Fase 3 – Estrutura

No Quadro 12 são apresentadas as etapas que compõem a Fase 3 – Estrutura e na seqüência, o seu detalhamento.

FASE 3 – ESTRUTURA

Etapas Descrição

Definição da estrutura física

Nesta etapa define-se o local onde o observatório ficará alojado, devendo ter, portanto, estrutura física adequada para a sua instalação (sala, computador, mesa, telefone, impressora, software, internet etc.).

Definição dos recursos humanos

Trata-se da constituição da equipe de operacionalização do observatório, considerando as competências necessárias às atividades desempenhadas pelo observatório.

Definição da plataforma de serviços

Etapa onde são definidos o perfil dos serviços e dos usuários; os níveis de acesso; as funcionalidades do observatório; o sistema de informação; a arquitetura do sistema; os módulos do sistema e a disponibilização de conteúdos; a base tecnológica do sistema; a arquitetura de segurança dos dados.

Comunicação

Elaboração de plano de comunicação

Diz respeito a elaboração de um plano de comunicação para o observatório, visando identificar as formas de comunicação com o mercado e os usuários. São definidas também, as estratégias e ações a serem utilizadas para divulgar os produtos/serviços gerados, bem como mostrar a importância do observatório para as empresas do setor. É importante criar uma marca visual do observatório, para associá-la aos produtos/serviços oferecidos, gerando visibilidade e credibilidade ao mesmo.

Definição da mídia de comunicação

Trata-se do desenvolvimento de uma mídia de comunicação que permita ao observatório se comunicar com o mercado e seus usuários. Pode-se desenvolver um portal, que servirá para disponibilizar os produto/serviços de informação gerados; pode- se utilizar fóruns, chats, dentre outros, a fim de estabelecer a interatividade entre os observatório e seus usuários.

Quadro 12 – Fase 3: Estrutura

Importante mencionar que a existência de um local físico, onde o observatório ficará alojado é fundamental para a promoção da sua identidade. Este fato, associado a um bom plano de comunicação fará com que o observatório consiga difundir a sua marca e imagem perante o público a que se destina.

Quanto à equipe responsável pelo desenvolvimento das atividades do observatório, para o início do funcionamento do mesmo, pode ser montada uma equipe mais enxuta e, na medida em que mais produtos/serviços de informação forem oferecidos, novos profissionais podem ser incorporados à equipe. De imediato, se faz necessária a indicação de um coordenador (ou gestor) do observatório, que junto com o comitê gestor e o conselho consultivo, participará no planejamento das atividades de operacionalização do observatório. Após definida a equipe necessária para executar as atividades definem-se as atribuições de cada integrante.

Algumas habilidades são necessárias às pessoas que irão compor a equipe executora das atividades do observatório. São elas: conhecimentos em gestão da informação, economia, estatística, informática (programadores, analistas), análise do mercado, comunicação, inteligência competitiva, conhecimento do setor, dentre outras.

No Quadro 13, apresentam-se algumas competências e atribuições desejadas para a formação da equipe que irá desenvolver as atividades do observatório. Salienta-se que esta é uma proposição de competências, que deve ser avaliada no momento da definição da equipe. Considera-se que esta seja uma equipe ideal, mas não significa que deve ser composta desta forma. Outras competências podem ser necessárias, dependo do foco de atuação do observatório, dos tipos de produtos/serviços de informação a serem oferecidos e da disponibilidade de recursos para a contratação dos profissionais.

.Competências e atribuições da equipe de operacionalização do observatório Coordenador

Competências Atribuições

Formação superior, com pós-graduação em área afim de atuação do observatório ou experiência profissional relevante (administração, economia, engenharias, gestão do conhecimento, biblioteconomia, ciência da informação, ou inteligência competitiva). Facilidade de comunicação

e relacionamento pessoal.

