A importância da confidencialidade

Para abordar a importância da confidencialidade na interação da ICT com a indústria, será utilizado o exemplo do CTBE.

18 Background IP: no âmbito do presente trabalho, é definida como toda PI gerada pelas fora da parceria (em outros projetos, anteriores ao início da parceria ou concomitantes com esta) e disponibilizada para uso no projeto em questão.

Conforme mencionado no Capítulo 4, o CTBE entrevistou oito indústrias para elaborar o documento que descreve o relacionamento entre o LN e a indústria. As empresas entrevistadas foram: Jacto, Rhodia, Dow, Usina da Pedra, Braskem, Corn, Dedini e Grupo Ultra. Este documento foi denominado “Relacionamento CTBE - Indústria”.

Nestas entrevistas a confidencialidade apresentou-se como o assunto mais sensível do relacionamento com a indústria. Em segundo lugar, foi levantada a propriedade intelectual.

As indústrias mostraram ciência de que seus concorrentes também atuavam com o CTBE e que estavam presentes nas instalações do LN. Assim, a indústria foi enfática em afirmar que as informações de seus projetos não poderiam vazar para seus concorrentes no LN, sendo isto condição essencial para as empresas efetivarem parcerias com o CTBE.

A confidencialidade é importante para a indústria, para que esta consiga manter vantagem competitiva, sair na frente dos demais. Além disso, a empresa precisa também da reserva de mercado que permitirá à mesma obter o retorno necessário aos investimentos feitos nas atividades de P&D, nos novos projetos, novas plantas produtivas, etc. O que garante a reserva de mercado é a proteção da propriedade intelectual, para a qual a confidencialidade também é fundamental. Sem esta, as informações poderão cair em domínio público ou serem apropriadas por terceiros, impossibilitando o depósito de patentes ou a obtenção de outras formas de proteção.

A preservação da confidencialidade não é simples, pois depende de atitude e de todos. Para solucionar a questão, a confidencialidade passou a ser tratada no CTBE de forma inédita com relação a outras ICTs. Foram elaborados pela autora, com contribuições da cadeia gerencial, procedimentos para manter a informação confidencial do CTBE em sigilo e criado um programa de treinamento no assunto. Todos os funcionários do LN são treinados anualmente. Além disso, os parceiros do LN que forem atuar na infraestrutura do CTBE também participam do treinamento e assinam um Termo de Confidencialidade. Estes procedimentos trouxeram a confiança da indústria para a concepção de projetos confidenciais de grande porte em parceria com o CTBE, ainda que seus concorrentes também estivessem presentes nas instalações do LN. Os principais pontos deste procedimento são listados abaixo:

• Toda a comunidade do CTBE deverá assinar instrumentos específicos sobre confidencialidade (funcionários, bolsistas, estagiários, pesquisadores temporários,

especialistas visitantes, prestadores de serviço e fornecedores de produtos confidenciais – exemplo: protótipos de novos equipamentos projetados pelo CTBE).

• A equipe envolvida em projetos confidenciais deverá assinar Termo de Confidencialidade específico sobre o projeto, o qual deverá conter os nomes dos participantes com os quais poderão ser trocadas informações confidenciais.

• As propostas de projetos internos ou em parceria deverão ser apresentadas somente à seguinte equipe: Diretor, Coordenadores de Área, Gestores e colaboradores envolvidos na proposta, os quais estão sob sigilo pelo contrato de trabalho. Esta equipe aprovará o nível de sigilo adequado para o novo projeto.

• As informações geradas durante a execução de projetos confidenciais deverão ficar limitadas à equipe e coordenador do projeto, Coordenador de Área e Gestores.

• Projetos confidenciais deverão ter toda documentação armazenada em local seguro, mesmo após seu encerramento.

• Cópias em papel devem ser mantidas somente pelo tempo necessário. Após o uso, devem ser destruídas em picotador de papel.

• Não deixar papéis confidenciais sobre mesas e bancadas.

• Não utilizar como rascunho papéis originados de documentos confidenciais.

• Utilizar preferencialmente as salas de reunião, para reuniões com o público externo. Caso seja necessário utilizar escritórios, certificar-se de que não haja informações confidenciais visíveis (papéis, quadro, tela do computador, etc.).

• Após cada reunião os quadros deverão ser apagados e documentos contendo informações confidenciais, removidos.

• Não autorizar terceiros a utilizarem computadores do CTBE.

• Se estiver trabalhando em projeto confidencial e deixar temporariamente o escritório, o computador deverá ficar no modo “computador bloqueado”.

• Não revelar a terceiros as informações trocadas com outras instituições, ainda que informalmente (por exemplo, em encontros como workshops, etc.), que relatem seus interesses de negócio.

• As equipes de informática que operarem o servidor do CTBE deverão estar sob sigilo contratualmente.

• A comunidade do CTBE envolvida em projetos confidenciais deverá estar atenta às seguintes regras de uso de emails referentes ao projeto:

o Não utilizar outra ferramenta de email que não a do CTBE (de extensão

@bioetanol.org.br), por exemplo: google, hotmail, webmail, etc.

o Antes de enviar um email, conferir os nomes na lista de destinatários.

o Emails recebidos no servidor são encaminhados ao computador do destinatário. Cada um é responsável pela informação confidencial contida em seu computador. Atenção especial deve ser dada aos notebooks, que também são utilizados fora do CTBE.

