Escreva seus desafios e situações ao Condutor

Faça as seguintes perguntas:

• Qual a situação/desafio que está perturbando o Elefante? • Pergunte ao Condutor: quais as causas?

• Pergunte ao Elefante: quais as possíveis soluções? • Faça o Condutor decidir pela melhor solução. • Aja proativamente!

Quantas vezes, em nossas vidas, no piloto automático, sentimos dor de cabeça, enxaqueca ou dor de barriga e imediatamente tomamos um analgésico, para aliviar a dor. E como a dor parou, esquecemo-nos de tratar a causa e seguimos em frente. Muitas vezes, com um Elefante solto, continuamos tomando o analgésico por muito tempo, ou até uma vida, sem tratar a causa.

Quando traduzimos nossos desafios, ansiedades e dúvidas em pa- lavras escritas, conseguimos expressar de forma mais clara nossos sen- timentos e tiramos o poder do Elefante solto, focando no que o está perturbando e racionalizando a situação.

Na maioria das vezes, só a atitude de escrever a situação já mostra a clareza da solução, e você fica aliviado, pois já sabe a causa e o caminho. É claro que aqui, mais uma vez, o Elefante irá resistir a registrar a situação por escrito, afinal, ele vai evitar sempre entregar o poder da situação para o Condutor.

a. Qual a situação/desafio que está perturbando o Elefante?

Gilson é um empreendedor que fornece merenda escolar às escolas públicas, por meio de licitações. Seu maior cliente, uma grande prefei- tura, estava tirando o sono dele havia mais de um ano, por atrasar os pagamentos em torno de 60 dias, o tempo todo, impactando dramatica- mente em seu fluxo de caixa, sem falar no estresse para pagar os forne- cedores dos produtos. Então ele aplicou esta ferramenta para encarar, com seu Elefante, a situação.

b. Pergunte ao Condutor quais as causas dessa situação?

Quando provocamos o Condutor perguntando quais as causas de tal ansiedade, estresse ou situação, o Elefante Elefante juiz interior pode se manifestar e criar uma tempestade num copo d’agua. Lembre que ele é um juiz implacável que vai julgá-lo e aos outros. Quando traduzimos em palavras escritas, racionalizamos a situação, e o Condutor assume o comando. Então você irá perceber que a situação talvez nem seja tão grave assim. Ou talvez perceba que as causas são você ou as normas de sua empresa no piloto automático que levaram àquela situação.

Quais as causas da prefeitura para atrasar os pagamentos por 60 dias? Gilson decidiu ir a fundo nas causas e listou algumas delas, tais como:

• Falta de comunicação, pelo distanciamento do cliente. Já que o cliente não paga, não dou atenção;

“Seja proativo ao receber uma crítica. Ela pode ser uma oportunidade de melhoria para você e seu Elefante”

• Alta concentração de vendas para um mesmo cliente (40% das vendas);

• Desconhecimento das regras de fornecimento e pagamento do cliente.

c. Pergunte ao Elefante quais as possíveis soluções?

De posse da situação e das causas, a essa altura o Elefante já está mais calmo e começará a contribuir com sua sabedoria de anos de ades- tramento. Ao perguntarmos ao Elefante quais as possíveis soluções, ele estará atento à situação e buscará respostas em toda a sua experiência acumulada, em tudo por que já passou em relação a situações seme- lhantes, oferecendo-nos um menu de ideias e propostas que, em con- junto e sob a liderança do Condutor, gerarão o foco necessário para a resolução do desafio.

Quais as possíveis soluções para lidar com a inadimplência da pre- feitura? Agendar uma visita de aproximação ao cliente, retomando o relacionamento desgastado e fazendo perguntas. Já na primeira visita, Gilson descobriu com o gestor público responsável pela compra que a prefeitura precisava dos produtos e tinha todo interesse na manutenção do fornecimento, inclusive elogiando a pontualidade e qualidade das entregas dos produtos.

