A importância do foco

Neimar é um designer de uma indústria de móveis que participou do S.P.A. e que se queixava de não conseguir concluir uma nova coleção de móveis para escritório que estava em desenvolvimento havia mais de um ano. Enquanto estivemos em sua baia de trabalho, junto com a equi- pe de administração da empresa, ele me dizia que passava o dia inteiro respondendo a e-mails de clientes, atendendo demandas da produção e da área de compras, sem falar na distração provocada por todos traba- lhassem num mesmo ambiente, e quando percebia, o dia havia passado e ele não havia dado nenhum passo em direção à conclusão do projeto. Então expliquei para ele o porquê de não estar conseguindo con- cluir a nova coleção. Nosso cérebro foi desenhado para focar todos os seus recursos em uma tarefa por vez. Quando nos concentramos em uma ação, a memória funciona bem, cometemos menos erros e somos mais criativos – às vezes até brilhantes. Usar o cérebro da maneira para a qual ele foi projetado poderia ajudar Neimar a se sentir mais focado e produtivo, disse a ele.

Contei para ele como funciona o Centro de Desenvolvimento e Pesquisa do MIT (Massachusetts Institute of Technology), num edifício apelidado de Labirinto, em que os cientistas têm salas exclusivas para si, podendo nelas se concentrar com mais afinco nas atividades de criação e desenvolvimento de novos produtos e ideias. Foi nesse prédio que foram criadas algumas das mais importantes tecnologias do século XX, tais como o raio laser, o micro-ondas e o radar.

Então, olhamos para uma sala de reuniões, silenciosa e discreta, ao lado desse grande salão onde todos trabalhavam juntos na empresa. Ela parecia um aquário, colorida e vazia. Perguntei a ele qual a frequência das reuniões naquela sala, e ele disse que diariamente era utilizada, mas com agendamento prévio. Então perguntei a ele quanto tempo ele entendia que seria importante focar no desenvolvimento de produtos diariamente. Ele me disse que de duas a três horas seria um tempo adequado.

Então combinamos de ele negociar com quem controlava a agenda da sala de reuniões e marcar dias da semana e horários em que ele iria ocupar aquela sala, inclusive sem telefone, para focar-se na criação da

coleção de móveis para escritório. Ao mesmo tempo, expus a Neimar a questão das prioridades, e ele concordava que essa era sua maior prioridade.

Em poucos meses, a empresa passou a perceber que a equipe de desenvolvimento de produtos liderada por Neimar começava a apre- sentar os protótipos que fazia tanto tempo esperavam. No momento em que estou concluindo este livro, soube que 2015, o ano em que os proativos irão vender lenços e os reativos irão chorar na economia brasi- leira, a empresa está apostando em muitos novos produtos para superar os desafios de vendas, e a área de desenvolvimento de produtos está respondendo com muitas novas inovações.

Você está acostumado a responder e-mails durante uma ligação? Aproveita o tempo de uma reunião para organizar a sua lista de afaze- res? Executar várias tarefas simultaneamente pode parecer a solução óbvia para uma rotina extremamente atarefada, mas está cientificamen- te provado que essa prática afeta negativamente o seu desempenho no trabalho. O risco de erro aumenta em mais de 40%, e o tempo de realização das tarefas cresce consideravelmente.

Para ajudá-lo a ter foco nas suas atividades, Margaret Moore, auto- ra do livro “Organize sua mente, organize sua vida”, lista cinco passos importantes:

1. Comece seu dia com atividades que acalmem a mente: da mes- ma forma que um atleta se alonga antes de competir, seu cé- rebro precisa de um aquecimento. Moore sugere a prática de atividades que tragam à mente um estado de calma, como um exercício físico, exercícios respiratórios, ouvir música ou simples- mente permitir que a sua mente divague por um período de tem- po. Esse processo acalma nosso Elefante e dá foco a ele para começar o dia focado nos desafios que teremos.

2. Programe tempos de “não perturbe": marque períodos de foco total durante o dia. Por exemplo: momentos em que você esti- ver em tarefas que exijam criatividade e pensamento estratégi- co. Mantenha sua atenção nessas horas, canalizando toda a sua energia à tarefa em questão, até que você esteja pronto para iniciar a próxima. Evite checar e-mails enquanto estiver nesse

momento e coloque seu celular no modo silencioso, para evitar perturbações.