• Toda a comunidade do CTBE deverá saber quais informações serão consideradas confidenciais. O nível de confidencialidade de cada projeto é definido pela equipe composta por: Diretor, Coordenadores de Área, Gestores e colaboradores envolvidos na proposta. Os níveis de confidencialidade utilizados no CTBE são: irrestrito, restrito ao CTBE, restrito à equipe do projeto.

• A comunidade do CTBE deverá observar o tempo durante o qual deverá manter a obrigação de sigilo. Para projetos em parceria, observar o tempo de confidencialidade estabelecido no instrumento contratual efetivado com o parceiro. Para projetos confidenciais internos, o sigilo é dispensado após o depósito das patentes relacionadas ou mediante autorização do Coordenador de Área.

• Publicações científicas e outras formas de divulgação, decorrentes de projetos confidenciais, serão controladas pelo Coordenador do Projeto. Em projetos confidenciais com terceiros, as divulgações estarão condicionadas ao estabelecido nos acordos. Em projetos confidenciais internos, as divulgações são liberadas após o depósito das patentes ou mediante autorização do Coordenador de Área.

• Projetos confidenciais não poderão envolver bolsistas e teses (ainda que de colaboradores do CTBE), pois ambos requerem divulgações públicas. Para envolvimento de outros colaboradores não funcionários (por exemplo, pesquisadores convidados), o Coordenador do projeto deverá consultar a Gestão de Inovação sobre os riscos envolvidos.

• É responsabilidade da cadeia gerencial do CTBE garantir a ciência e anuência dos envolvidos no projeto confidencial sobre o tratamento das informações confidenciais.

• O acesso a determinadas áreas dos laboratórios será restrito (“áreas restritas”) quando projetos confidenciais estiverem em andamento nestas instalações.

• Observar cuidados com materiais de terceiros (por exemplo, materiais biológicos). Tais materiais, a menos que tratados de forma diferente no acordo de cooperação,

o Serão armazenados em locais seguros;

o Terão acesso restrito;

o Não deverão ser submetidos a análises;

o Serão destruídos após o término do acordo.

• Equipes internas e externas, que forem atuar nas instalações do CTBE, deverão assistir treinamento nos procedimentos de confidencialidade do LN. Os treinandos deverão assinar declaração atestando sua participação no treinamento. Os colaboradores do CTBE deverão ser treinados anualmente.

• Projetos confidenciais do CTBE não podem ter suas informações disponibilizadas a outros grupos do CNPEM. Caso isto seja necessário, estes grupos deverão assinar Termo de Confidencialidade.

• Projetos de empresas concorrentes que precisem utilizar o mesmo laboratório, o farão em tempos diferentes.

• Projetos de empresas concorrentes deverão ser conduzidos por equipes e coordenadores diferentes.

• Equipamentos e materiais que precisem ser preservados quanto ao acesso e/ou visualização, deverão ser instalados em áreas restritas do CTBE.

Atualmente, o treinamento em confidencialidade no CTBE é exibido em um filme que apresenta todas as regras que devem ser seguidas pela sua comunidade.

Até onde foi possível observar, não foi divulgado anteriormente um conjunto organizado de práticas de confidencialidade, como as levantadas acima. Práticas de confidencialidade, em geral, são bastante incomuns em quaisquer ICTs, mesmo nos países desenvolvidos. Ao contrário, as ICTs são normalmente bastante abertas, voltadas prioritariamente à difusão do conhecimento, ponto antagônico ao requerido na parceria com a indústria, conforme apresentado em ANPEI, 2015:

No caso de projetos de pesquisa internos (que não envolvem parceiros), o nível de confidencialidade é normalmente restrito às equipes do CTBE, até que alguma patente seja depositada ou a publicação seja autorizada pelo coordenador do projeto. Então as informações podem ser abertas ao público.

Cabe observar que, como o CTBE está integrado ao CNPEM, juntamente com 3 outros LNs, é fundamental que todo o Centro fique sócio da idéia (dos funcionários ao Conselho de Administração), para que seja possível os LNs atuarem conjuntamente em projetos confidenciais. Atualmente, o modelo do CTBE ainda não foi transferido para o restante do CNPEM.

Com base no exposto acima, a diretriz número seis é:

“Sigilo versus difusão do conhecimento gerado

Usualmente, o sigilo é um ponto crítico na parceria ICT-Empresa, principalmente quando a ICT é uma universidade pública, cuja missão é difundir o conhecimento por meio de publicações científicas e formação e qualificação de pessoas. Por isso mesmo é importante delimitar muito bem o que deve estar sob sigilo no âmbito do projeto, para não inibir a atuação e o reconhecimento científico do pesquisador e sua equipe vinculados ao projeto.

Para a empresa, a questão do sigilo é ponto pacífico, pois faz parte de sua cultura para manter o seu diferencial competitivo.

Com visões tão opostas, surge então a dicotomia durante a negociação: manter o sigilo versus publicar. A saída é estabelecer regras claras e prazos para que, antes da publicação da matéria em pauta, seja também avaliado o potencial de proteção do conhecimento gerado. Essa ordem – avaliar e proteger primeiro, e publicar posteriormente – é fundamental para cumprir um dos requisitos de patenteabilidade: a novidade, e evitar problemas com a perda do principal valor estratégico motivador da parceria para o lado empresarial.”

Diretriz no _{6: Treine suas equipes em confidencialidade, quer você pertença à ICT ou à}

indústria.