Descobriu também que fazia mais de dez anos que aquele cliente só pagava com atraso de 60 dias a todos os seus fornecedores. Apurou que seu departamento de faturamento emitia as notas fiscais em datas que não fechavam com o sistema de pagamentos da prefeitura, geran- do atrasos no processo de quitação. Identificou que, se eles emitissem notas fiscais em datas específicas, e com mais frequência, as faturas ficariam menores, e com mais probabilidade de serem pagas antes.

Ao descobrir a importância desse fornecimento à prefeitura, ele também pôde fazer o gestor responsável compreender a importância de priorizar os pagamentos.

Ao reconhecer que a prefeitura sempre pagava com 60 dias de atra- so, por mais de um ano, ele compreendeu que, se quisesse continuar fornecendo a ela, deveria preparar seu fluxo de caixa para suportar e aceitar esses atrasos como parte do processo, pois, como reconheceu, sua margem de lucro era muito interessante com aquele cliente.

Para que pudesse suportar o atraso com tranquilidade, Gilson par- tiu para a negociação com seus fornecedores, afinal, eles tinham um fornecimento assegurado de longo prazo.

Avaliando a situação, também concluiu que havia ficado na depen- dência daquele cliente, permitindo que ele representasse 40% de suas vendas.

d. Pergunte ao Condutor qual a melhor solução?

O poder de racionalizar do Condutor irá aproveitar a experiência e as ideias extraídas do Elefante para, a partir desse menu, escolher a melhor solução para aquele desafio e tomar a decisão de agir. Isso abri- rá várias possibilidades, cabendo então ao Condutor tomar as melhores soluções, inclusive consultando outras opiniões da manada, se houver tempo e dúvidas.

No caso de Gilson, ele decidiu tomar várias decisões, sendo as prin- cipais:

• Manter-se em contato semanal por e-mail ou telefone com o ges- tor da prefeitura, focando em um relacionamento pessoal e pro- fissional, com muita transparência e ética;

• Entregar os produtos em datas de acordo com o sistema de pagamento da prefeitura, em embarques menores e contínuos, para gerar faturas de menor valor;

• Organizar seu fluxo de caixa de modo a contar com tais rece- bimentos sempre com atraso de 60 dias, embora treinando sua equipe para envidar todos os esforços para ajustar os processos e obter os recebimentos antes desse prazo;

• Utilizando as ferramentas Ganha-Ganha, que você vai encontrar no livro “Saia do Piloto Automático e Lidere seu Destino – A Liderança do Outro”, Gilson reuniu-se com cada fornecedor en- volvido. Além de fortalecer o relacionamento, expôs a situação, e 100% deles concordaram em conceder mais 60 dias de prazo em cada compra dali pra frente, a fim de ajustar o fluxo de caixa da empresa dele;

• Gilson alinhou com sua equipe um prazo de seis meses para redu- zir a concentração das vendas naquele cliente de 40% para 20%, definindo metas claras de expansão, sem abrir mão do montante vendido mensalmente àquele cliente.

• Gilson também definiu uma política interna de fornecimento, de forma que cada cliente, num prazo máximo de um ano, não po- deria representar mais do que 15% de suas vendas totais;

• A partir da aproximação com o gestor da prefeitura, em menos de 30 dias ele conseguiu negociar uma especial atenção a seus pleitos de pagamento, reduzindo em 50% a inadimplência inicial.

e. Pergunte ao Condutor como agir proativamente?

Estando de posse do Condutor a melhor a decisão, o melhor cami- nho a seguir, caberá a ele dar o passo seguinte em direção à solução do desafio. Nesse momento, será fundamental contar com a colaboração do Elefante interior, e a cada pequeno avanço, elogiá-lo por estar junto nes- sa superação. Agradeça a ele pelas ideias, pelas opções, pelas soluções que muitas vezes nem sabemos da onde vieram, mas tínhamos dentro de nós. Demonstre, em pequenas etapas, como vocês irão superar juntos tal desafio e observe como ele irá aceitar com tranquilidade tal avanço.

