4.1.3 – PRESTAÇÃO DE CONTAS, SISTEMA DE CONTROLO INTERNO E CERTIFICAÇÃO DA QUALIDADE

Anteriormente à aprovação do POCAL, o sistema contabilístico da CME baseava- se estritamente no regime de caixa, de forma a dar cumprimento às regras orçamentais. As operações realizadas envolviam apenas fluxos financeiros, ou seja, os registos contabilísticos restringiam-se a pagamentos e recebimentos, em regime unigráfico.

Com a aprovação do POCAL, em 1999, o novo sistema contabilístico da CME teve que passar a integrar a contabilidade orçamental, a patrimonial e a de custos.

Neste contexto, no ano de 2000, a CME encetou procedimentos internos, que se traduziram em profundas transformações organizativas na sua estrutura administrativo-financeira, nomeadamente a aquisição de software específico, denominado Sistema Integrado de Gestão Municipal (SIGMA), a contratação de dois técnicos superiores de contabilidade, bem como de um técnico superior de informática, tendo como principal objetivo a adequação técnica às novas

Em 12 de novembro de 2001, a CME aprovou o sistema de controlo interno, para dar cumprimento ao estabelecido na alínea a), do nº7, do artigo 64ª, da Lei nº 169/99, de 18 de setembro, bem como ao mencionado no ponto 2.9.3, do POCAL. Este regulamento entrou em vigor na referida entidade a 1 de janeiro de 2002. Conforme referido no nº1, do artigo 1º do sistema de controlo interno da CME, este documento “() visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável”. Tem também como propósito “() assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos” (nº2, do artigo 1º, do sistema de controlo interno da CME).

A mencionada norma de controlo interno não sofreu, até à presente data, qualquer atualização. Contudo, verificamos que nos documentos de prestação de contas da Autarquia em estudo, referente ao ano de 2010, a organização interna da entidade foi alterada, nomeadamente a estrutura orgânica, em 10/01/2011, o quadro de pessoal e a restruturação de serviços, em 26/05/2004.

Na nossa perspetiva, julgamos que as alterações verificadas no ano de 2004, que estão refletidas no preâmbulo do Regulamento Interno dos Serviços, Estrutura Orgânica e Quadro de Pessoal, nomeadamente a “() transferência de competências da Administração Pública, que implicam a existência de novas funções, e a necessidade de se criar uma estrutura mais aligeirada e menos burocrata ()”, teriam constituído, nessa data, uma razão plausível para que a entidade procedesse à atualização do sistema de controlo interno.

Quanto às alterações da estrutura orgânica verificadas em 2011, parece-nos que seria conveniente a CME atualizar a norma de controlo interno, uma vez que já decorreram 10 anos desde a data da sua aprovação.

O referido sistema de controlo interno está a ser cumprido pelos serviços municipais, mediante a disponibilização de manuais de procedimentos, fluxogramas (referentes, por exemplo, às receitas, despesas, cheques, faturas, entre outros) e instruções de trabalho, por parte da divisão económica e financeira da CME.

É de salientar que os mencionados documentos vão sendo atualizados, tendo em conta os requisitos exigidos por novos normativos legais.

A partir do mês de abril de 2002, a CME passou a adotar, exclusivamente, o POCAL, tendo aprovado o Inventário e o Balanço Inicial, à data de 01/01/2002, em 18 de abril de 2002 (aprovado em Assembleia Municipal em 30/04/2002). Foi neste mesmo ano que a entidade elaborou e apresentou o primeiro relatório de prestação de contas, segundo o preconizado no mencionado sistema contabilístico.

Relativamente à elaboração do Inventário e Balanço inicial, constatámos que a CME não recorreu a qualquer entidade externa no sentido de proceder ao arrolamento e consequente valorização do património municipal. No caso do arrolamento dos bens móveis e imóveis, propriedade da referida entidade, o trabalho foi realizado por todos os serviços municipais.

Quanto à avaliação do imobilizado, os serviços municipais notaram que determinados bens não estavam registados na contabilidade pelo seu custo de

aquisição5, pelo que foi criada uma comissão de avaliação pluridisciplinar

(nomeada em reunião de Câmara Municipal no dia 18 de setembro de 2000), constituída por técnicos municipais especializados nas áreas de contabilidade, economia, direito e engenharia, no sentido de possibilitar a fixação de valores o mais próximo da realidade.

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De acordo com o preconizado no capítulo 4 do POCAL, o ativo imobilizado deve ser mensurado ao custo de aquisição ou ao custo de produção, estabelecendo como critério valorimétrico alternativo, a adoção do valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definido nos termos legais.

A primeira reunião de trabalho da referida comissão foi realizada em fevereiro do ano de 2002, onde foram constituídos grupos de trabalho, responsáveis pelas seguintes áreas:

• escolas e edifícios municipais;

• rede viária (estradas, arruamentos e águas e saneamento); • jardins e praças públicas;

• terrenos;

• bens móveis – equipamento de transporte e equipamento básico; • bens móveis – equipamento administrativo;

• bens móveis – ferramentas e utensílios; • fundos documentais (livros).

Nessa mesma reunião, foram ainda decididos critérios técnicos de avaliação, por área, tendo a mencionada comissão de avaliação optado por avaliar os bens do

património municipal pelo seu justo valor6.