Conhecimentos do idioma Inglês (leitura e escrita). Habilidade na condução de reuniões, na liderança de equipe e na condução de trabalhos em grupo.

Responsável pelo funcionamento do observatório, devendo desenvolver, no mínimo, as seguintes atividades: elaborar em conjunto com o comitê gestor as regras funcionais e organizacionais do observatório; participar de reuniões de trabalho; desenvolver cronograma e plano de trabalho para o desenvolvimento das atividades; coordenar o planejamento do observatório, conduzindo as reuniões de planejamento; ser o animador da rede do observatório; responsabilizar-se pela gestão dos recursos físicos, humanos e financeiros alocados no observatório; elaborar e apresentar relatórios de acompanhamento dos trabalhos, de acordo com os cronogramas e planos de trabalho desenvolvidos.

Analista de inteligência competitiva

Competências Atribuições

Formação superior em área afim de atuação do observatório ou experiência profissional relevante (administração ciência da informação, economia, engenharias, gestão do conhecimento ou inteligência competitiva). Domínio de ferramentas de informática, técnicas de pesquisa e coleta de dados. Facilidade de comunicação e relacionamento pessoal. Habilidade na condução de reuniões e facilitação de trabalhos em grupo. Conhecimento do setor; capacidade para realizar diagnósticos setoriais e empresariais; capacidade de análise e de formulação de estratégias de mercado; raciocínio lógico, visão analítica, curiosidade, visão de futuro.

Orientar os assistentes de informação na coleta, tratamento e disseminação das informações sobre o setor que é responsável; acompanhar as tendências de mercado, tecnológicas, de processos e regulatórias; monitorar a concorrência; acompanhar o desempenho das empresas; identificar necessidades das empresas; propor ações, medidas ou atividades para superá-las; identificar novas oportunidades; identificar eventos de interesse do observatório; realizar levantamentos ou estudos sobre as novidades do setor; articular-se com a rede de inteligência; analisar as informações coletadas sobre o APL; realizar ou atualizar as análises diagnósticas das instituições do APL; estudar a realidade das instituições que fazem parte do público-alvo direto do setor, seus produtos, processos, etc; apresentar os resultados gerais e consolidados das análises e diagnósticos; definir critérios para o mapeamento e levantamento das fontes de informação; planejar a coleta das informações; apresentar e discutir os resultados das pesquisas realizadas; elaborar e disseminar junto ao público-alvo do observatório,

relatórios que contenham conclusões e

recomendações tecnicamente embasadas,

relevantes, de alto impacto, coadunadas com os desafios, oportunidades, ameaças e barreiras impostas ao setor e com argumentos que instiguem os atores do APL a efetivamente tomar decisões.

Assistente de informação - Gestão da informação

Competências Atribuições

Formação superior, graduação em biblioteconomia e experiência na busca e disseminação de informações, registro, catalogação, indexação, taxionomia e atividades correlatas. Domínio de ferramentas de informática, técnicas de

Realizar a busca de informações, organizar, compilar e catalogar informações, criar taxionomia para indexação de informações, organizar e manter atualizado acervo de publicações técnicas necessárias a cada setor. Buscar e acessar fontes de informação, fazer a clipagem das informações

pesquisa e coleta de dados, facilidade de comunicação e relacionamento pessoal. Preferencialmente com domínio em leitura do idioma Inglês.

veiculadas em publicações de interesse do setor.

Assistente de informação - Comunicação

Competências Atribuições

Formação superior, graduação em comunicação social/jornalismo ou administração com foco em marketing, ou publicidade e propaganda. Experiência em elaboração de textos com foco empresarial (boletins informativos newsletter). Domínio de ferramentas de informática, técnicas de pesquisa e coleta de dados, facilidade de comunicação e relacionamento pessoal. Desejável com domínio em leitura do idioma Inglês.