Gilson agiu proativamente!

Alinhando as ideias e políticas previstas para melhorar a situação, Gilson agiu proativamente em direção à ação. Ele compreendeu que o caminho estava claro e que bastava agir para reverter sua ansiedade com ação e foco. Com isso seu Elefante se sentiu mais confiante, e seu Condutor, mais forte, para conduzir outras ações de tamanha importân- cia que ele tinha pela frente. E sentindo-se mais leve e feliz.

Vera é uma profissional da área contábil extremamente responsável e corajosa. Herdou do pai o maior escritório de contabilidade da região, com mais de quinhentos clientes. Ela tinha enxaquecas diárias e muito fortes e já havia consultado e feito todos os tipos de exames com psicólogos, psiquia- tras e neurologistas. Quando conversamos sobre ela participar do S.P.A., ela percebeu que oferecíamos algumas ferramentas que talvez ainda não tivesse usado para tratar sua enxaqueca. Embora tenha preferido não me contar, tomava medicação para controlar suas enxaquecas. Diariamente, quando chegava em casa, seu mau humor era percebido pelas duas filhas, que logo se afastavam dela, com medo de serem xingadas.

Vera fez um exercício mental simples e muito eficaz que treinamos com todos os participantes, que é sair do piloto automático e racio- nalizar a situação, anotando as perguntas acima, que devem ser feitas com carinho ao nosso Elefante, e registrando também por escrito as respostas.

Quando ela perguntou ao Elefante quais eram as causas da enxa- queca durante dois dias seguidos, conseguiu a resposta. Cerca de cinco anos antes, o governo brasileiro havia instituído uma lei que corresponsa- bilizava os contadores pelos atos de sonegação de seus clientes, se eles viessem a ser pegos. A partir disso, Vera passou a ter enxaquecas. Ela começou a viver o inferno emocional de se sentir condenada antes mes- mo que qualquer auto de infração fosse emitido pelo Fisco. E já tinham passado mais de cinco anos sem qualquer infração ter ocorrido. Quando ela respondeu à pergunta seguinte (quais as possíveis soluções para essa situação?), enumerou várias, inclusive a possibilidade de venda do escri- tório, a fim de se livrar daquele desconforto físico e emocional diário.

Quando a orientamos para ir além e perguntar-se qual a probabili- dade de o tal auto de infração ocorrer, ela olhou para os últimos 30 anos do escritório do seu pai e descobriu que não havia ocorrido nenhum auto de infração que se encaixasse nas exigências da nova lei. Ou seja, a probabilidade de ser processada em tal caso era mínima, quase zero, ao longo dos trinta anos seguintes. Então ela descobriu que estava se an- tecipando para um desafio que talvez nunca tivesse de enfrentar e que não fazia sentido, do ponto de vista do Condutor, deixar seu Elefante sentir-se daquele jeito. A partir dessa descoberta, Vera assumiu as ré- deas do Elefante e determinou que não tomaria mais medicação para a enxaqueca. A cada vez que começava a sentir os sintomas, que já estavam sulcados em sua mente, como num disco de vinil, olhava para seu exercício escrito sobre a enxaqueca e lembrava seu Elefante de que aquilo nunca iria acontecer. Em um mês, suas filhas perceberam sua evo- lução, e em suas formaturas, deram seus depoimentos de quanto sua mãe havia mudado, tornando-se mais tranquila, alegre e feliz, e princi- palmente livre dos remédios.

Já falamos que nosso Elefante é preguiçoso e adora o piloto auto- mático. Esse negócio de escrever não é com ele. Portanto, insisto, essa ferramenta é puramente do Condutor. Para isso você deve estar com a atenção plena e enfrentar seu Elefante, que, com seu Elefante mágico interior, vai buscar persuadi-lo a apenas continuar tomando o remédio

para tal enxaqueca que você possa ter, e evitar a racionalização por es- crito e o combate à causa da situação.

3.2.6 O que de pior pode acontecer? Pare, Racionalize e Aja,