De acordo com as notas explicativas da classe 5 – Fundo Patrimonial, do POCAL, a conta patrimonial 51 – Património regista “() os fundos relativos à constituição da entidade, resultantes dos activos e passivos que lhe sejam consignados, bem como as alterações subsequentes que venham a ser formalmente autorizadas. No caso das entidades já constituídas, considera-se que o valor desta conta, na abertura do primeiro ano em que vigora o POCAL, é equivalente à diferença entre os montantes activos e os passivos e das importâncias reconhecidas das restantes contas da classe 5”.

Neste sentido apresentamos na página seguinte o gráfico 1, que demonstra a evolução da conta 51 – Património da CME, no período compreendido entre 01/01/2002 a 31/12/2010.

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Segundo o nº 2, da Diretriz Contabilística nº13 (conceito de justo valor), “Justo valor é a quantia pela qual um bem (ou serviço) poderia ser trocado, entre um comprador conhecedor e interessado e um vendedor nas mesmas condições, numa transacção ao seu alcance”.

Gráfico 1 – Evolução da conta 51 – Património da Câmara Municipal de Estarreja

FONTE: Elaboração própria com base nos balanços dos anos 2002 a 2010 da Câmara Municipal de Estarreja.

Constatamos que à data de 01/01/2002, o património inicial apresenta um valor negativo de 1.719.325,56€. Esta situação prende-se com o atraso verificado na valorização dos ativos da CME aquando da elaboração do Inventário e Balanço Inicial, à data de 01/01/2002. A partir daí a tendência tem sido positiva, fruto das atualizações constantes dos valores ativos, sendo o valor à data de 31/12/2010 de 31.096.583,05€.

Após análise ao gráfico 1, podemos concluir que a CME envidou esforços no sentido de atualizar o valor contabilístico do seu património municipal. Desta forma, concluímos ainda que o balanço anual reflete a realidade económica e financeira fidedigna da entidade, no que diz respeito à sua situação patrimonial. Dos objetivos estratégicos da CME, podemos referir a modernização administrativa, o rigor na gestão e o desenvolvimento económico e financeiro, bem como a preocupação em implementar a certificação da qualidade.

O processo de certificação da qualidade teve início no mês de março do ano de 2005, tendo a referida entidade começado por elaborar um plano de implementação, onde foram delineadas seis fases para a sua concretização e respetiva calendarização, conforme demonstramos no quadro 5.

Quadro 5 – Plano de implementação do sistema de gestão da qualidade na Câmara Municipal de

Estarreja

FASE DESCRIÇÃO CALENDARIZAÇÃO

1ª

Apresentação do plano de implementação da qualidade.

Consciencialização e decisão por parte dos órgãos de gestão (executivo) de que a qualidade é um ponto fulcral para a modernização administrativa/autárquica.

Março/2005

2ª

Criação de um conselho da qualidade, constituído pelo executivo, gestor da qualidade, chefias do departamento e das divisões municipais, setores de informática e de comunicação. Aprovação da política da qualidade da CME.

Maio/2005

3ª Inclusão dos funcionários no processo de certificação da qualidade. Dezembro/2005

4ª

Análise dos processos de trabalho anteriores à fase de implementação da certificação da qualidade, reunir documentação no âmbito da certificação (por exemplo: elaborar o manual da qualidade) e processo de pré-certificação.

Junho/2006

5ª Autoavaliações, auditorias internas, ações corretivas e preventivas, auditorias

externas e certificação. Dezembro/2006

6ª

Avaliação dos resultados e do desempenho, auditorias externas de acompanhamento, implementação de medidas corretivas e preventivas, planeamento e melhoria.

Ano de 2007

FONTE: Elaboração própria com base numa apresentação da Câmara Municipal de Estarreja.

A CME recorreu à empresa “Tecnin – Trainning, S.A.”, cuja prestação de serviços consistiu no apoio à implementação do sistema de gestão da qualidade, nomeadamente na elaboração do manual da qualidade, mapas dos processos, procedimentos, instruções de trabalho, modelos e registos. Visou também preparar a entidade para a auditoria de concessão da certificação da qualidade, em maio do ano de 2007, pela empresa “Lusaenor, Lda.”.

Neste sentido, a CME passou a ser certificada pela norma de aplicação: NP EN ISO 9001:2000 (atualmente NP EN ISO 9001: 2008), a partir do dia 17/07/2007 (certificação válida até ao dia 17/07/2010), correspondendo ao primeiro ciclo de certificação.

No âmbito do segundo ciclo de certificação do sistema de gestão da qualidade, no mês de abril do ano de 2010, a referida empresa “Lusaenor, Lda.” realizou uma auditoria de acompanhamento, tendo renovado a certificação da qualidade da CME até ao dia 17/07/2013.

Atualmente, o sistema de gestão da qualidade da CME conta com 38 processos

certificados7, abrangendo cerca de 215 funcionários.

Por último, no que diz respeito aos três subsistemas de organização de informação (orçamental, patrimonial e de custos), o único subsistema que ainda não se encontra em pleno funcionamento na CME é o da contabilidade de custos. Contudo, a referida entidade está a reunir esforços nesse sentido, nomeadamente no que diz respeito à centralização de informação na aplicação informática de contabilidade, mediante informação produzida pelas outras aplicações, como por exemplo: recursos humanos, gestão de imobilizado, gestão de máquinas e gestão de atividades municipais.

A entidade prevê que no ano de 2012 o referido subsistema do POCAL esteja a funcionar em pleno, para que seja possível a sua integração nos restantes subsistemas – contabilidade orçamental e contabilidade patrimonial.