Elaborar textos e apresentações, com foco empresarial, newsletter e boletins informativos setoriais, com base nas informações levantadas e de forma articulada com o analista de IC e os demais integrantes da equipe, que definirão a pauta de interesses de cada produto/serviço de informações a ser disponibilizado pelo observatório. Buscar e acessar fontes de informação, fazer a clipagem das informações veiculadas em publicações de interesse do setor.

Auxiliares técnicos

Competências Atribuições

Curso superior completo ou cursando administração, economia, design, engenharia de produção, biblioteconomia,

comunicação social/jornalismo,

administração com foco em marketing, ou publicidade e propaganda a partir da quinta fase. Domínio de ferramentas de informática e técnicas de pesquisa e coleta de dados, facilidade de comunicação e relacionamento pessoal. Preferencialmente com conhecimentos (leitura) em língua estrangeira (Inglês).

Realizar atividades de apoio à equipe técnica prestando suporte na realização de contatos, redação, organização e arquivamento de documentos e correspondências, pesquisas em fontes secundárias, busca de informações na Internet, organização e alimentação de controles administrativos, dentre outras. Criar o design de todo o material de comunicação do observatório, tanto para o portal quanto para relatórios, material de divulgação, produtos/serviços do observatório. Auxiliar no desenvolvimento e operação do portal, assim como o desenvolvimento de formulários online para coleta de dados, robôs para geração de resultados dinâmicos e outras atividades ligadas a sistemas computacionais e redes.

Quadro 13 – Competências e atribuições da equipe

Atenção especial deve ser dada a plataforma de serviços, pois é ela que contribuirá para o bom funcionamento do observatório, tanto externa (usuários que utilizarão o observatório) quanto internamente (suporte à equipe de trabalho).

O perfil de serviços diz respeito a configuração dos serviços, ou seja os motores de busca, os acessos aos conteúdos, as estatísticas, dentre outros. Os níveis de acesso devem ser definidos de acordo com o produtos/serviços a serem oferecidos. A mesma regra se aplica ao perfil de usuários, que terão acessos diferenciados, conforme o tipo de produto/serviço que irão acessar. As funcionalidades do observatório serão definidas em relação aos serviços, destinados ao público em geral e aos serviços de gerenciamento do observatório. O sistema de

informação diz respeito à configuração tecnológica. A arquitetura do sistema tratará dos módulos do sistema (gestão de conteúdos, bases de dados) e da disponibilização de conteúdos (usuários com diferentes perfis e níveis de acesso). A base tecnológica do sistema está relacionada ao software a ser utilizado. Por fim, a arquitetura de segurança diz respeito a definição de infraestrutura segura e confiável para garantir a segurança dos dados.

É preciso dar atenção especial aos canais de comunicação que o observatório irá utilizar, pois contribuirão para a construção da sua imagem e definição do alcance do observatório e, de alguma maneira, também vão condicionar os trabalhos da equipe interna, na elaboração de produtos/serviços de informação. A utilização de bons canais de comunicação, tais como fóruns, chats, portal etc. levará o observatório a estabelecer um contato participativo com seus usuários, visando, desta forma, suprir as suas necessidades, bem como oferecer produtos/serviços que possam lhes interessar.

Portanto, o plano de comunicação deverá explicitar os meios e estratégias de comunicação do observatório, utilizando para isso, tanto estratégias de comunicação dirigida, quanto de massa, sempre coerentes com as características do observatório e do público a que se destina. Não esquecendo que o plano de comunicação deve comunicar do que trata o observatório, visando conquistar a adesão do público alvo do observatório para seu uso efetivo e comunicar à sociedade em geral, os resultados do observatório e a sua importância como disseminador de informações estratégicas.

Quanto à mídia de comunicação, o desenvolvimento de um portal é fator essencial para estabelecer a comunicação entre o observatório e os seus usuários. O portal possibilitará ampla divulgação dos produtos/serviços oferecidos pelo observatório, permitindo ainda, que se torne conhecido como um instrumento centralizador e fornecedor de informações estratégicas para todos os envolvidos no APL.

