Administração (Diretoria) Média Administração (Gerência) Administração operacional (Supervisão) Pessoal não administrativo
(pessoal de operações)
Estabelecimento de objetivos, política e estratégias organizacionais.
Implementação das tarefas administrativas, coordenação e solução de conflitos.
Direção e supervisão do trabalho do pessoal operacional, nos processos de produção.
Uso das habilidades técnicas para a realização das várias tarefas e atividades da organização.
Figura 11: Níveis da Administração
Fonte: elaborada pela autora com base em Maximiano (2004) e Silva (2008)