O diagrama de afinidades é uma ferramenta que privilegia a intuição e permite a or-
ganização de um grande número de dados em grupos com características afins. Trata-se de fazer um levantamento de todas as informações e ideias disponíveis sobre uma dada questão e ir agrupando esses elementos por meio de pontos de ligação que surgem naturalmente.
A técnica é especialmente indicada para resolução de questões pouco organizadas, ou que suscitam grande número de opiniões divergentes por parte da equipe de trabalho, pois permite justamente uma primeira organização, fundamental para a resolução de qualquer problema. Quando não se tem consenso acerca de alguma questão, ou quando as equipes não estão ainda habituadas a trabalharem juntas, o diagrama de afinidades pode resultar bastante útil. Deve-se evitar usá-lo, no entanto, para problemas que exigem solução imedia- ta, pois, para isso, é pouco assertivo.
Os passos para a construção do diagrama são:
1. Começa-se com a definição do tema, evitando-se prejulgamentos e concepções po- sitivas ou negativas a respeito, para não influenciar os participantes.
2. Segue-se com uma roda de conversa, um brainstorming ou qualquer outra técnica bas-
tante participativa, na qual surgirão as informações e dados que formarão o diagrama. 3. Essas informações devem ser compiladas de forma
bastante objetiva em papeletas, que serão mistura-
das e depois agrupadas por afinidades, em grupos de, no máximo, cinco papeletas.
A dinâmica para esse agrupamento é importantíssima — deve ser feito em silêncio, e todas as pessoas podem movi- mentar as papeletas da forma que julgarem necessário, sem nenhum tipo de negociação ou argumentação. Da mesma forma, papeletas já movimentadas por uma pessoa podem ser movimentadas por outra, sem necessidade de explicação. Isso vale para qualquer nível hierárquico da empresa, mesmo quando diferentes níveis estiverem trabalhando em conjunto.
4. após o primeiro agrupamento, as papeletas devem
receber um título identificador do grupo ao qual per- tencem. Às vezes, pode acontecer de uma delas ser tão ampla que sirva de título para um grupo. Seja como for, o título funcionará como o guarda-chuva sob o qual serão abrigadas ideias afins, e cada grupo deve constituir-se em um organismo informacional único, que não poderá ser separado.
A objetividade das pape- letas é importante. Cada ideia deve ser escrita da forma mais simples e obje- tiva possível, evitando-se rodeios e expressões va- gas. Por exemplo: em vez de “Piso com reclamações dos clientes”, é melhor “Piso es- corregadio”.
Papeletas que aparentemente não se encaixam em nenhum agrupamento não devem ser desprezadas, pois poderão se encaixar em agrupamentos posteriores.
5. Começa-se, então, a construir o segundo agrupamento, estabelecendo-se relações entre os primeiros grupos. Depois, procedendo da mesma forma, deve-se estabelecer um terceiro agrupamento, e assim sucessivamente, até que se chegue a um único agrupamento, cujo título será o tema do diagrama. O diagrama é, efetivamente, o desenho das relações entre os grupos de informação.
Uma das grandes vantagens dessa técnica é que, ao agrupar muitas ideias diferentes em um todo lógico, ela estimula o surgimento de novas ideias e desenvolve a capacidade explo- ratória das equipes. A Figura 4.7 mostra, de forma esquemática, o diagrama de afinidades.
diagrama de relações
O diagrama de relações, também chamado de diagrama de inter-relacionamentos,
presta-se bastante bem para apontar as relações entre os diversos elementos de uma questão ou problema complexo.
Inicialmente, é bastante parecido com o diagrama de afinidades. Começa-se com um brainstorming, e as ideias dele resultantes são submetidas a posterior seleção. Também se
pode iniciar o processo a partir dos dados levantados em outros diagramas, como o de cau- Figura 4.7 Exemplo de layout de um diagrama de afinidades.
Tema do diagrama
Título Título
Título do grupo
Título Título Título
Título Título Título Título do grupo Título Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Título do grupo
sa-efeito ou o de afinidades. É fundamental, em qualquer um dos casos, que haja consenso entre o grupo participante com relação ao tema sobre o qual será desenvolvido o diagrama.
Os passos para construção do diagrama de relações são os seguintes:
1. Uma vez acordado o tema e recolhidas as ideias iniciais, oriundas de um brainstor- ming ou de outro diagrama, elas devem ser transcritas em fichas de papel. É interes-
sante que todas as fichas fiquem dispostas sobre uma mesa.
2. O diagrama pode ser montado em uma folha grande (como uma cartolina, por exem- plo). Começa-se a montagem escolhendo-se, aleatoriamente, uma cartela e lendo-se seu conteúdo em voz alta. Em seguida, procura-se, entre as demais cartelas, alguma que tenha relação de causa ou de efeito com a cartela que se tem em mãos. Ao encontrá-la, as duas devem ser afixadas na cartolina, com uma seta indicando a relação de causa e efeito.
3. Procede-se da mesma forma, procurando relações entre as cartelas, até que todas tenham sido usadas. Vale lembrar que uma cartela pode relacionar-se com outras várias, sem restrição de quantidade.