Para o desenvolvimento de um portal, precisam ser considerados requisitos funcionais e requisitos não funcionais, os quais são apresentados no Quadro 14.

Requisitos funcionais e não funcionais do portal Requisitos não funcionais

Navegação bem

estruturada:

Deverão ser consideradas as questões de usabilidade (determinada pela satisfação do usuário; facilidade de aprendizado e memorização de sua organização; funcionalidades e eficiência das tarefas para as quais o portal foi desenvolvido) e acessibilidade (diz respeito a estrutura de navegação, devendo atender requisitos de organização e lógica, privilegiando a funcionalidade, permitindo ao usuário encontrar rapidamente as informações que deseja, de forma intuitiva).

Em relação a usabilidade, serão analisados os seguintes aspectos: a estrutura do portal, os códigos, a navegação, o conteúdo essencial e a linguagem. Já no tocante a acessibilidade, os aspectos a serem considerados são: escalabilidade, flexibilidade e interoperabilidade, conteúdo disponível de forma acessível, menus interativos, chamadas e shortcuts na home page.

Design seguindo padrão de comunicação adequado ao ambiente:

As orientações para o layout do portal devem seguir os padrões de comunicação visual definidos para o observatório, com o uso de cores, fontes e diagramação adequadas ao meio web, baseados em conceitos e padrões reconhecidos. Em relação ao design, os seguintes itens devem ser observados: uso de cores e fontes apropriadas, modernidade, dinamicidade e flexibilidade do projeto gráfico e uso de diagramação que aproveite melhor os espaços das páginas

Ênfase em rapidez e funcionalidade:

O desenvolvimento do portal deverá seguir padrões que garantam agilidade e funcionalidade tanto no acesso às informações por parte do usuário externo quanto do administrador e equipe interna. Deverá permitir a manutenção das informações e o uso dos sistemas de forma simples e funcional, com gerenciamento do conteúdo através de browser, por qualquer pessoa sem conhecimento da linguagem utilizada

Requisitos funcionais

O

gerenciamento do portal deverá permitir:

• a contagem dos acessos por login ao administrador

• a listagem de documentos antes do acesso restrito por login e senha. Apenas a leitura dos documentos deverá ser vinculada à identificação do usuário

• a abertura dos arquivos na mesma página ou em outra janela

• a seleção, cópia e impressão de notícias e textos

• incluir meta-tags que permitam o cadastramento do portal junto aos mecanismos de busca, incluindo descrição do mesmo

• a criação de formulário automático para cadastramento, que oferecerá:

o modelo gratuito; com acesso limitado ao conteúdo

o modelo pago: com acesso aos conteúdos restritos

• prever implementação de formas de pagamento para os produtos/serviços de informação que serão cobrados, contemplando todas as etapas do processo: cadastramento, login, senha, escolha da forma de pagamento, efetivação da compra e rotinas de controle. A forma de pagamento a ser implementada é por meio de boleto bancário impresso

• níveis de acesso conforme o tipo de usuário Mídias de

comunicação:

• fórum de discussão, para a troca de informações sobre um assunto específico

• sistema de enquete, para a criação, captação e consolidação de votos através da internet

• mecanismo de busca, para permitir o acesso rápido e direto as informações do observatório

• ferramenta para envio automático de e-mails (boletins, newsletter, comunicados) e para o cadastro de usuários

• FAQ (Perguntas Mais Freqüentes), para disponibilizar informações freqüentemente demandadas pelos usuários

Além disso, para o gerenciamento do portal, podem ser incorporadas algumas ferramentas de análise, tais como mapeamento de processos, BSC, dentre outras, especialmente para o acompanhamento dos indicadores de resultados. Estas ferramentas devem estar alinhadas aos objetivos do observatório e devem ser incorporadas para facilitar o processo de gestão.