Fase 2 – Gestão

O Quadro 11 apresenta a fase 2 – Gestão e as suas etapas. O seu detalhamento é apresentado na seqüência.

FASE 2 - GESTÃO

Etapas Descrição

Definição/constitui- ção do comitê

gestor

Instância deliberativa, com a responsabilidade de estabelecer as regras de funcionamento organizacionais e funcionais do observatório, incluindo aprovação e adesão de instituições interessadas. Definição do plano de gestão _{Definição/constitui-} ção do conselho consultivo

Instância orientativa do observatório, cuja função é oferecer sugestões de manutenção e evolução do observatório ao comitê gestor.

Definição da missão

É a razão de ser do observatório.

Definição do objetivo

É o que o observatório pretende fazer. Deve ser definido em conjunto com as partes envolvidas (parceiros, empresas, setor público, privado etc.).

Definição do foco de atuação

Está relacionado ao modo como o observatório irá cumprir seu objetivo e a uma área de conhecimento específico que o observatório atuará. Identificar os temas estratégicos a serem monitorados.

Definição do público alvo

Identificar os usuários do observatório, que pode ser setor público e/ou setor privado. O público alvo está ligado ao objetivo do observatório.

Constituição da rede de inteligência

Estruturar a rede por meio de cadastro de pesquisadores e especialistas da área do observatório.

Definição das diretrizes

Identificação de parceiros

Os parceiros do observatório podem ser membros do governo, universidades, empresas, agências de fomento, institutos de pesquisa etc.

Quadro 11 – Fase 2: Gestão

É importante salientar que, para compor o modelo de gestão do observatório, além da criação do Comitê gestor e do Conselho consultivo podem ser criadas secretarias ou comissões, ou ainda, é possível subordinar a gestão do observatório a um departamento da empresa ou associação, como por exemplo, departamento de informação.

O Comitê gestor precisa ser constituído desde a concepção inicial do observatório, uma vez que é seu papel definir, além das regras de funcionamento, as estratégias que nortearão a existência e a sobrevivência do observatório. Ao Comitê cabe também, a definição/seleção das pessoas que irão executar as atividades do observatório. O Comitê pode ser formado por representantes indicados pelas instituições que, cooperando entre si, desenvolveram inicialmente o observatório.

É importante que o Comitê gestor seja constituído por um número baixo de pessoas, o que facilitará a participação de todos nas reuniões de estruturação e operacionalização do observatório.

O Conselho consultivo pode ser composto por representantes das instituições participantes, além de pessoas de renome na área de atuação do observatório. A este conselho cabe a promoção do debate e a formulação de propostas de melhorias do observatório. As instituições participantes podem ser aquelas com potencial para disponibilizar as suas bases de dados para consulta pública no site do observatório. E este procedimento deve ser formalizado por meio de contratos ou outra forma de comprometimento, garantindo, desta forma, que os dados sempre estejam disponíveis para acesso

Quanto às pessoas que farão parte desses dois grupos, é importante definir critérios para selecioná-las, o que garantirá que se formem grupos coesos e comprometidos com o papel que precisam desempenhar no observatório. Os critérios de seleção destas pessoas podem se basear na sua trajetória e experiência profissional, ou ainda, segundo o papel (atuação) que desempenham no setor. Podem ser representantes do governo, empresas universidades, associações, sindicatos etc.

Uma vez definidos os representantes que farão parte do Comitê gestor e do Conselho consultivo, faz-se necessária a criação de um estatuto, contendo as diretrizes funcionais e organizacionais do observatório; os critérios de seleção das pessoas que farão parte dos grupos, com suas atribuições e responsabilidades e; o tempo de atuação dos membros em cada um dos grupos.