4. Depois que todas as relações estejam estabelecidas, deve acontecer uma revisão coletiva do diagrama e devem ser feitos os ajustes que a equipe julgar necessários. 5. Em seguida, procede-se à escolha, coletiva e consensual, dos fatores mais importan-
tes apontados no diagrama, destacando-os de alguma maneira. Essa escolha deve ser objetiva e priorizar os fatores realmente importantes.
6. Desenha-se um novo diagrama, desta vez com base nos fatores críticos eleitos na etapa anterior. É importante que os membros do grupo recebam cópias desse novo diagrama, para analisarem-no posteriormente.
7. Por fim, deve acontecer o planejamento das ações corretivas com relação aos fatores destacados.
É primordial que o diagrama das relações seja reavaliado à medida que as ações correti- vas sejam implantadas, pois é de se esperar que as causas sejam gradativamente eliminadas à medida que o processo evolui.
A Figura 4.8 nos mostra um possível desenho de um diagrama de relações.
diagrama em árvore
O diagrama em árvore tem como principal atrativo o fato de permitir a identificação
de macro-objetivos e dos meios necessários para atingi-los. Leva esse nome porque seu desenho final dá a ideia de um tronco central, o objetivo, do qual saem os galhos, que são
os meios para atingi-los; destes podem sair outros galhos, e mais outros, em contínuo des-
dobramento, até chegarmos às atividades corriqueiras ligadas àquele objetivo.
A equipe que trabalhará na construção desse diagrama deve ser o mais multidisciplinar possível. É importante que dela façam parte pessoas do corpo técnico ligado ao tema, mas
também pessoas cujo trabalho seja influenciado por aquele objetivo, de modo que a visão sobre o tema seja a mais completa possível.
Para construir um diagrama em árvore, procede-se da seguinte forma:
1. Começa-se identificando um grande objetivo e escrevendo-o em uma papeleta. As
informações para isso podem vir de outros diagramas ou mesmo de algo que seja reconhecido na empresa como um objetivo. A grande pergunta dessa etapa é “O que fazer?”.
Depois de identificado, o objetivo deve ser checado, e seus propósitos, conferidos. Pode ser que um desses propósitos acabe por se revelar um objetivo maior, que deve ser, então, considerado como tal.
2. Faz-se, então, uma sessão de brainstorming ou usa-se qualquer outra estratégia que
estimule a criatividade e permita ao grupo levantar um grande número de ideias acerca de meios e atividades para se atingir o objetivo identificado. Apoiar-se em re-
sultados de outros diagramas também pode ser bastante interessante para estimular o surgimento de ideias. A pergunta que norteia essa etapa é “Como fazer?”.
Também os meios e as atividades devem ser registrados em papeletas.
3. Em seguida, os meios e tarefas encontrados devem ser classificados como factível, duvidoso ou infactível. É possível criar símbolos que representem essas palavras, de forma a tornar mais fácil a classificação de cada papeleta. Feito isso, devem ser reavaliados todos os meios e tarefas que forem considerados duvidosos a fim de classificá-los como factíveis ou infactíveis. No diagrama serão usadas apenas as Figura 4.8 Exemplo esquemático de um diagrama de relações.
Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado Dado
Dado Dado Dado Dado
papeletas classificadas como factíveis. No entanto, é sempre bom lembrar que, ao longo do processo, algo que parecia infactível pode tornar-se factível, portanto, as papeletas infactíveis devem ser reservadas e só descartadas ao final do processo. 4. Chegou a hora de organizar o diagrama. Em uma cartolina grande ou em uma lou-
sa, deve-se afixar a papeleta com o objetivo maior, do lado esquerdo. Em seguida, procura-se, entre as papeletas com os meios e atividades, qual é mais importante para se atingir o objetivo identificado. As papeletas que melhor corresponderem a esse quesito são afixadas em uma coluna à direita da cartela com o objetivo. Esses são os meios primários.
5. Cada um dos meios primários identificados deve, então, receber tratamento de obje- tivo, ou seja, verifica-se, entre as papeletas restantes, quais delas seriam mais impor- tantes para se chegar àquele meio, se ele fosse um objetivo. Novamente, as papele- tas que melhor responderem a esse questionamento deverão ser coladas à esquerda do meio principal a que se referem — passarão a ser, assim, os meios secundários. Repete-se novamente o processo, até que todas as papeletas tenham sido usadas e, consequentemente, se tenha chegado a um nível de detalhamento das atividades ou tarefas a serem executadas.
6. Por fim, desenhando-se linhas são estabelecidas as conexões entre as papeletas. Um teste interessante para verificar a consistência do diagrama é proposto por Della- retti Filho (1996, p. 106): deve-se fazer o caminho inverso à construção, ou seja, considerar “o que se faz” e verificar “para que se faz”. A resposta à verificação deve ser o meio imedia- tamente anterior.
Como vimos, o detalhamento possível com o diagrama em árvore nos dá um mapea- mento de tudo o que é necessário para se atingir um objetivo, tornando mais fácil a tarefa de definir estratégias e atribuir responsabilidades. Observe, na Figura 4.9, um exemplo de como pode ficar um diagrama em árvore.