3. Freie distrações: “Note uma distração, respire fundo e tome a decisão consciente de continuar focado. Siga a distração somen- te se for algo urgente, em vez de deixar que ela roube sua aten- ção”, diz Moore.

4. Se a tecnologia for a sua principal fonte de dispersão, programe um tempo para olhar e-mails, Facebook e WhatsApp. Pratique períodos livres de tecnologia para amainar a necessidade de checá-las constantemente. Além disso, simplifique o seu fluxo de trabalho, para evitar que você mesmo gere distrações. Feche documentos nos quais você não está trabalhando ativamente e faça esforço consciente para colocar sua atenção completa em cada tarefa.

5. Faça pausas cerebrais frequentes: “Encoraje a sua mente a viajar e mova o seu corpo para refrescar o seu cérebro”, aconselha Moore. Esses intervalos devem ter a frequência que o seu esta- do físico e emocional exigir. Dê uma caminhada rápida ou faça exercícios de alongamento na sua mesa. Não imagine que fazer pausas irá sacrificar sua produtividade. “Algumas das ideias mais produtivas virão quando você descansar seu foco”, diz Moore. Nosso cérebro tem mais de 100 bilhões de neurônios, que realizam mais de 400 trilhões de sinapses. Por isso somos únicos, cada um de nós.

Está provado que só conseguimos fazer bem feito uma atividade de cada vez. Quando realizamos uma atividade como dirigir, nosso Elefante está concentrado em múltiplas tarefas automaticamente, que requerem várias sinapses de nosso cérebro. No momento em que estamos di- rigindo e atendemos a uma ligação do telefone celular, outras várias sinapses são acionadas ao mesmo tempo, deixando nosso cérebro mais lento e desatento. Pesquisas demonstram que uma pessoa que atende ao celular ao dirigir tem nove vezes mais probabilidade de cometer aci- dentes do que quando está focada apenas na direção. E é incrível como tenho ouvido histórias de acidentes de carro por causa do celular e suas diversas ferramentas.

Um dado alarmante veio da Espanha, onde mais de 50% dos aci- dentes com lesões são causados por falta de atenção na direção gerada pelo uso do celular, em especial da ferramenta WhatsApp, que é utiliza- da por mais de 25 milhões de espanhóis. Como no Brasil já são mais de 45 milhões de pessoas que utilizam o aplicativo, é muito provável que por aqui os índices sejam ainda maiores.

Pesquisas realizadas com programadores de computadores de- monstram a mesma situação. Aqueles que estão focados em uma tarefa produzem 58% a mais e erram menos em torno de 40%. Portanto, se você quer realizar uma condução mais plena e produtiva de seu Elefante e das outras pessoas, desenvolva a habilidade de pôr foco em uma ati- vidade.

Você será mais produtivo e acertará mais. Seu Elefante estará mais tranquilo e será conduzido de forma segura em seus passos. Isso tam- bém é um fator de redução da pressão e do estresse.

Quando Steve Jobs voltou para a Apple, em 1997, depois de ter sido expulso em 1984, encontrou uma empresa com um mar de pro- dutos, 12 tipos de computadores, periféricos, etc. A empresa estava enfrentando muitas dificuldades. Sua estratégia foi simples: foco!

Em vez de dezenas de produtos, eles se concentrariam em apenas quatro: um computador e um laptop para consumidores e para o merca- do profissional. Com muito foco, ele reconheceu que a empresa estava distraída, e isso ajudou a dar foco. Ele viu que decidir o que não fazer era tão importante quanto decidir o que fazer.

Jobs era incansável em filtrar o que ele considerava irrelevâncias, tanto pessoal quanto profissionalmente. Mas sabia que, para simplificar efetivamente, era preciso compreender a complexidade do que se está reduzindo. Uma única decisão de simplificar, como a máxima de Jobs de que os produtos da Apple permitem que um usuário faça qualquer coisa em até três cliques, exigia uma profunda compreensão da função e dos comandos e botões de que se estava abrindo mão e exigia também que encontrassem alternativas elegantes.

E todos os estudos do sucesso da Apple para essa virada estão cen- trados na capacidade de Jobs e sua equipe de manter o foco naquilo que importa, em especial do ponto de vista do usuário.