Também chamado de diagrama de setas, o diagrama de atividades é a sétima ferramen-
ta para planejamento da qualidade. Serve para planejar e acompanhar projetos, especial- mente no tocante a prazos. Sua principal estratégia é elencar as atividades que devem ser realizadas, explicitando as relações de dependência entre elas e os prazos para realizá-las, de modo a permitir a identificação de pontos críticos do projeto e a determinação de providên- cias necessárias para evitar atrasos e impactos na entrega final.
Para explicar sua construção, recorreremos a um exemplo: imaginemos o projeto de uma viagem de férias. O primeiro passo para o desenho do diagrama é elencar todas as ati- vidades contempladas no projeto. Em nosso exemplo, poderiam ser:
escolha do lugar aonde se quer ir;
verificação dos recursos financeiros disponíveis;
pesquisa de preços de passagens e hospedagem;
pesquisa sobre clima da região para onde se vai;
verificação acerca da documentação necessária (passaportes, vistos etc.);
atualização de passaporte e requerimento de visto;
reserva de hotel;
compra de passagens aéreas;
separação das roupas e demais objetos de uso pessoal;
arrumação das malas;
agendamento do táxi para ir ao aeroporto.
Damos o nome de nó ou evento a todo início ou fim de uma atividade. Uma atividade é,
portanto, aquilo que é realizado entre um evento e outro. Ela pressupõe sempre um dispêndio de tempo. Os nós, ou eventos, são numerados, conforme podemos observar na Figura 4.11.
Figura 4.11 Representação gráfica de uma das atividades do planejamento.
5 Verificar recursos financeiros 10
A representação gráfica dessa atividade nos diz que ela começa no evento 5 e termina no evento 10. Portanto, podemos representá-la como A (5,10). O retângulo maior contém a descrição da atividade e sua duração, representada pela letra D. Essa representação é a base
do diagrama. Todas as outras atividades estarão representadas do mesmo modo.
Em um projeto, nem todas as atividades são sequenciais. Algumas delas podem aconte- cer em paralelo umas às outras. Por isso, o segundo passo consiste em estabelecer as séries sequenciais de atividades, ou seja, em ordená-las em etapas cronológicas.
Feito isso, numeram-se os eventos. A Figura 4.12 mostra as séries de atividades sequen-
ciais do projeto da viagem, já numeradas. Observe que a numeração deixa um intervalo entre um número e outro — em nosso exemplo, esse intervalo é de 5 números. Isso é feito para que, se alguma atividade tiver sido esquecida, ela possa ser inserida posteriormente, sem que se tenha de renumerar todos os eventos.
Antes de passar para a próxima etapa — o cálculo dos prazos das atividades —, é bom
que o diagrama seja revisado por toda a equipe de trabalho, de forma a validar as atividades nele dispostas e sua sequência cronológica.
Uma vez ordenadas as séries de atividades, é hora de trabalhar com datas e prazos. Todo evento tem uma data para acontecer e para terminar, e toda atividade tem uma duração.
Figura 4.12 Séries sequenciais de atividades.
80 Viajar 50 55 40 45 Verificar recursos financeiros 5 10 15 Pesquisar passagens e hospedagem 20 25 Escolher local conforme recursos Verificar documentos necessários
30 Emitir visto 35 passagem Comprar Reservar hotel
Pesquisar clima da região 60 65 70 75 Arrumar malas Separar roupas e objetos Agendar táxi
Como toda atividade começa e termina em um evento, as suas datas de início e fim coinci- dem com as datas em que os eventos iniciais e finais ocorrem. Assim, genericamente falando, se um evento inicia-se, por exemplo, no dia 5 e a atividade leva 10 dias para ficar pronta, a data do evento final é dia 15.
Antes, porém, de partirmos para os cálculos de tempo, é preciso esclarecer algumas siglas e fórmulas que fazem parte do diagrama de atividades:
D: duração da atividade. Os prazos de duração têm de ser encontrados pelo grupo,
preferencialmente com base em experiências anteriores, e registrados abaixo da des- crição da atividade.
IC: início cedo, ou seja, a data mais precoce em que uma atividade pode começar,
sem alterar o cronograma do projeto. Coincide com a data de início do projeto.
TC: término cedo, quer dizer o término mais cedo possível de uma atividade, sem
alterar o cronograma do projeto. É obtido somando-se a duração ao IC (TC = IC + D).
