a criação destes mecanismos possui custo, o qual deve ser ponderado com os benefícios esperados.
Em síntese, a observabilidade da execução dos contratos demanda uma meta-decisão por parte da Administração Pública, a qual precisa definir como irá promover a aquisição de informações, bem como até onde deve arcar com os custos desta aquisição. É possível falar, portanto, que cabe à Administração Pública a responsabilidade de gestão dos mecanismos de aquisição de informação. Ambas as questões, tanto sobre a (a) decisão de como promover a aquisição de informações, bem como sobre a (b) medida ótima da aquisição de informações, serão tratadas no presente capítulo.
Por organizações, entenda-se todo grupo de pessoas estruturado e gerido para atingir uma determinada missão ou um grupo de objetivos. Quando se diz estruturado significa que as relações entre os membros da organização e suas várias atividades são bem definidas; existe uma definição de processos dentro da organização que distribui papéis, responsabilidades e autoridade a fim de que aquele grupo de pessoas possa atingir os seus objetivos. As organizações são sistemas abertos, que podem afetar e ser afetadas pelo ambiente em que estão inseridas373.
As organizações refletem a ideia de que um determinado grupo, para atingir seus objetivos, terá mais sucesso caso centralize as tomadas de decisão em uma autoridade central, a qual, por meio de um sistema hierárquico, será responsável pela distribuição de papéis, a fim de criar rotinas específicas. Opõe-se à ideia de difusão do poder entre os componentes do grupo, cenário este em que cada um, por sua própria conta, decide como e quando contribuir para a consecução do objetivo comum.
A reunião de pessoas em forma de organizações confere maior eficiência na consecução do objetivo comum, aumentando a probabilidade de que tenham sucesso se comparado à forma de ação descentralizada. Neste ínterim, a estruturação do grupo assume grande importância, pois serão tão mais eficientes no exercício de suas atividades quanto mais eficiente for a estrutura que assumirem.
Joseph Valacich e Christoph Schneider, na obra Information Systems Today:
Managing in the Digital World374, definem sistemas de informação (information systems – IS) como sendo a combinação de pessoas e tecnologia da informação com a finalidade de criar, coletar, processar, armazenar e distribuir dados valiosos. Por tecnologia da informação (information technology – IT) estaria compreendido hardware, software e redes de telecomunicação.
Importante ressalvar que information systems – IS e information technology – IT são termos distintos, com significados diferentes, e não se confundem375. Tradicionalmente, information technology – IT refere-se ao hardware, software e elementos de rede que compõem o sistema de informação376. Pode-se dizer que IT é um componente fundamental de um IS moderno, todavia, os termos não são sinônimos. Os atuais computadores digitais correspondem ao que se denomina
373Stair, Ralph; Reynolds, George. Principles of Information Systems, p. 48.
374Valacich, Joseph; Schneider, Christoph. Information Systems Today, p. 16.
375Piccoli, Gabriele; et al. Information Systems for Managers – Texts anda Cases, p. 74.
376Valacich, Joseph; Schneider, Christoph. Information Systems Today, p. 17.
information technology – IT; todavia, antes mesmo de existirem, os sistemas de informação já eram amplamente utilizados pelas organizações.
A distinção é de extrema importância uma vez que não se pode confundir investimento em sistemas de informação, por exemplo, tão só com a compra de novos computadores, ou simplesmente pela aquisição de uma nova tecnologia. Sistemas de informação é algo mais amplo, e refere-se a toda a estrutura responsável pelo fluxo da informação. Sistemas de informação compreendem, acima de tudo, o elemento humano; a tecnologia empregada é apenas um componente do sistema. A análise dos sistemas de informação como um todo vai além da mera tecnologia. Busca questionar não só os equipamentos utilizados, mas todos os elementos envolvidos, inclusive as pessoas existentes no cenário, suas responsabilidades e papéis afetados a cada uma.
Os mecanismos de aquisição de informação, cujo fim seja garantir observabilidade durante a execução dos contratos administrativos, sempre podem ser considerados um sistema de informação (information system – IS). Quando este sistema envolver tecnologia da informação (information technology – IT), ou seja, quando houver cognição humana e interação social mediada por tecnologia da informação, e não apenas pelo mundo natural, o sistema de informação pode também ser denominado de sistema sociotécnico (sociotechnical systems – STS)377.
Contratos simples, por vezes, dispensam a existência de computadores digitais e ferramentas de alta performance tecnológica para a promoção de sua observabilidade. Muitas vezes, o fluxo da informação dependerá tão somente de pessoas, as quais poderão comunicar-se pessoalmente, ante a possibilidade de proximidade física. De outro lado, não se cogita um contrato complexo, com alto grau de sofisticação, que dispense o elemento tecnológico.
Atualmente, raras serão as situações em que as pessoas irão se comunicar e interagir sem qualquer intermediação de uma tecnologia da informação. Ao contrário, a concentração de várias atividades, mesmo as mais comezinhas – tais como lembrar de tomar água, chamar um transporte, pedir uma pizza – concentradas em aparelhos tecnológicos torna o ser humano cada vez mais dependente da máquina. Ante a quantidade de ferramentas tecnológicas, de sistemas informatizados, o uso da tecnologia é quase imperativo. Mais ainda quando se trata de compras públicas, uma
377Mariani, Stefano. Coordination of Complex Sociotechnical Systems - Self-organisation of knowledge in MoK , p. 129.
vez que, por ter como corolário a publicidade, seus registros são frequentemente feitos em sistemas eletrônicos disponíveis para consultas públicas.
Ante a importância dos sistemas de informação para as organizações, e considerado o amplo leque de possibilidades trazido pela tecnologia da informação, a ciência debruçou-se sobre os métodos de design destes sistemas. Para que as organizações tenham acesso a informações valiosas de maneira eficiente, fala-se em design dos sistemas sociotécnicos (socio-technical systems design – STSD). Os métodos de STSD foram desenvolvidos para facilitar o desenho eficiente destes mecanismos, não só por meio de métodos associados a sistemas de engenharia, mas também contribuindo com filosofias que devem ser seguidas para que se tenha um sistema eficiente378.
O objetivo do presente trabalho não é analisar os métodos de design dos sistemas sociotécnicos, mas sim, destacar a importância que a Administração Pública, no seio das relações contratuais, deve conferir a este design. A um, busca-se destacar que a instituição destes mecanismos é de grande importância para a essência de qualquer organização, sendo necessário buscar um design eficiente. A dois, visa-se ressaltar que a instituição de um design pode (e geralmente vai) implicar custos, os quais devem ser sopesados com o benefício da informação valiosa adquirida. Em suma, adquirir informação revela-se como a imposição de tomadas de decisão, por vezes complexas, as quais impõem um verdadeiro trade-off, ou seja, uma troca, onde a aquisição de informações valiosas implica custos de oportunidade para a Administração Pública.
Considerando que a maioria dos sistemas de informação nos contratos complexos envolverá não só pessoas, mas também tecnologias da informação, importante se faz a análise da estrutura dos sistemas sociotécnicos de informação, isto é, os elementos que o compõem. Posteriormente, vale analisar como estes componentes se inserem na relação contratual. É o que se faz nas próximas linhas.