É importante estabelecer claramente as funções de cada ator no observatório, esclarecendo quem toma as decisões estratégicas, quem as aplica e quem faz a supervisão. Assim, faz-se necessária uma equipe de direção, uma realizadora e uma supervisora. Sem a formação destes grupos, torna-se difícil o planejamento de estruturação e operacionalização do observatório, comprometendo o seu desenvolvimento. Portanto, estes grupos são fundamentais para que se desenvolva o observatório, devendo os mesmos, estarem presentes desde a sua concepção, o que fará com que estas pessoas se comprometam com o desenvolvimento do observatório e com a sua manutenção.

Cabe salientar que a missão, o objetivo e o foco de atuação do observatório dependem da concepção do mesmo, ou seja, se ele surgiu de uma demanda

existente ou se ele foi gerado como uma oportunidade para oferecer produtos/serviços de informação a um determinado setor. Além disso, é importante que fique clara a motivação para a criação do observatório, se está inserida numa preocupação de fundo ou numa preocupação superficial, ou seja, se trata apenas de apresentar os resultados de uma determinada instituição ou é uma resposta a um pedido coletivo por informações estratégicas sobre o setor.

Na definição do foco de atuação, alguns pontos importantes que precisam ser considerados: se a área for muito ampla, corre-se o risco de ficar na superficialidade; por outro lado, se for muito restrita, surge o risco de ficar muito reduzida. Portanto, a delimitação do foco de atuação deve estar fortemente ligada ao objetivo para o qual o observatório se propõe, evitando desvios que comprometerão o seu funcionamento.

Para a formação da rede de inteligência devem ser adotados critérios de seleção, a fim de identificar pessoas com perfil adequado, com capacidade de desempenhar sua função de maneira satisfatória. Estas pessoas podem ser representantes de universidades, entidades de classe, empresários, especialistas, pesquisadores, profissionais do setor, universidades, professores, estudantes, especialistas, stakeholders, empresas (principalmente as detentoras de bases de dados) etc., ligadas ao setor público e/ou privado, desde que tenham condições de contribuir para os objetivos do observatório.

Os critérios de seleção podem ser relacionados a formação acadêmica, experiência profissional, conhecimento do setor, capacidade de articulação, disponibilidade de tempo, dentre outros. Desta forma, são selecionadas pessoas, que poderão cooperar para a constituição da rede, evitando a escolha de pessoas que não tenham perfil adequado para desempenhar as atividades que lhes serão atribuídas, comprometendo o desempenho do observatório.

As redes a serem constituídas podem ser acadêmicas e/ou técnicas, visando sempre contribuir para os objetivos para os quais o observatório existirá, estimulando o processo de aprendizagem e cooperação, a troca/compartilhamento de informações e experiências. A rede pode iniciar com poucos membros e na medida em que o observatório for expandindo os seus produtos/serviços de informação e a sua atuação, novos membros podem ser convidados a participar. Além disso, é importante definir uma política de atuação entre as pessoas que compõem a rede e o observatório, bem como os benefícios que ambos terão. Desta forma, cria-se uma relação estabelecida no comprometimento de ambos,

observatório e rede, evitando que as atividades deixem de ser exercidas pela falta de clareza e compromisso de qualquer uma das partes. Cabe destacar que as redes de inteligência não precisam ser permanentes. Elas podem ser criadas e acionadas em função das demandas que o observatório receber.

Em relação à escolha dos parceiros para o observatório, ela deve ser feita com base em critérios de seleção, estabelecidos segundo os objetivos do observatório. Dentre os critérios, citam-se: área de atuação, área de interesse, poder de decisão, capacidade de investimento, dentre outros. É preciso estabelecer como será avaliado o retorno dessas parcerias, ou seja, o que ganhará cada parte que vai participar do observatório. Uma forma de contribuição poderia ser, por exemplo, uma empresa/instituição fornece acesso a um banco de dados sobre determinado e tem como retorno, acesso a determinados produtos, que podem ser, desde uma simples

newsletter a estudos mais elaborados, caso o parceiro tenha interesse e

necessidade.