IT: início tarde, ou, a data mais avançada em que uma atividade pode começar, sem
alterar o cronograma do projeto. É calculado a partir da data de término do projeto IT = TT – D.
TT: término tarde, quer dizer a data mais tarde para o fim de uma atividade, sem
alterar o cronograma do projeto.
F: folga, ou seja, o máximo de tempo que uma atividade pode atrasar sem compro-
meter o cronograma.
As datas de início e término são registradas em um retângulo dividido em quatro partes e posicionado ao lado ou acima de cada atividade. Nas duas partes superiores, registram-se IC e TC. Nas duas inferiores, registram-se IT e TT.
Em nosso diagrama, o projeto começa dia 22/06 e termina dia 20/08, que é quando nosso viajante precisa embarcar. Então, a partir da data inicial e da duração da primeira atividade, devemos calcular os demais ICs e TCs e inseri-los no diagrama, conforme se pode ver na Figura 4.13.
Para calcular os ITs e TTs, partimos da data final do projeto e vamos retroagindo em direção ao início do projeto.
Observe que, em nosso exemplo, temos uma margem de aproximadamente dez dias entre o IC e o IT e entre o TC e o TT das atividades cuja duração é maior que 0. Isso é bom, pois impre- vistos acontecem e não queremos que nosso viajante perca as férias. A essa margem damos, como vimos, o nome de folga. A folga pode ser utilizada pelos administradores do projeto em
qualquer atividade. No entanto, recomenda-se que ela seja reservada aos pontos críticos.
Os pontos críticos são aqueles com mais propensão a atrasos ou falhas. No diagrama,
eles são destacados por linhas mais densas. Em nosso exemplo, é considerado ponto crítico a emissão do visto, porque é uma atividade sobre a qual o administrador do projeto não tem
muito controle, uma vez que ela depende de fatos externos. Imaginemos que nosso viajante deixe para verificar sua documentação dez dias depois da data inicialmente programada e que o consulado também atrase alguns dias para lhe conceder o visto. Quando o visto sair, poderá ser difícil encontrar a passagem para o dia desejado — isso representa atraso na entrega do projeto.
Se, ao contrário, o viajante cumprir no prazo todas as etapas que antecedem a emissão do vis- to, caso o consulado atrase alguns dias, isso possivelmente não impactará na data de sua viagem.
O exemplo que usamos para exemplificar o diagrama de atividades é bastante simples e didático; a intenção foi mostrar a utilidade da ferramenta para controlar os prazos dos pro-
Figura 4.13 Exemplo de diagrama de atividades.
40 45 Verificar recursos financeiros D = 1 5 10 15 Pesquisar passagens e hospedagem D = 5 20 25 Escolher local conforme recursos D = 5 Verificar documentos necessários D = 2 30 Emitir visto 35 D = 30 Comprar passagem D = 2 Reservar hotel D = 2
50 clima da região Pesquisar 55
D = 2 60 65 Arrumar malas D = 2 Separar roupas e objetos D = 2 03/08 05/08 14/08 16/08 05/08 07/08 16/08 18/08 07/08 09/08 18/08 20/08 01/08 03/08 12/08 14/08 30/07 01/08 10/08 12/08 30/06 30/07 10/07 10/08 70 Agendar táxi 75 D = 0 20/08 20/08 20/08 Esta é a data
final do projeto. O registro de IT e TT começa
por aqui. Se o projeto termina dia 20/08, e a última atividade com duração que temos antes disso é esta, então o TT dela pode coincidir com a data final do projeto. O IT será essa data, subtraindo-se dela o tempo de duração. O raciocínio para os demais ITs e TTs é o mesmo. 22/06 23/06 30/06 01/07 IC= 22/06 TC = 22/06 + 1 = 23/06 Data inicial do projeto 20/08 20/08
Esta é uma atividade nula, porque não tem duração. Então, todas as suas datas de
jetos e explicar como ela pode ser construída. No entanto, o raciocínio que aplicamos nesse exemplo pode ser facilmente extrapolado para projetos de maior complexidade. Experimente exercitar-se um pouco no uso da ferramenta, aplicando-a a projetos pessoais ou de seu tra- balho. Você verá que, em pouco tempo, estará lidando com ela com bastante desenvoltura.